Czy pracodawca może żądać informacji o tym, gdzie pracownik zamierza spędzić urlop? [Poradnia z prawa pracy]

Właściciel spółki obsługiwanej przez moje biuro zamierza zażądać od pracowników informacji na temat kraju, w jakim chcą spędzić urlop. Czy pracodawca ma do tego prawo?

Żądanie takiej informacji nie ma podstaw prawnych. Co więcej, narusza ochronę prawa pracownika do prywatności. Przysługuje ona na mocy przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO). Należy też zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 167 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Oznacza to, że co do zasady pracodawca może wymagać wskazania danych kontaktowych lub pozostania w kontakcie poprzez służbowe środki komunikacji od pracowników pełniących strategiczne funkcje i co do których prawdopodobne jest, że może zaistnieć konieczność ich odwołania z urlopu. Należy również podkreślić, że przepisy k.p. nie określają, w jaki sposób pracodawca może odwołać pracownika z urlopu, a jedynie dają taką możliwość w przypadku nieprzewidzianych okoliczności, ale tylko pod warunkiem pokrycia kosztów odwołania z urlopu.

Rada dla klienta biura: Pracodawca nie może żądać od pracowników podawania informacji o kraju, w jakim będą spędzać wakacje. Zgodnie bowiem z art. 5 RODO pracodawca powinien pozyskiwać od pracowników tylko te dane, które faktycznie są niezbędne do realizacji stosunku pracy. Uzyskiwanie informacji nadmiarowych, jeżeli nie ma to uzasadnienia w innych przepisach sektorowych (np. wynikałoby to ze szczególnego charakteru pracy lub pełnionej funkcji), jest zatem niedozwolone.

Pracownica nie może połączyć urlopu wypoczynkowego z niewykorzystanymi w ubiegłym roku dniami wolnymi na opiekę nad dzieckiem. Po prostu nie przysługuje jej już prawo do tych dni wolnych na opiekę nad dzieckiem. Kodeks pracy przewiduje roczny limit. Tym samym, jeśli w danym roku pracownik nie wykorzysta ich w pełnym wymiarze lub nie wykorzysta go w ogóle, to takie niewykorzystane dni (lub ich część) nie przechodzą na kolejny rok i się nie kumulują. Po prostu przepadają. Natomiast w kolejnym roku kalendarzowym pracownikowi przysługuje nowy limit. Także w literaturze wskazuje się, że pracownik nabywa prawo do zwolnienia na opiekę w roku kalendarzowym, w którym urodziło się dziecko, a ustanie prawa następuje z datą ukończenia przez dziecko pracownika 14 roku życia. Podkreśla się wyraźnie, że nieskorzystanie z tego uprawnienia w danym roku kalendarzowym nie powoduje, że owe dwa dni stają się zaległe i przechodzą na następny rok kalendarzowy. Do zwolnienia na opiekę nad dzieckiem nie stosuje się w drodze analogii regulacji właściwych dla urlopu wypoczynkowego.

Rada dla klienta biura: W omawianym przypadku pracodawca powinien odmówić wykorzystania dni wolnych na opiekę nad dzieckiem za ubiegły rok, gdyż k.p. nie przewiduje kumulowania się takich niewykorzystanych dni w przyszłym roku kalendarzowym.

Nie jest to dopuszczalne, gdyż zgodnie z k.p. ekwiwalent za niewykorzystany urlop powinien być wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia, ponieważ dopiero z tym dniem pracownik nabywa do niego prawo. Nie ma żadnej innej podstawy prawnej do wypłacania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy czy dodatkowego wynagrodzenia za zrzeczenie się prawa do urlopu w czasie trwania stosunku pracy. Prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym, i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (art. 152 par. 2 k.p.) i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy. Wskazana regulacja obejmuje zarówno urlop w wymiarze wynikającym z obowiązujących przepisów, jak i dodatkowy urlop wypoczynkowy, jeżeli pracodawca przyznał pracownikom takie uprawnienie. Należy podkreślić, że urlop musi być udzielony pracownikowi w naturze. Zatem umowa pracownika z pracodawcą, której przedmiotem jest tzw. sprzedaż urlopu, jest sprzeczna z prawem i nieważna (art. 58 k.c. w zw. z art. 300 k.p.). Potwierdził to SN w wyroku z 21 października 2015 r. (sygn. akt I PK 303/14), podnosząc jednocześnie, że umowa taka jako mniej korzystna dla pracownika jest nieważna także na podstawie art. 18 par. 2 k.p. Polega ona na zobowiązaniu się przez pracownika do niewykorzystania urlopu w naturze oraz zobowiązaniu się pracodawcy do zapłaty pracownikowi, poza normalnym wynagrodzeniem, dodatkowo wynagrodzenia za czas niewykorzystanego przez pracownika urlopu. Nieważność tej umowy powoduje, że pracownik nadal ma prawo do urlopu w naturze, a jeżeli zostało mu wypłacone wynagrodzenie za ten „sprzedany” urlop, to pracodawca może dochodzić jego zwrotu w warunkach określonych w prawie cywilnym (art. 405 i n. k.c. – przepisy o bezpodstawnym wzbogaceniu).

Rada dla klienta biura: Nie jest dopuszczalne, by pracownik mógł się zrzec prawa do urlopu, nawet tego dodatkowego wynikającego z regulaminu pracy. ©℗

Ani przepisy k.p., ani ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (dalej: u.r.z.s.) nie przewidują takiego obowiązku. Katalog elementów treści regulaminu pracy podano w art. 104 k.p. Wśród nich nie ma punktów dotyczących czasu pracy niepełnosprawnych. Wskazać należy, że szczególne uprawnienia osoby niepełnosprawnej określają art. 15–20 u.r.z.s. Dotyczą one maksymalnego wymiaru czasu pracy, zakazu pracy w porze nocnej i godzinach nadliczbowych (art. 15, 16, 18 u.r.z.s.), dodatkowej przerwy w pracy (art. 17 u.r.z.s.), dodatkowego urlopu wypoczynkowego (art. 19 u.r.z.s.), zwolnienia od pracy w celu uczestniczenia w turnusie rehabilitacyjnym (art. 20 u.r.z.s.). Żaden z przepisów u.r.z.s. nie zobowiązuje pracodawcy do szczególnego traktowania pracowników niepełnosprawnych w zakresie regulaminu pracy. Niemniej w akcie tym wskazuje się ramy organizacji pracy, do której należy sposób korzystania z obowiązkowych przerw w pracy, np. w jakich godzinach mają oni korzystać z tych przerw lub w jaki sposób są wyznaczane takie godziny. Te zagadnienia pracodawca może uregulować w stosunku do dodatkowej przerwy na gimnastykę przysługującej pracownikom niepełnosprawnym. W zakresie informacyjnym pracodawca ma zaś obowiązek umieszczenia w treści regulaminu pracy informacji o karach stosowanych zgodnie z art. 1041 k.p. z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników. To jedyna treść, którą pracodawca ma obowiązek powtórzyć za przepisami powszechnie obowiązującymi. W pozostałym zakresie treść regulaminu powinna zawierać treści dookreślające zasady porządku pracy u konkretnego pracodawcy.

Rada dla klienta biura: Firma nie ma obowiązku specjalnego uregulowania w regulaminie pracy czasu pracy pracowników niepełnosprawnych, jak też informowania ich w treści tego aktu o uprawnieniach przysługujących na mocy prawa.

Pracodawca powinien uwzględnić wniosek pracownika opiekującego się osobą niepełnosprawną, chyba że praca zdalna nie jest możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Zgoda pracodawcy może dotyczyć też pracy hybrydowej, tzn. że część obowiązków będzie wykonywana stacjonarnie w siedzibie spółki. Zgodnie z art. 6719 par. 6 k.p. pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca musi poinformować pracownika pisemnie, w formie informacji papierowej lub elektronicznej, w terminie siedmiu dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

W literaturze wskazuje się, że art. 6719 par. 6 k.p. wprowadza tzw. miękkie roszczenie o pracę zdalną. Co do zasady k.p. nie przewiduje typowego roszczenia o pracę zdalną, a więc pracownik nie może skutecznie domagać się wykonywania pracy w tej formie. Pracodawca może odmówić pracy zdalnej nawet pracownikowi uprzywilejowanemu, w przypadku gdy ze względu na organizację pracy, zakres obowiązków pracownika wykonywanie jej zdalnie nie jest możliwe (M. Gładoch, „Praca zdalna. Kontrola trzeźwości. Nowelizacja Kodeksu pracy. Komentarz”, Legalis 2023/el). Należy też zauważyć, że art. 6719 k.p. wskazuje wyraźnie na pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. Jednak w przypadku sprawowania opieki nad innym członkiem najbliższej rodziny (a matka z pewnością do takiej się zalicza) nie ma wymogu pozostawania we wspólnym gospodarstwie domowym. Oczywiście najbardziej zasadnym byłoby, gdyby miejsce wykonywania pracy zdalnej było tym samym miejscem (adresem), pod którym zamieszkuje matka pracownika. Dodatkowo wskazać należy, że adres zameldowania nie ma tu żadnego znaczenia. Przepisy posługują się bowiem pojęciem miejsca zamieszkania.

Rada dla klienta biura: W przedstawionych okolicznościach wniosek pracownika ma oparcie w przepisach, ale pracodawca może odmówić wyrażenia zgody na pracę zdalną ze względu na organizację lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Przepisy prawa pracy dopuszczają udzielenie pracownikowi na jego pisemny wniosek zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych (tzw. prywatne wyjścia z pracy). Odpracowanie takiego zwolnienia może przypadać w tym samym dniu co wyjście, albo w innym dniu (np. kolejnym dniu roboczym). Co istotne, takie odpracowanie nie jest pracą nadliczbową, nawet jeśli będzie przypadało ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy. Nie może jednak naruszać odpoczynku dobowego i tygodniowego. Jeżeli chodzi o niepełnosprawnych pracowników, wobec których lekarz profilaktyk wyraził zgodę na pracę powyżej obowiązujących ich norm czasu pracy, to odpracowywanie prywatnych wyjść z pracy jest dopuszczalne. Natomiast w przypadku pracowników niepełnosprawnych, którzy nie składali wniosku o zgodę na pracę powyżej obowiązujących ich norm czasu pracy (wniosek jest dobrowolny) lub wprawdzie składali taki wniosek, lecz nie uzyskali zgody lekarza profilaktyka, powstają wątpliwości. Dlatego też w tej kwestii głos zabrały Państwowa Inspekcja Pracy oraz resort pracy.

Ministerstwo uznaje, że odpracowanie prywatnego wyjścia przez niepełnosprawnego pracownika jest dopuszczalne jedynie w tym dniu, w którym przypadało wyjście, tłumacząc takie wnioski sztywnymi normami czasu pracy osób niepełnosprawnych. Dotyczy to tych pracowników, których obejmują przepisy o czasie pracy niepełnosprawnych bez żadnych odstępstw. Resort pracy zastrzega jednak, że pracodawca nie może odmówić niepełnosprawnemu pracownikowi możliwości korzystania ze zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, wówczas gdy pracownik nie może odpracować czasu wykorzystanego na takie zwolnienie albo wtedy, gdy takie odpracowanie powoduje przekroczenie norm czasu pracy przewidzianych w art. 15 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Odmowa może być bowiem oceniona jako działanie o charakterze dyskryminacyjnym (stanowisko MRPiPS z 4 sierpnia 2017 r.).

Natomiast PIP uznaje, że pracownicy niepełnosprawni mają prawo odpracowywać wyjścia prywatne na takich samych zasadach jak pozostali pracownicy, a więc także nie tylko w dniu wyjścia, ale również w innych dniach, a takie odpracowanie nie narusza przepisów o czasie pracy pracowników niepełnosprawnych (Stanowisko Komisji Prawnej GIP z 28 października 2014 r., nr GNP-152-0020-3-2/14).

Rada dla klienta biura: Jeśli niepełnosprawny pracownik złoży wniosek o zwolnienie go od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, to przy jego rozpatrywaniu warto kierować się stanowiskiem PIP, które wydaje się trafne, a z pewnością jest korzystne dla pracowników.