Ignorowanie KSeF to sankcja dla sprzedawcy i problem z odliczeniem podatku

Pewne jest, że na podatnika, który wbrew obowiązkowi nie wystawi faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, będzie można nałożyć karę. Nie jest jednak oczywiste, jak będzie wyglądać sytuacja nabywcy, który otrzyma taki dokument z pominięciem systemu.

Faktura wystawiona bez KSeF. Co dalej?

Co będzie, gdy – pomimo obowiązku – faktura nie zostanie wystawiona z wykorzystaniem KSeF? – to jedno z wielu pytań, jakie zadają dziś sobie podatnicy oraz ich księgowe, przygotowując się stopniowo do pracy w tym systemie. Odpowiedź wydaje się prosta: naczelnik urzędu skarbowego nałoży wówczas na podatnika, w drodze decyzji, karę pieniężną w wysokości do 100 proc. kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7 proc. kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF.

Przy czym przedstawiciele resortu finansów uspokajają, że taka sankcja nie będzie miała zastosowania w pierwszych sześciu miesiącach stosowania przepisów o obligatoryjnych fakturach ustrukturyzowanych. [ramka] To jakby mrugnięcie okiem do podatników ze wskazaniem, że de facto mają o pół roku więcej na przygotowanie się do obowiązkowego stosowania KSeF. Ale czy na pewno tak będzie? Przy braku faktury ustrukturyzowanej pomimo obowiązku jej wystawienia problemem nie będzie tylko potencjalne dodatkowe zobowiązanie podatkowe, które istotnie w 2024 r. nie będzie jeszcze miało zastosowania. Problem tkwi w tym, jak po 30 czerwca 2024 r. należy traktować fakturę, która powinna była zostać przesłana do KSeF i przejść pozytywnie proces oceny, by uzyskać numer KSeF, a taka operacja nie została przeprowadzona.

Jaki jest status dokumentu?

Rozstrzygniecie tej kwestii ma duże znaczenie praktyczne. Otóż, aby nabywca mógł odliczyć VAT zawarty w cenie nabywanych w kraju od polskiego podatnika towarów i usług, musi uzyskać źródło podatku naliczonego, którym jest faktura. W niektórych przypadkach, aby powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy (swoją drogą również konieczny dla odliczenia VAT przez nabywcę), faktura musi zostać wystawiona (np. najem, media itp.). Co się stanie, jeżeli nie zostanie ona wystawiona? Z całą pewnością odbiorca jej nie otrzyma i, co za tym idzie, nie będzie mógł dokonać odliczenia VAT. W wybranych przypadkach u sprzedawcy nie powstanie obowiązek podatkowy i nie będzie mógł zapłacić VAT. Jeżeli strony umowy związały termin płatności ceny nabytych towarów lub usług z fakturą (z datą wystawienia lub otrzymania), to wobec braku faktury nie wystąpi termin płatności.

Zatem ponówmy pytanie: jak traktować dokument, który ma być fakturą, ale pomimo obowiązku normatywnego nie został przesłany do Krajowego Systemu e-Faktur? Jaki jest jego status? Czy to jest faktura?

Przecież już od 1 lipca 2024 r. z art. 106ga ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1852; dalej: ustawa o VAT) będzie wynikać, że „Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur”. Co więcej, już dzisiaj obowiązuje zasada (która od lipca 2024 r. będzie miała powszechne zastosowanie), według której fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, a za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

W odpowiedziach na pytania (https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/) resort finansów wyjaśnia, że samo przygotowanie faktury u podatnika nie oznacza jeszcze jej wystawienia, a jeżeli po jej przesłaniu do KSeF nie zostanie ona pozytywnie zweryfikowana przez system, to dla jej wystawienia konieczne będą naniesienie poprawek i skuteczna weryfikacja po jej ponownym przesłaniu. Wprost jest wskazane, że o dacie wystawienia zadecyduje dopiero skuteczne przesłanie do KSeF.

Można zatem z tego wnioskować, że w tych przypadkach, w których podatnik jest zobowiązany wystawiać faktury ustrukturyzowane, o skutecznym fakturowaniu należy mówić dopiero wówczas, gdy dokument pomyślnie przejdzie proces weryfikacji w KSeF. Tu aż się prosi pytanie i wniosek zarazem: czyżby wcześniej taki dokument nie był fakturą? Na to wygląda.

Owszem, w art. 218 dyrektywy Rady 2006/112/WE z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE z 2006 r. L 347, s. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE z 2023 r. L 137, s. 26) zostało wskazane, że państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w przepisach tego aktu prawnego. Również polski prawodawca wskazuje, że fakturą jest każdy dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Ale na podstawie decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z 17 czerwca 2022 r. (Dz.Urz. UE z 2022 r. L 168, s. 81) Polska została upoważniona w przypadku podatników mających siedzibę na terytorium Polski do akceptowania wyłącznie tych faktur, które zostały wystawione w postaci dokumentów lub not w formie elektronicznej, czyli faktur ustrukturyzowanych. Decyzja została wydana dla okresu od 1 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2026 r., a polski prawodawca z niej skorzystał, wprowadzając zmiany od lipca 2024 r. Wynika z tego, że od tej daty w zakresie wskazanym w ustawie o VAT fakturami są wyłącznie faktury ustrukturyzowane. W konsekwencji, jeżeli podatnik wystawi fakturę u siebie w systemie, niezależnie od tego, czy działa z zamiarem jej przesłania do KSeF, czy nie, ten dokument nie będzie fakturą tak długo, aż nie zostanie skutecznie przesłany do takiego systemu. Ustawodawca nie zastrzegł przy tym, że taki dokument zyskuje status faktury, jeżeli nie przejdzie pozytywnie weryfikacji w KSeF, ale zostanie dostarczony do kontrahenta.

Wykładnia taka wydaje się racjonalna, np. w przypadku, gdy podatnik wystawił dokument i równocześnie wysłał go do KSeF i za pośrednictwem poczty elektronicznej do klienta. Swoją drogą można się spodziewać, że tak właśnie często będzie – dlatego przestrzegamy nabywcę przed tym, by nie pośpieszył się nadmiernie z odliczeniem VAT – ma poczekać, aż dokument zostanie mu doręczony przez system. Jeżeli bowiem dokument taki nigdy nie zostanie pozytywnie zweryfikowany w KSeF, to nigdy nie zyska statusu faktury ustrukturyzowanej. Wynika z tego, że nie będzie mógł zostać uznany za fakturę. To z kolei oznacza brak możliwości odliczenia VAT naliczonego przez nabywcę!

Czy jest możliwa inna wykładnia?

Należy zauważyć, że w przepisach dotyczących sankcji podatkowej nakładanej w przypadku niewystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu obowiązkowego KSeF prawodawca wskazuje na kwoty zawarte w „fakturze” – może zatem to jednak jest faktura i otrzymawszy ją, nabywca może odliczyć zawarty w niej VAT?

Ale jak to by się miało do zasad identyfikacji daty wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej – jak odróżnić fakturę od faktury ustrukturyzowanej, która została przesłana do KSeF z dużym opóźnieniem? Przecież prawodawca nie wskazuje, w jakim terminie należy dokonać takiej wysyłki.

Niestety chyba jest to kolejny przykład na to, że przepisy wprowadzające obowiązkowe faktury ustrukturyzowane należałoby dopracować. Niedopuszczalna wydaje się wykładnia, w ramach której faktura w ogóle nieprzesłana do KSeF miałaby być fakturą skutecznie wystawioną i doręczoną według daty jej emisji i fizycznego dostarczenia odbiorcy, a faktura przesłana do tego systemu z opóźnieniem wywołałaby skutki dopiero po nadaniu jej numeru KSeF. [przykłady 1 i 2] ©℗

przykład 1

przykład 2