Biura rachunkowe prowadzące obsługę kadrową mają wiele pytań o wykładnię nowych przepisów, a zwłaszcza tych o kontroli trzeźwości. Spokojne mogą już być natomiast o małych płatników i obowiązkowy profil na PUE ZUS. Wciąż możliwa jest dla nich papierowa forma dokumentów

prawo pracy

Doraźne kontrole trzeźwości

Jednym z celów najnowszej nowelizacji kodeksu pracy (w chwili oddania dodatku do druku ustawa czekała na ogłoszenie w Dzienniku Ustaw) było przyznanie pracodawcom prawa do badania trzeźwości pracowników, a także na obecność w ich organizmie substancji działających podobnie do alkoholu. Obecnie pracodawca nie może przeprowadzić takiego badania bez zgody pracownika. Zastosowanie ma tutaj jedynie art. 17 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, zgodnie z którym stan trzeźwości pracowników można sprawdzać, gdy są spełnione dwa warunki:
  • badanie odbywa się na żądanie kierownika zakładu pracy, osoby przez niego upoważnionej lub pracownika, co do którego zachodzi uzasadnione podejrzenie, że spożywał alkohol w czasie pracy lub stawił się do niej w stanie po użyciu alkoholu;
  • badanie stanu trzeźwości pracownika przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (np. policja), a zabieg pobrania krwi dokonuje osoba mająca odpowiednie kwalifikacje zawodowe.
Pracodawca nie ma natomiast możliwości doraźnego badania samodzielnie pracowników alkomatem. Zmieni się to wraz z wejściem w życie nowelizacji kodeksu pracy (14 dni od ogłoszenia nowelizacji w Dzienniku Ustaw).
Pojawiły się jednak głosy, podnoszone głównie przez jedną z organizacji pracodawców, że nawet przepisy mające wejść w życie zostały wadliwie skonstruowane i pracodawca będzie mógł przeprowadzać samodzielnie jedynie kontrole planowe, ale nie doraźne, gdyby podejrzewał konkretnego pracownika o nietrzeźwość. W przypadku tych drugich musiałby i tak wzywać policję. Zdaniem krytyków z nowego art. 221c par. 10 wynika, że badania trzeźwości można prowadzić wtedy, gdy w przepisach wewnętrznych wskaże się grupę pracowników, którzy mogą zostać im poddani, oraz określi się czas i częstotliwość ich testowania. Takie badanie powinno się więc odbywać w ramach zorganizowanego procesu, z góry przewidywalnego, a skoro kontrola pracownika podejrzewanego o nietrzeźwość jest z samej swojej istoty niezapowiedziana, to nie można jej przeprowadzić w myśl nowych przepisów. Dodatkowe zastrzeżenia w tej sprawie zgłaszali także przedstawiciele Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Jednak znakomita większość ekspertów prawa pracy opowiada się za stanowiskiem, że na podstawie nowych przepisów pracodawca będzie mógł przeprowadzać kontrole zarówno planowe, jak i doraźne. O interpretację poprosiliśmy Główny Inspektorat Pracy i czekamy na stanowisko w tej sprawie.

Kontrola grup

Spór o kontrole doraźne, to nie jedyna wątpliwość, która pojawia się przy okazji nowych przepisów kodeksu pracy. Jest też pytanie, jaką grupę osób mają objąć. Mające wejść w życie przepisy dotyczące badania trzeźwości nakazują pracodawcom określenie grupy (grup) pracowników, która może być objęta badaniami. Niektórzy pracodawcy powzięli wątpliwości, czy za grupę można uznać całą załogę. Nie ma ku temu przeszkód prawnych, jak tłumaczyli eksperci na łamach dodatku Kadry i Płace z 26 stycznia 2023 r. („Kontrolą trzeźwości można objąć całą załogę”, DGP nr 13). Przeprowadzanie kontroli, jak wynika z nowych przepisów, ma na celu zapewnienie ochrony życia lub zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Przyjęcie, że tylko jakaś grupa pracowników, a nie całość, mogłaby zostać objęta kontrolą, prowadziłoby do skutku sprzecznego z celem wprowadzenia nowych przepisów. Jak zwracają uwagę eksperci, dla różnych grup pracowników pracodawca może też prowadzić różne zasady badań prewencyjnych, np. różną częstotliwość. Może to zależeć np. od stopnia ryzyka naruszenia życia lub zdrowia pracowników oraz innych osób albo od skali zagrożenia dla mienia zakładu.
Skoro badaniem można objąć wszystkich pracowników, to zdaniem ekspertów nie ma również przeszkód, aby poddać kontroli także pracowników administracyjno-biurowych. W wyniku ich nietrzeźwości także może dojść do zagrożenia czyjegoś życia albo zdrowia lub uszkodzenia mienia. Do pracodawcy należy decyzja, czy także tę grupę objąć kontrolą.

Badanie pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przez podwykonawcę

Jest też wątpliwość, czy wolno badać osoby u nas pracujące, ale takie z którymi nie łączy nas żadna umowa. Ustawodawca zezwolił pracodawcom na badanie trzeźwości nie tylko pracowników, lecz także osób wykonujących dla niego pracę na innej podstawie. Jak wynika z art. 221h, który został dodany do kodeksu pracy, pracodawcy mogą kontrolować trzeźwość także innych osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy lub prowadzących na własny rachunek działalność gospodarczą, których praca jest organizowana przez tych pracodawców. Powstaje jednak pytanie, w jaki sposób będą oni mogli weryfikować trzeźwość osób zatrudnianych przez ich podwykonawców, którzy np. wykonują pracę na terenie ich zakładu pracy. Przepisy nie dają na to pytanie odpowiedzi wprost. Zdaniem ekspertów prawa pracy, analizując nowe przepisy, trzeba mieć na uwadze przede wszystkim ich cel oraz wartości, jakie podlegają ochronie (w tym w szczególności życie i zdrowie), a to prowadzi do wniosku, że kontrola osób zatrudnionych przez podwykonawcę jest możliwa. Przyjęcie przeciwnego poglądu oznaczałoby, że cel tych przepisów nie mógłby zostać osiągnięty.
Trzeba też pamiętać o kilku aspektach praktycznych. W razie zatrudniania pracowników w tym samym miejscu pracodawcy mają obowiązek wyznaczyć koordynatora sprawującego nadzór nad bezpieczeństwem i higieną pracy wszystkich pracowników zatrudnionych w tym samym miejscu. Koordynator powinien otrzymać umocowanie m.in. do przeprowadzania kontroli trzeźwości oraz upoważnienie do przetwarzania danych osobowych pracowników. Na podstawie tych upoważnień będzie mógł dokonywać kontroli trzeźwości oraz wydawać polecenia o niedopuszczeniu do pracy nietrzeźwych osób. Ważne jest także przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych. Jeśli to pracodawca „podstawowy” (wykonawca) będzie prowadził kontrole i zbierał dane pracowników podwykonawcy w jego imieniu i na jego polecenie, to dojdzie do powierzenia przetwarzania danych osobowych, gdzie wykonawca będzie pełnił rolę procesora. W takiej sytuacji konieczne będzie zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych.

Dzień rozpoczęcia kontroli

Nie jest też do końca określone, od kiedy pracodawcy będą mogli przeprowadzać kontrole trzeźwości. Nie chodzi tu o samo wejście w życie nowych przepisów, ale o spełnienie obowiązku informacyjnego. Zgodnie bowiem z nowo dodanym do kodeksu pracy art. 221c par. 10 wprowadzenie kontroli trzeźwości, grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości i sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej przeprowadzania, ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Natomiast zgodnie z art. 22 par. 11 o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż dwa tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania. I tu pojawia się problem, czy można spełnić ten obowiązek informacyjny jeszcze przed wejściem w życie przepisów, tak aby pierwszego dnia ich obowiązywania już móc przeprowadzać kontrolę. Przedstawiciele UODO zwracają uwagę, że skoro jeszcze przepisy nie weszły w życie, to nie można spełniać obowiązków w nich zawartych. Przyjęcie takiego stanowiska oznacza, że poinformować pracowników o kontrolach można dopiero pierwszego dnia obowiązywania nowych przepisów, a więc kontrole można rozpocząć po dwóch tygodniach. Innymi słowy - przepisów o kontroli nie można w praktyce zastosować przez pierwsze dwa tygodnie ich obowiązywania. Prawnicy zwracają uwagę na to, że w ten sposób powstaje luka, i wskazują, że w praktyce dużo zależy od organów kontrolnych, np. UODO. Chodzi o to, żeby mimo takiej interpretacji przepisów nie nakładano kar na pracodawców, którzy będą przeprowadzać badania trzeźwości od razu po wejściu w życie nowych przepisów (teoretycznie wbrew przepisom o ochronie danych). Kwestia ta nie została ostatecznie wyjaśniona.

pracownicze plany kapitałowe

W 2023 r. czeka zatrudnionych pierwszy od początku obowiązywania ustawy o PPK autozapis do Pracowniczych Planów Kapitałowych. Grupy zatrudnionych wskazane w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych (dalej: ustawa o PPK) były z mocy prawa obejmowane PPK, mogły jednak z odprowadzania na nie wpłat zrezygnować, składając odpowiednią deklarację. Deklaracje te obowiązują jednak cztery lata, po czym podmiot zatrudniający ma obowiązek rozpoczęcia odprowadzania wpłat na PPK. Dokonywanie wpłat rozpoczyna się od 1 kwietnia, chyba że uczestnik PPK ponownie zrezygnuje z dokonywania wpłat do PPK, składając podmiotowi zatrudniającemu odpowiednią deklarację.
Wcześniej, zgodnie z art. 27 ust. 5 ustawy o PPK, co cztery lata podmiot zatrudniający ma obowiązek w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku poinformować uczestnika PPK, który złożył deklarację, o ponownym dokonywaniu wpłat za tego uczestnika. W tym roku pracodawcy spełnią ten obowiązek po raz pierwszy. Do 28 lutego 2023 r. muszą poinformować pracowników o wznowieniu dokonywania wpłat do PPK, pierwsze wpłaty zostaną naliczone i pobrane od wynagrodzeń wypłaconych w marcu 2023 r. Pracodawca przekaże je do instytucji finansowej między 1 a 17 kwietnia. Jeśli przed przekazaniem wpłat instytucji finansowej pracownik złoży rezygnację z oszczędzania w programie, to pracodawca będzie musiał dokonać korekty naliczonych składek, a składka pracownika zostanie zwrócona.
Uwaga! Co cztery lata pracodawca będzie zobowiązany ponowić autozapis do PPK. Kolejne autozapisy do programu będą miały miejsce w 2027 r., w 2031 r. itd.
Ponowny autozapis dotyczy osób, które złożyły deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Przy czym osoby, które przed 1 kwietnia 2023 r. ukończą 55. rok życia, pracodawca będzie mógł „zapisać” do PPK albo wznowić za nie naliczanie wpłat do PPK - w ramach ponownego autozapisu ‒ wyłącznie na ich wniosek, złożony do ostatniego dnia lutego 2023 r. W przypadku osób zatrudnionych niebędących uczestnikami PPK potrzebny jest wniosek o zawarcie umowy o prowadzenie PPK, a w przypadku uczestników PPK, którzy zrezygnowali z dokonywania wpłat w trakcie oszczędzania w PPK ‒ wniosek o dokonywanie wpłat do PPK. W ramach ponownego autozapisu pracodawca nie będzie mógł uwzględnić wniosku (o zawarcie umowy o prowadzenie PPK albo o dokonywanie wpłat do PPK) osoby zatrudnionej albo uczestnika PPK, którzy złożyli deklarację o rezygnacji, ale przed 1 kwietnia 2023 r. ukończą 70 lat. [ramka s. C1]
Terminy do zapamiętania
28 lutego
► Do tego dnia pracodawca informuje osoby, które złożyły deklarację o rezygnacji z oszczędzania w PPK, o wznowieniu dokonywania wpłat do PPK, począwszy od 1 kwietnia br. To ostatni dzień obowiązywania złożonej wcześniej deklaracji o rezygnacji.
Marzec
► W tym miesiącu pracodawca nalicza i pobiera wpłaty do PPK.
Od 1 do 17 kwietnia
► W tym terminie ma nastąpić przekazanie wpłat do instytucji finansowej. ©℗
Ponowny autozapis nie obejmie także osób, które nie zostały „zapisane” do PPK, bo nie złożyły wniosku o zawarcie w ich imieniu i na ich rzecz umowy o prowadzenie PPK (dotyczy to osób w wieku 55+). Osoby te - z uwagi na swój wiek - nie składały bowiem deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.

zus

Mali płatnicy mogą złożyć dokumenty rozliczeniowe także papierowo

Pojawiły się też wątpliwości związane z wejściem w życie 1 stycznia 2023 r. art. 47b ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa). Zgodnie z nim płatnik składek jest obowiązany założyć profil w PUE ZUS w terminie 7 dni od:
  • daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby;
  • daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla ubezpieczonych wyłącznie zobowiązanych do płacenia składek na własne ubezpieczenia albo na ubezpieczenia osób z nimi współpracujących.
Ci płatnicy, którzy na 31 grudnia 2022 r. już podlegali ubezpieczeniu emerytalno-rentowemu lub zatrudniali osobę, która podlega takiemu ubezpieczeniu, byli zobowiązani do założenia tego profilu do końca 2022 r. Jeśli jednak tego nie zrobili, to profil ten powinien założyć im ZUS do końca stycznia 2023 r.
Celem tej zmiany ma być doprowadzenie to sytuacji, w której wszyscy płatnicy mają profil na PUE, a ZUS kontaktuje się z nimi tylko elektronicznie.
Pojawiły się jednak wątpliwości, wzmocnione przez interwencję rzecznika prawa obywatelskich, o dyskryminację osób, które nie czują się dobrze w cyfrowym świecie. Jeden z przedsiębiorców poskarżył się rzecznikowi, że nowe przepisy dyskryminują go, bo wymagają składania miesięcznej deklaracji rozliczeniowej wyłącznie elektronicznie.
To jednak nieprawda, bo przedsiębiorca ten nadal może składać dokumenty rozliczeniowe w formie papierowej. Wynika to z przepisów ustawy systemowej, które nie uległy zmianie. Zgodnie z art. 47a ust. 1 tej ustawy płatnicy składek są obowiązani przekazywać zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, imienne raporty miesięczne, deklaracje rozliczeniowe oraz inne dokumenty niezbędne do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów poprzez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez ZUS została odpowiednio potwierdzona, lub za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez zakład (PUE ZUS). Dokumenty elektroniczne opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym osoby odpowiedzialnej za przekazanie tych dokumentów. Zgodnie natomiast z ust. 2 tego artykułu płatnicy składek rozliczający składki nie więcej niż za pięć osób mogą przekazywać wymienione dokumenty w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku z oprogramowania. Przepis ten nie uległ zmianie, dlatego mali płatnicy nadal mogą składać dokumenty rozliczeniowe w formie papierowej.
Trzeba jednak pamiętać, że ZUS może obecnie doręczać niektóre pisma tylko na profil PUE ZUS, dlatego płatnik nie uniknie korzystania z profilu.©℗
Podstawa prawna
ustawa z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2140 - ostatnia nowelizacja czeka na publikację w Dz.U.)
art. 17 ustawy z 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1119; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2185)
art. 27 ust. 5 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 46)
art. 47b ust. 1 i 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2707)

poleca