Po raz pierwszy jestem przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej. Wyczytałem w instrukcji inwentaryzacyjnej, że mam przeprowadzać wyrywkową kontrolę spisu z natury. Jak powinienem prawidłowo to robić?

Zdarza się, że jednostki mają w swojej instrukcji zapisy dotyczące wyrywkowej kontroli. Należy wtedy postępować zgodnie z nimi. Nie ma bowiem jednych odgórnych wytycznych regulujących te czynności i każda jednostka rozstrzyga te kwestie indywidualnie. Generalnie spis z natury podlega wyrywkowej kontroli merytorycznej przeprowadzanej przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub upoważnionych przez niego członków komisji inwentaryzacyjnej. Kontrolę tę mogą sprawować: główny księgowy, członkowie komisji inwentaryzacyjnej, powołani kontrolerzy spisowi. Pewne etapy inwentaryzacji może też kontrolować kierownik jednostki. Aby taka kontrola inwentaryzacji była skuteczna, powinna być realizowana zarówno przed przystąpieniem do spisów (kontrola przygotowania do inwentaryzacji), w czasie trwania spisów (kontrola prawidłowości ich przebiegu i poprawności przeprowadzania), jak i po ich zakończeniu (zgodność rozliczenia z decyzją, poprawność korekty ewidencji oraz wykorzystania wniosków z inwentaryzacji). Wyrywkowa kontrola merytoryczna polega np. na sprawdzeniu, czy:
1) pole spisowe zostało właściwie przygotowane do spisu,
2) zespoły spisowe wykonują swoje obowiązki zgodnie z obowiązującymi przepisami o przeprowadzaniu inwentaryzacji,
3) prawidłowo ustalono ilość spisywanych składników majątkowych, w tym także obliczeń,
4) spis z natury jest kompletny.
Po dokonaniu tej kontroli osoba kontrolująca zaznacza sprawdzone pozycje na arkuszu spisowym, podpisując się przy danej pozycji. Natomiast w razie stwierdzenia w toku kontroli wyrywkowej, że spis z natury w całości lub w części został przeprowadzony nieprawidłowo, przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej zobowiązany jest zarządzić ponowne przeprowadzenie całego lub odpowiedniej części spisu z natury. ©℗
WZÓR 1
Fragment instrukcji
Spis z natury może być poddany wyrywkowej kontroli przez kontrolerów. W toku kontroli należy sprawdzić, czy zespoły spisowe działają zgodnie z przepisami niniejszej instrukcji, a zwłaszcza w zakresie kompletności spisu, prawidłowości ustalania z natury ilości spisywanych składników majątkowych oraz prawidłowości sporządzenia arkuszy spisowych. Kontrolujący z dokonanych czynności sporządza protokół, a ponadto dokonuje odpowiedniej adnotacji na arkuszach spisowych. Wzór protokołu kontroli wyrywkowej stanowi załącznik do niniejszej instrukcji.
Zmiany w podatkach 2023. Co nie powinno umknąć księgowemu? [ZESTAWIENIE]
Zmiany w podatkach 2023. Co nie powinno umknąć księgowemu? [ZESTAWIENIE]

Zobacz również
Do czynności kontrolerów spisowych należy:
1) przeprowadzenie kontroli pod względem:
‒ zgodności działania zespołów spisowych z postanowieniami instrukcji inwentaryzacyjnej,
‒ poprawności dokonywania spisu,
‒ poprawności sporządzania arkuszy spisowych i dokonywania w nich poprawek,
2) sprawdzenie, czy:
‒ osoby materialnie odpowiedzialne złożyły oświadczenia wstępne i końcowe,
‒ pola spisowe i znajdujące się w nich przedmioty inwentaryzacyjne, a także dokumentacja i ewidencja zostały poprawnie przygotowane do inwentaryzacji,
‒ została uzgodniona ewidencja prowadzona w polu spisowym z działem księgowości,
‒ zaprzestano wydawania i przyjmowania niezgodnie z przeznaczeniem składników w czasie trwania inwentaryzacji (z wyjątkiem przypadku obrotu magazynowego tymi składnikami na mocy decyzji kanclerza),
‒ stan zaawansowania spisów umożliwia terminowe ich zakończenie, a także czy rzeczywiście zakończono je zgodnie z planem.
WZÓR 2
Protokół z kontroli spisu z natury
Z polecenia ……………………… w dniu …..……….. o godz. .……….... przeprowadzono kontrolę spisu z natury w obszarze ........... Kontrolę przeprowadził:…………………………………………………..……
(imię i nazwisko, funkcja)
Kontrolą objęto niżej wymienione pozycje spisu:
1. ...................................................................................................................
2. ..................................................................................................................
3. ..................................................................................................................
4. ..................................................................................................................
Wnioski: …………………............................................................................ ...................................................……………………………………………….……
………………………………....................…… ..............…………………
(podpis przewodniczącego komisji) (podpis kontrolującego)
Podstawa prawna
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488)