Firmy nieufnie podeszły do wysyłania pism przez internet – liczba wniosków wpływających do sądów rejestrowych spadła o połowę. A prawnicy dzielą się na tych, którzy nowy system chwalą, i tych, co wskazują jego techniczne usterki
Od 1 lipca br. spółki mogą dokonywać wpisu lub zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym tylko w formie elektronicznej. W pierwszym miesiącu funkcjonowania e-KRS w nowej odsłonie, wysłały w tej formie ponad 18 tys. wniosków (patrz: grafika). I choć resort sprawiedliwości nie dysponuje statystykami miesięcznymi z „papierowych czasów”, trudno porównać dane z lipca br. z analogicznym okresem z 2020 r., śmiało można postawić tezę, że spraw jest zdecydowanie mniej. Średnio bowiem miesięcznie wpływało ich w ubiegłym roku 35 tys.
Ministerstwo tłumaczy to tym, że lipiec jest miesiącem wakacyjnym. Prawnicy twierdzą jednak, że to niejedyny powód. Wielu ich klientów prosiło o dokonanie wszelkich zaplanowanych zmian jeszcze przed 1 lipca br. Po to, aby wnioski zostały rozpatrzone jeszcze na starych zasadach. Było bowiem wiele obaw, czy system elektroniczny będzie działał sprawnie, a wypełnianie wniosków nie nastręczy problemów.
Nie wszędzie dobrze
I w niektórych przypadkach obawy te okazały się uzasadnione.
Jakub Sikorski, radca prawny w kancelarii GLC, opowiada nam, że jeden z wysyłanych przez niego wniosków został zaakceptowany przez system, a komunikat potwierdził skierowanie pisma do sądu rejestrowego. Ale sąd twierdził, że dokument do niego nie dotarł. – Od tygodnia próbujemy wyjaśnić sytuację z sądem oraz resortem sprawiedliwości. Nie pomogło nawet kilkukrotne wysłanie tego samego pisma przez system – opowiada mec. Sikorski.
Przy jego innym wniosku portal załączył niewłaściwy sąd jako adresata dla pisma. Nie było możliwości wprowadzenia zmian. Trzeba było więc wysłać wniosek i czekać, aż sąd przekaże go do odpowiedniej jednostki.
Od kilku prawników usłyszeliśmy, że sąd rejestrowy w Katowicach… w ogóle nie rozpatruje wniosków elektronicznych, najprawdopodobniej z uwagi na problemy techniczne. Bartłomiej Jochemczyk, wiceprezes Sądu Rejonowego Katowice-Wschód zaprzecza tym doniesieniom. Jak twierdzi, wnioski (wpłynęły 1042) są na bieżąco przyjmowane, a problemy techniczne „zdarzają się najczęściej po stronie podmiotów składających”. Ministerstwo Sprawiedliwości również twierdzi, że wszystkie sądy rejestrowe mogą poprawnie korzystać z systemu. Przyznaje jednak, że w poprzedniej wersji systemu były problemy z przyjmowaniem korespondencji. Kłopot – jak zapewnia MS – został rozwiązany, choć trwają prace nad kolejnymi poprawkami w tym zakresie.
Zdaniem dr. Marcina Śledzikowskiego, radcy prawnego i partnera w kancelarii SDZLEGAL SCHINDHELM, w niektórych sądach nie opanowano jeszcze w zadawalającym stopniu obsługi e-KRS. Jego wnioski do rejestru na pewien czas utknęły, ponieważ – jak się później okazało – pracownicy sądu nie wiedzieli, jak uruchomić pliki uwierzytelnione kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Podobne historie słyszeliśmy również od innych prawników. Wniosek jednego z nich przez kilka tygodni czekał na rozpatrzenie. Dopiero po złożeniu oficjalnego pisma w sprawie możliwości przyspieszenia sprawy pełnomocnik otrzymał informację, że zwłoka wynika z braku załącznika potwierdzającego opłacenie wniosku o rejestrację. Co jest o tyle zaskakujące, że nie da się wysłać w systemie wniosku, który nie został opłacony.
Zdaniem naszych rozmówców tego typu żądania do uzupełnienia pism mogą wynikać z niewiedzy lub nieodpowiedniego przygotowania osób „po drugie stronie komputera”. Zapytaliśmy resort sprawiedliwości, czy odbyły się szkolenia dla referendarzy z obsługi systemu i jak duża część z nich wzięła w nich udział. Do zamknięcia numeru nie uzyskaliśmy odpowiedzi.
Pole do poprawy
Co jednak ciekawe, większość z kilkunastu prawników poproszonych przez nas o ocenę elektronizacji procesu składania wniosków, chwaliła to rozwiązanie. Nawet ci, którzy mieli pojedyncze kłopoty z wysyłaniem pism.
– Sam portal działa dobrze i jest bardzo intuicyjny. Przedsiębiorca nie musi być już specjalistą, aby wypełnić samodzielnie wnioski, bo system wręcz prowadzi za rękę, dzięki czemu trudno jest popełnić jakiś błąd – przyznaje mec. Jakub Sikorski.
– Elektroniczne składanie wniosków ułatwiło i przyspieszyło nam pracę – mówi zaś Damian Nartowski, radca prawny w kancelarii WN Legal Wątrobiński Nartowski. Chwali między innymi uproszczenia w poświadczeniu za zgodność z oryginałem dokumentów istniejących w wersji papierowej. Wystarczy teraz wprowadzenie przez profesjonalnego pełnomocnika do systemu skanu podpisanego dokumentu. – Radca prawny lub adwokat, reprezentując wnioskodawcę, nie musi odrębnie dokonywać poświadczenia np. podpisem elektronicznym czy wysyłać oryginałów dokumentów do sądu – wyjaśnia mec. Nartowski.
Nasi rozmówcy wskazują, że pewne elementy formularzy można byłoby jednak skorygować. Doktor Śledzikowski zwraca uwagę, że system nie przewiduje możliwości wnioskowania o zmianę w określonej dacie. Ponadto nie da się załączyć kilku załączników do jednej kategorii dokumentów. Przykładowo, posiadając trzy oświadczenia członków zarządu, trzeba je połączyć w jeden plik.
Prawnicy zgłaszają również potrzebę wprowadzenia funkcjonalności, która pozwoliłaby wygenerować dokument potwierdzający złożenie wniosku do sądu, zawierający jego treść, datę i sygnaturę. Obecnie można to uzyskać jedynie poprzez wydruk informacji z ekranu.
MS: jest szybciej
Ministerstwo Sprawiedliwości zapewnia, że propozycje zgłaszane przez użytkowników są analizowane i jeżeli okażą się zasadne, będą wprowadzane. Jednocześnie podkreśla, że dzięki reformie skrócił się czas rozpoznawania spraw rejestrowych przez sądy. A to dlatego, że nie trzeba już ręcznie przepisywać danych do systemu – są one dodawane do projektu postanowienia automatycznie, a zadaniem sądu jest ich sprawdzenie i ewentualne poprawienie. – Zmniejszyła się też liczba nieprawidłowo wypełnionych wniosków. System sprawdza bowiem wprowadzane informacje już podczas wypełniania formularza i ostrzega użytkownika przed wpisaniem nieprawidłowych. Formularze natychmiast trafiają do sądu w formie elektronicznej – słyszymy w MS.
Z papieru do pliku
