TEMAT: Regulamin zgłoszeń wewnętrznych a AML
PROBLEM: Ile dokumentów musi mieć biuro rachunkowe
W tej chwili biura rachunkowe posiadają procedury anonimowego zgłaszania naruszeń prawa w obszarze AML, a obowiązki z tym związane wynikają z ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 971; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 815; dalej: ustawa o AML). Ale niedługo niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników (ze względu na status instytucji obowiązanych) będą musiały wdrożyć je także w związku z systemem ochrony sygnalistów (do 17 grudnia powinniśmy wdrożyć dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa UE do prawa krajowego, a obecnie trwają prace nad projektem polskiej ustawy ). W związku z tym pojawiają się pytania: czy i jak można te dwie procedury połączyć? A może każda z nich musi być oddzielna?

opinia eksperta

Maciej Sawczuk ekspert w zespole ds. podatku dochodowego od osób prawnych w KPMG w Polsce
Jeżeli chodzi o relację pomiędzy regulaminem zgłoszeń wewnętrznych z projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa a procedurą anonimowego zgłaszania naruszeń prawa, którą przewiduje ustawa o AML, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby wymagane powyższymi aktami prawnymi procedury stanowiły w biurze rachunkowym jeden i ten sam dokument. To nie nazwa dokumentu jest w takim przypadku kluczowa, lecz to, co znajdzie się w środku.
Bardzo istotna będzie data 17 grudnia 2021 r., do kiedy do krajowego porządku prawnego powinna zostać implementowana unijna dyrektywa potocznie nazywana dyrektywą o ochronie sygnalistów. Z dużym prawdopodobieństwem można już teraz stwierdzić, że projekt ustawy do tego czasu nie zostanie przyjęty. Jednak niezależnie od tego, kiedy faktycznie dojdzie do przegłosowania i podpisania ustawy, prędzej czy później biura rachunkowe i tak staną przed decyzją: co dalej z sygnalistami i dopiero co wdrożoną procedurą AML. Już niedługo, obok funkcjonującej już procedury whistleblowingowej wprowadzonej na podstawie ustawy o AML, biura powinny także posiadać odpowiednią regulację w tym zakresie, spełniającą przesłanki wymienione w ustawie o ochronie sygnalistów (na teraz: w jej projekcie).
Zakres obydwu dokumentów (regulaminu z ustawy o ochronie sygnalistów i procedury z ustawy o AML) nie pokrywa się w 100 proc., dlatego też dana jednostka w celu posiadania jednego dokumentu, który odpowiadałby wymaganiom stawianym przez obydwa wspomniane akty prawne, musiałaby odpowiednio rozszerzyć obowiązującą procedurę (przyjętą na bazie ustawy o AML) o elementy obligatoryjne przewidziane w projekcie ustawy o ochronie sygnalistów. Do elementów tych należą przede wszystkim:
  • zastosowanie odpowiednich terminów (np. siedem dni na potwierdzenie otrzymania zgłoszenia i maksymalnie trzy miesiące na rozpatrzenie sprawy),
  • środki, jakie mogą zostać zastosowane w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa,
  • informacje na temat możliwości dokonywania tzw. zgłoszeń zewnętrznych.
Ponadto projekt ustawy o ochronie sygnalistów przewiduje, że zgłaszanie naruszeń może, ale nie musi następować anonimowo (to zgłaszający wybiera, czy chce pozostać anonimowy, powinien więc mieć także opcje zgłoszenia jawnego).
Co ważne, projekt ustawy przewiduje także specjalną procedurę przyjmowania takiego regulaminu -konsultacja ze związkami zawodowymi/reprezentantami pracowników, podanie do wiadomości pracownikom oraz wejście w życie po upływie dwóch tygodni od takiego ogłoszenia, a także dodatkowy obowiązek po stronie pracodawcy do prowadzenia rejestru zgłoszeń. Te kwestie również muszą być wzięte pod uwagę przez biura rachunkowe, które planują wdrożenie odpowiednich zmian.
W każdym razie warto wcielić projektowane rozwiązania do istniejącej procedury, która ma swoje podstawy w ustawie o AML. Przyjęta wówczas daleko idąca ochrona sygnalistów i krzewienie kultury dzielenia się wiedzą o nieprawidłowościach może przynieść istotne oszczędności wynikające z wykrycia nielegalnych działań.
Warto też dążyć do tego, by regulacja z AML i ustawy o ochronie sygnalistów stała się -pomimo niewątpliwych trudności wdrożeniowych -jednym dokumentem. Pozwoli to uniknąć sztucznego mnożenia procedur w organizacji i zapobiec zamieszaniu, które może wynikać z posiadania dwóch, niezależnych od siebie dokumentów w praktycznie tożsamym zakresie. ©℗

opinia eksperta

Nie ma wątpliwości, że regulamin, o którym mówi projekt ustawy o ochronie sygnalistów, ma szerszy zasięg niż procedura, o której mowa w ustawie AML. Z tego punktu widzenia wiadomym jest, że biura księgowe muszą przyjąć nowy dokument, który będzie spełniał wszystkie wymogi, jakie są stawiane przez dyrektywę i przyszłą ustawę o ochronie sygnalistów. Pytanie więc brzmi, czy regulamin taki może stanowić jedyny dokument regulujący ochronę sygnalistów i czy jego wdrożenie uczyni zadość obowiązkowi wynikającemu z art. 53 ustawy AML.
Pewnej wskazówki dostarcza nam motyw 20 dyrektywy o ochronie sygnalistów (2019/1937). Wskazuje się w nim, że postanowienia tej dyrektywy nie powinny zastępować obowiązujących już przepisów sektorowych przewidujących ochronę sygnalistów. Oznacza to, że przepisy przyjęte na podstawie dyrektywy o ochronie sygnalistów powinny mieć zastosowanie we wszystkich kwestiach nieuregulowanych w aktach sektorowych i powinna ona tym samym uzupełniać je.
Przepisy dyrektywy i projektu ustawy o ochronie sygnalistów są znacznie bardziej szczegółowe, gdy chodzi o środki ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Jednocześnie, z jednym wyjątkiem, pomiędzy tymi przepisami nie zachodzą żadne sprzeczności. Ten wyjątek to kwestia anonimowości: ustawa AML nakłada na instytucje obowiązane obowiązek przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń anonimowych, zaś dyrektywa pozostawia państwom członkowskim swobodę w tej sprawie. Polski projekt ustawy wdrażającej dyrektywę nie przewiduje takiego obowiązku. Oczywiście pracodawcy wdrażający regulamin mogą się zdecydować na przyjmowanie anonimowych zgłoszeń. Jeśli jednak nie zdecydują się na to, regulamin łączący postanowienia ustawy o ochronie sygnalistów oraz procedurę z ustawy AML będzie musiał wprowadzić pewien dualizm. Zgłoszenia naruszeń przepisów w obszarze AML będą mogły być anonimowe, podczas gdy zgłoszenia w pozostałych obszarach -już nie. Taki rozdźwięk w tekście jednego regulaminu mógłby być niezrozumiały.
Przyjąć więc trzeba, że biura księgowe mogą przyjąć jeden regulamin, wypełniając swoje obowiązki i łącząc wymogi określone w ustawie AML i przepisach przyszłej ustawy o ochronie sygnalistów. Instytucja obowiązana, która zdecydowałaby się na przyjęcie dwóch osobnych procedur, musiałaby i tak procedurę opartą na ustawie AML uzupełnić o przepisy gwarancyjne, wprowadzone w przyszłej ustawie o ochronie sygnalistów. Jest oczywiście znacznym utrudnieniem opóźnienie w transpozycji dyrektywy o ochronie sygnalistów do polskiego porządku prawnego. Biura księgowe, które zostały uznane za instytucje obowiązane na mocy nowelizacji ustawy AML, która weszła w życie 31 lipca, do tego dnia powinny były przyjąć procedury anonimowego zgłaszania naruszeń prawa z zakresu AML. Gdy wejdzie w życie ustawa o ochronie sygnalistów, i tak będą musiały przyjąć nowy regulamin, zaś „stara” procedura AML będzie musiała zostać oceniona z punktu widzenia przepisów ustawy o ochronie sygnalistów. Nie byłoby tego problemu, gdyby transpozycja dyrektywy o ochronie sygnalistów zbiegła się w czasie z wejściem w życie znowelizowanej ustawy AML.
Do każdej instytucji obowiązanej będzie więc należał wybór: czy uchylić przyjętą już procedurę zgłaszania naruszeń prawa w obszarze AML i przenieść jej postanowienia do kompleksowego regulaminu zgłaszania naruszeń prawa, czy dualizm (będący wynikiem zaniechania polskiego ustawodawcy) utrzymać. ©℗

opinia eksperta

Regulacje wewnętrzne instytucji obowiązanych dotyczące anonimowego zgłaszania naruszeń na gruncie ustawy o AML powinny zostać dostosowane do wymagań, jakie wprowadzi niebawem ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (dalej: projekt ustawy oochronie sygnalistów). Taki wniosek należy wyprowadzić z brzmienia art. 9 zdanie 2 projektu ustawy, który stanowi, że „w zakresie nieuregulowanym w tych (szczególnych) przepisach (np. ustawy o AML) do zgłaszania informacji o naruszeniach prawa stosuje się przepisy ustawy [o ochronie sygnalistów]”, a także z art. 3 ust. 1 dyrektywy 2019/1937 w zw. z motywem 20 i 50 tej dyrektywy.
W praktyce powinno to oznaczać, że instytucje obowiązane na gruncie ustawy o AML takie jak biura rachunkowe powinny posiadać wewnętrzną procedurę anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, która zostanie uzupełniona w zakresie, w jakim dana kwestia nie jest uregulowana w ustawie o AML, w sposób wiążący o wszystkie elementy, jakie powinien posiadać regulamin zgłoszeń wewnętrznych. Tak ustanowiona procedura powinna być zgodna z ustawą o ochronie sygnalistów, a zatem musi zapewniać zgłaszającym naruszenia prawa odpowiednią ochronę.
Nie powinno być przeszkód, aby wewnętrzna procedura anonimowego zgłaszania z art. 53-53a ustawy o AML oraz regulamin zgłoszeń wewnętrznych z art. 29 projektu ustawy o ochronie sygnalistów zostały zawarte w jednym dokumencie. Ani ustawa o AML, ani przyszła ustawa o ochronie sygnalistów nie zastrzegają w sposób wyraźny formy, w jakiej te wewnętrzne regulacje -dotyczące odpowiednio instytucji obowiązanej i pracodawcy -powinny zostać przyjęte. Co więcej, obie regulacje przy wymienianiu zawartości procedury i regulaminu posługują się katalogiem otwartym („procedura anonimowego zgłaszania naruszeń [...] określa w szczególności”; „regulamin zgłoszeń wewnętrznych określa w szczególności”). Pozwala to na wniosek, że mogą one zawierać również inne (istotne dla biura rachunkowego jako instytucji obowiązanej i pracodawcy) zagadnienia. W praktyce to od decyzji samego biura rachunkowego będzie zależało, czy procedurę anonimowego zgłaszania z ustawy o AML i regulamin zgłoszeń wewnętrznych ureguluje w jednym czy w dwóch oddzielnych dokumentach. Mogą istnieć bowiem powody, dla których stworzenie dwóch odrębnych dokumentów będzie uzasadnione.
Wydaje się również, że regulamin zgłoszeń wewnętrznych -określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych według projektu ustawy o ochronie sygnalistów wdrażany u pracodawcy, który jest instytucją obowiązaną na gruncie ustawy o AML -powinien obejmować ochroną zgłoszenia dotyczące naruszeń prawa we wszystkich obszarach wymienionych w art. 3 ust. 1 pkt 1-15 projektu ustawy o ochronie sygnalistów, a nie tylko ograniczać się do zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (art. 3 ust. 1 pkt 3 projektu ustawy o ochronie sygnalistów). Wynika to z tego, że przepisy projektu ustawy, zwłaszcza art. 27 ust. 2, nie przewidują wyłączenia w tym zakresie.