Te podmioty będą musiały wdrożyć procedury zgłaszania nieprawidłowości bez względu na poziom zatrudnienia i w pierwszym ustawowym terminie. Potraktowano je szczególnie ze względu na obowiązki dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
Łukasz Kuczkowski, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski
Do 17 grudnia musimy wdrożyć do polskiego porządku prawnego dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz.Urz. UE z 2019 r. L 305, s. 17). Określa ona m.in. ramy ochrony sygnalistów jako osób zgłaszających naruszenia określonego prawa, sposoby informowania o tych nieprawidłowościach oraz obowiązki przedsiębiorców w tym zakresie.
Nowe zadania i nieoczekiwane skutki
Co ciekawe jednak, zarówno w dyrektywie, jak i w projekcie polskiej ustawy w sposób szczególny potraktowano biura rachunkowe. Mimo że zarówno unijny akt prawny, jak i projekt krajowych przepisów zastrzegają, że obowiązek wdrożenia regulaminu zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, to jednocześnie wynika z nich, że ten próg zatrudnienia nie ma zastosowania m.in. do pracodawców wykonujących działalność w zakresie zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Oznacza to zatem, że z punktu widzenia biur rachunkowych kluczowy będzie nie poziom zatrudnienia, ale zakres prowadzonej działalności, który został niedawno mocno rozszerzony.
Od 31 lipca 2021 r. przedsiębiorcy, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, są tzw. instytucjami obowiązanymi w rozumieniu ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1132; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1535). Ni mniej, ni więcej chodzi tu o biura rachunkowe, a objęcie ich tymi przepisami oznacza liczne obowiązki związane z monitorowaniem oraz analizą transakcji przeprowadzanych przez klientów biur. Co prawda, można mieć wątpliwości, czy wymienione zadania to stricte działalność z zakresu prania pieniędzy i finansowania terroryzmu (do tego dokładnie odwołuje się projekt polskiej ustawy). Jednak biorąc pod uwagę cel zarówno dyrektywy, jak i projektu krajowych przepisów, należy uznać, że tak właśnie jest: biura prowadzą działalność w zakresie zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu i te nowe obowiązki determinują kolejne w zakresie systemu compliance.
Uwaga! Co prawda, ustawa wdrażająca dyrektywę nie została jeszcze uchwalona, ale ponieważ sama dyrektywa wskazuje brak progu zatrudnienia w przypadku naruszeń w zakresie zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, to nie należy oczekiwać, że polski ustawodawca zastosuje wobec biur rachunkowych inne rozwiązanie.
Zakres potencjalnych naruszeń
Projekt polskiej ustawy znacznie szerzej implementuje postanowienia dyrektywy, jeśli chodzi o zakres potencjalnych naruszeń. Odnosi je bowiem do naruszenia nie tylko prawa Unii, lecz także prawa polskiego. Ponadto przewiduje możliwość objęcia rozwiązaniami ustawy także innych nieprawidłowości. W ten sposób przedsiębiorcy mogą stworzyć jeden system sygnalizowania naruszeń, który będzie obejmował różne płaszczyzny ich funkcjonowania. Projekt ustawy wskazuje konkretne prawa, których naruszenie będzie regulowane przez ustawę, a chodzi m.in. o: zamówienia publiczne, bezpieczeństwo produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwo transportu, ochronę środowiska, bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie publiczne, ochronę konsumentów, ochronę prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych, a także wybrane prawa Unii Europejskiej.
Co istotne, z punktu widzenia biur rachunkowych nie chodzi tutaj wyłącznie o działalność danego przedsiębiorcy (biura rachunkowego) w zakresie wskazanego prawa, ale również o wiedzę o naruszeniach w zakresie prawa obsługiwanych klientów. Jako że biura rachunkowe prowadzą księgi różnych przedsiębiorców zajmujących się niezwykle zróżnicowaną działalnością, to nie sposób wykluczyć, że pracownicy biur rachunkowych będą pozyskiwali informacje dotyczące naruszeń tych praw. Za takim podejściem przemawia definicja zgłaszającego nadużycie. Jest nim bowiem m.in. pracownik, który pozyskał informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą. Należy przez to rozumieć całokształt okoliczności związanych ze stosunkiem pracy lub innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa. Dodatkowo sama definicja informacji o naruszeniu prawa wskazuje, że jest to informacja, w tym uzasadnione podejrzenie, dotycząca zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której zgłaszający pracuje lub pracował, lub w innej organizacji, z którą zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa. Może to być zatem informacja o nieprawidłowościach u klienta biura rachunkowego, z którym pracownik biura utrzymuje kontakt w kontekście związanym ze swoją pracą.
Niezbędny regulamin
Jednym z obowiązków pracodawcy - w tym biura rachunkowego - który ma wdrożyć procedury ochrony sygnalistów, jest stworzenie regulaminu zgłaszania nadużyć. Ten regulamin trzeba wprowadzić niezależnie od posiadanej obecnie procedury AML. Regulamin ten powinien określać wewnętrzny sposób zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Co ważne, to w regulaminie pracodawca wskazuje, czy będzie akceptował zgłoszenia anonimowe. Bez stosownych regulacji w tym zakresie pracodawca nie będzie zobowiązany takich zgłoszeń rozpatrywać.
Uwaga! Regulamin należy skonsultować ze stroną społeczną - związkami zawodowymi, a w przypadku ich braku - z przedstawicielami pracowników. Konsultacja oznacza zasięgnięcie opinii, nie jest wymagane uzgodnienie treści regulaminu.
Plan działania
Ze względu na objęcie biur rachunkowych obowiązkiem wdrożenia compliance bez względu na próg zatrudnienia i krótkie vacatio legis (będą musiały wdrożyć procedury w terminie 14 dni od ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw, co może nastąpić w grudniu, ale nawet i w listopadzie) konieczne jest podjęcie już teraz działań przygotowawczych.
W pierwszej kolejności należy wybrać przedstawicieli pracowników, z którymi zostanie skonsultowany regulamin zgłaszania nadużyć. W dobie epidemii takie wybory można przeprowadzić zdalnie, np. za pośrednictwem platformy zapewniającej anonimowość głosujących. Oczywiście wcześniej należy poprosić pracowników o zgłaszanie swoich kandydatur. W przypadku braku takich kandydatów pracodawca będzie zwolniony z obowiązku konsultacji regulaminu. Jeżeli u pracodawcy funkcjonują już przedstawiciele pracowników, to należy zweryfikować zakres ich upoważnienia. Jeżeli jest zbyt wąski, to należy zapytać pracowników, czy akceptują jego poszerzenie.
Kolejnym krokiem będzie podjęcie wielu decyzji wewnętrznych dotyczących m.in. wyboru kanałów zgłoszeń, osoby przyjmującej i wyjaśniającej zgłoszenia, dopuszczalności anonimowości czy zakresu naruszeń objętych procedurą. Na tej podstawie należy przygotować regulamin zgłoszeń. Oczywiście ten należy opracować już po uchwaleniu ustawy, aby mieć pewność co do zakresu regulacji. Wdrożenie regulaminu i całego systemu compliance wymaga zaznajomienia pracowników z nową regulacją. Niezbędne w tym zakresie będą zatem szkolenia.
poleca