KSeF skomplikuje współpracę z zagranicznym kontrahentem

Resort finansów potwierdził DGP, że zagraniczny podatnik będzie obowiązkowo korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, jeśli ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, a miejsce to uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług. Tylko jak to zweryfikować – zastanawiają się eksperci.

Na czym polega problem? Otóż zgodnie z obowiązującym od 1 lipca 2024 r. art. 106ga ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1852; dalej: ustawa o VAT) obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie będzie dotyczyć wystawiania faktur przez:

• podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

W odpowiedzi na nasze pytania MF potwierdziło, że tacy podatnicy zagraniczni będą jednak mieli możliwość wystawiania faktur w KSeF. Resort wyjaśnił też, że zobowiązani do korzystania z KSeF będą zaś podatnicy zagraniczni posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, gdy to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług. [stanowisko]

Na podstawie decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168/81), Polska została upoważniona w przypadku wystawiania faktur przez podatników mających siedzibę na jej terytorium do akceptowania wyłącznie faktur w formie elektronicznej. Oznacza to że „podmioty zagraniczne” mogą korzystać z KSeF dobrowolnie, lecz nie mają takiego obowiązku.

DGP: Jak w takim razie po 1 lipca 2024 r. będzie wyglądać sytuacja zagranicznych podatników posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (dla celów rozliczeń VAT) na terytorium Polski?

MF: Obligatoryjne e-fakturowanie obejmie czynności, które obecnie wymagają udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT. Będą to czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce, w tym krajowe dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B) i na rzecz organów publicznych (B2G). Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie miał zastosowanie do podatników wykonujących czynności objęte wymogiem fakturowania według polskich regulacji VAT, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (gdy to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług). Zatem podatnicy zagraniczni posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (gdy to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług) będą zobowiązani do korzystania z KSeF po 1 lipca 2024 r.

– Ministerstwo Finansów zdaje się zapominać, jak wiele trudności interpretacyjnych nastręcza podatnikom określenie tzw. fixed establishmentu, czyli stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej przez podatnika zagranicznego na terytorium Polski – mówi Kajetan Kubicz, adwokat z zespołu KSEF EKSPERT LTCA. Ekspert wyjaśnia, że stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej oznacza, w skrócie, dowolne miejsce – inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika – które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. – Dotyczy to w szczególności podmiotów wykorzystujących dla celów swojej działalności zasoby i infrastrukturę innych polskich podmiotów, np. zaplecza magazynowe, centra logistyczne, struktury pracowników lub urządzeń technicznych, czy też tzw. toll manufacturing – dodaje Adrian Kęmpiński, ekspert podatkowy z zespołu KSEF EKSPERT LTCA.

Jak zweryfikować?

– Z perspektywy polskiego odbiorcy objęcie obowiązkiem stosowania KSeF podmiotów zagranicznych posiadających w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności rodzi wiele problemów praktycznych. Odbiorca nie ma bowiem żadnej możliwości zweryfikowania, czy podmiot zagraniczny posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej – uważa Marek Bielawski, doradca podatkowy, starszy menedżer w zespole ds. podatków pośrednich w KPMG w Polsce. Według niego pewną wskazówką może być zarejestrowanie przez podmiot zagraniczny oddziału w Polsce, ale nie przesądza to ani o istnieniu stałego miejsca prowadzenia działalności, ani nie wyczerpuje przypadków, w których takie miejsce powstaje. – W celu oceny, czy dany podmiot posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, konieczne jest zbadanie, czy posiada on miejsce, które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego. Taka analiza wymaga szczegółowej wiedzy o działalności podmiotu zagranicznego, której żaden kontrahent posiadać nie musi – wyjaśnia Marek Bielawski.

– Sam fakt posiadania NIP przez podmiot zagraniczny oraz wpis na białą listę nie oznaczają, że taki podatnik jest zobowiązany do korzystania z KSeF – dodaje Magdalena Krzemińska, menedżer w zespole VAT MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy. Ekspertka przypomina, że obowiązek ten nie dotyczy podmiotów zarejestrowanych tylko na potrzeby VAT, nieposiadających w Polsce siedziby ani stałego miejsca działalności gospodarczej. – Podmioty te mogą korzystać z KSeF na zasadach dobrowolności, ale na chwilę obecną rozwiązanie to nie cieszy się szczególnym zainteresowaniem z ich strony – stwierdza nasza rozmówczyni.

Z kolei Kajetan Kubicz wskazuje, że pewne przypadki są niezwykle problematyczne, jak np. wykorzystywanie działań wspierających reklamę i marketing, czy prowadzenie i nadzór nad stronami internetowymi, czego dowodzą sprawy zawisłe przed Trybunałem Sprawiedliwości UE (np. z 7 kwietnia 2022 r. w sprawie C-333/20 Berlin Chemie A. Menarini SRL czy też w polskiej sprawie z 16 października 2014 r. C-605/12 Welmory sp. z o.o. przeciwko dyrektorowi Izby Skarbowej w Gdańsku). – Bogate orzecznictwo TSUE i sądów krajowych wskazuje, że nie każdy przypadek biznesowy można zaszeregować do tak uproszczonej definicji stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej – mówi adwokat z LTCA. Jego zdaniem każdą sytuację należy analizować indywidualnie i wskazuje tutaj m.in. na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 22 lipca 2020 r., sygn. akt I FSK 1777/17, dotyczący długotrwałej i rozległej współpracy podmiotów zagranicznego i polskiego w zakresie usług promocyjnych i marketingowych, logistycznych, doradczych i księgowych, a także wyrok NSA z 19 maja 2022 r., sygn. akt I FSK 968/20, uznający za kluczowy aspekt konsumpcji świadczeń nabywanych w Polsce do potrzeb własnej działalności.

– Nawet ustalenie, że dany podmiot zagraniczny posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, nie pozwala jeszcze na wyciągnięcie wniosku, że powinien on udokumentować daną transakcję fakturą wystawioną w KSEF, bo takiego obowiązku mieć nie będzie, jeśli jego stałe miejsce nie uczestniczy w konkretnej transakcji – dodaje Marek Bielawski. Według eksperta oznacza to, że w każdej sytuacji, w której polski podatnik otrzyma poza KSEF fakturę z wykazanym VAT od podmiotu zagranicznego zarejestrowanego na VAT w Polsce, może mieć wątpliwość, czy taka faktura nie została wystawiona z naruszeniem przepisów o KSEF.

Potrzebne wsparcie ze strony MF

– Ministerstwo Finansów zapowiadało, że przygotowywane są objaśnienia w zakresie kryteriów, jakimi podatnicy powinni się kierować przy określaniu stałego miejsca prowadzenia działalności, co z pewnością ułatwi określenie, czy podatnik zobowiązany jest wystawia faktury w systemie, czy nie ma takiego obowiązku – mówi Magdalena Krzemińska. Z kolei Adrian Kęmpiński uważa, że ze względu na liczne spory i rozbieżności interpretacyjne oraz orzecznicze trudno sobie wyobrazić ujednolicenie zasad identyfikacji stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, choć próba w tym zakresie ze strony MF byłaby jak najbardziej wskazana. – Jakiekolwiek oficjalne wytyczne lub objaśnienia w tym zakresie przed wejściem w życie obowiązkowego e-fakturowania są wręcz pożądane przez rynek – dodaje Kajetan Kubicz. Według ekspertów z LTCA dobrym rozwiązaniem byłoby także, aby ów dokument obejmował dotychczasowy dorobek TSUE, a także zarówno powszechne, jak i specyficzne przykłady działań skutkujących identyfikacją stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. – Zarówno podmioty zagraniczne, jak i polscy podatnicy z nimi współpracujący powinni mieć w miarę możliwości uproszczoną drogę identyfikacji swoich obowiązków dotyczących KSeF – uważa Adrian Kęmpiński.

Wszyscy nasi rozmówcy są zaś zgodni co do tego, że organy podatkowe nie powinny próbować obarczać odbiorcy działającego w dobrej wierze negatywnymi konsekwencjami naruszenia przepisów o KSEF przez wystawcę faktury, w szczególności pozbawiać prawa do odliczenia VAT. Przypominają, że takie deklaracje ze strony Ministerstwa Finansów padały już w trakcie prac legislacyjnych nad projektem ustawy wprowadzającej obowiązkowy KSeF.

(Nie)zgodność z prawem unijnym

Kwestią budzącą wątpliwości jest również to, czy polski ustawodawca nie wykroczył poza zgodę wyrażoną w decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE z 2022 r. L 168, s. 81), obejmując obowiązkiem korzystania z KSEF podmioty zagraniczne, posiadające w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

– W decyzji wykonawczej Rady UE 2022/1003 zostało jasno wskazane, że obligatoryjny KSeF dotyczy wyłącznie podatników posiadających siedzibę na terytorium Polski, natomiast w ostatecznej wersji ustawy zostało określone, iż obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy także podatników posiadających stałe miejsce działalności gospodarczej – mówi Magdalena Krzemińska. Ekspertka zwraca uwagę, że w rozumieniu ustawy o VAT są to dwa różne pojęcia, dlatego może to oznaczać, że zapis ten jest niezgodny z decyzją wydaną przez Radę Unii Europejskiej, a zakres podmiotów, które będą zobowiązane do korzystania z KSeF, jest szerszy niż początkowo zostało określone. Podobne wątpliwości ma Marek Bielawski, lecz dodaje, że w innych niż polska wersjach językowych tej decyzji użyte jest bardziej ogólne sformułowanie (ang. „taxable persons established in the territory of Poland”, fr. „assujettis établis sur le territoire polonaise”), które może być interpretowane jako obejmujące zarówno podmioty mające siedzibę, jak i stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. – Ze względu na potencjalne kary finansowe za nieprzestrzeganie obowiązku stosowania KSeF rezygnacja z wdrożenia faktur ustrukturyzowanych przez podmioty posiadające w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej wydaje się bardzo ryzykowna – mówi ekspert KPMG. ©℗