W postępowaniach poniżej progów unijnych zdecydowano się m.in. na wprowadzenie całkowicie nowego trybu podstawowego. Występuje on w trzech wariantach, co daje zamawiającym sporą dozę elastyczności.
Wchodzące w życie od nowego roku nowe prawo zamówień publicznych (dalej: p.z.p.) wprowadza praktycznie całkowicie nowe tryby, w jakich udzielane będą zamówienia publiczne o wartościach poniżej progów unijnych, czyli podlegające procedurom krajowym. W dużym uproszczeniu chodzi tu o zamówienia, których wartość mieści się w granicach pomiędzy 130 tys. zł (do zamówień poniżej tej kwoty nie stosuje się przepisów o zamówieniach publicznych) a tzw. progiem unijnym. Przy czym ten unijny próg jest różny, m.in. w zależności od rodzaju zamówienia i zamawiającego. Wynosi on obecnie:
- w przypadku robót budowlanych – 5 350 000 euro (co stanowi równowartość kwoty 22 840 755 zł netto);
- w przypadku dostaw i usług – w zależności od rodzaju zamawiającego:
‒ 139 000 euro, co stanowi równowartość kwoty 593 433 zł ‒ w przypadku udzielania zamówień klasycznych na dostawy i usługi przez zamawiających publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 1 p.z.p., będących jednostkami sektora finansów publicznych (z wyłączeniem uczelni publicznych, państwowych instytucji kultury, jednostek samorządu terytorialnego oraz ich związków, jednostek sektora finansów publicznych, dla których organem założycielskim lub nadzorującym jest jednostka samorządu terytorialnego, a także przez zamawiających publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 2 p.z.p., będących państwowymi jednostkami organizacyjnymi niemającymi osobowości prawnej);
‒ 214 000 euro, co stanowi równowartość kwoty 913 630 zł ‒ w przypadku zamówień klasycznych na dostawy i usługi przez zamawiających publicznych, innych niż określeni powyżej (np. jednostki samorządu terytorialnego).
Podstawowe zasady dotyczące przebiegu postępowania o udzielenie zamówień w ramach procedur krajowych zostały zawarte w dziale III nowego p.z.p. w art. 266–310.
Obecne wysokości progów unijnych w złotych określa obwieszczenie prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z 1 stycznia 2021 r. w sprawie aktualnych progów unijnych, ich równowartości w złotych, równowartości w złotych kwot wyrażonych w euro oraz średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych lub konkursów (opublikowane na stronie uzp.gov.pl).
Niewątpliwie będzie to rewolucja: nie będą już stosowane w tego typu zamówieniach ani tryb zapytania o cenę, ani także (co może zdziwić wykonawców) przetarg nieograniczony –podstawowy i najbardziej popularny tryb, w jakim są obecnie udzielane zamówienia krajowe. W zamian dla zamówień poniżej progów unijnych wprowadzono zupełnie nowy tryb podstawowy (art. 275 p.z.p.). Ten zaś występuje w trzech wariantach. Różnią się one zasadniczo komponentem negocjacyjnym. I tak:
▶ wariant 1: tryb podstawowy bez negocjacji – jest w dużej mierze kopią dotychczasowego przetargu nieograniczonego co do formy, przebiegu oraz terminów; procedura nie przewiduje przy tym negocjacji i zmian oferty;
▶ wariant 2: tryb podstawowy z możliwością negocjacji – to procedura, która zawiera opcjonalny komponent negocjacyjny;
▶ wariant 3: tryb podstawowy z obowiązkową negocjacją – wymaga od zamawiającego przeprowadzenia z wykonawcami negocjacji i dopiero po ich zakończeniu nastąpi zaproszenie do złożenia ofert ostatecznych.
Oprócz tego dla zamówień krajowych ustawa zakłada możliwość skorzystania przez zamawiającego w uzasadnionych przypadkach z takich trybów jak:
- partnerstwo innowacyjne,
- negocjacje bez ogłoszenia,
- zamówienie z wolnej ręki.
Te z kolei tryby te są zasadniczo tożsame z dotychczas występującymi w starym p.z.p. – z nieznacznymi modyfikacjami. Ze względu na wartość zamówień tryb partnerstwa praktycznie nie był stosowany w postępowaniach krajowych i nic nie wskazuje, aby miało się to zmienić po zmianie ustawy.
W przypadku trybu negocjacji bez ogłoszenia i zamówienia z wolnej ręki znajdą do nich, poniżej progów unijnych, zastosowanie praktycznie wszystkie przepisy nowego p.z.p. odnoszące się do tych samych trybów w przetargach unijnych. Warto zaznaczyć, że po zmianach, w przypadku gdy w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie podstawowym nie zostały złożone żadne oferty bądź też wszystkie ze złożonych odrzucono na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lub 5 p.z.p., a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione, zamawiający będzie mógł samodzielnie zdecydować, czy zastosować negocjacje z ogłoszeniem (tryb konkurencyjny) czy też niekonkurencyjny tryb z wolnej ręki.
W teście skupimy się na omówieniu trzech wariantów trybu podstawowego, rozpoczynając od wariantu II.
Wariant II: postępowanie z fakultatywnymi negocjacjami
Nowy tryb udzielania zamówieniach poniżej progów unijnych w wariancie II pozwoli zamawiającemu na dużą elastyczność. Oferenci jednak muszą się liczyć z tym, że nie zawsze będą mieli szansę na przedstawienie dodatkowej oferty.
Najprawdopodobniej wariant II trybu podstawowego zyska dużą popularność. Przede wszystkim zamawiający może już po złożeniu ofert zdecydować się na przeprowadzenie negocjacji, a w ich konsekwencji – zaprosić do złożenia ofert dodatkowych. Dla porównania: wariant I (będący zasadniczo kopią dotychczasowego przetargu niegraniczonego, którą pokrótce omówimy dalej) nie przewiduje możliwości żadnych zmian czy też ulepszeń treści złożonych ofert.
Kandydat na faworyta
Aby zobrazować jeszcze lepiej korzyści, posłużmy się hipotetyczną sytuacją: organizowany jest przetarg na usługi, zamawiający dysponuje jednak skromnym budżetem. Okazuje się, że złożone oferty opiewają na wyższe kwoty, niż zamierzał wyłożyć na realizację inwestycji. Jeśli dając ogłoszenie o zamówieniu, wybrałby postępowanie w ramach wariantu I trybu podstawowego, to zakończyłoby się ono unieważnieniem, ale jeśli wybrałby wariant II, to ma prawo jeszcze skorzystać z opcji dodatkowych negocjacji. Ich owocem może być złożenie przez przedsiębiorców dodatkowych ofert, które zmieszczą się w zakładanym budżecie.
A jednak jest słaby punkt
Argumentem przemawiającym na rzecz wyboru przez zamawiających trybu podstawowego postępowania o zamówienie w wariancie II z pewnością jest właśnie możliwość ulepszenia ofert. Inaczej mówiąc: wybór wariantu II może być dla zamawiającego zawsze korzystny, a przy tym nie wiąże się z żadnym dodatkowym ryzykiem. W dodatku – mimo przewidzenia możliwości zastosowania negocjacji – zamawiający nie będzie miał obowiązku ostatecznie ich przeprowadzać. Będzie więc mógł wybrać najkorzystniejszą ofertę już na podstawie tych ofert, które pierwotnie zostały złożone w postępowaniu.
To zaś jest ważna wiadomość dla oferentów startujących w przetargu. W tym trybie wykonawcy muszą pamiętać, że składając ofertę, nie mogą zakładać czy też liczyć, że do negocjacji, a w konsekwencji do zaproszenia do złożenia ofert dodatkowych w ogóle dojdzie.
Zatem np. strategia dostarczenia oferty z zawyżoną pierwotną wyceną, z założeniem ewentualnego obniżenia ceny po negocjacjach, może się nie sprawdzić. Skoro bowiem nie ma pewności, czy zamawiający w ogóle z możliwości negocjacji skorzysta, to zaproponowana pierwotnie cena może się okazać ceną finalną. W tej sytuacji konkurent, który staranniej się przygotował i złożył korzystniejszą pierwotną ofertę, po prostu wygra postępowanie. Trzeba o tym pamiętać, uczestnicząc w postępowaniach z opcją negocjacji.
WAŻNE! Zamawiający w trybie podstawowym w wariancie II ma prawo zdecydować, że nie będzie jednak przeprowadzał negocjacji, ale wybierze wykonawcę na podstawie pierwotnych ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.
Przebieg postępowania
Jak zatem będzie przebiegało nowe postępowanie w wariancie II trybu podstawowego? Można go umownie podzielić na etapy.
▶ Etap 1. Ogłoszenie o zamówieniu
Wszczęcie postępowania następuje poprzez zamieszczenie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Terminy minimalne na złożenie ofert, jakie może wyznaczyć zamawiający, to odpowiednio minimum 7 (dostawy, usługi) bądź 14 dni (roboty budowlane).
▶ Etap 2. Zapoznanie się z SWZ
Zamawiający udostępnia w celu złożenia ofert specyfikację warunków zamówienia (SWZ) – na jej podstawie zainteresowani będą składali oferty. Warto zaznaczyć, że zmianie ulegają zasady obliczania terminów na zadawanie pytań do SWZ – zamawiający będzie miał obowiązek odpowiadać na pytania, o ile wpłyną one nie później niż na cztery dni przed terminem składania ofert, a jednocześnie termin na udzielenie wyjaśnień to minimum dwa dni przed składaniem ofert.
▶ Etap 3. Złożenie ofert i ich ocena
Po złożeniu ofert w postępowaniu zamawiający dokonuje ich oceny pod kątem podstaw odrzucenia. Musi pamiętać jednak, że termin związania ofertami to maksymalnie 30 dni. Następnie ma dwie możliwości: może podjąć decyzję o dokonaniu wyboru najkorzystniejszej spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, albo zdecydować o przystąpieniu do negocjacji. W tym drugim przypadku wystosowuje zaproszenie do złożenia ofert dodatkowych.
Przedsiębiorcy powinni wiedzieć, że przepisy pozostawiają decyzję o ewentualnych negocjacjach uznaniu zamawiającego. Wykonawcy nie mogą go w jakikolwiek sposób przymusić do ich podjęcia bądź rezygnacji z nich.
Czas pokaże, czy zamawiający będą chętnie korzystać z możliwości przeprowadzenia negocjacji. Niewątpliwie będzie to rozwiązanie stosowane w przypadku, gdy ceny zaproponowane w ofertach będą powyżej możliwości finansowych zamawiającego, a także w sytuacji, gdy zamawiający będzie oczekiwał ulepszenia ofert w innych kryteriach, np. skrócenia dodatkowego terminu wykonania zamówienia czy też wydłużenia okresu gwarancji.
Kiedy zamawiający nie zdecyduje się na negocjacje? Zapewne wtedy, gdy już pierwotne oferty będą na poziomie rażąco niskim, czy też jeśli ze względu na przedłużający się proces oceny ofert nie będzie już miał czasu na przeprowadzenie negocjacji i ocenę ofert dodatkowych. przykłady 1 i 2
Przykład 1
Furtka awaryjna
Zamawiający ogłosił postępowanie w trybie podstawowym w wariancie II na dostawy komputerów dla urzędu gminy. Złożone zostały w postępowaniu cztery oferty, ale niestety żadna z nich nie zmieściła się w budżecie, jaki zamawiający był w stanie przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
Zamawiający mógłby unieważnić postępowanie, ale skoro przewidział w dokumentach zamówienia możliwość negocjacji i w ich wyniku doprowadzenie do ulepszenia ofert – to podjął decyzję o zaproszeniu do negocjacji wykonawców, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu. Po negocjacjach zaprosił wszystkich nieodrzuconych wykonawców do złożenia ofert dodatkowych. Złożone oferty dodatkowe zmieściły się w budżecie zamawiającego i wybrano ofertę najkorzystniejszą.
Przykład 2
Ucieczka przed rażąco niską ceną
Zamawiający ogłosił postępowanie w trybie podstawowym w wariancie II na roboty budowlane polegające na budowie świetlicy gminnej. W postępowaniu złożone zostały oferty na poziomie ponad 30 proc. niższym od wartości zamówienia. W tej sytuacji wykonawcy byli wzywani do wyjaśnień rażąco niskiej ceny. Dalsze obniżenie cen ofert w wyniku ofert dodatkowych mogłoby faktycznie doprowadzić do konieczności odrzucenia ich z powodu rażąco niskiej ceny. Zamawiający udzielił zamówienia bez negocjacji na podstawie pierwotnie złożonych ofert.
▶ Etap 4. Informacja o wynikach oceny ofert pierwotnych i ewentualne zaproszenie do negocjacji
Zgodnie z art. 287 ust. 3 p.z.p. zamawiający informuje równocześnie wszystkich wykonawców, którzy w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu złożyli oferty, w szczególności o wykonawcach:
1) których oferty nie zostały odrzucone oraz punktacji przyznanej ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łącznej punktacji,
2) których oferty zostały odrzucone.
Dodatkowo przepisy wskazują, że jeżeli liczba wykonawców, którzy w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu, jest mniejsza niż trzy, to zamawiający w przypadku wariantu II ma obowiązek kontynuacji postępowania.
▶ Etap 5. Negocjacje zamawiającego z oferentami
Zapraszając do negocjacji, zamawiający wskazuje miejsce, termin i sposób ich prowadzenia. Ponadto wskazać musi kryteria oceny ofert, jakie będą stosowane podczas negocjacji w celu ulepszenia treści ofert.
Trzeba podkreślić, że wykonawcy nie mają obowiązku udziału w negocjacjach, ale z kolei zamawiający jest zobowiązany zaprosić do złożenia oferty dodatkowej nawet takiego wykonawcę, który w nich nie uczestniczył – warunkiem zaproszenia jest zatem jedynie złożenie oferty pierwotnej niepodlegającej odrzuceniu.
Co może być przedmiotem negocjacji? W sumie niewiele. W szczególności może zastanawiać, czego mają dotyczyć w praktyce negocjacje w sytuacji, która będzie najczęściej spotykana: kiedy jedynym kryterium podlegającym ulepszeniu będzie cena. Trzeba przy tym podkreślić, że to nie w trakcie negocjacji uzyskiwane będą oferty dodatkowe (i niższe ceny), ale dopiero w wyniku odrębnego zaproszenia i złożenia tych ofert.
▶ Etap 6. Zakończenie negocjacji i zaproszenie do złożenia ofert dodatkowych
Zgodnie z art. 293 ust. 1 p.z.p. zamawiający informuje równocześnie wszystkich wykonawców, których oferty pierwotne (złożone w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu) nie zostały odrzucone, o zakończeniu negocjacji oraz zaprasza ich do składania ofert dodatkowych. Zaproszenie do negocjacji ma zawierać w szczególności sposób i termin składania ofert dodatkowych oraz termin otwarcia tych ofert.
Podkreślenia wymaga, że nie jest obowiązkowy dla wykonawców nie tylko udział w negocjacjach, lecz także złożenie oferty dodatkowej. Inaczej mówiąc: wykonawca, nie składając oferty dodatkowej, może poprzestać na ofercie pierwotnie złożonej i ta go wiąże.
▶ Etap 7. Złożenie oferty dodatkowej
Nowe p.z.p. wskazuje, że zamawiający wyznacza termin na złożenie ofert dodatkowych z uwzględnieniem czasu potrzebnego na ich przygotowanie, z tym że termin ten nie może być krótszy niż pięć dni od dnia przekazania zaproszenia.
Artykuł 296 p.z.p. wskazuje, że wykonawca może złożyć ofertę dodatkową, która zawiera nowe propozycje w zakresie treści oferty podlegających ocenie w ramach kryteriów oceny ofert wskazanych przez zamawiającego w zaproszeniu do negocjacji. Jednocześnie przepisy wskazują, że oferta dodatkowa nie może być mniej korzystna w żadnym z kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji niż oferta złożona w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. Ponadto ta pierwotna oferta przestaje wiązać wykonawcę w takim zakresie, w jakim złoży on ofertę dodatkową, zawierającą korzystniejsze propozycje w ramach każdego z kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji. przykład 3
Przykład 3
Dodatkowa oferta może wszystko zmienić
W postępowaniu w trybie podstawowym w wariancie II dwaj wykonawcy złożyli następujące oferty pierwotne: przedsiębiorca A zaproponował realizację zamówienia na dostawę usług, żądając za to 400 000 zł, przedsiębiorca B zaś wycenił to samo na 430 000 zł. Zamawiający zdecydował się na negocjacje, a po negocjacjach obydwaj wykonawcy zostali zaproszeni do złożenia ofert dodatkowych. Jednak złożył ją tylko wykonawca B. Zmienił w niej swoją ofertę cenową, proponując wykonanie zamówienia za 395 000 zł, i tym samym wygrał postępowanie.
Uregulowano także przypadek, gdy mimo powyższych ograniczeń oferta dodatkowa będzie mniej korzystna w którymkolwiek z kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji niż oferta złożona w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. W takiej sytuacji odrzuceniu podlega oferta, ale jedynie dodatkowa, i o tym też powinni pamiętać przedsiębiorcy. przykład 4
Przykład 4
Próba podbicia ceny niewiele pomoże
W postępowaniu w trybie podstawowym przedsiębiorca C złożył ofertę realizacji zamówienia za cenę 400 000 zł, przedsiębiorca B zaś zażądał 430 000 zł. Po etapie negocjacji przedsiębiorca B zrezygnował ze składania oferty dodatkowej. Przedsiębiorca A złożył ofertę dodatkową z ceną 420 000 zł. Jednak ta oferta dodatkowa zostałaby odrzucona, natomiast wciąż wiązałaby wykonawcę A oferta pierwotna za 400 000 zł.
Ustawa przewiduje dodatkowo opcjonalny wariant ograniczenia liczby wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do negocjacji oraz złożenia ofert dodatkowych. A mianowicie zamawiający ma możliwość ograniczenia ich liczby, o ile ta jest wystarczająca, aby zapewnić konkurencję – ale nie może być ich mniej niż trzech. A więc inaczej mówiąc: gdy oferty złoży wiele firm, to zamawiający nie musi wcale z wszystkimi przedsiębiorcami przystępować do etapu negocjacji, ale może wybrać kilku, przy czym co najmniej trzech. W przypadku gdy zdecyduje się na skorzystanie z takiej możliwości – powinien wskazać już w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w SWZ kryteria oceny ofert, które zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców zapraszanych do negocjacji, a także podać przy tym maksymalną liczbę wykonawców, których zaprosi do negocjacji. Jeżeli więc zamawiający ustalił kryteria ograniczenia liczby wykonawców, to zaproszenie kieruje do tych, których oferty spełniają w najwyższym stopniu te kryteria, w liczbie ustalonej przez zamawiającego. W tym wypadku ofertę wykonawcy niezaproszonego do negocjacji uznaje się za odrzuconą. przykład 5
Przykład 5
Zasady wyboru trzeba ustalić w SWZ
Zamawiający przewidział w SWZ ograniczenie liczby wykonawców zapraszanych do negocjacji do pięciu podmiotów, a jednocześnie poinformował, że kryterium branym pod uwagę przy ograniczaniu liczby zaproszonych będzie cena z oferty pierwotnej.
W postępowaniu złożono siedem ofert, zatem zamawiający ocenił je pod kątem ich odrzucenia. Kierując się kryterium ceny, zaprosił pięciu wykonawców z najniższymi cenami do negocjacji. Tylko oni zostaną również zaproszeni do złożenia ofert dodatkowych.
Podsumowując: wariant II trybu podstawowego to rozwiązanie, które z pewnością upowszechni się w nowych postępowaniach o zamówienie publiczne i wprowadzi potrzebny element uelastyczniający oferty w celu zwiększenia efektywności zamówień. Praktyka pokaże, czy rozwiązanie się sprawdzi. Obecnie, w trakcie szkoleń z nowego prawa zamówień publicznych obserwuję duże zainteresowanie tym wariantem i często słyszę ze strony zamawiających głosy potwierdzające, że wiążą duże nadzieje z tym trybem.
Wariant I: tryb podstawowy bez negocjacji
Wariant I trybu podstawowego (opisany w art. 275 pkt 1 nowego p.z.p.) to w zasadzie kopia dotychczasowego przetargu nieograniczonego. A jednocześnie wykazuje on duże podobieństwo do wariantu II, zwłaszcza na początkowych etapach.
Wszczęcie postępowania podobnie jak w przypadku wariantu II następuje przez publikację ogłoszenia o zamówieniu. Zamawiający po zamieszczeniu ogłoszenia w BZP udostępnia wykonawcom SWZ w celu złożenia ofert. Minimalne terminy składania ofert dla wariantu I i II są analogiczne. W ten sam sposób przepisy określają procedurę zadawania pytań do SWZ oraz udzielania wyjaśnień przez zamawiającego.
Praktycznie jedyną różnicą w stosunku do wariantu II jest brak negocjacji po złożeniu ofert. Ich oceny i wyboru najkorzystniejszej zamawiający dokonuje w tym wariancie na podstawie treści samej oferty złożonej przez wykonawcę w postępowaniu. Oferty te nie ulegają żadnym ulepszeniom oraz nie podlegają negocjacjom, a także nie mamy w tym trybie do czynienia ze złożeniem ofert dodatkowych.
Wariant III: tryb podstawowy z obowiązkiem negocjacji
Wariant ten jest znacząco odmienny od pozostałych. Przede wszystkim dlatego, że obowiązkowe są tu negocjacje, a poza tym specyfikację przedstawia się dopiero po ich przeprowadzeniu.
Wariant III trybu podstawowego, opisany w art. 275 pkt 3 nowego p.z.p., to całkowicie nowa procedura. Co prawda samo wszczęcie postępowania jest takie samo jak w przypadku wariantów I i II (a więc poprzez zamieszczenie ogłoszenia w BZP), ale dalsze czynności wyglądają już zupełnie odmiennie. Trzeba przy tym pamiętać, że wyłącznie w tym wariancie negocjacje mają charakter obligatoryjny, a udział w nich wykonawcy warunkuje możliwość złożenia oferty w postępowaniu.
W szczególności można wymienić następujące etapy tego postępowania:
▶ Etap 1. Ogłoszenie o zamówieniu
Wszczęcie postępowania następuje poprzez zamieszczenie ogłoszenia w BZP – a zatem tak samo jak w przypadku wariantów I i II.
▶ Etap 2. Udostępnienie OPiW
W celu złożenia ofert podlegających negocjacjom zamiast SWZ zamawiający udostępnia opis potrzeb i wymagań (OPiW).
Dokument ten w szczególności zawiera:
‒ określenie przedmiotu zamówienia,
‒ opis potrzeb zamawiającego i cechy charakterystyczne dostaw, robót budowlanych lub usług, stanowiące przedmiot zamówienia,
‒ minimalne wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia lub realizacji zamówienia, niepodlegające negocjacjom, które muszą spełnić wszystkie oferty,
‒ opis kryteriów oceny ofert, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert.
Przepisy wskazują jednocześnie, że informacje zawarte w OPiW muszą być wystarczająco precyzyjne, aby umożliwić wykonawcom ustalenie charakteru i zakresu zamówienia oraz podjęcie decyzji co do złożenia oferty podlegającej negocjacjom. OPiW podlega procedurze wyjaśniania i zmian przed terminem składania ofert na zasadach tożsamych jak w przypadku pozostałych wariantów.
▶ Etap 3. Złożenie ofert podlegających negocjacjom i ich ocena
Wykonawcy składają oferty, które następnie bada i ocenia zamawiający. Co istotne i różniące wariant III od pozostałych wariantów: oferty podlegające negocjacjom zostaną ujawnione dopiero po etapie złożenia ofert ostatecznych. W szczególności zamawiający odrzuca oferty, które nie spełniają minimalnych wymagań dotyczących opisu przedmiotu zamówienia lub realizacji zamówienia, określonych przez zamawiającego.
Do oceny tych ofert nie znajdą zastosowania m.in. przepisy dotyczące podawania przez zamawiającego kwoty na sfinansowanie zamówienia przed otwarciem ofert, wyjaśnienia rażąco niskiej ceny i wybranych podstaw odrzucenia ofert z art. 226 p.z.p.
Warto podkreślić, że jeżeli liczba wykonawców, którzy w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu jest mniejsza niż trzech, zamawiający albo może kontynuować postępowanie, zapraszając do negocjacji ofert tych wykonawców, albo unieważnia postępowanie.
▶ Etap 4. Negocjacje
Zgodnie z nowym p.z.p. negocjacje z wykonawcami nie mogą prowadzić do zmiany minimalnych wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia lub minimalnych wymagań realizacji zamówienia, określonych w OPiW, a jednocześnie mogą dotyczyć warunków zamówienia w celu podniesienia jego efektywności. Negocjacje w wariancie III są obligatoryjne i są poufne. Prowadzi się je aż do czasu doprecyzowania lub uzupełnienia wszystkich warunków zamówienia podlegających negocjacjom.
Podczas negocjacji ofert zamawiający musi zapewnić równe traktowanie wszystkich wykonawców i nie może udzielać informacji w sposób, który mógłby zapewnić niektórym oferentom przewagę nad innymi.
▶ Etap 5. Przygotowanie SWZ i zaproszenie do złożenia ofert ostatecznych
Po przeprowadzeniu negocjacji zamawiający opracowuje SWZ. Ta nie może zawierać postanowień, które prowadzą do zmiany minimalnych wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia lub realizacji zamówienia określonych w opisie potrzeb i wymagań oraz do zmiany istotnych elementów treści ogłoszenia o zamówieniu.
SWZ stanowi doprecyzowanie oraz uzupełnienie informacji zawartych w opisie potrzeb i wymagań – w zakresie, w jakim było to przedmiotem negocjacji. Podlega procedurze wyjaśnień oraz procedurze ewentualnych zmian – analogicznie jak w przypadku pozostałych wariantów.
Zamawiający informuje równocześnie wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu (i nie zostały one odrzucone) i brali udział w negocjacjach, o zakończeniu negocjacji oraz zaprasza ich do składania ofert ostatecznych.
▶ Etap 6. Złożenie i ocena ofert ostatecznych
Zamawiający wyznacza termin na złożenie ofert ostatecznych z uwzględnieniem złożoności zamówienia oraz czasu potrzebnego na ich przygotowanie. Przy czym w przypadku dostaw i usług nie może być on krótszy niż pięć dni od dnia przekazania zaproszenia, a w przypadku robót budowlanych – niż 10 dni.
Złożone oferty ostateczne nie podlegają już ulepszeniom ani żadnym dodatkowym negocjacjom.
Podsumowując: wariant III jest zdecydowanie najdłuższym i najtrudniejszym z wariantów trybu podstawowego. Skoro zatem istnieje możliwość prowadzenia postępowań o wiele prostszych i bardziej jednoznacznie opisanych w ustawie (a takie są pozostałe warianty trybu podstawowego), to można się spodziewać, że ta procedura nie będzie zbyt chętnie wykorzystywana przez zamawiających.
Jednakże wariant III może być przydatny w takich przypadkach, gdy zamawiający ma niedookreślony przedmiot zamówienia, który wymaga konsultacji z wykonawcami w celu jego ostatecznego ustalenia. Przy czym tutaj warto zauważyć, że ‒ rzecz jasna – także w przypadku zamówień o wartościach krajowych możliwe jest zastosowanie procedury wstępnych konsultacji rynkowych, która pozwala przygotować postępowanie we współpracy z potencjalnymi wykonawcami, a jest ona o wiele bardziej elastyczna i mniej sformalizowana.
