Biura rachunkowe mogą sporządzać nie tylko sprawozdania finansowe

U ich klientów mogą się też pojawić obowiązki sprawozdawcze względem NBP. Muszą o tym pamiętać szczególnie podmioty współpracujące z podmiotami zagranicznymi, także w grupie kapitałowej, które np. obracają dewizami.

Obowiązek sporządzania sprawozdań dla NBP wynika z art. 30 ust. 1 prawa dewizowego. Zgodnie nim rezydenci dokonujący obrotu dewizowego oraz przedsiębiorcy wykonujący działalność kantorową są obowiązani przekazywać Narodowemu Bankowi Polskiemu dane w zakresie niezbędnym do sporządzania bilansu płatniczego oraz międzynarodowej pozycji inwestycyjnej. I choć klientami biur rachunkowych są przede wszystkim podmioty współpracujące z nierezydentami, to może się okazać, że i zwykły przedsiębiorca wykonuje działalność kantorową. Co ważne, te obowiązki są niezależne od rocznej sprawozdawczości. Wiele podmiotów składa sprawozdania do NBP kwartalnie, a właśnie teraz jest przełom kwartałów. Takie przygotowanie tego sprawozdania może obejmować umowa pomiędzy biurem a klientem.

Kogo dotyczy

Jak już wskazaliśmy, główną kategorią osób objętych obowiązkami sprawozdawczymi wobec NBP są rezydenci dokonujący obrotu dewizowego zarówno w kraju, jak i zagranicą. A zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 prawa dewizowego rezydentami są:

• osoby fizyczne mające miejsce zamieszkania w kraju oraz osoby prawne mające siedzibę w kraju, a także inne podmioty mające siedzibę w kraju, mające zdolność zaciągania zobowiązań i nabywania praw we własnym imieniu;
• znajdujące się w kraju oddziały, przedstawicielstwa i przedsiębiorstwa utworzone przez nierezydentów;
• polskie przedstawicielstwa dyplomatyczne, urzędy konsularne i inne polskie przedstawicielstwa oraz misje specjalne korzystające z immunitetów i przywilejów dyplomatycznych lub konsularnych.

Przy czym należy podkreślić, że zgodnie z definicją z art. 2 ust. 1 pkt 2 prawa dewizowego nierezydentami są:

• osoby fizyczne mające miejsce zamieszkania za granicą oraz osoby prawne mające siedzibę za granicą, a także inne podmioty mające siedzibę za granicą, mające zdolność zaciągania zobowiązań i nabywania praw we własnym imieniu;
• znajdujące się za granicą oddziały, przedstawicielstwa i przedsiębiorstwa utworzone przez rezydentów;
• obce przedstawicielstwa dyplomatyczne, urzędy konsularne i inne obce przedstawicielstwa oraz misje specjalne i organizacje międzynarodowe korzystające z immunitetów i przywilejów dyplomatycznych lub konsularnych.

Oznacza to, iż za nierezydenta zostanie uznany także cudzoziemiec niemający obywatelstwa polskiego oraz miejsca zamieszkania w Polsce czy spółka z innego kraju unijnego.

Z kolei obrót dewizowy z zagranicą to:

• zawarcie umowy lub dokonanie innej czynności prawnej powodującej lub mogącej powodować dokonywanie między rezydentem i nierezydentem rozliczeń pieniężnych lub przeniesienie między rezydentem i nierezydentem własności wartości dewizowych lub krajowych środków płatniczych, a także wykonywanie takich umów lub czynności;
• zawarcie umowy lub dokonanie innej czynności prawnej powodującej lub mogącej powodować przeniesienie między rezydentami rzeczy lub prawa, których nabycie nastąpiło w obrocie dewizowym z zagranicą, a także wykonywanie takich umów;
• dokonywanie wywozu, przekazywanie oraz wysyłanie za granicę wartości dewizowych lub krajowych środków płatniczych, a także dokonywanie ich przywozu, przekazywanie oraz nadsyłanie z zagranicy do kraju.

Natomiast obrotem wartościami dewizowymi w kraju jest zawarcie umowy lub dokonanie innej czynności prawnej powodującej lub mogącej powodować dokonywanie w kraju między rezydentami lub między nierezydentami rozliczeń w walutach obcych albo przeniesienie w kraju między rezydentami lub między nierezydentami własności wartości dewizowych, a także wykonywanie takich umów lub czynności. Wynika to z art. 2 ust. 1 pkt 18 prawa dewizowego.

Różne okresy

Powyższe oznacza, że pojęcie rezydenta dokonującego obrotu dewizowego jest bardzo szerokie i zasadne wydaje się zbadanie, czy konkretna firma nie będzie spełniała w tym zakresie przesłanek ustawowych. Przy czym szczegółowe obowiązki związane z tego typu działalnością są wskazane w rozporządzeniu ministra rozwoju i finansów z 9 sierpnia 2017 r. w sprawie przekazywania Narodowemu Bankowi Polskiemu danych niezbędnych do sporządzania bilansu płatniczego oraz międzynarodowej pozycji inwestycyjnej. W przepisach tych wskazano m.in. wysokość kwot, których przekroczenie powoduje powstanie obowiązku sprawozdawczego.

Rozporządzenie wskazuje różne okresy sprawozdawcze (miesięczne, kwartalne, roczne) dla poszczególnych kategorii rezydentów podlegających obowiązkom sprawozdawczym wobec NBP oraz wysokości progów finansowych dla poszczególnych okresów, a także określa kategorie tych rezydentów. Należy podkreślić, że dane, które należy raportować do NBP, muszą wynikać przede wszystkim z ksiąg rachunkowych lub ewidencji prowadzonych na podstawie odrębnych przepisów albo dokumentów źródłowych obrazujących stan faktyczny – w przypadku podmiotów prowadzących księgi rachunkowe. Z kolei w przypadku podmiotów nieprowadzących ksiąg rachunkowych źródłem będą inne dokumenty źródłowe obrazujące stan faktyczny.

Dla księgowych najważniejsze jest to, że do wyliczenia progu sprawozdawczego przyjmuje się bezwzględną wartość aktywów i pasywów. Rozporządzenie wskazuje, że dane przyjmowane do wyliczenia progu sprawozdawczego na koniec roku lub kwartału, wyrażone w walutach obcych, przelicza się na złote, stosując średnie kursy tych walut ogłoszone przez NBP w ostatnim dniu roboczym danego roku lub kwartału, a jeżeli w tym dniu kurs danej waluty obcej nie został ogłoszony przez NBP, stosuje się ostatnio ogłoszony przez NBP kurs tej waluty. Według podobnych zasad przelicza się potem dane dotyczące stanów aktywów i pasywów wykazywane w sprawozdaniach na koniec danego okresu sprawozdawczego. Bardzo pomocne są też pliki dostępne na stronie internetowej NPB, które pozwalają określić, czy obowiązek sprawozdawczy wystąpił – oczywiście dowiemy się tego, jeśli wprowadzimy do nich dane o naszych aktywach i pasywach.

Rozporządzenie wskazuje przede wszystkim kategorie rezydentów zobowiązanych do składania sprawozdań. Należą do nich m.in. osoby fizyczne posiadające aktywa lub pasywa niezwiązane z działalnością gospodarczą oraz tzw. inni rezydenci. Większość zainteresowanych przedsiębiorców, klientów biur rachunkowych, mieści się w tej ostatniej kategorii. Należy tu wskazać, że inne będą obowiązki dla dużych podmiotów (takich, u których wartość aktywów i pasywów na koniec roku przekroczyła 300 mln zł), a inne dla pozostałych podmiotów. I właśnie podmioty, u których łączna kwota aktywów i pasywów określonych w formularzach wskazanych w rozporządzeniu na koniec roku przekracza 10 mln zł i jednocześnie nie przekracza 300 mln zł, przekazują NBP kwartalne sprawozdania na ww. formularzach w terminie do 26 dni po zakończeniu kwartału. Podmioty większe raportują co miesiąc. Ale muszą również raportować rezydenci mający na początek lub koniec roku co najmniej 10 proc. głosów w organie stanowiącym podmiotu mającego siedzibę za granicą lub posiadający oddział mający siedzibę za granicą, oraz rezydenci, w których organach stanowiących nierezydent na początek lub koniec roku ma co najmniej 10 proc. głosów, a także oddziały przedsiębiorstw zagranicznych mające siedzibę w kraju. Przekazują oni NBP roczne sprawozdania na formularzach w terminie do 31 maja roku następującego.

Zatem, podsumowując, w zależności od konkretnej kwoty sumy bilansowej na koniec poprzedniego roku, będzie istniał obowiązek raportowania miesięcznego (suma bilansowa powyżej 300 mln zł) lub kwartalnego (suma bilansowa powyżej 10 mln zł, jednak nie więcej niż 300 mln zł). Natomiast niezależnie od kwoty sumy bilansowej niektóre podmioty będą objęte obowiązkiem dokonywania rocznych sprawozdań do NBP, jeśli spełniona jest u nich choćby jedna z czterech wymienionych niżej przesłanek, tj.:

• dany podmiot ma na początek lub koniec roku co najmniej 10 proc. głosów w organie stanowiącym podmiotu mającego siedzibę za granicą;
• dany podmiot posiada oddział mający siedzibę za granicą;
• u danego podmiotu w organie stanowiącym (np. zgromadzeniu wspólników w przypadku spółki z o.o.) nierezydent na początek lub koniec roku ma co najmniej 10 proc. głosów;
• dany podmiot jest oddziałem przedsiębiorcy zagranicznego mającego siedzibę w kraju.

Niezależnie od powyższych obowiązków sprawozdawczych rezydenci mający długoterminowe zobowiązania będące pożyczkami, kredytami oraz umowami leasingu finansowego także muszą je raportować. Obowiązki związane z raportowaniem do NBP dotyczą też rezydentów, którzy dokonali emisji dłużnych papierów wartościowych lub niebędących papierami wartościowymi instrumentów rynku pieniężnego, które:

1) nie zostały zarejestrowane w depozycie papierów wartościowych w rozumieniu ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi ani w systemie rejestracji papierów wartościowych prowadzonym przez NBP;

2) nie znajdują się w rejestrze depozytowym prowadzonym przez bank z siedzibą w kraju lub firmę inwestycyjną wpisaną do rejestru firm inwestycyjnych prowadzonego przez Komisję Nadzoru Finansowego;

3) były skierowane na rynek zagraniczny lub, w przypadku rynku krajowego, przynajmniej w części emisja została objęta przez nierezydenta.

Te podmioty przekazują NBP dane o emisji w przypadku, gdy łączna wartość nominalna zadłużenia rezydenta wobec nierezydentów i rezydentów z tytułu danej emisji przekracza 3 mln zł (w terminie do 10 dni od dnia objęcia przez nierezydentów papierów wartościowych lub instrumentów rynku pieniężnego niebędących papierami wartościowymi), a także dane o zmianie danych dotyczących uprzednio wykazanych emisji.

Jak więc wynika z powyższego, kwestię spełniania lub niespełniania danego obowiązku sprawozdawczego należy przeanalizować odrębnie, bowiem poszczególne obowiązki są od siebie niezależne i realizuje się je przez wypełnienie różnych załączników do rozporządzenia.

Trzeba też wspomnieć o przepisach końcowych ww. aktu wykonawczego, które również mają istotne znaczenie dla procesu przekazywania sprawozdań do NBP. Otóż sprawozdania są przekazywane za pośrednictwem usługi elektronicznej udostępnionej na portalu sprawozdawczym, którego adres elektroniczny jest udostępniony w Biuletynie Informacji Publicznej NBP (https://sprawozdawczosc.nbp.pl/). Uwierzytelnienie użytkownika portalu sprawozdawczego następuje przy użyciu certyfikatu wydanego nieodpłatnie przez NBP. Warto też wskazać, że rezydenci, którzy po przekazaniu NBP sprawozdania dokonali zmian w zapisach ksiąg rachunkowych lub w ewidencji prowadzonej na podstawie odrębnych przepisów albo pozyskali dodatkowe dokumenty źródłowe obrazujące stan faktyczny, przekazują NBP poprawione sprawozdania za odpowiednie okresy sprawozdawcze nie później niż w terminie przekazania najbliższego sprawozdania.

Najczęstsze raporty

W praktyce najczęściej sporządzanymi sprawozdaniami do NBP są raporty dotyczące aktywów i zobowiązań wynikających z transakcji dewizowych. Są to sprawozdania AZ-KRH i PZ-KRH. I tak przykładowo w formularzu PZ-KRH należy wykazywać dane dotyczące:

• zobowiązań handlowych z tytułu zakupu od nierezydentów towarów, materiałów lub innych rzeczy ruchomych;
• zobowiązań handlowych z tytułu zakupionych od nierezydentów usług (w tym leasingu operacyjnego);
• zaliczek otrzymanych od nierezydentów w związku ze sprzedażą im towarów, materiałów lub innych rzeczy ruchomych oraz usług.

Rozporządzenie wskazuje, iż jako zobowiązania handlowe należy rozumieć zobowiązania z tytułu otrzymanych kredytów kupieckich, czyli zobowiązania z tytułu otrzymanych dostaw towarów, materiałów lub innych rzeczy ruchomych bądź usług oraz zaliczek otrzymanych od nierezydentów w związku z ich sprzedażą. W formularzu należy wykazywać kwoty bezpośrednio należne nierezydentom, a nie polskim pośrednikom handlowym.

Zatem kluczowe jest stwierdzenie, czy zgodnie z warunkami handlowymi w konkretnym przypadku już na 31 marca na jednostce ciążył obowiązek zapłaty za towary, które zostały dostarczone dopiero w kolejnym miesiącu.

Jeśli zakup został dokonany na warunkach incoterms, które wskazują, iż sprzedawca pozbył się ryzyk dotyczących towarów w dacie ich wysyłki (zakładamy, że to data wystawienia faktury), to potwierdza to, że zobowiązanie istniało.

Jeśli z kolei sprzedaż była na warunkach incoterms zakładających, iż sprzedawca przekazuje ryzyka z chwilą odebrania towaru w Polsce, to zobowiązanie nie istniało, nawet jeśli była już wystawiona faktura.

W analogiczny sposób należy wskazywać dane dotyczące aktywów wynikających z obrotu dewizowego. ©℗