Jak przeprowadzić inwentaryzację kasy i druków ścisłego zarachowania w sferze budżetowej?

INWENTARYZACJA KASY

Pytanie: W naszej jednostce budżetowej jest kasa. Przechowujemy w niej środki pieniężne zarówno te związane z podstawową działalnością, jak dotyczące zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jak prawidłowo przeprowadzić inwentaryzację kasy?

Odpowiedź: Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 619; dalej: u.r.) środki pieniężne w kasie inwentaryzuje się na ostatni dzień roku obrotowego. Jednak w sektorze budżetowym robi się to częściej. Zwykle przyjmowane okresy inwentaryzacji to: co kwartał lub co pół roku.

Częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji kasy należy określić w instrukcji kasowej lub w instrukcji inwentaryzacyjnej danej jednostki. Zależy ona od wysokości przechowywanych i rozdysponowywanych środków pieniężnych. Może zostać połączona z kontrolą dokumentacji kasowej czy gospodarki czekami, da się więc sprawdzić m.in. zabezpieczenie kasy, prawidłowość prowadzenia ewidencji i sporządzania dokumentów kasowych, stosowanie przez kasjera zasad określonych w instrukcji kasowej.

Szczególnie ze względu na system kontroli zarządczej kierownik jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego powinien w trybie art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1270; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1089) ustalić częstotliwość i zasady przeprowadzania kontroli prawidłowości gospodarki kasowej, która obejmuje swoim zakresem okresowe sprawdzenie:

• faktycznego stanu gotówki i innych walorów przechowywanych w kasie i zgodności tego stanu z prowadzoną ewidencją,
• przestrzegania przez kasjera zasad wykonywania i dokumentowania operacji kasowych,
• zgodności zabezpieczeń wartości pieniężnych stosowanych w jednostce z ogólnie obowiązującymi przepisami oraz unormowaniami wewnętrznymi,
• przestrzegania przez kasjera i innych pracowników jednostki zasad ochrony wartości pieniężnych w czasie ich przechowywania w kasie oraz transportowania pomiędzy bankiem a jednostką.

Inwentaryzację kasy przeprowadza się:

• w dniach ustalonych przez kierownika jednostki,
• na dzień przekazania obowiązków kasjera,
• w ostatnim dniu roboczym roku, tj. na 31 grudnia,
• w dniu powstania szkody,
• w sytuacjach losowych.

Obowiązkowo w ramach inwentaryzacji okresowej jednostki muszą przeprowadzić inwentaryzację gotówki w kasie na 31 grudnia, czyli ostatni dzień roku obrotowego. Przypomnijmy, że generalnie inwentaryzację przeprowadzamy:

• spisem z natury dla środków pieniężnych przechowywanych w kasie jednostki, a także papierów wartościowych w postaci materialnej,
• pisemnym uzgodnieniem salda z bankami/kontrahentami dla środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych jednostki lub przechowywanych przez inne jednostki, a także papierów wartościowych w postaci zdematerializowanej,
• za pomocą weryfikacji prawidłowości salda wykazanego w księgach rachunkowych z dokumentacją źródłową dla aktywów pieniężnych i finansowych, których zinwentaryzowanie za pomocą dwóch powyższych metod nie było z przyczyn uzasadnionych możliwe.

Osoby zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji kasy wyznacza kierownik jednostki, a gdy konieczne jest przeprowadzenie jej w czasie nieobecności kasjera, zespół spisowy powinien się składać co najmniej z trzech osób. Jeżeli inwentaryzację przeprowadza się pod nieobecność kasjera, to fakt ten powinien zostać wyraźnie opisany w protokole, ze wskazaniem przyczyny nieobecności kasjera. Powołany zespół spisowy sprawdza w szczególności:

• stan gotówki w kasie,
• prawidłowość zabezpieczenia pomieszczenia kasowego: kraty, instalacje alarmowe, kamery,
• prawidłowość działania kasy pancernej, kasetek z depozytami,
• zabezpieczenie kluczy zapasowych do kasy,
• prawidłowość zabezpieczeń środków pieniężnych podczas transportu,
• przestrzeganie ustalonego pogotowia kasowego,
• prawidłowość prowadzonej dokumentacji ujętej w „RK”,
• prawidłowość sporządzania „RK”,
• czy kasjer na piśmie przyjął odpowiedzialność materialną za powierzone mienie.

Aby spis z natury przebiegał sprawnie, kasjer powinien uporządkować banknoty według nominałów oraz bilon według wartości.

Zespół spisowy w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej (kasjera) przelicza wszystkie środki pieniężne znajdujące się w kasie. Środki pieniężne w bilonie znajdujące się w opakowaniach mogą być określone przez przeliczenie opakowań z uwzględnieniem ich zawartości, pod warunkiem że opakowanie jest oryginalne, a liczba i rodzaj środków pieniężnych znajdujących się w tych opakowaniach były sprawdzane wyrywkowo w trakcie spisu.

Spis z natury polega na liczeniu wszystkich monet i banknotów w następujący sposób:

• jeżeli bilon i banknoty znajdują się luzem, liczy się wszystkie sztuki,
• gdy bilon jest częściowo popaczkowany w oryginalne pochodzące z banku rulony, to liczy się je na sztuki, ale wyrywkowo otwiera się wybrane rulony, aby stwierdzić, czy znajdują się w nich właściwe monety.

Papiery wartościowe, takie jak: akcje, obligacje oraz inne papiery wartościowe, są inwentaryzowane według tych samych zasad, według których przebiega inwentaryzacja kasy, a następnie ich stany są porównywane z danymi księgowymi jednostki, wynikającymi z dokumentów nabycia tych papierów wartościowych.

Wyniki inwentaryzacji środków pieniężnych oraz innych walorów przechowywanych w kasie jednostki (takich jak czeki, bony itp.) są ujmowane w protokole inwentaryzacji kasy.

Przykład

Pytanie: Jak postępować, jeśli zespół spisowy ustalił różnice w trakcie inwentaryzacji kasy?

Odpowiedź: Dalsze postępowanie zależy od tego, czy zespół stwierdził nadwyżkę czy niedobór. Jeśli ujawnił nadwyżkę gotówki w kasie z nieustalonej przyczyny, to przyjmuje się ją na podstawie dowodu KP do kasy i odprowadza na rachunek bankowy. Natomiast w przypadku niedoboru pracownik prowadzący kasę musi niezwłocznie wpłacić brakującą kwotę. Jeżeli niedobór nosi cechy przestępstwa, to należy bezzwłocznie powiadomić odpowiednie organy.

Jeśli spis z natury wykaże różnice inwentaryzacyjne, trzeba je wyjaśnić i odpowiednio rozliczyć.

Pytanie: W naszej jednostce w instrukcji gospodarki kasowej nie ma wzoru oświadczenia kasjera o przejęciu kasy z pełną odpowiedzialnością materialną. Jaka powinna być treść takiego oświadczenia?

Odpowiedź: W instrukcji gospodarki kasowej należy zawrzeć zasady przejmowania kasy i przyjmowania przez kasjera odpowiedzialności. Pracownik przejmujący obowiązki kasjera powinien złożyć pisemne oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mu mienie. Takie oświadczenie powinno być przechowywane w jego aktach osobowych. Warto wspomnieć, że wzór oświadczenia powinien być załączony do instrukcji.

W powierzonym zakresie obowiązków kasjer ponosi odpowiedzialność materialną w szczególności za:

• niewłaściwe zabezpieczenie gotówki,
• wypłacenie gotówki na podstawie niezatwierdzonych dowodów wypłaty,
• dokonanie wypłat bez udokumentowania podpisami odbiorców zamieszczonymi na właściwych dowodach rozchodowych,
• niedobór w kasie.

Kasjer powinien otrzymać od przełożonych następujące dokumenty:

• wykaz osób upoważnionych do zatwierdzania dowodów kasowych,
• wzory bankowe podpisów osób upoważnionych do podpisywania przelewów, czeków, list płac, delegacji służbowych i innych dowodów stanowiących podstawę operacji kasowych,
• instrukcję kasową.

Przejęcie kasy każdorazowo odbywa się na podstawie komisyjnie przeprowadzonej inwentaryzacji. Należy nią objąć:

• środki pieniężne w kasie,
• druki ścisłego zarachowania,
• depozyty,
• inne walory (papiery wartościowe).

Inwentaryzację środków pieniężnych przeprowadza kasjer w obecności zespołu spisowego wyznaczonego przez kierownika. W przypadku zdarzeń losowych w czasie nieobecności kasjera inwentaryzację kasy przeprowadza komisja na wniosek kierownika. Przy inwentaryzacji środków pieniężnych zespół spisowy sprawdza:

a) prawidłowość zabezpieczenia pomieszczenia kasowego,

b) przestrzeganie zasad dotyczących wysokości przechowywania niezbędnej gotówki w kasie.

Spis z natury polega na porównaniu stanu rzeczywistego ze stanem ewidencji wynikającej z książki druków ścisłego zarachowania. Z przeprowadzonej inwentaryzacji zespół spisowy sporządza protokół.

Od tego momentu osoba przejmująca kasę ponosi materialną odpowiedzialność za środki pieniężne i inne wartości znajdujące się w kasie. W przypadku nieobecności kasjera trzeba protokolarnie przekazać kasę w obecności kierownika lub osoby go zastępującej.

Pytanie: Kiedy oprócz inwentaryzacji okresowej trzeba przeprowadzać inwentaryzację kasy?

Odpowiedź: Na dzień przekazania obowiązków kasjera innej osobie przeprowadza się inwentaryzację zdawczo-odbiorczą, zaliczaną do grupy inwentaryzacji okolicznościowych. Z wyników inwentaryzacji sporządza się protokół w trzech egzemplarzach, podpisany przez członków zespołu spisowego oraz przez osobę przyjmującą i przekazującą kasę. Protokół inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej otrzymują:

• oryginał ‒ główny księgowy,
• pierwszą kopię ‒ osoba zdająca kasę,
• drugą kopię ‒ osoba przyjmująca kasę.

Inwentaryzacje okolicznościowe przeprowadza się także w przypadku innych, na ogół niespodziewanych, okoliczności, np pożaru, zalania, kradzieży z włamaniem itp. Fakt przeprowadzenia spisu z natury w takiej sytuacji także powinien być udokumentowany protokołem.

Ponadto środki pieniężne, oprócz inwentaryzacji okresowej, rocznej, mogą być objęte inwentaryzacją wyrywkową mającą charakter niezapowiedziany i nieplanowany. Nieplanowane inwentaryzacje kas powinny być regulowane odrębnym zarządzeniem kierownika jednostki. W przypadku nieplanowanej inwentaryzacji wyrywkowej kasjer jest zobowiązany do bezzwłocznego udostępnienia stanowiska kasowego zespołowi spisowemu, który ma prawo zażądać wydruków i innych zestawień z bieżącego stanu raportów kasowych. Zespół spisowy przelicza środki pieniężne i spisuje je ilościowo i wartościowo, a następnie ustala stan kasy i porównuje go ze stanem wykazanym w raporcie. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji kasy zespół spisowy sporządza protokół (z przeprowadzonej inwentaryzacji aktywów pieniężnych w kasie).

Przykład

Pytanie: W jednostce budżetowej na koniec roku obrotowego stan gotówki w kasie jest zerowy. Czy w tej sytuacji trzeba robić spis z natury?

Odpowiedź: Tak, trzeba. Zerowe saldo wykazane na koncie 101 „Kasa” oznacza zerowy stan aktywów pieniężnych przechowywanych w kasie jednostki. Należy potwierdzić jego prawdziwość w drodze przeprowadzenia spisu z natury. Obowiązek przeprowadzenia spisu wynika z art. 26 ust. 1 pkt 1 u.r. Wyznaczeni przez kierownika jednostki pracownicy stwierdzają, że rzeczywiście w kasie jednostki nie jest przechowywana żadna gotówka. Fakt przeprowadzenia inwentaryzacji i jej wyniki powinny zostać odpowiednio potwierdzone w postaci protokołu inwentaryzacji kasy.

Pytanie: Przy inwentaryzacji okresowej środków pieniężnych przechowywanych w kasie stwierdzono niedobór, którym dyrektor zakładu polecił obciążyć osobę materialnie odpowiedzialną – kasjerkę. Nie zgodziła się ona na spłatę niedoboru, twierdząc, że nie jest odpowiedzialna za jego powstanie. Sprawa trafiła do sądu. Jakie operacje księgowe należy uwzględnić?

Odpowiedź: W analizowanym przypadku ewidencja wyników inwentaryzacji i jej rozliczenia będzie następująca:

• Stwierdzony niedobór: Wn „Rozliczenie niedoborów”, Ma „Kasa”;
• Rozliczenie niedoboru – obciążenie kasjera: Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, Ma „Rozliczenie niedoborów”;
• Skierowanie sprawy odszkodowania za niedobór na drogę sądową: Wn „Roszczenia sporne”, Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

Pytanie: Jak powinien wyglądać protokół z inwentaryzacji kasy?

Odpowiedź: Każda jednostka ustala wzór samodzielnie i później sporządza go zgodnie z tym wzorem zamieszczonym w załączniku do instrukcji inwentaryzacyjnej. Należy w nim wyraźnie zapisać, jaki był stwierdzony stan gotówki znajdującej się w kasie jednostki na 31 grudnia danego roku (np. gotówka – stan „……..”, zgodny z RK nr x z 31 grudnia xxxx roku). Tak sporządzony protokół inwentaryzacji kasy w księgowości jest podstawą do porównania danych rzeczywistych z danymi ujętymi na koncie 101 „Kasa” – i stwierdzenia, że inwentaryzacja nie wykazała różnic bądź, jeśli takie wystąpiły – do ustalenia ich wielkości i przyczyn, co z kolei jest niezbędne do wyboru właściwego sposobu ich likwidacji.

Protokół inwentaryzacji rocznej otrzymują:

• oryginał ‒ główny księgowy,
• kopię ‒ kasjer.

W przypadku inwentaryzacji kasy zespół spisowy najczęściej nie posługuje się typowymi (wzorcowymi) arkuszami spisu z natury z uwagi na ich małą przydatność. Do udokumentowania przeprowadzonego spisu z natury w kasie służą odpowiednio przygotowane protokoły inwentaryzacji (kontroli) kasy. W protokole z inwentaryzacji kasy należy uwzględnić:

• datę przeprowadzonego spisu,
• skład osobowy zespołu spisowego,
• imię i nazwisko kasjera,
• informację o stanie gotówki,
• dane dotyczące ostatniego raportu kasowego: jego numer, datę sporządzenia, kwotę salda końcowego,
• numery ostatnich dowodów kasowych (KP, KW) wpisanych do raportu,
• informację o stwierdzonych nadwyżkach lub niedoborach w kasie z podaniem daty i pozycji zapisu w raporcie kasowym,
• uwagi o ewentualnych niedociągnięciach i nieprawidłowościach w zabezpieczeniu i przechowywaniu walorów pieniężnych.

Zamieszczamy przykładowe wzory protokołu. Można dostosować je dla potrzeb konkretnej jednostki.

Pytanie: Jak przyspieszyć inwentaryzację kasy?

Odpowiedź: Spis z natury środków pieniężnych w kasie jest istotnym elementem procesu inwentaryzacyjnego, wymagającym precyzji, rzetelności oraz odpowiedniego przygotowania. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi, takich jak liczarki banknotów i monet, może znacznie usprawnić ten proces, przyczyniając się do zwiększenia efektywności i dokładności.

Liczarki banknotów i monet to urządzenia, które automatycznie przeliczają gotówkę, rozpoznając poszczególne nominały, i wykrywają fałszywe banknoty. Ich zastosowanie pozwala wyeliminować błędy wynikające z ludzkiej omylności, szczególnie gdy trzeba przeliczyć duże kwoty lub różnorodne nominały. Dzięki automatyzacji procesu liczenia można uniknąć nieścisłości, które mogą wpłynąć na wynik inwentaryzacji i wiarygodność raportów kasowych.

Wprowadzenie liczarek także do codziennej pracy kasy pozwala na sprawniejszy spis z natury. Podczas inwentaryzacji wystarczy wykorzystać urządzenie do przeliczenia gotówki w obecności komisji inwentaryzacyjnej. Liczarki oferują możliwość generowania szczegółowych raportów, które mogą być dołączone do protokołu inwentaryzacyjnego jako dowód prawidłowości przeprowadzonego spisu.

Kasjerzy oraz członkowie komisji inwentaryzacyjnej powinni być zaznajomieni z obsługą liczarek i ich funkcjami, aby uniknąć pomyłek związanych z niewłaściwym użyciem urządzeń.

Użycie liczarek banknotów i monet podczas spisu z natury gotówki wymaga uwzględnienia tego narzędzia w instrukcji inwentaryzacyjnej. Odpowiednie regulacje powinny uwzględniać zarówno aspekty techniczne, jak i proceduralne, aby zapewnić prawidłowe i zgodne z przepisami przeprowadzenie inwentaryzacji. Warto również zaznaczyć, że liczarki powinny być regularnie serwisowane i kalibrowane, aby zapewnić ich niezawodność i dokładność.

Kluczowe jest zdefiniowanie procedur korzystania z liczarek, takich jak:

• wskazanie rodzajów liczarek stosowanych w jednostce,
• określenie zasad ich użycia podczas inwentaryzacji, np. wymogu przeliczenia gotówki w obecności dwóch członków komisji inwentaryzacyjnej.

W instrukcji należy uwzględnić wymóg sporządzania protokołu z każdego spisu, który zawiera:

• wyniki uzyskane z liczarek,
• informację o zgodności przeliczonej kwoty z zapisami w raportach kasowych,
• ewentualne różnice oraz opis działań podjętych w celu ich wyjaśnienia.

W przypadku liczarek wyposażonych w funkcję drukowania raportów kopia wydruku powinna być załączona do protokołu jako potwierdzenie przeprowadzonego spisu.

Instrukcja powinna też jasno określać role i odpowiedzialność osób zaangażowanych w spis gotówki. Liczarki, mimo swojej precyzji, nie eliminują konieczności udziału członków komisji inwentaryzacyjnej. Instrukcja powinna podkreślać, że zastosowanie liczarek nie zwalnia komisji inwentaryzacyjnej z obowiązku weryfikacji wyników spisu oraz ich zgodności z zapisami księgowymi.

Trzeba też przewidzieć procedury na wypadek awarii urządzeń wspomagających spis. Regulacje powinny wskazywać, że:

• w razie awarii liczarki gotówka powinna być liczona ręcznie, zgodnie z ustalonymi procedurami,
• w protokole należy odnotować przyczynę odstąpienia od wykorzystania liczarki i zastosowane środki zastępcze.

Podsumowując, uwzględnienie liczarek banknotów i monet wymaga opracowania jasnych i szczegółowych regulacji, które zapewnią zgodność z przepisami prawa oraz przejrzystość procesu inwentaryzacji. Określenie zasad korzystania z tych urządzeń oraz procedur awaryjnych pozwoli usprawnić spis gotówki, zwiększyć jego dokładność oraz zminimalizować ryzyko błędów.

inwentaryzacja druków

Pytanie: Rozpoczęłam pracę w jednostce budżetowej. Zapoznałam się z polityką rachunkowości i instrukcjami. Nie znalazłam jednak wzmianki o drukach ścisłego zarachowania. Czy jednostka musi obowiązkowo posiadać instrukcję dotyczącą takich druków?

Odpowiedź: Nie ma obowiązku posiadania osobnej instrukcji dotyczącej druków ścisłego zarachowania. Jednak jeśli w jednostce są takie druki, to wszelkie kwestie związane z ich ewidencją i kontrolą, a także inwentaryzacją muszą zostać uregulowane w przepisach wewnętrznych. Można to zrobić osobno w poszczególnych instrukcjach, np. w instrukcji kasowej, inwentaryzacyjnej. Najlepiej jednak, gdy szczegółowe zasady gospodarki drukami ścisłego zarachowania jednostka ureguluje w instrukcji ewidencji druków ścisłego zarachowania.

Pytanie: Jakie są rodzaje druków ścisłego zarachowania? Kto powinien określić zasady ich stosowania?

Odpowiedź: Druki ścisłego zarachowania to dokumenty, które charakteryzują się szczególnym nadzorem w zakresie ich wydawania, przechowywania, użytkowania i rozliczania. Są one objęte ścisłą kontrolą, ponieważ ich niewłaściwe wykorzystanie może prowadzić do nadużyć lub strat finansowych.

Kierownik jednostki powinien określić rodzaje i zasady stosowania dokumentów stanowiących druki ścisłego zarachowania i druki ścisłej kontroli. Gospodarką takimi drukami powinny być objęte druki płatne oraz druki, które podlegają kontroli ilościowej, a w szczególności:

• czeki gotówkowe i rozrachunkowe,
• kwitariusze przychodowe oraz inne przychodowe asygnaty kasowe,
• arkusze spisu z natury w chwili ich wydania przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

W jednostce najczęściej obowiązują następujące druki ścisłego zarachowania: arkusze spisu z natury, dokumenty kasowe KP i KW, karty drogowe, dowody wydania RW, dowody zwrotu WZ, przepustki materiałowe i inne dokumenty w zależności od potrzeb. Legitymacjami ubezpieczeniowymi pracownika i członka rodziny, legitymacjami służbowymi, które są także drukami ścisłego zarachowania, zajmuje się sekcja (komórka) spraw pracowniczych.

Oprócz wyżej wymienionych druków w jednostkach samorządu terytorialnego drukami ścisłego zarachowania są dokumenty dochodów budżetu państwa, a w szczególności: bloczki mandatowe, decyzje o nałożonych grzywnach i karach pieniężnych, skarbowe papiery wartościowe, np. znaczki opłaty skarbowej, ewidencjonowane według wartości nominalnej, druki dokumentów stwierdzających tożsamość (dowody osobiste).

Pytanie: Na czym polega kontrola i ewidencja druków ścisłego zarachowania?

Odpowiedź: Druki ścisłego zarachowania zostają objęte kontrolą już od momentu przyjęcia ich do jednostki. Dokumenty te, oznaczone numerami wydrukowanymi albo wpisanymi w dniu ich zakupu lub przyjęcia do jednostki, są rejestrowane w specjalnej ewidencji druków ścisłego zarachowania. Czeki gotówkowe i rozliczeniowe otrzymane z banku mają już prawidłową numerację.

Pozostałe druki należy numerować w sposób uniemożliwiający ich zamianę, np. przez ustalenie znaku i serii, nadanie numeru porządkowego i podpisanie przez osobę odpowiedzialną za ewidencję druków ścisłego zarachowania.

Krótkoterminowe papiery wartościowe, takie jak akcje, obligacje, bony skarbowe, a także weksle i czeki obce o terminie realizacji powyżej trzech miesięcy do jednego roku, ewidencjonuje księgowość. Papiery wartościowe mają numery ewidencyjne nadane przez drukarnię i podlegają spisowi z natury co najmniej raz na koniec roku. Dokładna ewidencja druków i kontrola obrotu nimi jest podstawą prawidłowej gospodarki drukami ścisłego zarachowania.

Ewidencja tych druków polega na:

• komisyjnym przyjęciu druków ścisłego zarachowania w momencie ich otrzymania, sprawdzeniu zgodności z dokumentem dostawy,
• bieżącym wpisywaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w specjalnie do tego przeznaczonej księdze,

• oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków niemających serii i numerów nadanych przez drukarnię.

W ewidencji można ustalić stan ilościowy druków na koniec każdego półrocza i porównać go ze stanem rzeczywistym. Jeśli wystąpią jakieś różnice, to należy niezwłocznie zawiadomić kierownika i głównego księgowego.

• czeki gotówkowe,
• arkusze spisu z natury w chwili ich wydania,
• bloczki dowodów „KP – kasa przyjmie” i „KW – kasa wypłaci” z chwilą wydania,
• kwitariusze przychodowe,
• karty drogowe z chwilą wydania,
• karty wędkarskie z chwilą wydania.

• Wydział Finansowy, w zakresie czeków gotówkowych, arkuszy spisu z natury, bloczków dowodów „KP – kasa przyjmie” i „KW – kasa wypłaci”, kwitariuszy przychodowych,
• Wydział Organizacyjno-Kadrowy, w zakresie kart drogowych,
• Wydział Rolnictwa i Ochrony Środowiska, w zakresie kart wędkarskich.

• wyznaczenia pracowników obowiązanych do prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania,
• zapewnienia odpowiedniego zabezpieczenia przed kradzieżą druków ścisłego zarachowania.

Pytanie: Kto zajmuje się ewidencją druków i jak przejmuje odpowiedzialność?

Odpowiedź:Kierownik jednostki wyznacza osobę odpowiedzialną za prawidłową ewidencję i gospodarkę drukami ścisłego zarachowania. Kierownik zobowiązany jest do stworzenia odpowiednich warunków pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania do ich należytego przechowywania i zabezpieczenia przed zniszczeniem i kradzieżą.

Pracownik wyznaczony przez kierownika ponosi odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę drukami ścisłego zarachowania. Podpisuje w tym celu oświadczenie.

Ewidencję druków musi prowadzić na bieżąco w księdze druków ścisłego zarachowania. Pracownik odpowiedzialny za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania dokonuje sprawdzenia ich ilości w momencie przyjmowania i wydawania. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowi dla rozchodu pokwitowanie osoby upoważnionej do odbioru druków, udokumentowane upoważnieniem oraz ewentualnie dowodem wydania. Jeżeli druki ścisłego zarachowania uległy zniszczeniu, należy sporządzić komisyjny protokół, który powinien być przechowywany w aktach, prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej druki ścisłego zarachowania powinny być przekazane w taki sam sposób jak składniki majątkowe (inwentaryzacja). Fakt przekazania druków ścisłego zarachowania musi być uwidoczniony w protokole zdawczo-odbiorczym.

Pytanie: Jak długo jednostka ma przechowywać druki?

Odpowiedź: Druki ścisłego zarachowania: księgi ewidencyjne, protokoły przyjęcia i ocechowania oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania (zapotrzebowania, rozliczenia itp.) należy przechowywać przez pięć lat. Dotyczy to także druków anulowanych. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji „unieważniam” wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tych czynności. Jeśli anulowane druki są broszurowe, to należy pozostawić je w bloczku, natomiast luźne druki należy przechować w przeznaczonych do tego celu segregatorze lub teczce.

Pytanie: Z jaką częstotliwością musimy inwentaryzować druki ścisłego zarachowania?

Odpowiedź: Trzeba je inwentaryzować nie rzadziej niż raz w roku. Z uwagi na ich specyficzny charakter powinno się je objąć bieżącą kontrolą, czyli oprócz obowiązkowej rocznej inwentaryzacji należy przeprowadzać inwentaryzację okresową. Faktyczny stan druków ścisłego zarachowania ustala komisja inwentaryzacyjna. W arkuszach spisu z natury podaje się rodzaje, serie i numery druków, a także wymienia ich liczbę. Inwentaryzację druków ścisłego zarachowania przeprowadza się według stanu na 31 grudnia danego roku obrotowego.

Przykład 2

Pytanie: Czy arkusze spisowe są drukami ścisłego zarachowania?

Odpowiedź: Arkusze spisu z natury, choć początkowo są jedynie narzędziem roboczym, stają się drukami ścisłego zarachowania w momencie ich ponumerowania i wydania komisji spisowej. Od tej chwili stają się dokumentami, które muszą być dokładnie rozliczane. Ich ponumerowanie nadaje im unikalność, a przekazanie członkom komisji oznacza objęcie ich nadzorem w kontekście realizacji konkretnego procesu – inwentaryzacji.

Po zakończeniu spisu komisja spisowa jest zobowiązana do zwrotu wszystkich arkuszy, zarówno tych wypełnionych, jak i niewykorzystanych, co pozwala na ich pełne rozliczenie.

Taki status arkuszy zapewnia pełną kontrolę nad procesem inwentaryzacyjnym i wzmacnia jego wiarygodność, co jest nieodzowne w kontekście obowiązujących przepisów i zasad rachunkowości.

Pytanie: Jak przeprowadzić inwentaryzację druków ścisłego zarachowania w jednostce budżetowej?

Odpowiedź: Druki ścisłego zarachowania w jednostkach budżetowych to dokumenty, które pełnią szczególną rolę ze względu na swoją wartość dowodową i prawną. Ich inwentaryzacja jest kluczowym elementem utrzymania przejrzystości i rzetelności w dokumentacji. Aby przeprowadzić ten proces prawidłowo, warto kierować się określonymi zasadami i etapami.

Pierwszym krokiem w inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania jest weryfikacja obowiązujących regulacji wewnętrznych oraz przepisów prawa dotyczących zarządzania drukami. Każda jednostka budżetowa powinna wprowadzić jasno określone zasady, które definiują procedury inwentaryzacji oraz zakres odpowiedzialności osób zajmujących się drukami.

Następnie trzeba ustalić zakres inwentaryzacji. Druki ścisłego zarachowania to szeroka kategoria dokumentów, która obejmuje m.in. bloczki KP, KW, czeki, delegacje, legitymacje czy inne formularze mające numerację seryjną. Kluczowe jest precyzyjne określenie, które z nich będą sprawdzane.

Jednym z ważniejszych elementów przygotowań jest powołanie komisji inwentaryzacyjnej.

Inwentaryzacja nie może odbyć się bez dokładnej dokumentacji. Należy zacząć od weryfikacji księgi druków ścisłego zarachowania. Powinna ona zawierać informacje o numerach seryjnych druków, osobach, które je otrzymały, datach wydania oraz celu, w jakim zostały wykorzystane. Każda niezgodność w tej dokumentacji może skutkować problemami podczas samej inwentaryzacji.

Równie ważne jest przygotowanie arkuszy spisowych, które będą używane podczas liczenia druków. Arkusze te muszą być szczegółowe i uwzględniać wszystkie istotne dane, takie jak numery seryjne, rodzaj druku czy miejsce jego przechowywania.

Sam spis z natury jest najbardziej wymagającym etapem. Druki ścisłego zarachowania należy fizycznie zebrać w miejscu, w którym są przechowywane, oraz zweryfikować ich stan w obecności odpowiednich osób. Sprawdzenie obejmuje nie tylko liczenie, lecz także porównanie stanu faktycznego z zapisami w rejestrze.

W przypadku druków częściowo zużytych konieczne jest dokładne policzenie pozostałych stron, co pozwoli na ich właściwą weryfikację. Szczególną uwagę należy zwrócić na zgodność numerów seryjnych z dokumentacją – każda niezgodność może wskazywać na błędy w ewidencji lub nieprawidłowości w użytkowaniu druków.

Po zakończeniu spisu z natury należy zweryfikować, czy istnieją różnice między stanem faktycznym a zapisami w dokumentacji. Jeśli brakuje druków lub występują niezgodności w numeracji, to konieczne jest ich wyjaśnienie. Każda rozbieżność powinna być udokumentowana w protokole różnic, który wskaże, jakie działania naprawcze należy podjąć. Może to być uzupełnienie dokumentacji, dodatkowe szkolenie pracowników czy nawet zgłoszenie strat.

Po zakończeniu inwentaryzacji komisja sporządza protokół, który zawiera pełne wyniki spisu. W dokumencie tym powinny znaleźć się m.in. lista zinwentaryzowanych druków, stwierdzone różnice oraz uwagi komisji dotyczące dalszych działań. Protokół musi zostać podpisany przez wszystkich członków komisji i zatwierdzony przez kierownika jednostki.

Ostatnim krokiem jest archiwizacja dokumentacji inwentaryzacyjnej. Protokół, arkusze spisowe i inne związane z procesem dokumenty należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi archiwizacji w jednostkach budżetowych.

Inwentaryzacja druków ścisłego zarachowania to nie tylko proces kontrolny, lecz także okazja do wyciągnięcia wniosków na przyszłość. Jeśli podczas inwentaryzacji pojawiły się problemy lub nieścisłości, to warto przeanalizować procedury zarządzania drukami i wprowadzić zmiany, które usprawnią ich użytkowanie. Zaktualizowana i rzetelna dokumentacja pozwala na zachowanie pełnej kontroli nad drukami ścisłego zarachowania i minimalizuje ryzyko nieprawidłowości.

Prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja zapewnia bezpieczeństwo i przejrzystość w zarządzaniu drukami ścisłego zarachowania, co ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania każdej jednostki budżetowej. ©℗