TEMAT: Nowelizacja ustawy o AML
PROBLEM: Jak przygotować biuro do nowych obowiązków
Już 15 maja br. wejdzie w życie ustawa z 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 815; dalej: nowelizacja). Najważniejsze zmiany przez nią wprowadzone dotyczą m.in.:
  • rozszerzenia zakresu przedmiotowego ustawy,
  • rozszerzenia katalogu instytucji obowiązanych,
  • rozszerzenia przypadków obowiązkowego stosowania środków bezpieczeństwa finansowego przez instytucji obowiązane,
  • rozszerzenia przypadków obowiązkowego stosowania przez instytucje obowiązane wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego;
  • rozszerzenia czynów, za które instytucjom obowiązanym mogą być wymierzone kary administracyjne.
Kogo dotyczy ustawa
Dotychczasowy katalog instytucji obowiązanych – ujęty w art. 2 ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 971; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 815; dalej: ustawa o AML) – obejmuje m.in. banki krajowe, oddziały banków zagranicznych, SKOK-i, krajowe instytucje płatnicze, firmy inwestycyjne, zakłady ubezpieczeń, pośredników ubezpieczeniowych, instytucje pożyczkowe czy podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Odnosząc się do ostatniej ze wskazanych kategorii podmiotów, należy zaznaczyć, że usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą polegającą na świadczeniu usług w zakresie:
  • prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
  • okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
  • wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
  • sporządzania sprawozdań finansowych,
  • gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą o rachunkowości.
Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych obejmuje zatem wszystkie podmioty świadczące dla swych klientów usługi w powyżej wskazanym zakresie, natomiast do kategorii tej nie zalicza się biur rachunkowych obsługujących wyłącznie osoby fizyczne lub osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą objęte uproszczoną ewidencją podatkową.
W związku z tym, że pojęcie „ksiąg rachunkowych” jest węższe od pojęcia „ksiąg podatkowych”, w celu objęcia zakresem ustawy o AML również podmiotów prowadzących działalność w zakresie pomocy w sprawach podatkowych, ustawodawca postanowił wprowadzić do katalogu instytucji obowiązanych nową kategorię podmiotów.
Nowelizacja doprowadziła do objęcia zakresem ustawy o AML m.in. również przedsiębiorców, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędących innymi instytucjami obowiązanymi (np. doradcami podatkowymi lub biegłymi rewidentami, którzy już obecnie są objęci ustawą o AML). Zgodnie z nowelizacją obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu ciążyć powinny nie tylko na biegłych rewidentach, zewnętrznych księgowych oraz doradcach podatkowych, lecz także na innych osobach świadczących w ramach swej podstawowej działalności gospodarczej lub zawodowej usługi obejmujące poradnictwo w sprawach podatkowych. Oznacza to, że na rozszerzonej liście instytucji obowiązanych znajdą się podmioty prowadzące księgi podatkowe, a w tym również biura rachunkowe – bez względu na liczbę obsługiwanych klientów czy ich rodzaj.
Wyjaśniając znaczenie pojęć „deklaracja” oraz „księgi podatkowe” na gruncie ustawy o AML, należy odnieść się do ich rozumienia według ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1325; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 802). I tak za „deklaracje” należy uznać: zeznania, wykazy, zestawienia oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci. Natomiast „księgi podatkowe” to księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.
Warto wskazać w tym miejscu, że przepisy ordynacji podatkowej dopuszczają możliwość złożenia przez stronę postępowania podatkowego pełnomocnictwa ogólnego, upoważniającego do działania w imieniu mocodawcy we wszystkich sprawach podatkowych. Przedsiębiorca, który zostanie upoważniony do działania na podstawie przedmiotowego pełnomocnictwa, a więc zobowiąże się do udzielenia klientowi wsparcia w sprawach podatkowych, także będzie instytucją obowiązaną na gruncie znowelizowanej ustawy o AML.
Nowelizacja obejmie bardzo dużą grupę podmiotów świadczących usługi w zakresie prowadzenia ksiąg podatkowych, a wśród nich również te stosunkowo najmniejsze, tj. biura – prowadzone np. w formie jednoosobowej działalności, które wspierają głównie mikro- czy małych przedsiębiorców. Nałożenie na takie podmioty obowiązków tożsamych z tymi nałożonymi na największe podmioty rynku finansowego może budzić sporo zastrzeżeń, a bez wątpienia będzie stanowiło dla nich znaczne obciążenie obwarowane dodatkowo wysokimi karami.
Zmiana katalogu instytucji obowiązanych zacznie obowiązywać po upływie trzech miesięcy od dnia ogłoszenia nowelizacji, tj. już od 31 lipca 2021 r. Oznacza to, że od tego dnia wszystkie biura rachunkowe oraz inne instytucje świadczące usługi w zakresie przepisów prawa podatkowego lub celnego powinny spełniać wszelkie ustawowe obowiązki w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Biorąc pod uwagę, że wdrożenie odpowiednich procesów przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu jest w praktyce procesem skomplikowanym i czasochłonnym, nowo zobowiązane ustawą o AML instytucje powinny niezwłocznie rozpocząć analizę ryzyka swojej działalności oraz sprostać innym obowiązkom wskazanym w ustawie o AML.
Co muszą zrobić biura, które wcześniej nie były instytucjami obowiązanymi
Biura rachunkowe, które zostaną instytucjami obowiązanymi wraz z wejściem w życie nowelizacji – jako przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 162), których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędący innymi instytucjami obowiązanymi – powinny dokonać kompleksowego wdrożenia ustawy o AML. Zasadniczo istnieją dwie drogi:
1) przeprowadzenie wdrożenia procedur w organizacji (działalności) przy pomocy zewnętrznego doradcy mającego wiedzę i doświadczenie w takich procesach,
2) dokonanie wdrożenia we własnym zakresie (samodzielnie).
W tym drugim przypadku warto zapoznać się z przedstawionymi w skondensowany sposób wskazówkami i narzędziami (materiałami), które stanowią bazę do samodzielnego wdrożenia ustawy o AML w organizacji. [ramka 1]

Ramka 1

Materiały niezbędne do samodzielnego wdrożenia AML
Jeśli decydujemy się na samodzielne wdrożenie, to konieczne będzie uwzględnienie przede wszystkim poniższych aktów prawa powszechnie obowiązującego oraz aktów prawnych i dokumentów o charakterze tzw. soft law.
1) Ustawa o AML wraz z rozporządzeniami wydanymi na jej podstawie
Podstawowe źródło prawa przewidujące obowiązki instytucji obowiązanej, na podstawie którego wykonanie tych obowiązków może być kontrolowane przez uprawnione organy (głównie przez generalnego inspektora informacji finansowej; dalej: GIIF).
2) Komunikaty GIIF
Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów w zakładce dotyczącej GIIF znajdują się aktualności i komunikaty dotyczące działalności tego organu. Stanowią one cenne źródło informacji o praktyce działania GIIF i mogą być pomocne we wdrożeniu ustawy o AML. Komunikaty dostępne są pod adresem strony internetowej: https://www.gov.pl/web/finanse/komunikaty-giif.
3) Krajowa Ocena Ryzyka Prania Pieniędzy oraz Finansowania Terroryzmu wraz z Aneksami
Opracowana przez GIIF obecnie obowiązująca krajowa ocena ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu w rozumieniu art. 25 ust. 1 ustawy o AML powinna być uwzględniona przy sporządzaniu oceny ryzyka samego biura rachunkowego jako instytucji obowiązanej. Z oceną można zapoznać się pod adresem: https://www.gov.pl/web/finanse/krajowa-ocena-ryzyka-prania-pieniedzy-oraz-finansowania-terroryzmu.
4) Ponadnarodowa ocena ryzyka
Zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy o AML przy ocenianiu swojego ryzyka instytucje obowiązane mogą uwzględniać również tzw. ponadnarodową ocenę ryzyka, czyli sprawozdanie Komisji Europejskiej, o którym mowa w art. 6 ust. 1‒3 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, zmieniającej rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 648/2012 i uchylającej dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2005/60/WE oraz dyrektywę Komisji 2006/70/WE (Dz.Urz. UE z 2015 r., L 141, s. 73; dalej: dyrektywa IV). Dokument sprawozdania Komisji dla Parlamentu Europejskiego i Rady z 24 lipca 2019 r. w sprawie oceny ryzyka związanego z praniem pieniędzy oraz finansowaniem terroryzmu, które ma wpływ na rynek wewnętrzny i dotyczy działalności transgranicznej, można przeczytać na stronie internetowej: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX:52019DC0370&from=GA.
5) Przewodniki branżowe
Istotny w tym zakresie jest cykl artykułów wydanych przez Polską Izbę Biegłych Rewidentów „Przeciwdziałanie praniu pieniędzy”, a zwłaszcza „Wprowadzenie do zasad przeciwdziałania praniu pieniędzy dla zawodowych księgowych”, który można przeczytać na stronie internetowej: https://www.pibr.org.pl/static/items/publishing/AML_The%20Basics_Installment_1_PL.pdf.
6) Stanowisko Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego z 15 kwietnia 2020 r. dotyczące oceny ryzyka instytucji obowiązanej
Stanowisko dotyczy dobrych praktyk w zakresie dokonywania przez instytucje obowiązane, podlegające nadzorowi KNF, prawidłowej oceny ryzyka, o której mowa w art. 27 ust. 1 ustawy o AML. Chociaż stanowisko nie ma charakteru prawa powszechnie obowiązującego i dotyczy podmiotów podlegających nadzorowi KNF, to może być użyteczne przy wdrażaniu ustawy o AML w biurze rachunkowym. Stanowisko dostępne jest pod adresem: https://www.knf.gov.pl/komunikacja/komunikaty?articleId=69504&p_id=18.
7) Kurs GIIF „Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu”
GIIF udostępnił kurs e-learningowy „Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu”. Opis, jak skorzystać z kursu, znajduje się na stronie internetowej: https://www.gov.pl/web/finanse/komunikat-giif-w-sprawie-udostepnienia-kursu-e-learningowego-przeciwdzialanie-praniu-pieniedzy-i-finansowaniu-terroryzmu. Kurs może nie zawierać informacji objętych nowelizacją, więc powinien być traktowany jako wprowadzenie do tematyki AML.
MAPA WDROŻENIA AML W BIURZE RACHUNKOWYM
Jako mapa wdrożenia AML w biurze rachunkowym może zostać przyjęty art. 50 ust. 2 ustawy o AML, który wskazuje, co powinna zawierać procedura wewnętrzna, a tym samym pozwala na wypełnienie większości obowiązków.
Zgodnie z przywołanym przepisem wewnętrzna procedura instytucji obowiązanej określa, z uwzględnieniem charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności, zasady postępowania stosowane w instytucji obowiązanej i obejmuje w szczególności określenie:
1) czynności lub działań podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
2) zasad rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasad weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
3) środków stosowanych w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną;
4) zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;
5) zasad przechowywania dokumentów oraz informacji;
6) zasad wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie generalnemu inspektorowi informacji finansowej informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach;
7) zasad upowszechniania wśród pracowników instytucji obowiązanej wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
8) zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
9) zasad kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze;
10) zasad odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzreczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy;
11) zasad dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.
NAJLEPIEJ UCZYĆ SIĘ NA CUDZYCH BŁĘDACH
Jakkolwiek ustawa o AML nie stanowi wprost o tym, że niektóre obowiązki instytucji obowiązanych są ważniejsze od innych, to jednak z ustrukturyzowania tych obowiązków oraz praktyki kontrolnej uprawnionych organów można wysnuć pewne wnioski.
Wzmożona aktywność organów w zakresie kontroli wykonywania przepisów ustawy o AML miała miejsce w 2020 r. (wskazują na to komunikaty na stronie internetowej Ministerstwa Finansów w zakładce Generalny Inspektor Informacji Finansowej i Sankcje administracyjne).
Kontroli poddawano zarówno osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą (m.in. działalność kantorowa, doradztwo podatkowe), jak i osoby prawne (np. prowadzące działalność brokerską w zakresie pośrednictwa w obrocie nieruchomościami).
Najczęściej stwierdzane były następujące naruszenia:
  • uchybienie obowiązkom wdrożenia procedur AML i oceny ryzyka instytucji obowiązanej,
  • niezastosowanie środków bezpieczeństwa finansowego,
  • nieprzekazanie do GIIF informacji o transakcjach ponadprogowych,
  • niewyznaczenie osób odpowiedzialnych za AML w organizacji.
Karami, po które organy sięgały w największej liczbie przypadków, były: publikacja informacji o instytucji obowiązanej oraz zakresie naruszenia przez tę instytucję przepisów ustawy o AML w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego MF oraz kara pieniężna (w praktyce wymierzana od 1000 do 500 000 zł).
Praktyka organów kontroli wskazuje zatem, że najistotniejsze dla biur rachunkowych powinno być wyznaczenie osób odpowiedzialnych w zakresie AML, wdrożenie procedur AML oraz stosowanie wobec klientów środków bezpieczeństwa finansowego.
Co się zmienia dla podmiotów będących już wcześniej instytucjami obowiązanymi
Biura rachunkowe, które były już instytucjami obowiązanymi – jako podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych – powinny, tak jak wszystkie inne instytucje obowiązane na gruncie ustawy o AML, przede wszystkim dokonać rewizji posiadanych już procedur wewnętrznych oraz zaktualizować listę innych ciążących na nich obowiązków z uwzględnieniem przepisów przejściowych nowelizacji.
AKTUALIZACJA DEFINICJI
Jeśli w wewnętrznej procedurze przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu zawarty był dotychczas słowniczek pojęć będący kalką definicji z ustawy o AML, to należy go zaktualizować. Modyfikacjom uległy następujące pojęcia:
1) beneficjent rzeczywisty,
2) grupa,
3) osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne,
4) państwo członkowskie.
Istotne z punktu widzenia zgodności z ustawą o AML jest, aby biuro rachunkowe wykonujące obowiązki z zakresu tej ustawy posługiwało się pojęciami ustawowymi zgodnie z ich obecnym brzmieniem. Takie działanie może zabezpieczyć instytucję obowiązaną przed stwierdzeniem naruszeń w toku ewentualnej kontroli.
ZMIANA WEWNĘTRZNEJ PROCEDURY
Nowelizacja, oprócz istniejącego już obowiązku wprowadzenia wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, wprowadza wprost obowiązek bieżącej weryfikacji oraz w razie potrzeby aktualizacji wewnętrznej procedury.
Warto zatem do obowiązującej już w organizacji wewnętrznej procedury AML dodać (w przypadku ich braku) postanowienia, które zobowiążą osoby odpowiedzialne za ten obszar do dokonywania jej cyklicznego przeglądu (weryfikacji) z perspektywy zgodności z prawem (głównie z ustawą o AML), oraz tryb zgłaszania zmian do procedury, w tym akceptacji przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla, o której mowa w art. 50 ust. 3 ustawy o AML. [ramka 2]

Ramka 2

Przykładowy zapis
„Osoba koordynująca ds. AML jest obowiązana przynajmniej raz w miesiącu/raz na kwartał dokonywać przeglądu wewnętrznej procedury pod kątem jej zgodności z ustawą o AML. Przegląd powinien zostać udokumentowany w postaci pisemnej lub elektronicznej. W przypadku gdy w wyniku przeglądu ujawniona zostanie potrzeba aktualizacji wewnętrznej procedury, osoba koordynująca ds. AML zaproponuje takie zmiany i przekaże do akceptacji kadrze kierowniczej wyższego szczebla”.
Nowelizacja rozszerza ponadto zakres przedmiotowy wewnętrznej procedury zawarty w art. 50 ust. 2 ustawy o AML poprzez dodanie wymogu określenia zasad:
1) odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (dalej: CRBR) a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy,
2) dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.
Pierwszy z wymogów jest powiązany z nowo wprowadzonym art. 61a ustawy o AML, zgodnie z którym instytucja obowiązana odnotowuje rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w CRBR a ustalonymi przez nią informacjami o beneficjencie rzeczywistym klienta i podejmuje czynności w celu wyjaśnienia przyczyn tych rozbieżności. Ponadto w przypadku potwierdzenia odnotowanych rozbieżności instytucja obowiązana przekazuje organowi właściwemu w sprawach CRBR (tj. ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych) zweryfikowaną informację o tych rozbieżnościach wraz z uzasadnieniem i dokumentacją dotyczącą odnotowanych rozbieżności. Informacje te mogą być przekazywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego służącego przetwarzaniu informacji o beneficjentach rzeczywistych.
W kontekście powyżej wskazanych przepisów ważne jest zatem, aby w wewnętrznej procedurze zawrzeć postanowienia, które będą obligowały osoby odpowiedzialne za obszar AML w organizacji do:
  • porównywania informacji o beneficjencie rzeczywistym przekazanych przez klienta z tymi, które są ujawnione w CRBR,
  • dokonywania konkretnych czynności w celu wyjaśnienia przyczyn rozbieżności (o ile rozbieżności zaistnieją), np. poprzez skierowanie dodatkowego zapytania do klienta, wystosowanie prośby o przekazanie szczegółowej struktury własności klienta (o ile wcześniej nie została przedłożona) czy zlecenie zewnętrznej firmie przeprowadzenia wywiadu gospodarczego,
  • przekazania odpowiednim kanałem zweryfikowanej informacji o tych rozbieżnościach wraz z uzasadnieniem i dokumentacją dotyczącą odnotowanych rozbieżności – obecnie jest to możliwe przy użyciu funkcji „Zgłoś uwagę” dostępnej na portalu https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/.
Z kolei drugi wymóg jest związany ze środkiem bezpieczeństwa finansowego, jakim jest identyfikacja beneficjenta rzeczywistego (art. 34 ust. 1 pkt 2 ustawy o AML). W procesie ustalania beneficjenta rzeczywistego klienta biura rachunkowego może mieć miejsce przypadek, gdy na podstawie kryteriów: udziałowych, dysponowania odpowiednią liczbą głosów w organie stanowiącym, kontroli pośredniej nad klientem czy stosunków dominacji i zależności nie będzie możliwe ustalenie osoby będącej beneficjentem rzeczywistym. Wówczas rozważeniu podlega subsydiarny sposób ustalenia beneficjenta rzeczywistego klienta, czyli uznanie za beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze (np. w zarządzie) u weryfikowanego klienta.
Skorzystanie z pomocniczego sposobu ustalenia beneficjenta jest możliwe w przypadku:
  • udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w tiret pierwsze–czwarte art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o AML oraz
  • niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
W praktyce, jako że proces identyfikacji beneficjenta rzeczywistego nierzadko jest skomplikowany i czasochłonny, zdarzać się mogło, że instytucje obowiązane ułatwiały go sobie i niejako automatycznie sięgały po wskazanie osób zajmującej wyższe stanowisko kierownicze. Nowelizacja znacząco utrudni takie postępowanie.
Na podstawie znowelizowanego art. 37 ust. 2 ustawy o AML, w przypadku identyfikacji beneficjenta rzeczywistego będącego osobą fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze, instytucje obowiązane dokumentują wszystkie utrudnienia:
  • powodujące brak możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret pierwsze–czwarte ustawy o AML;
  • związane z uzasadnionymi czynnościami podejmowanymi w celu weryfikacji tożsamości beneficjenta rzeczywistego.
Obowiązki te powinny znaleźć wyraz w procedurze wewnętrznej biura rachunkowego. Przy stosowaniu środków bezpieczeństwa finansowego istotne jest nie tylko wskazanie na udokumentowanie samej identyfikacji beneficjenta rzeczywistego (w postaci wpisania wyników analizy w „teczce klienta”), lecz także udokumentowanie sposobu tych ustaleń (analizy zawierającej proces badania beneficjenta rzeczywistego). Ustawa o AML pozostawia swobodę co do sposobu takiej dokumentacji, użyteczne wydaje się przygotowanie szablonu wewnętrznego raportu dostosowanego do specyfiki organizacji biura rachunkowego.
ZMIANA DOTYCZĄCA OKRESU PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI
Dotychczas obowiązek przechowywania dokumentacji wyrażony w art. 49 ustawy o AML obejmował okres:
  • pięciu lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono stosunki gospodarcze z klientem lub w którym przeprowadzono transakcje okazjonalne, lub
  • pięciu lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku przeprowadzenia analizowanych transakcji. Obecnie czas ten ulegnie skróceniu i obejmie:
  • pięć lat, licząc od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem lub od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej, lub
  • pięć lat, licząc od dnia przeprowadzenia analizowanych transakcji.
Powyższe wymaga zmiany procedury wewnętrznej obowiązującej w biurze rachunkowym w zakresie wskazanym w art. 50 ust. 2 pkt 5, czyli odnoszącym się do zasad przechowywania dokumentów oraz informacji.
SZERSZY ZAKRES SZKOLEŃ PRACOWNIKÓW
Nowelizacja ma na celu precyzyjniejsze oddanie treści art. 46 ust. 1 dyrektywy IV, który wprost wskazuje, że programy szkoleniowe realizowane w instytucjach obowiązanych powinny obejmować również zagadnienia związane z ochroną danych osobowych. Obecnie zatem elementem koniecznym programów szkoleniowych z zakresu AML w biurach rachunkowych będą również zagadnienia dotyczące ochrony danych osobowych. Odpowiednie przeszkolenie pracowników ułatwi rozwiązywanie licznych problemów dotyczących ochrony tych danych, które mogą pojawić się w toku codziennego stosowania ustawy o AML.
Niezależnie od rozszerzenia zakresu szkoleń sama nowelizacja, w istotny sposób zmieniająca ustawę o AML, powinna stanowić temat szkolenia aktualizującego wiedzę osób wykonujących obowiązki związane z AML w biurze rachunkowym. Wynika to z art. 52 ust. 2 ustawy o AML, który stanowi, że programy szkoleniowe powinny zapewniać aktualną wiedzę na temat realizacji obowiązków instytucji obowiązanej.
MODYFIKACJA PROCEDURY ANONIMOWEGO ZGŁASZANIA NARUSZEŃ
Powinna również ulec zmianie wewnętrzna procedura anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, o której mowa w art. 53 ustawy o AML.
Dotychczas ustawa o AML wskazywała, że elementem tej procedury jest określenie sposobu ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia, zapewniającego co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania (art. 53 ust. 2 pkt 3 ustawy o AML). Po nowelizacji procedura ta powinna wskazywać sposób ochrony pracownika lub innej osoby wykonującej czynności na rzecz instytucji obowiązanej dokonujących zgłoszenia, zapewniający co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym lub wpływającymi na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, bądź polegającymi na kierowaniu gróźb. W praktyce zatem osoby dokonujące zgłoszenia naruszeń powinny korzystać z szerszej ochrony.
Poza tym nowelizacja w odniesieniu do procedury anonimowego zgłaszania naruszeń uwzględnia nie tylko „pracowników”, ale również „inne osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej”, która dokonuje zgłoszenia (art. 52 ust. 2 pkt 4 ustawy o AML). Ma to na celu rozciągnięcie ochrony na jak najszerszy krąg osób, które mogą zgłaszać nieprawidłowości.
Nową regulacją, która powinna znaleźć odzwierciedlenie w procedurze anonimowego zgłaszania naruszeń przepisów ustawy o AML, jest art. 53a tej ustawy. Zawarty jest w nim obowiązek zapewnienia przez instytucje obowiązane pracownikom oraz innym osobom wykonującym czynności związane z realizacją przez instytucje obowiązane obowiązków zgłoszeniowych (art. 74, art. 86, art. 89 i art. 90 ustawy o AML), ochronę przed podejmowaniem wobec tych osób działań o charakterze represyjnym lub wpływających na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, bądź polegających na kierowaniu gróźb.
W procedurze należy więc uwzględnić zakaz stosowania w biurze rachunkowym, jako instytucji obowiązanej, wobec pracowników oraz innych osób działań o charakterze represyjnym lub wpływających na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegających na kierowaniu wobec nich gróźb, w szczególności działań negatywnie wpływających na ich warunki pracy lub zatrudnienia.
Co istotne, nowelizacja przyznaje pracownikom oraz innym osobom wykonującym czynności na rzecz instytucji obowiązanej narażonym na działania odwetowe uprawnienie do zgłaszania GIIF przypadków takich działań. W tym celu możliwe do wykorzystania są kanały dokonywania zgłoszeń określone w rozporządzeniu ministra finansów z 16 maja 2018 r. w sprawie odbierania zgłoszeń naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. poz. 959), czyli:
1) w postaci elektronicznej pod wskazany przez GIIF adres poczty elektronicznej GIIF,
2) w postaci papierowej (pisemnej) pod wskazany przez GIIF adres do korespondencji.
Aktualne adresy – poczty elektronicznej GIIF oraz korespondencyjny – wskazane na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (https://www.gov.pl/web/finanse/generalny-inspektor-informacji-finansowej) są następujące:
1) sygnalisci.GIIF@mf.gov.pl,
2) Departament Informacji Finansowej
Ministerstwo Finansów
ul. Świętokrzyska 12
00-916 Warszawa.
Adresy te mogą zostać uwzględnione w treści procedury anonimowego zgłaszania naruszeń w instytucji obowiązanej wprowadzanej na podstawie art. 53 i art. 53a ustawy o AML.
USZCZEGÓŁOWIENIE ZASAD STOSOWANIA ŚRODKÓW BEZPIECZEŃSTWA FINANSOWEGO
Nowelizacja wprowadza dodatkowe przesłanki zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego w odniesieniu do klientów, z którymi instytucja obowiązana utrzymuje stosunki gospodarcze (czyli już po nawiązaniu współpracy). Zgodnie z art. 35 ust. 2 ustawy o AML w nowym brzmieniu powinno to nastąpić w szczególności w sytuacji gdy:
1) doszło do zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych,
2) doszło do zmiany uprzednio ustalonych danych dotyczących klienta lub beneficjenta rzeczywistego,
3) instytucja obowiązana była w ciągu danego roku kalendarzowego zobowiązana na podstawie przepisów prawa do skontaktowania się z klientem w celu weryfikacji informacji dotyczących beneficjentów rzeczywistych, w szczególności gdy obowiązek taki wynikał z przepisów ustawy z 9 marca 2017 r. o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 626).
Dotychczasowe brzmienie art. 35 ust. 2 ustawy o AML wskazywało jedynie na przesłankę z punktu pierwszego powyżej. Jednak użyte w przepisie wyrażenie „w szczególności” wskazuje na otwarty charakter tych przesłanek, a zatem w praktyce przy aktualizacji procedury wewnętrznej w zakresie zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego (na podstawie art. 50 ust. 2 pkt 4 ustawy o AML) można uwzględnić również inne powody zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego wobec klientów, z którymi utrzymywane są stosunki gospodarcze.
Po wejściu w życie nowelizacji, zgodnie z nowym brzmieniem art. 36 ust. 1 pkt 2 lit. d, w przypadku identyfikacji klienta, którym jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, dla podmiotów nieposiadających NIP – ustaleniu będą podlegały: państwo rejestracji, nazwa właściwego rejestru handlowego oraz numer i data rejestracji. Zmiana polega na tym, że należy dodatkowo ustalić nazwę właściwego rejestru handlowego. Do tej pory nie było to wymagane. Jeśli chodzi o identyfikację klientów z Polski, to zasadniczo będą oni posiadać NIP, więc zmiana ta nie powinna mieć większego wpływu na stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego w biurze rachunkowym.
Z kolei co do identyfikacji beneficjentów rzeczywistych klientów nowelizacja wprowadza znaczne ułatwienie. Od teraz obligatoryjne będzie jedynie ustalenie imienia i nazwiska beneficjenta rzeczywistego klienta. Pozostałe dane (z art. 36 ust. 1 pkt 1 lit. b‒e ustawy o AML) nie będą obligatoryjne – ustawa stanowi, że identyfikacja beneficjenta rzeczywistego obejmuje ustalenie przedmiotowych danych „w przypadku posiadania informacji przez instytucję obowiązaną”.
W związku z nowelizacją modyfikacji ulegają również przesłanki, które mogą świadczyć o wyższym ryzyku prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu (art. 43 ust. 2 ustawy AML). Dopisano m.in., że o wyższym ryzyku prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu może świadczyć to, że klient jest rezydentem:
1) państwa trzeciego wysokiego ryzyka (wskazanego w rozporządzeniu delegowanym Komisji [UE] 2016/1675 z 14 lipca 2016 r. uzupełniającym dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 przez wskazanie państw trzecich wysokiego ryzyka mających strategiczne braki; Dz.Urz. UE z 2016 r. L 254, s. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE z 2021 r. L 14, s. 1),
2) państwa określanego przez wiarygodne źródła jako państwo o wysokim poziomie korupcji lub innego rodzaju działalności przestępczej, państwa finansującego lub wspierającego popełnianie czynów o charakterze terrorystycznym, lub z którym łączona jest działalność organizacji o charakterze terrorystycznym,
3) państwa, w stosunku do którego Organizacja Narodów Zjednoczonych lub Unia Europejska podjęły decyzję o nałożeniu sankcji lub szczególnych środków ograniczających.
Ponadto dwie nowe przesłanki występowania wyższego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu zostały dodane w art. 43 ust. 2 pkt 11 i 12 ustawy o AML. Chodzi o powiązanie stosunków gospodarczych lub transakcji okazjonalnej:
  • z ropą naftową, bronią, metalami szlachetnymi, produktami tytoniowymi, artefaktami kulturowymi, kością słoniową, gatunkami chronionymi lub innymi przedmiotami o znaczeniu archeologicznym, historycznym, kulturowym i religijnym lub o szczególnej wartości naukowej;
  • z klientem będącym obywatelem państwa trzeciego i ubiegającym się o prawo pobytu lub obywatelstwo w państwie członkowskim w zamian za transfery kapitałowe, nabycie nieruchomości lub obligacji skarbowych lub inwestycje w podmioty o charakterze korporacyjnym w danym państwie członkowskim.
Wydaje się, że w kontekście działalności biur rachunkowych, które prosperują lokalnie i na niewielką skalę, te przesłanki nie powinny w praktyce występować, aczkolwiek ich ujęcie w procedurze wewnętrznej jest wskazane.
Nowelizacja wskazuje również w nowym brzmieniu art. 43 ust. 4 ustawy o AML, że w przypadku ujawnienia transakcji:
1) skomplikowanych, lub
2) opiewających na wysokie kwoty, które nie są uzasadnione okolicznościami przeprowadzenia transakcji, lub
3) przeprowadzanych w nietypowy sposób, lub
4) wydających się nie mieć uzasadnienia prawnego lub gospodarczego
– instytucja obowiązana (biuro rachunkowe) podejmuje działania w celu wyjaśnienia okoliczności, w jakich przeprowadzono te transakcje, oraz w przypadku transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych intensyfikuje stosowanie środka bezpieczeństwa finansowego, jakim jest bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta w odniesieniu do stosunków gospodarczych, w ramach których te transakcje zostały przeprowadzone. Nowe brzmienie tego przepisu należy uwzględnić w zmienionej procedurze wewnętrznej AML. W kontekście działalności biura rachunkowego takie przypadki mogą ujawnić się np. podczas prowadzenia ksiąg rachunkowych czy podatkowych.
Dodatkowo prawodawca doprecyzował minimalne działania, jakie instytucja obowiązana powinna podjąć w przypadku stosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego co do stosunków gospodarczych lub transakcji związanych z państwem trzecim wysokiego ryzyka (art. 44 ust. 1 pkt 1–5 ustawy o AML w brzmieniu po nowelizacji). Dotychczas w ustawie nie były wskazane konkretne czynności, jakie należy podjąć, poza ogólnym sformułowaniem, że „instytucje obowiązane stosują wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego”. W procedurze wewnętrznej warto zatem wskazać na te czynności, którymi są:
1) uzyskanie dodatkowych informacji o:
a) kliencie oraz beneficjencie rzeczywistym,
b) zamierzonym charakterze stosunków gospodarczych;
2) uzyskanie informacji o źródle majątku klienta oraz beneficjenta rzeczywistego i źródle pochodzenia wartości majątkowych pozostających w dyspozycji klienta oraz beneficjenta rzeczywistego w ramach stosunków gospodarczych lub transakcji;
3) uzyskanie informacji o przyczynach i okolicznościach zamierzonych lub przeprowadzonych transakcji;
4) uzyskanie akceptacji kadry kierowniczej wyższego szczebla na nawiązanie lub kontynuację stosunków gospodarczych;
5) intensyfikacja monitorowania stosunków gospodarczych klienta przez zwiększenie liczby oraz częstotliwości monitorowania stosunków gospodarczych oraz zwiększenie liczby transakcji typowanych do dalszej analizy.
Uwaga! Należy pamiętać, że powyższe propozycje zmian mają charakter uogólniony i przed ich wykorzystaniem w przypadku każdego biura rachunkowego (instytucji obowiązanej) powinny być odpowiednio dostosowane przy uwzględnieniu charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności, a także specyfiki i nomenklatury zawartej w obecnie obowiązujących procedurach AML.