Kto może przekazać sprawozdanie jednostki do KRS

Od niedawna pracuję w biurze rachunkowym i prowadzę pełną rachunkowość jednego z klientów. Osoba ta zwróciła się do nas z zapytaniem, czy złożymy jego sprawozdanie do KRS. Czy jest to możliwe? Czy mogę się tym zająć?

Ustawa o rachunkowości nie przewiduje możliwości zastąpienia kierownika jednostki przez pracowników biura rachunkowego w procedurze składania sprawozdań finansowych, chyba że pracownik biura jest radcą prawnym lub adwokatem. Jednak zasadniczo obowiązek ten spoczywa na kierowniku jednostki – wykonuje się go za pomocą jego konta i indywidualnego loginu oraz podpisu elektronicznego. Nie wolno mu go nikomu udostępniać.

Nie każdy jest uprawniony

Dokumenty rachunkowe, o których mowa w art. 69 ustawy o rachunkowości na podstawie art. 9a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, składa się do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Jest ono prowadzone w systemie teleinformatycznym dla każdego podmiotu obowiązanego do składania dokumentów finansowych do KRS. Złożenie sprawozdania następuje przez zgłoszenie go za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, udostępnionego do tego celu przez ministra sprawiedliwości, na stronie internetowej ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd. Sprawozdanie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator. Takiego zgłoszenia może także dokonać radca prawny, adwokat lub prawnik zagraniczny. Stanowi o tym art. 19e ust. 1–2 oraz ust. 3a–3b ustawy o KRS. Zgłoszenie to podlega automatycznej weryfikacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. W przypadku negatywnej weryfikacji wnioskodawca może złożyć dokumenty wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wraz z wnioskiem o wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianek o złożeniu dokumentów albo z wnioskiem o przyjęcie tych dokumentów do RDF (art. 19e ust. 7 ustawy o KRS). Można to zrobić przez złożenie odpłatnego wniosku za pośrednictwem portalu S24. Z kolei jak wynika z art. 20 ust. 1g ustawy o KRS, zamieszczone w Repozytorium Dokumentów Finansowych sprawozdania finansowe i sprawozdania z badania są przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.

W jakim terminie

Dokumenty do KRS należy złożyć w ciągu 15 dni od dnia faktycznego zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Przykładowo, gdy zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2022 r. dokonano 24 czerwca 2023 r., należy je przekazać do KRS do 9 lipca 2023 r. Przy czym jeśli rokiem obrotowym jednostki jest rok kalendarzowy, zatwierdzenie sprawozdania za 2022 r. powinno nastąpić najpóźniej 30 czerwca 2023 r. Trzeba pamiętać, że jeżeli sprawozdanie finansowe za 2022 r. nie zostanie zatwierdzone w ustawowym terminie, czyli do 30 czerwca 2023 r., to takie niezatwierdzone sprawozdanie finansowe należy przekazać do KRS do 15 lipca 2023 r. Następnie – po jego zatwierdzeniu – trzeba złożyć je ponownie z odpowiednimi dokumentami w ciągu 15 dni od dnia, w którym zostanie ono zatwierdzone (art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Obowiązek złożenia tych dokumentów do KRS spoczywa na podmiotach wpisanych do tego rejestru. Należą do nich m.in.: spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne, spółki z o.o., spółki akcyjne, proste spółki akcyjne, spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe, instytuty badawcze, inne osoby prawne, jeżeli wykonują działalność gospodarczą i podlegają obowiązkowi wpisu do tzw. rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej.

Co trzeba dołączyć

Warto jeszcze przypomnieć, że w myśl art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym:

• roczne sprawozdanie finansowe oraz odmowy podpisu sprawozdań, oświadczenia, że sprawozdania spełniają wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości, odmowy złożenia oświadczeń – jeśli je sporządzono;
• sprawozdanie z badania – jeżeli podlegało ono badaniu przez firmę audytorską na podstawie art. 64 ustawy o rachunkowości;
• odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty;
• sprawozdanie z działalności – obowiązek załączenia go do sprawozdania finansowego mają jednostki wymienione w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości, czyli np. spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne, a także spółki jawne i komandytowe, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej;
• sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej – dotyczy to jednostek określonych w art. 63f ust. 1 lub art. 63g ust. 1 ustawy o rachunkowości. ©℗