Spółka, którą obsługuje moje biuro, w 2021 r. wypłaciła pracownikowi odprawę. Miesiąc temu ten sam pracownik w trybie natychmiastowym został powołany do czynnej służby wojskowej jako żołnierz terytorialnej służby wojskowej. Czy w związku z tym należy wypłacić mu ponownie odprawę?

Pracownikowi nie przysługuje ponownie odprawa. Zgodnie z art. 306 ust. 2 ustawy z 11 marca 2022 r. o obronie ojczyzny pracownik powołany do terytorialnej służby wojskowej otrzymuje od pracodawcy odprawę w wysokości dwutygodniowego wynagrodzenia obliczonego według zasad określonych dla ustalania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Świadczenie to nie przysługuje w razie ponownego powołania do tej samej służby. Podobna regulacja obowiązywała do 22 kwietnia 2022 r. na podstawie nieobowiązującego obecnie art. 125 ustawy o powszechnym obowiązku obrony RP. Pracownik powołany do zasadniczej służby wojskowej, okresowej służby wojskowej lub terytorialnej służby wojskowej otrzymywał od pracodawcy odprawę w wysokości dwutygodniowego wynagrodzenia obliczonego według zasad określonych dla ustalania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Odprawa nie przysługiwała w razie ponownego powołania do tej samej służby.
Rada dla klienta biura: Pracownik nie nabywa prawa do kolejnej odprawy, gdy został ponownie powołany do służby terytorialnej, co było już wcześniej połączone z uzyskaniem odprawy. Jest to świadczenie jednorazowe.
Podstawa prawna
art. 306 ust. 2 ustawy z 11 marca 2022 r. o obronie ojczyzny (Dz.U. poz. 655)
Firma, którą rozlicza moje biuro, chce wprowadzić regulamin premiowania. Czy musi być negocjowany z załogą?
Firma nie musi negocjować zasad premiowania wynikających z regulaminu z pracownikami. Zgodnie z art. 78 par. 1 i 2 kodeksu pracy (dalej: k.p.) wynagrodzenie za pracę powinno być tak ustalone, aby odpowiadało w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy. W celu określenia wynagrodzenia za pracę ustala się w trybie przewidzianym w art. 771‒773 k.p. wysokość oraz zasady przyznawania pracownikom stawek wynagrodzenia za pracę określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, a także innych (dodatkowych) składników wynagrodzenia, jeżeli zostały one przewidziane z tytułu wykonywania określonej pracy. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego (stałego) pracownicy mogą otrzymywać różnego rodzaju dodatkowe składniki wynagrodzenia, w tym premie. Charakter prawny premii jest taki sam jak wynagrodzenia zasadniczego, inny jest natomiast sposób ustalania uprawnienia do niej i określania jej wysokości. Nie ma żadnych przeszkód prawnych, by zasady premiowania ustalone zostały w odrębnym akcie, np. w regulaminie premiowania. Przy czym pracodawcy mają dużą swobodę w ustalaniu tych warunków.
Rada dla klienta biura: Kodeks pracy nie przewiduje obowiązku negocjowania z załogą zasad premiowania określonych w regulaminie. ©℗
Podstawa prawna
art. 771‒773, art. 78 par. 1 i 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655)
Przedsiębiorca, którego rozliczam, zwolnił pracownika zatrudnionego na pół etatu. Ten złożył wniosek o trzy dni wolnego na szukanie pracy. Czy urlop ten przysługuje na dni czy na godziny?
Inaczej niż w przypadku urlopu wypoczynkowego, którego udziela się w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu, zwolnienie na poszukiwanie pracy jest udzielane w dniach roboczych. Przy udzielaniu zwolnienia nie ma znaczenia wymiar etatu ani to, ile godzin na dobę pracuje pracownik. Zgodnie z art. 37 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.) w okresie co najmniej dwutygodniowego wypowiedzenia umowy o pracę dokonanego przez pracodawcę pracownikowi przysługuje zwolnienie na poszukiwanie pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Wymiar zwolnienia wynosi:
  • 2 dni robocze ‒ w okresie dwutygodniowego i jednomiesięcznego wypowiedzenia,
  • 3 dni robocze ‒ w okresie trzymiesięcznego wypowiedzenia, także w przypadku jego skrócenia na podstawie art. 361 par. 1 k.p.
W przypadku, o którym mowa w pytaniu, gdy strony obowiązuje trzymiesięczny okres wypowiedzenia, pracownik ma prawo skorzystać ze zwolnienia w wymiarze trzech dni roboczych. Co do zasady pracodawca powinien udzielić pracownikowi zwolnienia w terminie wskazanym we wniosku pracownika. Jeżeli jednak wcześniej pracodawca zobowiązał pracownika do wykorzystania urlopu w okresie wypowiedzenia, wskazując konkretny termin tego urlopu, to należałoby uznać, że w tym samym czasie pracownik nie może występować o udzielenie zwolnienia na poszukiwanie pracy. W takiej sytuacji pracodawca powinien udzielić pracownikowi zwolnienia po wykorzystaniu urlopu. Jeżeli do dnia rozwiązania stosunku pracy pracownik nie wykorzysta całego przysługującego mu urlopu, to pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny. Natomiast za niewykorzystane dni zwolnienia na poszukiwanie pracy nie przysługuje ekwiwalent.
Rada dla klienta biura: Zwolnienie na poszukiwanie pracy jest udzielane w dniach roboczych, niezależnie od tego, na jaki wymiar etatu zatrudniony jest pracownik. ©℗
Podstawa prawna
art. 37 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655)
Spółka, którą rozlicza moje biuro, ma zamiar zatrudnić pracownika na zastępstwo. Czy osobę taką można przyjąć na pół etatu, jeżeli pracownik, którego miałaby zastępować, był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy? Jak doprecyzować w umowie, który konkretnie pracownik jest zastępowany?
Umowa na zastępstwo powinna co do zasady dotyczyć tego samego wymiaru czasu pracy, w jakim zatrudniony jest zastępowany pracownik. Pracodawca może jednak zatrudnić zastępcę w niższym wymiarze czasu pracy niż zastępowany i powierzyć mu jedynie część obowiązków nieobecnego pracownika.
Umowa o pracę zawarta w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy jest umową terminową, która w okresie usprawiedliwionej nieobecności pracownika (zwykle dłuższej) umożliwia zapewnienie normalnego toku pracy w zakładzie. Taka umowa powinna być przygotowana w taki sposób, aby zastępstwo było faktyczne. W konsekwencji więc co do zasady umowa z zastępującym nie powinna odbiegać warunkami zatrudnienia od umowy zastępowanego w zakresie rodzaju pracy czy wymiaru czasu pracy. W praktyce bowiem chodzi o to, aby przejęcie obowiązków nieobecnego nie budziło wątpliwości.
Jak wspomniano, zasadą jest zatrudnienie zastępcy w takim samym wymiarze czasu pracy, w jakim zatrudniony jest zastępowany pracownik. W literaturze prawa pracy przyjmuje się natomiast, że pracodawca może samodzielnie ocenić swoje potrzeby w zakresie zastępstwa i w związku z tym może zatrudnić zastępcę np. na niepełny okres nieobecności zastępowanego czy też w niższym wymiarze niż zastępowany. Pracownik zatrudniony w celu zastępstwa nieobecnego pracownika może bowiem przejąć jego obowiązki jedynie przez część okresu nieobecności zastępowanego (np. gdy obowiązków zastępowanego nie mogą w danym okresie realizować pozostali pracownicy) albo wprawdzie przez cały okres nieobecności, lecz jedynie częściowo (np. w niepełnym wymiarze czasu pracy). Zatrudnienie zastępcy na 1/2 etatu, przy założeniu, że umowa zastępowanego przewiduje cały etat, jest więc dopuszczalne.
Doprecyzowanie w umowie, który konkretnie pracownik jest zastępowany, nie może nastąpić przez podanie jego danych osobowych. Podanie imienia i nazwiska osoby zastępowanej w treści umowy na zastępstwo jest kwestionowane przez Urząd Ochrony Danych Osobowych. Według art. 6 ust. 1 rozporządzenia unijnego 2016/679 (dalej: RODO) przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyraziła na to zgodę lub gdy ich przetwarzanie jest niezbędne do: wykonania umowy, której stroną jest ta osoba, wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą lub innej osoby fizycznej, wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią. Wskazać należy, że art. 29 par. 11 kodeksu pracy nie wymienia imienia i nazwiska pracownika zastępowanego jako elementu niezbędnego dla ważności umowy, jego podanie nie będzie więc wynikało ani z obowiązku prawnego, ani z innych przesłanek wskazanych w ww. art. 6 ust. 1 RODO. Wobec tego obowiązki zatrudnianego można doprecyzować poprzez wskazanie stanowiska. A jeżeli jest ich kilka (takich samych), to można odnieść się do samej nieobecności. Nie podając jej przyczyn, można wskazać np. datę rozpoczęcia usprawiedliwionej nieobecności.
Rada dla klienta biura: Umowa na zastępstwo powinna co do zasady dotyczyć tego samego wymiaru czasu pracy, w jakim zatrudniony jest zastępowany pracownik. Pracodawca może jednak zatrudnić zastępcę w niższym wymiarze czasu. ©℗
Podstawa prawna
art. 29 par. 11 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655)
art. 6 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1)
Spółka, którą rozlicza moje biuro, musi wstępnie przeszkolić nowo zatrudnionych pracowników. Czy instruktaż ogólny może być obecnie prowadzony w całości online? Czy szkolenie może przeprowadzić pracownik służby bhp?
Cały czas obowiązuje art. 12e ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, który dopuszcza przeprowadzanie szkoleń wstępnych w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Wyjątkiem jest instruktaż stanowiskowy:
1) pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym,
2) pracownika zatrudnionego na stanowisku, na którym występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych,
3) pracownika przenoszonego na stanowisko, o którym mowa w pkt 1 i 2,
4) ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką.
To, kto może przeprowadzić wstępne szkolenie bhp, określa rozporządzenie ministra gospodarki i pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (dalej: r.s.d.b.h.p.). Zgodnie z par. 10 r.s.d.b.h.p. może nim być:
  • pracownik służby bhp, osoba wykonująca u pracodawcy zadania tej służby albo pracodawca, który sam wykonuje takie zadania,
  • pracownik wyznaczony przez pracodawcę, posiadający zasób wiedzy i umiejętności zapewniający właściwą realizację programu instruktażu oraz mający aktualne zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w dziedzinie bhp.
Jeśli więc pracodawca zamierza wyznaczyć do prowadzenia instruktaży ogólnych innych pracowników niż zakładowy behapowiec, to taki pracownik powinien mieć nie tylko wiedzę i doświadczenie oraz aktualne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia bhp, lecz także przygotowanie dydaktyczne. Takie przygotowanie dydaktyczne powinien bowiem posiadać każdy wykładowca lub instruktor bhp (par. 5 pkt 3 r.s.d.b.h.p.).
Szkolenia bhp mogą być organizowane i prowadzone albo przez pracodawców albo przez jednostki organizacyjne prowadzące działalność szkoleniową w dziedzinie bhp na zlecenie pracodawcy. Każdy organizator szkoleń bhp musi zapewnić:
  • programy poszczególnych rodzajów szkolenia opracowane dla określonych grup stanowisk,
  • programy szkolenia instruktorów w zakresie metod prowadzenia instruktażu – w przypadku prowadzenia takiego szkolenia,
  • wykładowców i instruktorów mających zasób wiedzy, doświadczenie zawodowe i przygotowanie dydaktyczne zapewniające właściwą realizację programów szkolenia,
  • odpowiednie warunki lokalowe do prowadzenia działalności szkoleniowej,
  • wyposażenie dydaktyczne niezbędne do właściwej realizacji programów szkolenia,
  • właściwy przebieg szkolenia oraz prowadzenie dokumentacji w postaci programów szkolenia, dzienników zajęć, protokołów przebiegu egzaminów i rejestru wydanych zaświadczeń.
Teoretycznie więc pracownik służby bhp może być wykładowcą na szkoleniu okresowym, jeżeli ma odpowiedni zasób wiedzy, doświadczenie zawodowe oraz przygotowanie dydaktyczne. Nie może jednak prowadzić takiego szkolenia w ramach swoich normalnych obowiązków służbowych. Etatowa służba bhp nie może być bowiem obciążana dodatkowymi czynnościami, które nie zostały wprost wymienione w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (dalej: r.s.b.h.p.). Przy czym zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 16 r.s.b.h.p. pracownik służby bhp współpracuje z właściwymi komórkami organizacyjnymi lub osobami, w szczególności w zakresie organizowania i zapewnienia odpowiedniego poziomu szkoleń w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zapewnienia właściwej adaptacji zawodowej nowo zatrudnionych pracowników. Z przepisów r.s.d.b.h.p. wynika, że zakładowy behapowiec może prowadzić jedynie instruktaż ogólny w ramach szkolenia wstępnego.
Rada dla klienta biura: Online może być przeprowadzony instruktaż ogólny, który jest częścią wstępnego szkolenia w dziedzinie bhp.
Podstawa prawna
art. 23711 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655)
art. 12e ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095)
par. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. nr 109, poz. 704; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. nr 246, poz. 2468)
par. 4, par. 5, par. 10 ust. 2 rozporządzenia ministra gospodarki i pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. nr 180, poz. 1860; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1099)