Przedsiębiorcy, którzy skorzystali z tarczy finansowej, mają już tylko trzy dni na przekazanie dokumentów wymaganych przez fundusz. W przeciwnym razie mogą stracić dotację
Do 31 grudnia 2020 r. przedsiębiorcy, którzy skorzystali z programu rządowego Tarcza Finansowa Polskiego Funduszu Rozwoju dla Małych i Średnich Firm, są zobowiązani dostarczyć dokumenty potwierdzające, że osoba (lub osoby), które składały w imieniu beneficjenta wniosek o udzielenie subwencji finansowej, podpisywały umowę lub składały odwołanie, były uprawnione lub umocowane do reprezentowania podmiotu. Ten wymóg wynika z art. 11 regulaminu Tarczy Finansowej PFR dla Małych i Średnich Firm z 28 maja 2020 r. Co istotne, obowiązek dotyczy nie tylko tych, którzy byli wadliwie reprezentowani, lecz wszystkich beneficjentów programu. A pomoc z tarczy finansowej uzyskało ok. 346 tys. przedsiębiorców.
Większość zobowiązanych otrzymała już wezwania do dostarczenia dokumentów wystosowane przez banki, za pośrednictwem których kilka miesięcy temu składali wnioski o przyznanie wsparcia i podpisywali umowy z PFR. Takie wezwania zgodnie z regulaminem PFR powinny zostać do firm wysłane najpóźniej przed końcem listopada.
Obowiązków złożenia dokumentów do banków nie można lekceważyć – w przypadku gdy przedsiębiorca ich nie wypełni, będzie wezwany przez PFR do zwrotu subwencji.
Wymagane dokumenty zależą m.in. od formy prowadzonej działalności gospodarczej i od tego, czy przedsiębiorca był prawidłowo umocowany do reprezentacji spółki. Istotne jest wnikliwe zapoznanie się z zapisami regulaminu, umowy subwencji oraz wyjaśnieniami, jakie PFR opublikowało na swoich stronach, czy też w bezpośrednich odpowiedziach na pytania zadawane przez beneficjentów. Zalecane jest przyjęcie mocno ostrożnościowego podejścia do wypełnienia obowiązków wynikających z umowy, a więc w razie wątpliwości należy przyjąć zasadę, że lepiej jest – złożyć więcej dokumentów niż o jeden za mało.
Jakie dokumenty powinna złożyć osoba, która prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i samodzielnie składała wniosek (lub odwołanie)?
Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, którzy działali we własnym imieniu, powinni dostarczyć przede wszystkim wyciąg z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, potwierdzający rejestrację firmy. Taki dokument można samodzielnie pobrać ze strony https://prod.ceidg.gov.pl/CEIDG/CEIDG.Public.UI/Search.aspx. W związku z koniecznością wypełnienia przez przedsiębiorców obowiązków informacyjnych wynikających z umowy subwencji wypis z CEiDG powinien obrazować informacje aktualne w dacie przed złożeniem wniosku o subwencję PFR. Pobranie takiego dokumentu z archiwalnymi informacjami nie jest trudne: korzystając z historii zmian we wpisie, można pozyskać wydruk obrazujący stan archiwalny. Trzeba przy tym wybrać stan na dzień ostatniej zmiany, jaka miała miejsce przed złożeniem wniosku o subwencję. W praktyce czynność ta zazwyczaj zajmuje zaledwie kilka minut, więc jeśli ktoś do tej pory nie wypełnił obowiązku – ma szansę nadrobić zaległości.
Dla ostrożności dodatkowo należy również dołączyć drugi wypis – tym razem potwierdzający stan faktyczny w okresie przekazywania wymaganej dokumentacji do PFR. Co ważne, wydruki wypisów z CEIDG nie wymagają dodatkowego uwiarygodniania lub potwierdzania (np. podpisem kwalifikowanym).
Ponadto konieczne jest również złożenie „Oświadczenia beneficjenta o potwierdzeniu i akceptacji treści i należytego zawarcia umowy” (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do regulaminu PFR). Można go pobrać ze strony funduszu. Oświadczenie musi być uwierzytelnione – można to zrobić na dwa sposoby: z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub notarialnym potwierdzeniem podpisu.
Czy jednoosobowy przedsiębiorca musi mieć zgodę małżonka na zawarcie umowy? Jeśli tak, to jakie powinien przedstawić dodatkowe dokumenty?
Jeżeli prowadzący działalność gospodarczą przedsiębiorca ma wspólność majątkową z małżonkiem, to wówczas radzimy, by oprócz powyższych wypisów i oświadczenia dodatkowo do dokumentów dołączył w uwiarygodnionych kopiach lub oryginałach stosowne oświadczenie męża lub żony, sporządzone jeszcze przed złożeniem wniosku do PFR, a wyrażające zgodę na zawarcie umowy subwencji. Podpis małżonka powinien być potwierdzony u notariusza, co można uczynić w dowolnym momencie. Znalezienie teraz wolnego terminu może być trudne.
Jakie dokumenty powinna dostarczyć osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, gdy w jej imieniu wniosek składał pełnomocnik?
W sytuacji gdy w imieniu przedsiębiorcy działał pełnomocnik, osoba ta powinna się legitymować stosownym pełnomocnictwem (jego wzór zawarty jest w załączniku nr 2 do regulaminu).
Co bardzo ważne, dokument ten powinien mieć datę sprzed dnia złożenia wniosku do PFR. Ponadto pełnomocnictwo musi być uwierzytelnione albo z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, albo notarialnym potwierdzeniem podpisów.
Oczywiście konieczne są omawiane wcześniej wypisy z CEIDG. Z ostrożności zalecamy również wypełnienie załącznika nr 3, czyli oświadczenia beneficjenta. Może być to potraktowane jako nadmierny formalizm, ale uważamy, że skoro taki zapis wynika z regulaminu tarczy PFR, to należy kierować się nim, a nie wyjaśnieniami (bo to regulamin jest dokumentem nadrzędnym).
Jakie dokumenty powinny złożyć spółki?
Podmioty działające w formie spółek prawa handlowego powinny dostarczyć m.in. dokument potwierdzający rejestrację firmy. Wystarczający będzie wydruk z Krajowego Rejestru Sądowego, który można samodzielnie pobrać ze strony https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/index.html.
Z uwagi na konieczność dochowania staranności w przygotowaniu dokumentacji wymaganej przez PFR oraz w związku z obowiązkami informacyjnymi wynikającymi z umowy subwencji wypis ten powinien obrazować stan aktualny w dacie przed złożeniem wniosku o subwencję PFR. Korzystając z historii zmian zawartych w tzw. wydruku informacji pełnych, można pozyskać dokument odzwierciedlający pełen stan archiwalny, opisujący ostatnie zmiany, jakie miały miejsce przed datą złożenia wniosku o subwencję. Dodatkowo warto przedstawić również drugi wydruk tzw. informacji aktualnych, potwierdzający stan faktyczny w okresie przekazywania wymaganej dokumentacji do PFR.
Co ważne, wydruki z KRS – po dobnie jak z CEIDG – nie wymagają dodatkowego uwiarygodniania lub potwierdzania np. podpisem elektronicznym.
Dodatkowo do dokumentów należy dołączyć w uwiarygodnionych kopiach lub oryginałach stosowne uchwały spółek wyrażające zgodę na zawarcie umowy subwencji. W przypadku spółek komandytowych odpowiednim dokumentem będzie protokół nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki komandytowej zawierający zgodę na zawarcie umowy subwencji przez podmiot. Obowiązkowo należy ponadto dołączyć również wyżej wymienione „Oświadczenie beneficjenta…” (załącznik nr 3 do regulaminu PFR).
W sytuacji gdy w imieniu beneficjenta działał pełnomocnik nieuwidoczniony w KRS jako osoba mogąca reprezentować spółkę, osoba ta powinna się legitymować stosownym pełnomocnictwem. Dokument oczywiście powinien pochodzić z daty sprzed złożenia wniosku i musi być uwierzytelniony z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub notarialnym potwierdzeniem podpisów.
Skład zarządu spółki w momencie składania wniosku był inny niż obecnie. Jakie dokumenty należy dostarczyć?
W takim przypadku aktualny zarząd składa dokumenty jak w poprzednim punkcie, czyli zarówno archiwalne, jak i aktualny wydruk z KRS, notarialnie poświadczone oświadczenie oraz pełnomocnictwa. Należy pamiętać, że w tzw. wydruku pełnym informacji z KRS danego przedsiębiorstwa uwidocznione są wszelkie zmiany w organach spółki z uwzględnieniem dat. Dokument pełnomocnictwa był sporządzony przez poprzedni zarząd spółki co najmniej na dzień przed składaniem wniosku do PFR i powinien być podpisany przez osoby umocowane wówczas do takowej czynności.
Czy bank ma obowiązek potwierdzić przedsiębiorcy, że złożone dokumenty są poprawne?
Zgodnie z regulaminem bank miał obowiązek do końca listopada wysłać do przedsiębiorcy wezwanie do złożenia dokumentów. Jednak – co zresztą potwierdzają wyjaśnienia PFR – bank, do którego przedsiębiorcy dostarczają dokumenty potwierdzające umocowanie osób składających wnioski, nie jest zobowiązany do natychmiastowej odpowiedzi w sprawie potwierdzenia poprawności dostarczonych dokumentów. – Weryfikacja dokumentów będzie dokonywana następczo, również przez Polski Fundusz Rozwoju S.A. w I kwartale 2021 r. – wynika z wyjaśnienia przedstawionego przez PFR.