Przy zamówieniach od progów unijnych oferta musi być opatrzona e-podpisem kwalifikowanym, przy tańszych wystarczy podpis zaufany lub osobisty (choć oczywiście kwalifikowany również można wykorzystać). Podpisać należy samą ofertę, przed jej zaszyfrowaniem.
W postępowaniach prowadzonych za pośrednictwem miniPortalu oferty są przekazywane z użyciem formularza przeznaczonego do złożenia, zmiany, wycofania oferty. Jak większość formularzy również ten może być przed wysłaniem podpisany przez użytkownika z wykorzystaniem właściwej funkcji systemu ePUAP. Problem w tym, że nie oznacza to podpisania samej oferty. Podpis jest składany wyłącznie na formularzu do złożenia, zmiany, wycofania oferty.
„Co za tym idzie, podpis na formularzu to jedynie funkcjonalność systemu ePUAP, z której mogą, ale nie muszą skorzystać wykonawcy przekazujący ofertę przy pomocy tego systemu. Oznacza to, że podpis złożony jedynie na ww. formularzu nie może wywierać skutków w odniesieniu do złożonej za jego pomocą oferty wykonawcy. (...) Upraszczając, opatrzenie właściwym podpisem jedynie formularza służącego do przekazania oferty odpowiada złożeniu podpisu odręcznego na kopercie z ofertą (w przypadku wyboru poczty jako środka komunikacji)” – zaznacza UZP w opinii opublikowanej na swej stronie internetowej.
Jeśli wykonawca podpisał jedynie formularz, a samej oferty już nie, to podlega ona odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 3 ustawy – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.) z uwagi na niezgodność z art. 63 tejże ustawy. Jednocześnie UZP zaznacza, że właściwy podpis elektroniczny można złożyć zarówno bezpośrednio na pliku z ofertą wykonawcy, jak i na zawierającej ją „paczce” dokumentów elektronicznych. Oferty wraz z innymi plikami są bowiem często kompresowane do jednego pliku. Jego prawidłowe podpisanie również spełnia wymagania. ©℗