Spisy z natury są najbardziej pracochłonną metodą inwentaryzacji, która jest jednym z obowiązkowych elementów zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdania finansowego. I choć dotyczą one tylko składników policzalnych i mierzalnych, to w praktyce konieczne jest zaangażowanie do nich wielu osób, co na dłuższą metę utrudnia funkcjonowanie jednostki.
Spis z natury. Co obejmuje?
Inwentaryzację tą metodą należy więc przeprowadzić szybko, co jest jak najbardziej wykonalne, ale pod warunkiem właściwego uregulowania kwestii związanych z przygotowaniem, przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji, podziałem kompetencji. Zasady te każda jednostka powinna mieć opisane w instrukcji inwentaryzacyjnej, którą warto opracować, korzystając z Krajowych Standardów Rachunkowości i stanowisk Komitetu KSR.
Pamiętajmy, że inwentaryzacja ma na celu sprawdzenie zgodności stanów składników, tj. aktywów i pasywów wynikających z ksiąg rachunkowych, ze stanami rzeczywistymi ustalonymi w trakcie inwentaryzacji. Rzetelne przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji jest podstawowym mechanizmem kontrolnym, który poprzez porównanie danych wynikających z ksiąg rachunkowych z dokumentami ma na celu wykazanie ewentualnych nieprawidłowości w tym zakresie. Inwentaryzacja stanowi istotny element rachunkowości, który służy do weryfikacji stanu składników aktywów i pasywów przed ujęciem ich w sprawozdaniu finansowym. A prawidłowe przeprowadzenie w szczególności spisów daje też podstawę do podatkowego rozliczenia skutków stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych. Przypomnieć warto, iż spisem z natury obejmujemy:
1) aktywa pieniężne z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych;
2) papiery wartościowe w postaci materialnej;
3) rzeczowe składniki aktywów obrotowych;
4) środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji, z wyjątkiem tych, do których dostęp jest utrudniony, oraz grunty;
5) maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.
Czynności związane z inwentaryzacją większości składników aktywów powinny rozpocząć się już z początkiem października, czyli z początkiem ostatniego kwartału roku. Jest to ważne, bo zadań, jakie stoją przed pracownikami magazynów oraz potem biur rachunkowych, jest wiele i wymagają one czasu.
Co ważne, przed przystąpieniem do spisu z natury zapasów, należy uzgodnić ewidencję magazynową z ewidencją księgową, ponieważ stan ustalony w drodze spisu z natury podlega porównaniu z danymi z ksiąg rachunkowych. Na czas spisu zespół spisowy (komisja inwentaryzacyjna) zabezpiecza ewidencję magazynową i pobiera od osób odpowiedzialnych oświadczenia o uzgodnieniu z ewidencją księgową.
Spis z natury. O co pytają na szkoleniach
ODPOWIEDŹ Inwentaryzację metodą spisu z natury przeprowadza się zasadniczo co roku, ustalając stan na dzień bilansowy. Od tej reguły w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; dalej: u.r.) wskazano pewne wyjątki. A mianowicie:
1) inwentaryzację większości składników aktywów można rozpocząć nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15. dnia następnego roku, a następnie ustalić stan przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego poprzez spis z natury lub potwierdzenie salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych;
2) powyższa zasada nie dotyczy aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w trakcie produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 u.r., czyli odpisywanych w koszty w chwili zakupu lub wytworzenia;
3) inwentaryzację zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową można przeprowadzić raz w ciągu 2 lat;
4) inwentaryzację nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie można przeprowadzić raz w ciągu czterech lat;
5) inwentaryzację zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki można przeprowadzić raz w roku;
6) inwentaryzację zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną można przeprowadzić raz w roku.
Powyższe oznacza, że inwentaryzację składników, które są na terenie strzeżonym, można przeprowadzać w dowolnym terminie w cyklach dwuletnich. Przy czym nie musi być to ten sam moment w ciągu roku. Ważne, aby inwentaryzacja ta była źródłem informacji co do prawidłowości przebiegu procesów związanych z gospodarką magazynową. Oczywiście należy pamiętać, że inwentaryzacją tą można objąć jedynie te zapasy, których ewidencja jest prowadzona zarówno w ujęciu ilościowym, jak i wartościowym. Należy jednocześnie wskazać, że u.r. nie definiuje, co oznacza teren strzeżony. To jednostka w swojej wewnętrznej dokumentacji powinna wskazać, jakie warunki w przypadku jej działalności muszą zostać spełnione, aby zapasy uznać za przechowywane na terenie strzeżonym. W jednych jednostkach może być to przecież ogrodzony plac, a w innych miejsce spełniające określone wymogi z uwagę na specyfikę zapasów, które muszą być przechowywane np. w zamykanych pomieszczeniach, pod dozorem kamer itp.
ODPOWIEDŹ Tak, inwentaryzacja przeprowadzana metodą spisu z natury wymaga fizycznej obecności nie tylko członków zespołów spisowych, lecz także kontrolerów spisowych – nie można przeprowadzić tych czynności bez uczestnictwa tych osób. Oczywiście w przeszłości były sytuacje, gdy inwentaryzacja zamiast spisu z natury musiała odbywać się metodami pośrednimi, ale taki sposób jej przeprowadzenia jest dopuszczalny tylko w naprawdę wyjątkowych okolicznościach. Co do zasady nie może być przeprowadzany bez uczestnictwa w nim ww. osób, zatem wcześniej warto zadbać o harmonogram prac spisu z natury, przewidujący takie jego zorganizowanie, aby uczestniczące w nim osoby odpowiednio wcześniej zaplanowały przybycie na miejsce spisów. W tym miejscu warto też klientowi biura rachunkowego zwrócić uwagę, że powinien on przewidzieć sposób postępowania w sytuacji nagłej nieobecności osoby powołanej do zespołu spisowego. Może się bowiem zdarzyć, iż zachoruje lub wystąpią inne okoliczności uzasadniające jej nieobecność. W takim przypadku wewnętrzne procedury powinny wskazywać, czy konieczne jest wezwanie tzw. uzupełniających członków zespołów, czy też zespół może pracować w okrojonym składzie. Przy czym Komitet KSR w stanowisku dotyczącym przeprowadzania inwentaryzacji zapasów wskazał, że w przypadku ograniczeń kadrowych można:
- modyfikować składy zespołów spisowych w trakcie spisu,
- tworzyć listy rezerwowe osób awaryjnie zasilających zespoły spisowe (w przypadku zachorowani i wyłączeni),
- dopuszczać w wyjątkowych sytuacjach do ograniczenia zespołu spisowego do jednej osoby,
- tworzyć procedury postępowania w przypadku nieobecności w trakcie spisu z natury osób odpowiedzialnych,
- wydłużyć termin prac,
- przerwać spis.
Niemniej jednak przy doborze osób uczestniczących w pracach inwentaryzacyjnych należy pamiętać, aby w skład zespołu spisowego wchodziły osoby, które mają wiedzę o gospodarce zapasami podlegającymi spisowi przez zespół. Ponadto – jak zostało wskazane w rekomendacjach KSR – konieczne może być też wskazanie składników aktywów, które absolutnie nie mogą być inwentaryzowane drogą spisu z natury, a także tych, które mogą być objęte spisem z natury, ale będzie wymagane np. zachowanie ostrzejszego reżimu sanitarnego, przeniesienie spisów na inne miejsca (np. na otwartą przestrzeń) czy ograniczenie liczebności zespołu spisowego. Dotyczy to np. składników przechowywanych w niewielkich pomieszczeniach, gdzie ryzyko zakażenia oraz innych zagrożeń jest większe.
Podkreślić należy, iż obecnie, kiedy już nie ma ograniczeń wynikających z pandemii, przeprowadzenie inwentaryzacji drogą weryfikacji zamiast spisu z natury nie powinno mieć miejsca.
ODPOWIEDŹ Spis z natury środków pieniężnych polega na ustaleniu ich stanu rzeczywistego (wartości nominalnej), porównaniu go ze stanem ewidencyjnym i wyjaśnieniu ewentualnych różnic. Jego przeprowadzenie jest konieczne na ostatni dzień roku obrotowego. Przy czym można go sporządzić ostatniego dnia pracy – po zakończeniu albo w pierwszym dniu pracy w nowym roku obrotowym – przed jego rozpoczęciem. W takiej sytuacji ważne jest, aby stan środków był dokładnie taki sam jak w dniu bilansowym. Poza tym spis z natury środków w kasie sporządza się:
- w każdym przypadku zmiany kasjera;
- do celów kontroli z częstotliwością określoną przez kierownika jednostki.
Przeprowadzając spis, przelicza się wszystkie środki pieniężne znajdujące się w kasie, tj. gotówkę (w postaci banknotów i monet) wyrażoną w walucie zarówno polskiej, jak i obcej, a także inne środki pieniężne, np. czeki obce czy weksle obce.
ODPOWIEDŹ Tak, inwentaryzacja środków trwałych jest obowiązkowa. Z tym że nie jest konieczne przeprowadzanie inwentaryzacji dokładnie na ostatni dzień roku obrotowego. Inwentaryzacja środków trwałych, które znajdują się na terenie strzeżonym, może być przeprowadzana raz na cztery lata. W przypadku pozostałych środków trwałych inwentaryzację można przeprowadzać w ciągu ostatniego kwartału roku obrotowego, przy czym musi się ona oczywiście zakończyć do 15. dnia następnego roku. Zgodnie z art. 26 u.r. w przypadku środków trwałych jako metody inwentaryzacji wykorzystywane są zarówno spis z natury, jak i metoda porównania zapisów w księgach rachunkowych z dokumentacją. Szczegółowe wskazówki w zakresie inwentaryzacji tych składników znajdziemy w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe” (komunikat ministra rozwoju i finansów z 25 maja 2017 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe”, Dz.Urz. MRiF z 2017 r. poz. 105). Wskazuje on m.in., że celem inwentaryzacji środków trwałych jest też wzmocnienie kontroli wewnętrznej majątku jednostki oraz ocena stanu oraz przydatności objętych inwentaryzacją środków trwałych, co może stanowić przesłankę do dokonania testów na trwałą utratę wartości. Specyfika inwentaryzacji środków trwałych polega na tym, że:
a) inwentaryzację gruntów, praw i obiektów trudno dostępnych oraz jeżeli przeprowadzenie spisu z natury z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – przeprowadza się drogą weryfikacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego,
b) inwentaryzację nieruchomości oraz znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie przeprowadza się drogą spisu z natury raz na cztery lata w dowolnym dniu roku,
c) w przypadkach niewymienionych w pkt a i b inwentaryzację przeprowadza się drogą spisu z natury na ostatni dzień każdego roku obrotowego.
Należy też zwrócić uwagę, że każdy środek trwały powinien być oznaczony w sposób niezmienny numerem inwentarzowym, który powinien zawierać:
1) nazwę jednostki (skrót),
2) numer księgi inwentarzowej, w której jest zapisany,
3) numer strony w księdze,
4) symbol ewidencji ilościowo-wartościowej.
Tak właśnie oznaczone jednostki są obiektami, które obejmuje się inwentaryzacją. Tu klientowi warto zwrócić uwagę, aby zadbał o to, by w ewidencji księgowej były stosowane oczywiste nazwy środków trwałych, gdyż pozwoli to na ich łatwiejsze zidentyfikowanie. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest oznaczenie środków trwałych kodami kreskowymi i ich inwentaryzowanie za pomocą czytników kodów.
Ponadto przed przystąpieniem do inwentaryzacji klient powinien przeprowadzić oględziny środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu pod względem oznakowania umożliwiającego identyfikację oraz datę przydatności. Przy czym trzeba zlikwidować środki zniszczone, nieprzydatne itp. – likwidacji środków trwałych po takim przeglądzie powinna dokonać komisja likwidacyjna powołana przez kierownika jednostki. Komisja sporządza protokół, w którym podaje przyczyny i sposób fizycznej likwidacji.
Zgodnie z KSR 11 inwentaryzację drogą spisu z natury zazwyczaj przeprowadzają zespoły – mogą one dysponować danymi z ewidencji księgowej (np. kartami obiektów środków trwałych), gdyż ogranicza to niebezpieczeństwo pominięcia podczas spisu informacji zapewniających ustalenie charakterystyki i kompletności obiektów.
Podczas spisu wymaga odnotowania każda niekompletność obiektu inwentarzowego lub – przeciwnie – wyposażenie go w części dodatkowe lub peryferyjne, niewykazane w ewidencji, fakt wyłączenia z użytkowania, uszkodzenia lub stan odbiegający od stanu, jaki jest właściwy dla środka trwałego w określonym wieku. Podczas spisu nie wycenia się środków trwałych ani nie ustala stopnia ich zużycia.
Szczególną uwagę należy zwrócić na inwentaryzacje niskocennych środków trwałych, czyli tych, które zostały jednorazowo zamortyzowane. Dopóki są one w ewidencji, dopóty powinny być objęte inwentaryzacją. Inwentaryzacja natomiast to weryfikacja, które z tych środków trwałych należy wyłączyć z ewidencji, ponieważ nie są już użytkowane przez jednostkę.
Zaznaczyć też należy, że w praktyce spotykamy się często z następującymi uproszczeniami w zakresie inwentaryzacji środków trwałych:
1) dla środków trwałych niskocennych i o charakterze wyposażenia jednostki realizują jedynie porównanie stanu wynikającego z ewidencji księgowań ze stanem rzeczywistym oraz ustalają i wyjaśniają stwierdzone różnice ilościowe;
2) dla środków trwałych o charakterze wyposażenia wydanych pracownikom do stałego używania sporządza się na dzień inwentaryzacji wykaz wydanych pracownikom przedmiotów na bazie dowodów oraz ewidencji i uzyskuje potwierdzenie zgodności od pracownika. Można też porównać stan ewidencyjny z dokumentami zawierającymi pokwitowanie ich pobrania. Z porównania tego należy sporządzić protokół.
W KSR 11 przypominano, że metodą weryfikacji inwentaryzuje się:
- grunty, a także prawa wieczystego użytkowania gruntów oraz spółdzielcze prawa do lokali mieszkaniowych i użytkowych – weryfikacja polega tu na sprawdzeniu, czy jednostka dysponuje dokumentami potwierdzającymi jej tytuł prawny do gruntu o określonej lokalizacji i powierzchni lub tytuł do praw, czy w ciągu okresu nastąpiły zmiany w tym zakresie, a w konsekwencji – czy w księgach rachunkowych poprawnie wykazano wartość gruntu i praw;
- środki trwałe trudno dostępne (np. podziemne urządzenia sieciowe, podziemne zbiorniki, kanały, kable, konstrukcje podwodne), dla których ze względu na ich rodzaj i umiejscowienie nie zachodzą niebezpieczeństwo zaginięcia lub kradzieży – weryfikacja polega na potwierdzeniu ich istnienia, przydatności lub dokonanych ulepszeń na podstawie odpowiednich dowodów oraz informacji służb technicznych itp.;
- środki trwałe w budowie – w ich w przypadku należy sprawdzić, czy nie zostały już przekazane do użytkowania bez udokumentowania i ujęcia w ewidencji księgowej albo czy nie zaniechano ich budowy, co może stanowić przesłankę do dokonania odpisów z tytułu trwałej utraty wartości;
- środki trwałe znajdujące się poza jednostką – w przypadku kiedy jednostka, w której się aktualnie znajdują, nie potwierdza ich stanu ustalonego drogą spisu z natury (np. środki trwałe oddane w najem, leasing operacyjny, do remontu, środki trwałe w drodze – pojazdy, wagony, statki).
ODPOWIEDŹ Arkusz spisowy to dokument księgowy, zatem powinien spełniać wszystkie wymogi wynikające z art. 21 ust. 1 u.r. Muszą być na nim umieszczone następujące informacje:
- nazwa jednostki i pola spisowego (może tu być pieczęć firmowa);
- numer arkusza;
- skład komisji inwentaryzacyjnej, osób odpowiedzialnych materialnie lub innych osób uczestniczących w spisie – powinny tu znaleźć się imiona, nazwiska i podpisy członków zespołów spisowych, osób odpowiedzialnych materialnie (lub głównych użytkowników) oraz np. asystującego biegłego rewidenta;
- data (godzina) rozpoczęcia i zakończenia spisu w danym dniu;
- data, na którą przypada termin spisu;
- dane dotyczące spisywanych składników;
- ogólna liczba pozycji podawana na ostatnim arkuszu spisu;
- data i podpisy członków zespołu spisowego i osób odpowiedzialnych (na końcu arkusza spisowego).
Należy też pamiętać, że odrębne arkusze spisowe sporządza się na składniki stanowiące:
- pełnowartościowe artykuły własne;
- własne składniki niepełnowartościowe (uszkodzone, zniszczone itp.), nadmierne lub zbędne – wymagające przyjęcia specjalnego sposobu zagospodarowania lub upłynnienia;
- własność innych jednostek, a więc postawione – np. dostawcom – do dyspozycji, przyjęte do przerobu, naprawy itp.; co ważne składniki obce ujmuje się z zasady na jednym arkuszu bez względu na to, czy są to artykuły pełno- czy też niepełnowartościowe, wyróżniając je adnotacjami w uwagach arkuszy spisowych.
Realizacja celów inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury wymaga nie tylko ustalenia ich stanu ilościowego, ale również jakościowego, a w szczególności oceny ich przydatności gospodarczej. Osoba odpowiedzialna za objęte spisem zapasy w trakcie przygotowań do spisu wstępnie identyfikuje i segreguje składniki o obniżonej przydatności.
Jeżeli arkusze spisowe zostaną sporządzone w sposób nierzetelny, nieczytelny czy też z wieloma poprawkami podającymi w wątpliwość ich wiarygodność, biegły rewident bez zarządzenia dodatkowego spisu nie uzna ich za wystarczającą podstawę korekty stanów ewidencyjnych.
Przy sporządzaniu, a potem wykorzystywaniu arkuszy spisowych, należy przestrzegać zatem kilku zasad, tj.:
1) wpisu do arkuszu spisowego dokonujemy bezpośrednio po ustaleniu stanu składnika;
2) dane do arkuszy spisowych wpisuje się w sposób trwały, czyli długopisem, cienkopisem, pismem maszynowym;
3) w przypadku braku danych odpowiednio wpisuje się „brak danych” lub „nie dotyczy”;
4) przy wypełnianiu arkuszy spisu stosuje się nazwy i inne szczegółowe określenia składników majątku przyjęte w indeksie materiałów, wyrobów, towarów itp., a w razie braku indeksu – używane w księgowości; również ilości powinny być wyrażone w tych samych jednostkach miar, w jakich są ujmowane w ewidencji ilościowej i ilościowo-wartościowej;
5) błędy popełnione w arkuszach spisu można poprawić zgodnie z art. 22 ust. 3 u.r. Poprawianie zapisu powinno polegać na skreśleniu błędnej treści lub liczby w taki sposób, aby początkowa treść lub liczba pozostały czytelne, oraz na wpisaniu wyżej poprawnej treści lub liczby, złożeniu obok skróconych podpisów przewodniczącego zespołu spisowego oraz osoby materialnie odpowiedzialnej, a także osoby przejmującej (w przypadku spisu zdawczo-odbiorczego). Konieczne jest wpisanie daty dokonanej poprawy. Nie można korygować części wyrazu lub liczby. Nanoszenie poprawek powinno odbywać się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej lub jej przedstawiciela;
6) dokonywanie poprawek powinno znaleźć swoje odzwierciedlenie w protokole opisowym z przebiegu inwentaryzacji, w którym należy zamieścić uwagę dotyczącą dokonanej poprawki, tj.: pozycję spisową, powód dokonania poprawki, kto ją naniósł;
7) liczba egzemplarzy sporządzanych arkuszy spisowych powinna wynikać z obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej, przy czym arkusze spisowe sporządzane są najczęściej w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem oryginału dla księgowości, a kopii dla osób odpowiedzialnych materialnie. W przypadku niektórych inwentaryzacji incydentalnych (np. zdawczo-odbiorczych albo dotyczących zapasów obcych, jeżeli w myśl ustaleń właściciel powinien otrzymać kopię arkusza spisowego) arkusze spisowe wypełnia się w trzech egzemplarzach;
8) w arkuszach nie powinno się zostawiać wolnych, niewypełnionych wierszy. Po zakończeniu wpisywania należy uniemożliwić dopisywanie informacji. Może to nastąpić przez umieszczenie na arkuszu informacji: „zakończono na pozycji…” albo przez wyżetowanie.
W niektórych przypadkach wpis do arkuszy spisu może być również dokonany w terminie późniejszym, na podstawie odczytu rzeczywistego stanu składnika majątku zarejestrowanego wstępnie na taśmie magnetycznej lub w inny sprawny technicznie sposób i pod warunkiem, że taśma magnetyczna lub inne urządzenie, w których wstępnie zarejestrowano wynik spisu, w okresie od jego dokonania, aż do sporządzenia arkuszy spisu, będą przechowywane w sposób zapewniający ich nienaruszalność i umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej stwierdzenie, że nie dokonano w nich jakichkolwiek zmian.
ODPOWIEDŹ Za inwentaryzację bez względu na to, jaką metodą ma być przeprowadzana, jest odpowiedzialny kierownik jednostki. Może on oczywiście zlecić wykonanie pewnych czynności innym osobom, lecz niezmiennie to on ponosi za to odpowiedniość z tytułu nadzoru. Należy też przypomnieć, że u.r. nakłada obowiązek inwentaryzacji rozrachunków drogą potwierdzenia sald jedynie do należności od kontrahentów. Zatem to wierzyciel (sam czy za pośrednictwem swojego biura rachunkowego) inicjuje uzgodnienie salda należności, natomiast dłużnik potwierdza zgodność kwot bądź wskazuje rozbieżności. W przypadku zobowiązań jednostki inicjatywa uzgodnienia pozostaje po stronie jej kontrahentów (wierzycieli). Jednostka może jednak wystąpić do kontrahenta o potwierdzenie sald swoich zobowiązań (np. w przypadku, gdy widzi potrzebę zweryfikowania kwot zobowiązań).
Jednostka nie inwentaryzuje drogą potwierdzenia sald należności spornych i wątpliwych, od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych. Należności takie jednostka inwentaryzuje drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości (art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r.).
W praktyce więc co do zasady to jednostka przeprowadza inwentaryzację należności, ale:
a) może zlecić realizację tego obowiązku biuru rachunkowemu – ważne są tu zapisy umowy;
b) przeprowadzić ją samodzielnie, pod warunkiem uzyskania informacji od biura nt. sald klientów i kwot składających się na te salda.
Jak zatem widać, jest to kwestia, która powinna zostać rozstrzygnięta pomiędzy biurem rachunkowym a klientem. W praktyce bardzo często jest spotykane rozwiązanie polegające na tym, że biuro przygotowuje prośby o potwierdzenia salda i przekazuje je do klienta. A ten, mając bezpośredni kontakt ze swoimi kontrahentami, rozsyła je. Okazuje się to często skuteczniejsze, bo klient rozsyła prośby o potwierdzenia bezpośrednio do osób odpowiedzialnych za zakupy. Wykorzystuje się tu po prostu kontakty bezpośrednie.
Z punktu widzenia roli biura rachunkowego należy też podkreślić, że przed rozpoczęciem procedury potwierdzania sald rozrachunków z kontrahentami konieczne jest dokonanie przeglądu sald w celu określenia statusu rozrachunków na dzień uzgodnienia (należności nieściągalne, przedawnione, umorzone, przeterminowane – w podziale na terminy opóźnienia, sporne, dochodzone na drodze sądowej). Informacje na ten temat są w księgach, zatem te czynności musi wykonać biuro rachunkowe, i to zanim przygotuje prośbę o potwierdzenie salda. Należy przypomnieć, że potwierdza się z kontrahentem kwotę wymaganej zapłaty należności, czyli należność główną, oraz naliczone na dzień uzgodnienia: odsetki (umowne, ustawowe, za opóźnienie), kary umowne, zasądzone koszty postępowania sądowego.
Bez względu na to, czy wysyłanie próśb o potwierdzenie salda jest dokonywane przez klienta, czy przez jego biuro rachunkowe, przygotowuje się dwa egzemplarze wezwania do potwierdzenia wysokości salda, informującego o wysokości i składowych salda należności, z prośbą o jego potwierdzenie przez odesłanie do jednostki jednego egzemplarza pisma podpisanego przez osobę upoważnioną przez kontrahenta. W przypadku stwierdzenia przez kontrahenta różnic w wysokości salda należności lub jego składowych specyfikuje je on na egzemplarzu, który zwrotnie przesyła do jednostki. Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1 u.r. jednostka może przeprowadzić inwentaryzację należności drogą potwierdzenia sald na dowolny dzień w okresie trzech miesięcy przed końcem roku obrotowego i 15 dni następnego roku obrotowego. Ważne jest zatem, aby uzgodnić z klientem, na jaki dzień mają być uzgodnione salda. Oczywiście należy podkreślić, że wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oraz odpowiedź na nie mogą być wymieniane pomiędzy kontrahentami drogą elektroniczną (np. w postaci wiadomości e-mail), jeżeli ta forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez nich uzgodniona, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione.
Zobowiązania wobec kontrahentów jednostka inwentaryzuje drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, w tym przesłanymi przez kontrahenta, i weryfikacji ich wartości (art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r.). W tym przypadku standardem jest, iż jest to realizowane przez służby finansowe, a więc w przypadku, gdy jednostka korzysta z usługowego prowadzenia ksiąg, te czynności wykonuje biuro.
ODPOWIEDŹ Jednostka lub jej biuro rachunkowe, wysyłając prośby o potwierdzenie salda, powinny wskazać termin, w jakim oczekują nadejścia odpowiedzi na potwierdzenie tego salda. Przy czym, jeśli prośby o potwierdzenie salda są wysyłane w sposób elektroniczny, należy wskazać relatywnie krótki termin, np. tydzień. Niestety w praktyce jest tak, że często maile starsze niż tydzień kontrahentom umykają, więc w przypadku elektronicznego wysłania próśb warto ustawić też tzw. flagi monitorujące, które wskazują, czy klient z otrzymaną wiadomością coś uczynił. Można też np. po tygodniu ponowić mail. Jeżeli we wskazanym przez jednostkę terminie kontrahent nie potwierdzi salda należności, a jednostka uzna, że saldo nie może zostać potwierdzone z przyczyn uzasadnionych, przeprowadza inwentaryzację niepotwierdzonego salda metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości – wynika to art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r. Oznacza to, że wtedy biuro rachunkowe powinno przygotować dokumentację (określaną jako protokół) z weryfikacji sald należności niepotwierdzonych.
Należy przypomnieć, że u.r. nie przewiduje stosowania przez jednostkę tzw. milczącego potwierdzenia salda, tj. zamieszczania na wezwaniu do potwierdzenia wysokości salda informacji, że brak odpowiedzi ze strony kontrahenta w terminie wskazanym w wezwaniu zostanie uznany za potwierdzenie kwoty należności wyspecyfikowanej na wezwaniu. Inaczej mówiąc, brak odpowiedzi kontrahenta na wezwanie do potwierdzenia wysokości salda, nawet gdy jednostka zamieściła na wezwaniu opisaną powyżej klauzulę, oznacza, że saldo rozrachunków nie zostało potwierdzone. Należy wówczas przeprowadzić inwentaryzację, porównując salda i zapisy w księgach rachunkowych z dokumentami. Wykorzystuje się tu wszystkie dostępne dokumenty, m.in. faktury, faktury korygujące, faktury zaliczkowe, noty odsetkowe i noty obciążeniowe oraz oczywiście potwierdzenia dokonania zapłaty. Warto zajrzeć też do umów, bo zdarza się, że są w nich zapisy ważne z punktu widzenia rozliczeń między kontrahentami.
Jeśli w toku weryfikacji ustalone zostaną różnice, to należy je wyjaśnić, ustalając przyczyny ich powstania, sposób ich rozliczenia. Takie różnice – jeżeli korekty salda uznaje się za zasadne – ujmuje się w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego inwentaryzacja dotyczy. ©℗
