KSeF zrewolucjonizuje wystawianie faktur. A co z paragonami?

Wniosek jest bezwzględnie jasny: jeżeli podatnik dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych, to zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1203; dalej: ustawa o VAT) musi prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących niezależnie od tego, czy fakturuje ją z wykorzystaniem KSeF. A ewentualne zwolnienia w tym zakresie wynikają z przepisów wykonawczych. Obecnie minister finansów nie wprowadza żadnej szczególnej ulgi od takiego obowiązku ewidencyjnego, która byłaby powodowana fakturowaniem ustrukturyzowanym. Co więcej, również pośród projektów przepisów wykonawczych nie znajdziemy takiego, który wprowadzałby jakieś dodatkowe zwolnienie wynikające ze stosowania przez podatnika fakturowania ustrukturyzowanego sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej czy rolników ryczałtowych.

Kiedy konieczna jest faktura

Zasadniczo podatnik nie będzie zobowiązany do dokumentowania za pomocą faktury ustrukturyzowanej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Ale chodzi tutaj o osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej w znaczeniu VAT. W przypadku VAT działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. Czyli sprzedaż np. wynajmującemu zarobkującemu na najmie prywatnym – bez względu na to, czy jest podatnikiem VAT czynnym, czy zwolnionym, a nawet czy ma świadomość swojego statusu w VAT – będzie musiała być fakturowana z wykorzystaniem KSeF.

Uwaga! Co ciekawe, wyłączenie obowiązku fakturowania ustrukturyzowanego dotyczy sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wg ustawy o VAT (do takiej sprzedaży trzeba stosować kasy rejestrujące), ale prawodawca nie eliminuje go w odniesieniu do sprzedaży dokonywanej na rzecz rolników ryczałtowych (którzy przecież wykonują taką działalność, są podatnikami VAT zwolnionymi). Czyli w tym przypadku powinności w zakresie fiskalizacji za pomocą kasy rejestrującej i fakturowania przy użyciu KSeF nakładają się na siebie.

Relacje między dokumentami

Skoro faktura ustrukturyzowana nie zwalnia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej, a jak się okazuje, oba obowiązki dokumentacyjne mogą wystąpić jednocześnie (jak to jest w przypadku sprzedaży dla rolników ryczałtowych), to może jednak niekiedy, na stałe, paragon zastąpi fakturę oznaczoną numerem KSeF? Na stałe nie, ale przejściowo niektóre paragony wyłączą obowiązek fakturowania ustrukturyzowanego. Jest to jednak możliwe wyłącznie na zasadach takich jak obecnie, czyli jeżeli jednocześnie stanowią fakturę. Chodzi bowiem o to, że do końca 2026 r. podatnicy zasadniczo zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mają prawo stosować tzw. paragonofaktury, czyli faktury uproszczone zgodnie z zasadami art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. Są to paragony z NIP nabywcy, opiewające na kwotę brutto nie wyższą niż 450 zł lub odpowiednio 100 euro, w których nie muszą być podawane pełne dane przewidziane dla faktury. Zatem w tym okresie takie faktury uproszczone mogą zastępować faktury ustrukturyzowane. Co jednak ważne, chodzi wyłącznie o paragony pełniące funkcję faktury uproszczonej, o której mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, a nie o każdy dokument spełniający warunki do uznania go za fakturę uproszczoną. Oznacza to więc, że inny dokument niż paragon fiskalny, nawet do końca 2026 r., nie może być wystawiany w miejsce faktury przesyłanej do KSeF.

Ważne: Od 2027 r., jeśli sprzedaż powinna być potwierdzona fakturą ustrukturyzowaną, wystawienie paragonofaktury nie wystarczy.

Dodatkowo należy bardzo wyraźnie podkreślić, że nawet w 2026 r. paragon, który nie spełnia normatywnych przesłanek uznania go za fakturę uproszczoną według art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, nie zastąpi faktury ustrukturyzowanej. Co prawda w 2026 r. nie będzie jeszcze stosowana sankcja podatkowa za uchybienie obowiązkom stosowania KSeF, jednak dokładnie tak samo jak obecnie paragon niespełniający wymogów określonych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT nie będzie fakturą, a co za tym idzie – nie będzie dla nabywcy stanowił źródła podatku naliczonego.

Wracając jeszcze na chwilę do faktur uproszczonych, należy stwierdzić, że owszem, takie dokumenty (tj. faktury uproszczone, o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT) przez cały czas pozostaną w przepisach podatkowych i będzie można je stosować, w tym teoretycznie też jako paragonofaktury (ale nie tylko) – lecz w odniesieniu do sprzedaży, która nie będzie podlegała obowiązkowemu dokumentowaniu fakturą ustrukturyzowaną (czyli de facto dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej), lub jako faktury ustrukturyzowane. Oczywiście, tej ostatniej sytuacji nie jako paragonofaktury, lecz faktury przesłane do KSeF, w przypadku których – oznaczając rodzaj faktury – jej wystawca zastosuje oznaczenie „UPR”.

Podatnicy, którzy do tej pory fakturując, wykorzystują kasy rejestrujące, mogą zadać sobie pytanie, co z ich fakturami. Dla nich prawodawca również przewidział okres przejściowy, w którym nie są zobligowani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Otóż tak jak to jest w przypadku paragonofaktur, również faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących skutecznie zastąpią dokumenty przesyłane do KSeF do końca 2026 r. Po tej dacie taka funkcjonalność kasy rejestrującej przyda się wyłącznie w przypadku wystawiania faktur do transakcji, dla których faktura ustrukturyzowana nie jest konieczna.

Uwaga! Tak jak podatnicy nie mają co liczyć na to, że kompletne fakturowanie ustrukturyzowane uchroni ich automatycznie przed stosowaniem kas rejestrujących, tak kasa fiskalna docelowo (bo po okresie przejściowym trwającym do końca 2026 r.) nie wyeliminuje fakturowania przy użyciu KSeF.

Oczywiście w przypadku sprzedaży fiskalizowanej w kasie rejestrującej i jednocześnie fakturowanej podatnik nie załączy do faktury egzemplarza paragonu, gdyż w przypadku faktury ustrukturyzowanej nie byłoby to możliwe (chyba że do wizualizacji, ale jej nie trzeba tworzyć). W takiej sytuacji podatnik wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę zostawia w dokumentacji:

• numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym lub
• paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży.

Podsumowanie

Niezależnie od tego, że czasami zwolnienia od obowiązku stosowania kasy rejestrującej są powiązane z koniecznością fakturowania, jak również pomijając możliwe tylko w okresie przejściowym zastąpienie faktury ustrukturyzowanej paragonofakturą, docelowo ani faktura ustrukturyzowana nie wyeliminuje paragonów, ani też one nie będą zastępować faktur oznaczonych numerami KSeF. A trochę szkoda, bo skoro faktury i tak będą trafiały do systemu administrowanego przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej, może warto byłoby pomyśleć o jakimś kompromisie dokumentacyjnym…

Należy wspomnieć, że wprowadzenie obowiązku stosowania faktur ustrukturyzowanych nie eliminuje – moim zdaniem wątpliwego co do swojej zgodności z prawem wspólnotowym – faktycznego obowiązku zamieszczania w paragonach numeru VAT nabywcy. Aktualny będzie art. 106b ust. 5 ustawy o VAT, zgodnie z którym w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika VAT lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby tego podatku lub podatku od wartości dodanej. Już teraz można mieć wątpliwości, jak ten przepis i sankcje związane z wystawieniem faktury wbrew tej regulacji czy odliczeniu z niej VAT mają się do zasad fakturowania. Ale od 2027 r. podatnik, który wystawi paragon bez NIP nabywcy, może znaleźć się pomiędzy młotem a kowadłem, gdzie młotem będzie sankcja z art. 106b ust. 6 ustawy o VAT, a kowadłem może się okazać ta z art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT. Jeżeli chodzi o zakres stosowania tej sankcji, czeka nas jeszcze niejedna dyskusja. ©℗