Po zgłoszeniu przez Senat poprawek do nowelizacji kodeksu postępowania cywilnego i niektórych innych ustaw (w tym antycovidowej) parlament będzie wkrótce finalizował zmiany zasad procedowania w sprawach cywilnych. Skala ataku, głównie ze strony profesjonalnych pełnomocników, na propozycje, które także im ułatwiają wykonywanie zawodowych obowiązków, jest nie tylko zaskakująca, lecz wręcz całkowicie niezrozumiała. Jest to tylko delikatne unowocześnienie procesów, które dziś jawią się jak skansen w świecie opartym na elektronicznej komunikacji w każdej dziedzinie. Tymczasem na łamach Dziennika Gazety Prawnej regularnie od kilku miesięcy ukazywały się artykuły tak alarmistyczne, jakby fakt doręczenia pełnomocnikom pisma e-mailem lub przez portal informacyjny miał doprowadzić do katastrofy zawodowej, jeśli nie życiowej.
Doręczenia elektroniczne nie różnią się niczym od papierowych – poza tym, że pełnomocnik, któremu nie doręczono pisma w siedzibie kancelarii, nie musi fatygować się po nie na pocztę i może się z nim zapoznać przy własnym biurku czy kanapie. Po wprowadzeniu poprawek w Sejmie ustawa przewiduje dwutygodniową karencję wszystkich doręczeń, zaś Senat proponuje wydłużenie jej do 21 dni. Upadły zatem wszelkie argumenty dotyczące pozbawiania adwokatów i radców prawnych urlopów – wszak pismo w formie papierowej po dwukrotnym awizowaniu w czasie urlopu mecenasa też zostałoby uznane za doręczone. Poprawki do projektu wyeliminowały też rozterki związane z pewnością doręczenia korespondencji elektronicznej, skoro ma się ono odbywać poprzez portal informacyjny.
Nieporadność to nie argument
Oponentom odrobiny nowoczesności w sądach pozostał jeden z najbardziej niemożliwych do zaakceptowania argumentów. Sprowadza się on się do stwierdzenia, że zdarzają się adwokaci lub radcowie prawni, którzy nie potrafią obsługiwać poczty e-mailowej czy korzystać z innych cyfrowych form komunikacji. Wskazuje się nawet, że uczynienie doręczeń elektronicznych obowiązkowymi de facto pozbawi takie osoby możliwości wykonywania zawodu. Czy jednak radca prawny lub adwokat, który w 2021 r. powołuje się na nieumiejętność korzystania z komputera lub smartfonu, może w sposób profesjonalny świadczyć komukolwiek pomoc prawną? Wydaje się to niemożliwe. Należy się nawet spodziewać, że z czasem – wraz z dalszym dostosowywaniem zacofanych informatycznie sądów do realiów współczesnego świata – pełnomocnik z urzędu coraz częściej będzie wyznaczany właśnie po to, aby pomagać nieporadnej stronie przebrnąć przez pułapki coraz bardziej zelektronizowanego postępowania.
Zdalnie i hybrydowo
Procedowana nowela ustawy anty covidowej zawiera ponadto dwa atakowane mniej zajadle, ale także krytykowane rozwiązania. Pierwsze w większym stopniu nakłada na sądy obowiązek korzystania z rozpraw zdalnych, drugie to składy jednoosobowe także w sprawach odwoławczych. Krytykujący likwidację na czas epidemii składów kolegialnych nie mają świadomości, jak pracę sądów odwoławczych – jeszcze przed epidemią – utrudniło krytykowane od samego początku losowanie całych składów trójkowych. Propozycję Senatu, aby ograniczyć składy jednoosobowe tylko do pierwszej instancji, można by poprzeć, pod warunkiem że byłaby połączona z losowaniem do składu tylko referenta sprawy.
Chwilowe polepszenie sytuacji epidemicznej nie powinno z kolei skutkować odstępowaniem od upowszechniania zdalnej formy rozpraw w sprawach cywilnych. Wydaje się, że obecny czas powinien posłużyć za poligon do wprowadzenia rozpraw zdalnych i hybrydowych do procedury cywilnej – jako jednej z dopuszczalnych form procedowania – na stałe. Po upływie okresu obowiązywania epizodycznej ustawy antycovidowej procedura powinna umożliwić każdorazowo na żądanie pełnomocnika jego zdalny udział w rozprawie, nawet gdyby była to rozprawa tradycyjna. Byłoby to ogromnym ułatwieniem dla mecenasów prowadzących sprawy poza miejscem, w którym ich kancelaria ma siedzibę.
W mojej opinii słusznie krytykowane jest natomiast rozwiązanie pozwalające na rozpoznawanie sprawy na posiedzeniu niejawnym przy sprzeciwie stron. Usunięcia tego zapisu dotyczy jedna z poprawek Senatu. Nie ma jakiejkolwiek potrzeby pozbawiania stron, które chcą ustnie przedstawić swoją argumentację, takiego uprawnienia – ale wówczas wyłącznie na rozprawie zdalnej. Sędzia będzie ją prowadził z własnego gabinetu, bo w świetle proponowanych przepisów nie może być wątpliwości, iż skład sądu w czasie rozprawy zdalnej nie musi przebywać na sali rozpraw. Nie widzę do tego przeszkód także obecnie, ale niektórzy sędziowie uważają inaczej. Z przyczyn technicznych przynajmniej początkowo te rozprawy nie będą nagrywane, ale korzyści przewyższają tę drobną niedogodność.
Nowela zawiera natomiast bardzo trudną do zastosowania w praktyce regulację sprowadzającą się do konieczności dołączenia do pisma procesowego przez profesjonalnego pełnomocnika jego wersji elektronicznej na informatycznym nośniku danych wraz z cyfrowym odwzorowaniem załączników. Wydaje się, że nakładanie takiego obowiązku na pełnomocników bez przyznania im równorzędnego uprawnienia wnoszenia pism procesowych elektronicznie przez nich samych nie jest właściwe. Przede wszystkim jednak projektodawcy nie rozważyli dostatecznie technicznych aspektów stosowania tego przepisu.
Oponenci tej propozycji także nie zwracają uwagi na najważniejsze przeszkody, podnosząc np. mało znaczące argumenty o przechowywaniu nośników w aktach. Zacznijmy od tego, że konstrukcja ta podobnie jak cała dotychczasowa informatyzacja sądownictwa osadzona jest realiach technicznych lat 90. XX w. Jako nośnik rozumie się prawdopodobnie płyty DVD, na których także wypalane są zapisy wideo rozpraw, tymczasem znakomita większość współczesnych laptopów nie jest już wyposażona w czytniki i nagrywarki tych płyt, ponieważ ten sposób przenoszenia danych odszedł już do technologicznego lamusa. Trudno wymagać od adwokatów czy radców prawnych, by kupowali dodatkowy – już przestarzały – sprzęt. Jeśli alternatywnie pełnomocnicy mieliby dostarczać pendrive’y wraz z każdym pismem, byłoby to absurdalne z powodu kosztu takiego nośnika (a przyjąć by należało, że zwrot tych wydatków obciążałby docelowo stronę przeciwną). Ważniejsze jest jednak to, że sądowe systemy sieciowe uniemożliwiają korzystanie z jakichkolwiek nośników pamięci (typu pendrive lub dysk SSD) niezatwierdzonych przez oddziały informatyczne. Stosowanie tej regulacji w proponowanym kształcie może się zatem okazać niewykonalne. Senat słusznie proponuje eliminację tej regulacji i doręczanie przez portal tylko pism pochodzących od sądu. Jeśli ustawa wejdzie w życie w wersji bez tej poprawki Senatu, niezależnie od niefortunnej treści przepisu, przesyłanie elektronicznej wersji dokumentu ma jakikolwiek sens jedynie e-mailem lub poprzez wprowadzenie takiej funkcjonalności do portalu informacyjnego. Miejmy nadzieję, że sędziowie będą go w taki rozsądny sposób wykładać, nie żądając od pełnomocników płyt, których nie byłoby gdzie nagrać, lub tym bardziej pendrive’ów, których nie mieliby gdzie odczytać.
Proteza rzeczywistości
Omawiane regulacje wprowadzane w ustawie covidowej są i tak tylko rodzajem elektronicznej protezy do analogowej rzeczywistości sądowej. Portal informacyjny sądów – mimo rozbudowywania go od kilku lat – w porównaniu do bankowości elektronicznej czy sklepów internetowych pozostaje siermiężny, nieprzyjazny i mało funkcjonalny, chociaż w ostatnim czasie widać pewną poprawę. Stoi on jednak i tak na o wiele wyższym poziomie niż programy repertoryjno-biurowe, za pomocą których na co dzień pracuje się w sądzie. Ich korzenie tkwią głęboko we wczesnych latach 90., a interfejs pozwala przypomnieć sobie czasy sprzed wprowadzenia do użytku najstarszych wersji Windowsa.
Rozprawy zdalne i komunikacja przez system informacyjny powinny być tylko wstępem do zbudowania bezobsługowego systemu elektronicznego sądownictwa powszechnego w zakresie wszystkich szeroko rozumianych spraw cywilnych. Musi być to platforma, która służy nie tylko komunikacji z sądem, ale stanowi zarazem w pełni dostępne dla każdej strony i pełnomocnika akta sprawy. Akta papierowe powinny zniknąć wówczas całkowicie, a wraz z nimi czytelnie, wnioski o udostępnianie akt (one dotyczyłyby wyłącznie spraw archiwalnych) czy przesyłanie akt między sądami i do biegłych.
Papier tylko na żądanie
System powinien zapewniać dostęp do niego każdej stronie w oparciu o profil zaufany czy poprzez bankowość elektroniczną – jak obecny portal informacyjny. Pozew czy wniosek, podobnie jak inne pisma procesowe, w tym środki odwoławcze, można by złożyć do sądu wyłącznie w postaci cyfrowej, zaś stanowiące załączniki dokumenty papierowe w postaci skanów lub zdjęć. Papierowe dokumenty byłyby składane do wglądu czy oceny przez biegłego wyłącznie na wyraźne żądanie sądu. System uniemożliwiałby złożenie pozwu czy jakiegokolwiek pisma z brakami formalnymi, ponieważ bez uzupełnienia wszystkich rubryk, uiszczenia opłaty (czy złożenia kompletnego i szczegółowo wypełnionego wniosku o zwolnienie od kosztów) niemożliwe byłoby przesłanie pisma. Opłaty mogłyby być wnoszone elektronicznie lub – przejściowo – kodem wykupionym w kasie sądu.
Wyznaczenie rozprawy, doręczenia, tworzenie zarządzeń odbywać się może jednym kliknięciem sędziego bez jakiegokolwiek udziału sekretariatu, ponieważ adresy stron i świadków byłyby wprowadzone już przy składaniu pisma przez strony, a system uwzględniałby przydział sal dla danego sędziego. Informacje o każdym zdarzeniu (piśmie, orzeczeniu, terminie) w sprawach dla pełnomocników pojawiałyby się automatycznie w systemie. Wykluczone byłyby jakiekolwiek pomyłki w doręczeniach czy przeoczenie odbioru pisma. Nawet dziś istnieje już przecież możliwość ustawienia w portalu informacyjnym powiadomienia przez SMS czy e-mail o każdym nowym piśmie.
Stały dostęp do identycznej treści elektronicznych „akt” zawierających czytelnie usystematyzowane w menu (a nie po kolei, jak jest to w aktach papierowych) wszystkie wytworzone w sprawie dokumenty i zapisy wideo z rozpraw miałyby natychmiast nie tylko sąd i strony, lecz także biegli opiniujący w sprawie – bez konieczności przesyłania im czegokolwiek. Nie byłoby też co do zasady potrzeby przesyłania jakichkolwiek dokumentów papierowych pomiędzy sądami różnych instancji, gdyż apelacja czy zażalenie byłyby po złożeniu automatycznie kierowane do losowania w sądzie wyższej instancji i po prostu pojawiały się jako nowa sprawa do rozpoznania na koncie sędziego.
Taki system byłby praktycznie bezobsługowy dla pracowników sądów. Przesyłki, które wymagałyby fizycznego doręczenia, byłyby drukowane i wysyłane całkowicie automatycznie. Z pewnością w pierwszych latach jego funkcjonowania zwiększyłaby się znacząco liczba pełnomocników z urzędu wyznaczanych dla tych stron, które nie umiałyby sobie poradzić z wprowadzaniem pism do systemu. Dodatkową pomoc świadczyć powinny jednak infolinie, czat czy tysiące pracowników zwolnionych z dotychczasowych obowiązków w biurach interesanta. Prowadzenie tych ostatnich w dotychczasowej formie utraciłoby rację bytu w sytuacji, gdy każda strona miałaby zawsze pełny dostęp do każdego dokumentu wytworzonego przez sąd i inne strony.
Nie warto czekać z rejestracją
Na zakończenie wróćmy jednak do panującej wciąż sytuacji, ponieważ metodyka pracy profesjonalnych pełnomocników mocno się zmieni albo za kilka tygodni, albo za dwa miesiące (jeśli nowela wejdzie w życie w kształcie, jaki proponuje Senat). Niezależnie od finału głosowań nad poprawkami Senatu gwarantujących sprzeciw strony wobec rozpoznania sprawy na posiedzeniu niejawnym należy oczekiwać okresowo mocnego zwiększenia udziału rozpraw zdalnych, może poza tymi sądami, których prezesi sami z ostrożnością podchodzą do postępowania online (po wejściu w życie noweli wyznaczenie rozprawy tradycyjnej ma wymagać zgody prezesa). Uważam, że ostatecznie mniej znaczące dla pełnomocników będzie to, czy apelację rozstrzygnie skład jedno- czy trzyosobowy. W sądach okręgowych już dziś apelacje i zażalenia w sprawach uproszczonych rozpoznaje jeden sędzia, a takich spraw jest większość. Rewolucją – szczególnie dla tych pełnomocników, którzy dotąd nie korzystali z elektronicznych form komunikacji z sądem – będzie odbiór pism przez portal informacyjny. Dobra rada dla wszystkich takich adwokatów i radców prawnych, jak również dla tych, którzy z portalu korzystali sporadycznie, jest taka, aby nie czekając na wejście w życie ustawy, natychmiast zarejestrować się na portalu i zacząć z niego aktywnie korzystać, ucząc się obsługi tego systemu ze stosownym wyprzedzeniem.
Skoro portal informacyjny ma odgrywać tak ważną rolę, także on powinien zostać udoskonalony i to najszybciej, jak to możliwe. Z najpilniejszych zmian, które powinny zostać wprowadzone, aby jego obsługa nie stała się katorgą dla użytkowników, wymienić należy:
  • nadanie automatycznego dostępu do wszystkich spraw danego pełnomocnika profesjonalnego bez potrzeby występowania o to w każdej sprawie; powinno to następować natychmiast po odnotowaniu udziału pełnomocnika w systemie repertoryjnym sądu;
  • nałożenie bezwzględnego obowiązku wprowadzania wszystkich i pełnych treści dokumentów do portalu przez sądy;
  • udoskonalenie systemu raportowania użytkownikowi o nowych zdarzeniach w drodze e-mailowej czy przez SMS i umożliwienie wyboru powiadomień dla użytkowników w zależności od rodzaju/ważności pisma przesyłanego z sądu;
  • wprowadzenie możliwości komunikacji zwrotnej przez portal z sekretariatem sądu, który przesłał pismo;
  • wprowadzenie obowiązku odnotowania przez każdy sąd terminu rozprawy poprzez portal (i to także w sprawach karnych) połączonego z automatyczną systemową blokadą wyznaczenia rozprawy przez inny sąd dla pełnomocnika w tym samym terminie i czasie, załatwi to natychmiast problem kolizji terminów.
Jest jeszcze wiele propozycji mniej naglących, ale takich, które mogłyby zachęcać do korzystania z portalu i uczynić to narzędzie przyjaznym dla użytkowników. Wymieńmy wśród nich:
  • funkcjonalność przypominania przez portal (według wyboru e-mailem/SMS) o upływie terminu wyznaczonego przez sąd na dokonanie czynności i upływie terminu na złożenie środka odwoławczego;
  • aplikację mobilną zawierającą wszystkie funkcjonalności portalu, która w aspekcie powiadomień byłaby znacznie bardziej funkcjonalnym narzędziem niż strona internetowa;
  • możliwość zaznaczenia przez pełnomocnika terminu planowanego urlopu w kalendarzu blokująca sadowi wyznaczenie rozprawy w tym terminie, oczywiście z sensownymi ograniczeniami, aby nie stało się to sposobem obstrukcji procesowej;
  • automatyczne powiadomienie systemowe o odwołaniu rozprawy.