Nawet jeżeli nie każdego dnia i nie w każdym regionie naszego kraju pogoda to potwierdza, rozpoczął się czerwiec, a co za tym idzie – wakacje już za pasem. W niektórych branżach jest to okres wzmożonej pracy, ale duża grupa przedsiębiorców planuje bliższe lub dalsze wyjazdy, a w ich ramach odpoczynek i relaks.

Zwłaszcza w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, również w dosłownym tego pojęcia znaczeniu (tj. nie tylko wykonywanych na podstawie wpisu do CEIDG, ale również prowadzonych bez zatrudniania pracowników), u przedsiębiorców, których relacje z głównym, a czasami jednym klientem zwykliśmy określać hasłowo B2B, pojawić się mogą dwie podstawowe, a w pewnym sensie przeciwstawne pokusy. Pierwsza to całkowite wyłączenie się i zawieszenie działalności na okres urlopu. Druga to formalna konwersja rodzinnego, urlopowego wyjazdu na podróż zawodową, w ramach której przedsiębiorca lekką ręką nie tyle wydaje pieniądze, co zbiera faktury potwierdzające zakupy, a wystawione… nie inaczej jak na działalność gospodarczą nabywcy.

Bez taryfy ulgowej w wakacje

Nie chodzi tutaj bynajmniej o zamianę „paragonów grozy” na „faktury grozy”, a o rozliczenie wydatków w ramach prowadzonej działalności, tzn. uwzględnienie ich w kosztach, odliczenie podatku naliczonego. Takie dokumenty zakupowe to powakacyjna zmora wielu księgowych, zwłaszcza świadczących obsługę księgową w ramach biura rachunkowego. Okoliczności, czas, miejsce, przedmiot zakupu świadczeń i ogólna wiedza o tym, że przedsiębiorca przebywał z rodziną na wakacjach, często doskonale udokumentowana zdjęciami i wpisami, poprzez które ów przedsiębiorca hojnie dzieli się swoimi przeżyciami na portalach społecznościowych, zdają się wówczas krzyczeć: to są prywatne wydatki, co z tego, że faktura jest z NIP i na działalność – nie należy odliczać od nich VAT czy zaliczać ich do kosztów!

No ale przecież to sam podatnik, a nie księgowy, wie najlepiej, co to były za zakupy i czemu służyły, a co za tym idzie, czy wydatek jest związany z jego działalnością, czy spełnia warunek celowości fiskalnej dla rozliczenia kosztu i jest powiązany ze sprzedażą z prawem do odliczenia. Przedsiębiorca musi jednak pamiętać o tym, że w lipcu i sierpniu obowiązują te same zasady podatkowe co w pozostałych miesiącach roku. To oznacza, że dla rozliczenia kosztu (oczywiście nie u ryczałtowców) i dla odliczenia VAT naliczonego jest konieczne, by:

  • zakup był powiązany z działalnością gospodarczą,
  • koszt był celowy podatkowo,
  • świadczenie służyło (chociażby pośrednio) wykonywaniu sprzedaży z prawem do odliczenia VAT.

Dla uznania kosztu za poniesiony w celu uzyskania przychodu bądź w celu zabezpieczenia czy zachowania źródła przychodu nie wystarczy, że dobry wypoczynek i w ramach niego ładowanie akumulatorów biologicznych przedsiębiorcy wpływa pozytywnie na jego całoroczną aktywność gospodarczą. Tym bardziej waloru celowości fiskalnej nie można przypisać wydatkom na odpoczynek członków rodziny przedsiębiorcy, bez względu jak to jest istotne dla jego samopoczucia.

Ważne: Zgodnie z funkcjonującą od lat wykładnią, ciężar dowodu, że wydatek jest celowy, powiązany z działalnością gospodarczą i służy takiej działalności, spoczywa na podatniku, jako wywodzącym skutki prawne z twierdzenia o celowości.

Z odliczeniem VAT może być jeszcze gorzej – tak, jest to możliwe. Otóż dla odliczenia VAT nie wystarczy udokumentować zakupu fakturą, lecz podatnik musi powiązać zakup z prowadzoną działalnością gospodarczą, pamiętając jeszcze przy tym, że przecież odliczenie to jedno, a drugie to opodatkowanie:

  • przekazania lub zużycia towarów m.in. na potrzeby osobiste podatnika (o ile przysługiwało mu prawo do odliczenia VAT),
  • świadczenia usług na potrzeby niezwiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Czyli mamy tutaj dodatkowo pułapkę: nawet jeżeli podatnik obroni prawo do odliczenia podatku naliczonego, to późniejsze wykorzystanie świadczenia skutkować będzie koniecznością rozpoznania VAT należnego.

Co może zrobić księgowy

Fakty są jednak takie, że wszystko to, co wskazałem powyżej, często nie zniechęca polskich przedsiębiorców. Niektórych wręcz potrafi ponieść ułańska fiskalna fantazja i przynoszą faktury dokumentujące bardzo szczególne wydatki, przy których taka potwierdzająca wydatek na hotel czy czarter jachtu jest błahostką. Jestem przekonany, że większość księgowych prowadzących biura rachunkowe z łatwością potrafiłaby przywołać różne przejawy takiej fantazji. Wobec tego często stawiają sobie oni pytanie: co zrobić z takimi dokumentami – czy uwzględnić je w rozliczeniach podatkowych w PIT i VAT?

Powiedzmy to wyraźnie i raz jeszcze: opis merytoryczny i ostateczna decyzja odnośnie do rozliczenia kosztu w kontekście jego celowości czy odliczenie VAT ze względu na związek z działalnością gospodarczą to funkcja podatnika, a nie księgowego. Ten ostatni może, a raczej powinien, zwrócić uwagę na ryzyka związane z takimi rozliczeniami, może – a raczej powinien – zasugerować w pewnych sytuacjach konsultacje z doradcą podatkowym, ale nie podejmuje ostatecznej decyzji. Podkreślmy przy tym, że chodzi o kwalifikację w kontekście celowości w PIT czy w VAT jako przesłanki sine qua non rozliczenia kosztu czy odliczenia podatku naliczonego, a nie o działanie z naruszeniem prawa.

Ważne: Gdyby klient żądał, by uwzględnić w deklaracji VAT np. dokument nierzetelny czy pustą fakturę, mając o tym wiedzę, księgowy musi odmówić.

Jeżeli natomiast w grę wchodzi tylko (aż) ocena celowości oparta na samym wydatku i jego prawdziwym według podatnika opisie, to uważam, że księgowy – bez negatywnych implikacji – ma prawo przyjąć dyspozycję klienta i uwzględnić wydatek w rozliczeniach podatkowych. Warto jednak w pewnych, tych szczególnie wątpliwych okolicznościach, nie tylko oprzeć się na opisie merytorycznym (uważam, że ten musi być zawsze), lecz uzyskać od klienta także wyraźną, przedstawioną w formie pisemnej (również elektronicznie – chodzi o cele dowodowe) dyspozycję rozliczenia. Czy to jest etyczne? Według mnie tak. Przy czym podkreślam, że nie chodzi tutaj o naruszanie zakazów rozliczania kosztów czy odliczania VAT, a o interpretację celowości fiskalnej dla PIT i VAT (wszak nawet pacjent w szpitalu ma prawo wyjść na własne żądanie).

Zawieszenie działalności gospodarczej

Pozostała jeszcze pierwsza z wymienionych powyżej wakacyjnych koncepcji przedsiębiorców. Chodzi o wyłączenie się i zawieszenia działalności na okres urlopu. Nie mam przy tym na myśli wakacji składkowych, bo te wcale nie muszą przypadać na okres rzeczywistego urlopu, a co ważne nie stoją na przeszkodzie wykonywaniu w ich okresie działalności gospodarczej.

Chodzi tutaj o zawieszenie w trybie art. 22 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 236; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 622). Zgodnie z jego ustępem pierwszym przedsiębiorca niezatrudniający pracowników może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na zasadach określonych w tej ustawie, z uwzględnieniem przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych. Zawieszenie jest prostym działaniem, które może być dokonane z domu, online, przy czym minimalny okres zawieszenia to 30 dni.

Dzięki zawieszeniu przedsiębiorca dodatkowo zaoszczędzi na składkach odprowadzanych do ZUS, co do zasady nawet składki zdrowotnej (nie składa również rozliczeń), ale również, co do zasady uniknie konieczności składania JPK_V7M (prawodawca wskazuje na kilka przypadków, w których pomimo zawieszenia konieczne jest przekazanie ewidencji i deklaracji) – wszystko to oczywiście gdy zawieszenie trwa pełen miesiąc.

Warto nadmienić, że prawodawca wskazał, że co do zasady w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Od takiej reguły zostały wprowadzone wyjątki i zgodnie z takimi w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca:

  • może wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów;
  • może przyjmować należności i jest obowiązany regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
  • może zbywać własne środki trwałe i wyposażenie;
  • ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
  • wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa;
  • może osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
  • może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą;
  • może powołać albo odwołać zarządcę sukcesyjnego.

Ważne: W okresie zawieszenia wykonywania działalności można dokonywać zakupów, a ich rozliczenie (odliczenie VAT) nastąpi w pierwszym miesiącu po wznowieniu działalności.

Co do kosztów, też mogą być rozliczane za okres zawieszenia, o ile służą zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Wyjątkiem jest tutaj amortyzacja, ta nie może być dokonywana za okres zawieszenia (patrz art. 22c pkt 5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 620). Innymi słowy, jeżeli faktycznie przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników, chce odpocząć pełen miesiąc i nie zamierza w tym okresie dokonywać „typowej” sprzedaży – co jest dość typowe dla niektórych branż (np. szkoleniowcy) – wówczas warto wziąć pod uwagę zawieszenie działalności na jeden czy nawet dwa wakacyjne miesiące. Trzeba jednak pamiętać o tym, że chodzi o faktyczne niewykonywanie działalności, a nie o przesunięcie fakturowania danego okresu na następny miesiąc.

Niewątpliwie, zawieszenie działalności na miesiąc czy dwa nie może być pretekstem do rozwiązania umowy z księgowym. Co prawda może mieć w tym okresie trochę mniej pracy przy takim kliencie, ale będzie musiał dokonywać dalszych rozliczeń za pozostałą część roku, a czasami nawet za okres wakacyjnego lenistwa przedsiębiorcy (np. odliczenie VAT z opłat leasingowych za miesiące zawieszenia, które będzie dokonane w pierwszej deklaracji po zawieszeniu).