Poradnia rachunkowa

Odpowiedź: Nie, biuro rachunkowe ani księgowy nie ponoszą odpowiedzialności za brak zatwierdzenia sprawozdania finansowego przez klienta w terminie do 30 czerwca. Obowiązki w tym zakresie – zarówno dotyczące zwołania zgromadzenia wspólników, jak i złożenia dokumentów do KRS – spoczywają wyłącznie na kierowniku jednostki (np. zarządzie spółki).

Uzasadnienie: Zatwierdzenie sprawozdania finansowego jest warunkiem dokonania podziału (rozliczenia) wypracowanego w 2024 roku wyniku finansowego. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, podział lub pokrycie wyniku finansowego netto może nastąpić dopiero po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający. W przypadku jednostek, które zgodnie z art. 64 ust. 1 u.r. są zobowiązane do poddania rocznego sprawozdania badaniu, podział lub pokrycie wyniku może nastąpić dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania, przy czym zatwierdzenie to musi być poprzedzone opinią biegłego rewidenta – bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami.

Prawo do zatwierdzania sprawozdania ma wyłącznie organ wskazany jako uprawniony na podstawie tzw. przepisów statutowych jednostki – w przypadku spółek handlowych będą to odpowiednie regulacje kodeksu spółek handlowych. Co istotne, przepisy te nie przewidują sankcji za brak zatwierdzenia sprawozdania w ustawowym terminie. Obowiązek działania w takim przypadku spoczywa wyłącznie na kierowniku jednostki. To on – gdy do 30 czerwca nie doszło do zatwierdzenia – jest zobowiązany do złożenia do KRS niezatwierdzonego sprawozdania, a jeśli jednostka podlegała badaniu – także sprawozdania z badania. Po zatwierdzeniu sprawozdania kierownik składa do KRS komplet dokumentów, w tym uchwałę zatwierdzającą oraz dokument rozliczenia wyniku finansowego.

Kierownik jednostki odpowiada również za zwołanie zgromadzenia właścicieli w celu zatwierdzenia sprawozdania. Jeżeli jednak zgromadzenie nie podejmie uchwały, mimo że zostało prawidłowo zwołane, kierownik jednostki nie ponosi odpowiedzialności za sam brak zatwierdzenia. Biuro rachunkowe ani księgowy nie odpowiadają za wykonanie tych obowiązków.

W praktyce niezatwierdzenie sprawozdania wiąże się przede wszystkim z brakiem możliwości dokonania podziału zysku – właściciele nie mogą zrealizować wypłaty dywidendy, nawet jeśli jednostka osiągnęła dodatni wynik.

Nie można również rozliczyć wyniku finansowego w sytuacji, gdy biegły rewident wydał negatywną opinię lub odmówił jej wydania. W takiej sytuacji uznaje się, że wynik finansowy jest nieprawidłowo ustalony, a jego rozliczenie mogłoby prowadzić do dalszych nieprawidłowości. Dopiero w kolejnym roku – po spełnieniu warunków ustawowych – możliwe jest ponowne zatwierdzenie sprawozdania oraz rozliczenie wyniku. Należy przy tym pamiętać, że wiąże się to również z koniecznością poprawienia błędów z lat ubiegłych, co wpływa na narastające ujęcie wyniku.

Wątpliwości pojawiają się niekiedy w sytuacjach, gdy sprawozdanie zostało dobrowolnie poddane badaniu i otrzymało negatywną opinię. Przepis art. 53 ust. 3 u.r. odnosi się wprost do badania ustawowego, jednak skoro biegły w dobrowolnym badaniu wskazał w opinii istotne błędy, to należy uznać, że wynik finansowy jest ustalony nieprawidłowo. Formalnie brak jest bezpośredniego zakazu podziału zysku w takiej sytuacji, jednak praktycznie – taki podział byłby obarczony wadą merytoryczną co do podstawy i wysokości. W przypadku ewentualnego roszczenia, wspólnicy, którzy w złej wierze otrzymali wypłatę z zysku, mogą zostać zobowiązani do jej zwrotu – zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych.

Z punktu widzenia biura rachunkowego szczególnie istotne jest to, że zatwierdzenie sprawozdania finansowego skutkuje ostatecznym zamknięciem możliwości wprowadzania zmian w księgach tego roku – zarówno w ewidencji, jak i w samym sprawozdaniu (art. 12 ust. 4 u.r.). Ostateczne zamknięcie ksiąg powinno nastąpić w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania. ©℗

Pod jaką datą i w jaki sposób należy zaksięgować wynik finansowy po zatwierdzeniu sprawozdania?

Pytanie: Klient zatwierdził sprawozdanie finansowe za 2024 rok 30 czerwca 2025. Spółka osiągnęła zysk w wysokości 560 000 zł. Wspólnicy podjęli uchwałę o przeznaczeniu 400 000 zł na kapitał zapasowy, a 160 000 zł na wypłatę dywidendy. Jakie księgowania należy wykonać i pod jaką datą? Czy dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania można rozliczyć wynik?

Odpowiedź: Przeksięgowanie wyniku finansowego powinno nastąpić pod datą podjęcia uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego – w tym przypadku 30 czerwca 2025 r. Dopiero po tym dniu można zaksięgować uchwałę dotyczącą podziału lub pokrycia wyniku. Księgowania muszą odzwierciedlać rzeczywistą treść decyzji właścicieli i być zgodne z przepisami rachunkowości.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 53 ust. 3 ustawy o rachunkowości podział (lub pokrycie) wyniku finansowego netto może nastąpić dopiero po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego. Do tego momentu zysk lub strata pozostają ujęte na koncie „Wynik finansowy”.

W momencie zatwierdzenia sprawozdania następuje przeksięgowanie wyniku na konto „Rozliczenie wyniku finansowego” pod datą uchwały zatwierdzającej (lub postanowienia w przypadku organów jednoosobowych), niezależnie od dnia faktycznego zaksięgowania operacji. Ewidencja księgowa przeksięgowania wyniku finansowego będzie następująca:

1. W przypadku zysku za 2024 r.:

• Wn „Wynik finansowy”,
• Ma „Rozliczenie wyniku finansowego”.

2. W przypadku straty za 2024 r.:

• Ma „Wynik finansowy”,
• Wn „Rozliczenie wyniku finansowego”.

Zatwierdzenie sprawozdania otwiera drogę do ujęcia w księgach dalszych zapisów – zgodnych z uchwałą właścicieli – dotyczących sposobu podziału zysku lub pokrycia straty. Wybór sposobu rozliczenia powinien być zgodny z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa i potrzebami właścicieli, ale też możliwościami finansowymi jednostki. Księgowanie musi być zgodne z tym, co podjęli wspólnicy.

W praktyce najczęściej wskazywane jest w uchwałach, iż strata pokrywana jest z utworzonego wcześniej przez jednostkę kapitału zapasowego lub rezerwowego, z niepodzielonego zysku lat ubiegłych, z dopłat (wpłat) wspólników (właścicieli), czy też poprzez obniżenie kapitału podstawowego. Z kolei zysk wspólnicy w uchwałach przeznaczają na wypłatę dywidendy (udziału w zyskach), pokrycie straty z lat ubiegłych, utworzenie lub powiększenie kapitału zapasowego, rezerwowego, zasilenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, darowizny, czy nagrody dla pracowników.

Prawidłowe przypisanie dat i zgodność z uchwałami właścicieli mają istotne znaczenie – także w razie ewentualnej kontroli. W biurach rachunkowych warto zachować kopie uchwał lub potwierdzenia postanowień jednoosobowego właściciela, aby uzasadnić ujęte księgowania.

Uwaga! Samo zatwierdzenie sprawozdania – poza skutkiem w zakresie wyniku finansowego – oznacza także konieczność zamknięcia ksiąg rachunkowych roku 2024. Zgodnie z art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki ma obowiązek zamknąć księgi rachunkowe w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Po tym terminie nie można już dokonywać żadnych zmian ani w księgach, ani w samym sprawozdaniu. [przykład 1-4] ©℗

przykład 1

Czy księgowa może złożyć sprawozdanie finansowe klienta do KRS?

Pytanie: Nasz klient zwrócił się do biura rachunkowego z prośbą o złożenie sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego. Zastanawiamy się, czy księgowa może to zrobić w jego imieniu. Klient nie ma podpisu zaufanego ani kwalifikowanego, a biuro prowadzi mu księgi od lat i ma wszystkie dokumenty, w tym zatwierdzone sprawozdanie. Czy ustawa o rachunkowości i ustawa o KRS pozwalają, aby to księgowy (z biura) złożył dokumenty?

Odpowiedź: Nie, księgowy nie może samodzielnie złożyć sprawozdania finansowego klienta do KRS. Może to zrobić wyłącznie osoba ujawniona w rejestrze jako uprawniona do reprezentowania podmiotu – np. członek zarządu lub prokurent – albo uprawniony pełnomocnik (adwokat, radca prawny, prawnik zagraniczny) ujawniony w odpowiednim systemie.

Uzasadnienie: Przepisy ustawy o rachunkowości oraz ustawy o KRS nie przewidują możliwości składania sprawozdań finansowych do KRS przez księgowego. Dokumenty finansowe mogą zostać złożone jedynie przez osoby wpisane w Krajowym Rejestrze Sądowym jako uprawnione do reprezentowania danego podmiotu – co najczęściej oznacza członka zarządu lub prokurenta.

Wyjątkiem są adwokaci, radcowie prawni lub prawnicy zagraniczni, którzy – jeśli spełniają warunki formalne – mogą działać jako pełnomocnicy. Muszą oni posiadać numer PESEL ujawniony w systemie teleinformatycznym i być uwzględnieni w bazach Krajowej Rady Radców Prawnych lub Naczelnej Rady Adwokackiej. W takim przypadku składają zgłoszenie za pomocą systemu RDF, powołując się na udzielone pełnomocnictwo i podpisując je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub zaufanym.

Zgłoszenia dokonuje się wyłącznie elektronicznie, przez system RDF dostępny pod adresem ekrs.ms.gov.pl. Ogłoszenie opatruje podpisem co najmniej jedna osoba fizyczna ujawniona w rejestrze, której numer PESEL jest ujawniony – tj. członek zarządu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.

Do zgłoszenia dołącza się oświadczenie, że załączniki spełniają wymogi określone w ustawie o rachunkowości. Wynika to z art. 19e ust. 6 ustawy o KRS.

Na stronie ekrs.ms.gov.pl opublikowano następujące szczegółowe informacje:

1. Obowiązek postaci elektronicznej dotyczy m.in.:

• rocznego sprawozdania finansowego,
• sprawozdania z działalności,
• opinii biegłego rewidenta/sprawozdania z badania,
• skonsolidowanego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności grupy kapitałowej.

2. Brak obowiązku postaci elektronicznej (mogą być skanami):

• uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania,
• uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty.

3. Sprawozdania finansowe sporządzone od 1 października 2018 r. muszą być:

• w strukturze logicznej XML ogłoszonej w BIP – jeśli sporządzane są zgodnie z ustawą o rachunkowości,
• w innym przeszukiwalnym formacie (np. pdf) – jeśli sporządzane są zgodnie z MSR.

4. Sankcje za brak złożenia sprawozdania:

Jeżeli sąd rejestrowy stwierdzi, że kierownik jednostki nie złożył sprawozdania, ma obowiązek wszcząć postępowanie przymuszające (art. 24 ustawy o KRS). Może jednak odstąpić od tego działania, jeśli postępowanie byłoby nieskuteczne – co otwiera drogę do wszczęcia postępowania o rozwiązanie spółki bez likwidacji (art. 25a ust. 1 pkt 3 ustawy o KRS).

5. Inne obowiązki podatkowe i ogłoszeniowe:

Od 1 października 2018 r. podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców nie składają już sprawozdań do urzędów skarbowych ani KAS. Natomiast jednostki niewpisane do KRS, które są podatnikami CIT, muszą w terminie 15 dni od zatwierdzenia przekazać sprawozdanie w formacie XML do szefa KAS (art. 27 ust. 2 ustawy o CIT).

6. Obowiązki ogłoszeniowe dotyczą także podmiotów niewpisanych do KRS, ale poddających sprawozdania badaniu – np. instytucji kultury, szkół wyższych, instytutów badawczych, osób fizycznych prowadzących działalność. Kierownik takich jednostek jest zobowiązany ogłosić zatwierdzone sprawozdania wraz z uchwałami i opinią biegłego w terminie 15 dni od zatwierdzenia. [ramka 1]©℗

Czy wydatki na zakup kwiatów dla pracowników i kontrahentów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów

Pytanie: Otrzymaliśmy pytanie od klienta, czy może kupować kwiaty jako prezent dla pracownika oraz dla kontrahentów. Klient nie prowadzi działalności w zakresie kwiaciarni, ale uważa, że przekazanie bukietu kwiatów buduje wizerunek pracodawcy i kontrahenta w sposób pozytywny. Czy takie działanie niesie ze sobą jakieś ryzyka podatkowe i rachunkowe? Czy można zaliczyć takie wydatki do kosztów uzyskania przychodów?

Odpowiedź: Wydatki na kwiaty mogą stanowić koszty działalności jednostki, ale z rachunkowego punktu widzenia. Dla celów podatku dochodowego od osób prawnych ich kwalifikacja budzi wątpliwości. W świetle najnowszego stanowiska organów podatkowych kwiaty wręczane pracownikom mogą zostać uznane za darowiznę, a przekazywane kontrahentom – za koszt reprezentacji. Oznacza to, że nie podlegają one zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.

Uzasadnienie: Z punktu widzenia rachunkowości należy wskazać, że przekazywanie kwiatów, podobnie jak ich zakup np. w celu postawienia na recepcji czy biurze zarządu, jest kosztem związanym z działalnością jednostki. Kontrahentom kwiaty są wręczane przy okazji jubileuszy, świąt branżowych, Dnia Kobiet, a także jako wyraz uznania, gratulacji lub podziękowania za współpracę. Jest to gest grzecznościowy, mający na celu utrzymanie długoterminowych relacji biznesowych. Zwykle zakup kwiatów ujmowany jest jako koszt na koncie „Zużycie materiałów” lub na koncie „Pozostałe koszty rodzajowe”. W ujęciu kalkulacyjnym są to koszty zarządu.

Oczywiście jeśli kwiaty są przeznaczone dla pracownika, np. z okazji jego święta czy innej uroczystej okazji (ślubu, urodzin dziecka itp.), ich wartość może zostać ujęta jako koszt na koncie „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników”. Ma to na celu budowanie pozytywnej atmosfery w miejscu pracy, wzmacnianie więzi wewnętrznych oraz motywowanie zespołu.

Warto zwrócić uwagę, że przez wiele lat takie zakupy nie budziły wątpliwości podatkowych. Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, jeśli pozostają w związku przyczynowo–skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Właściwa i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:

• przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu), oraz
• potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu.

Jednak ostatnio to stanowisko się zmieniło. Przykładem jest zaprezentowane w indywidualnej interpretacji wydanej przez dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 czerwca 2025 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.200.2025.3.PK. Wynika z niej, że kwiaty dla pracowników nie stanowią kosztu uzyskania przychodów dla pracodawcy. Wynika to z faktu, że dla pracowników przekazanie kwiatów ma formę darowizny i nie jest uznawane za jego przychód, czyli nie stanowi dla pracowników dodatkowej formy gratyfikacji za wykonaną pracę. Fakt poniesienia wydatków wskazanych we wniosku nie będzie mieć wpływu na wysokość wynagrodzenia należnego pracownikom. A w związku z tym, że na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 14 nie uważa się za koszty uzyskania przychodu darowizn i ofiar wszelkiego rodzaju (z wyjątkiem ściśle określonych przypadków), wyklucza to możliwość zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów.

W tej samej interpretacji dyrektor KIS wskazał też, że w odniesieniu do kwiatów przekazywanych kontrahentom, z racji iż – jak wskazano we wniosku – spółka nie oznacza kwiatów swoim logotypem ani innymi elementami promocyjnymi, przekazywane kwiaty nie spełniają funkcji reklamowej. Organ zaznaczył, że w konsekwencji wydatki na kwiaty dla kontrahentów stanowią koszty reprezentacji, ponieważ zmierzają do wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku spółki wobec innych podmiotów. Tym samym, na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, wydatki te nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Uwaga! Dla celów dowodowych warto dokumentować cel przekazania kwiatów (np. notatka służbowa, adnotacja na fakturze, zapis w systemie CRM), co może pomóc w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej. [ramka]

Dodatkowo należy pamiętać, że w przypadku przekazywania kwiatów bez wynagrodzenia (np. jako prezent dla kontrahenta lub pra cownika), mogą one podlegać opodatkowaniu VAT jako nieodpłatne przekazanie towarów, jeśli podatnik odliczył VAT naliczony przy ich nabyciu. Wymaga to każdorazowo indywidualnej oceny, uwzględniającej m.in. wartość jednostkową przekazywanego towaru i jego związek z działalnością opodatkowaną. ©℗