Kiedy trzeba otworzyć nowe księgi przy przekształcaniu spółek? [Poradnia rachunkowa]

Proszę pamiętać, że w przypadku spółki jawnej podatnikami byli wspólnicy, a po przekształceniu jej w spółkę z o.o. podatnikiem będzie spółka. Od dnia przekształcenia rozpoczyna się rok podatkowy spółki z o.o. i należy wyodrębniać nie tylko operacje w rachunkowości, lecz także przychody i koszty podatkowe. ©℗

Czy w sprawozdaniu Rb-ST wykazuje się saldo konta 224?

W podanym stanie faktycznym powołano się na konto 224, które ma oznaczenie „Rozrachunki budżetu”. Z jego opisu wynika, że służy do ewidencji rozrachunków z innymi budżetami, a w szczególności:

1) rozliczeń dochodów budżetowych realizowanych przez organy podatkowe na rzecz budżetu jednostki samorządu terytorialnego;

2) rozrachunków z tytułu udziałów w dochodach innych budżetów;

3) rozrachunków z tytułu dotacji i subwencji;

4) rozrachunków z tytułu dochodów pobranych na rzecz budżetu państwa.

Ewidencja szczegółowa do konta 224 powinna umożliwić ustalenie stanu należności i zobowiązań według poszczególnych tytułów oraz według poszczególnych budżetów. Saldo Wn konta 224 oznacza stan należności, a saldo Ma konta 224 ‒ stan zobowiązań budżetu z tytułu pozostałych rozrachunków.

Co istotne, funkcjonowanie ww. konta (które służy m.in. do ujmowania rozrachunków w zakresie dotacji) powinno mieć odzwierciedlenie w sprawozdawczości budżetowej, a ściślej rzecz ujmując w sprawozdaniu Rb-ST. W tym zakresie należy uwzględnić przepisy rozporządzenia ministra finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. W myśl par. 20 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego w sprawozdaniach rocznych wykazuje się stan środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego na podstawie dowodów bankowych. W części ,,Informacja o stanie środków na rachunkach bankowych jednostki samorządu terytorialnego” wykazuje się stan środków pieniężnych na rachunku środków na niewygasające wydatki na podstawie dowodów bankowych. Znaczenie ma także konstrukcja sprawozdania Rb-ST, gdzie da się wyróżnić:

„Stan środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego, w tym

1. środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym

2. środki dotacji i subwencji przekazane w grudniu na styczeń następnego roku”.

Na kanwie podanego stanu faktycznego i prawnego na uwagę zasługują ustalenia zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej we Wrocławiu z 29 sierpnia 2024 r. (znak WK.WR.40.27.2024.109). RIO stwierdziła m.in., że: „W sprawozdaniu Rb-ST o stanie środków pieniężnych na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego, sporządzonym na koniec (…) r., w pozycji „«Środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym» nie wykazano kwoty 11.546,04 zł, a w sprawozdaniu sporządzonym na koniec (…) nie wykazano kwoty 129.753,56 zł pomimo, że saldo konta 224-03 «Rozrachunki budżetu – zwroty dotacji» wykazało na dzień 31.12.2021 r. i 31.12.2023 r. stan zobowiązań budżetu z tego tytułu w powyższych kwotach. Stanowiło to naruszenie § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2020 r. poz. 1564 ze zm.), następnie rozporządzenia Ministra Finansów z 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. poz. 144 ze zm.), stosownie do którego kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.”

W ramach wniosku pokontrolnego RIO nakazała jednostce, aby przestrzegała przepisów rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w szczególności w zakresie wykazywania w sprawozdaniu Rb-ST w pozycji „Środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym” kwot zgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, stosownie do par. 9 ust. 2 rozporządzenia.

Podsumowując, w sprawozdaniu Rb-ST należy wykazać saldo konta 224 z pozycji „Środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym”. ©℗

Jaki paragraf dla wynagrodzeń pracowników urzędu gminy?

Ze stanu faktycznego należy wnioskować, że wątpliwości mają związek z klasyfikowaniem wynagrodzeń pracowników samorządowych. W tym zakresie warto przypomnieć niektóre przepisy ustawy o pracownikach samorządowych. Na uwagę zasługuje m.in. art. 36, z którego wynika m.in., że pracownikowi samorządowemu przysługuje wynagrodzenie stosowne do zajmowanego stanowiska oraz posiadanych kwalifikacji zawodowych. Pracownikowi samorządowemu przysługują wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za wieloletnią pracę, nagroda jubileuszowa oraz jednorazowa odprawa w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy oraz dodatkowe wynagrodzenie roczne na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta), staroście oraz marszałkowi województwa przysługuje dodatek specjalny. Pracownikowi samorządowemu może zostać przyznany dodatek funkcyjny.

Zatem nie ma wątpliwości co do materialno-prawnych podstaw do ponoszenia wydatków z budżetu samorządowego na wynagrodzenia pracownicze.

Kwestią wtórną jest ujmowanie tego rodzaju wydatków w budżecie gminy. Punkt odniesienia stanowi rozporządzenie ministra finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. I tak podany paragraf 605 ma oznaczenie „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”, natomiast rozdział 60016 – „Drogi publiczne gminne”.

Trzeba jednak podkreślić, że nie ma przesłanek, aby stosować podany wyżej paragraf 605 do ujmowania wydatków na wynagrodzenia pracowników samorządowych, a argumentem nie może być np. zaangażowanie pracowników urzędu w realizację zadań inwestycyjnych. Założenie to ma potwierdzenie w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Katowicach z 4 października 2024 r. (znak WK-610/17/4/24). RIO ustaliła m.in., że niektóre wydatki z tytułu wypłaty pracownikom urzędu miasta wynagrodzeń rocznych i pochodnych od tych wynagrodzeń zostały zaklasyfikowane do paragrafu 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”. RIO podała, że było to niezgodne z zasadami klasyfikowania wydatków budżetowych. Dodatkowo ustaliła, że w paragrafie 605 zaklasyfikowano wydatki w łącznej kwocie 5746,39 zł. Wydatki te zrealizowano w rozdziałach: 60015 – „Drogi publiczne w miastach na prawach powiatu”, 60016 – „Drogi publiczne gminne”, 80101 – „Szkoły podstawowe”. Jednostka samorządowa argumentowała, że powyższe wynikało z zaliczenia ww. kosztów do kosztów inwestycji, co uznano za tożsame z ujęciem wydatków z tego tytułu jako wydatków majątkowych zamiast bieżących. RIO podkreśliła jednak, że „pojęcie kosztu nie jest tożsame z pojęciem wydatku. Zaklasyfikowanie danego kosztu jako kosztu inwestycyjnego nie wyklucza jego opłacenia w ramach paragrafów wydatków bieżących.

W ramach wniosku pokontrolnego RIO nakazała jednostce stosowanie prawidłowej klasyfikacji wydatków budżetowych z tytułu wynagrodzeń pracowników urzędu miasta stosownie do postanowień rozporządzenia ministra finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, mając na uwadze art. 39 ust. 1 pkt 1 i 2, a także art. 68 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Nie jest więc dopuszczalne ujmowanie w paragrafie 605 wydatków przeznaczonych na finansowanie wynagrodzeń pracowników urzędu miasta. Udział pracowników w realizacji inwestycji nie może więc uzasadniać stosowania paragrafu 605. ©℗

Czy paragraf 441 jest właściwy dla zakupu paliwa?

Ustawodawca dość szczegółowo określił zasady finansowania podróży służbowych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Z tego tytułu dla jednostki generowane są, rzecz jasna, wydatki, które trzeba odpowiednio ująć z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia ministra finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.

Podany w pytaniu paragraf 441 ma oznaczenie „Podróże służbowe krajowe”. Z jego opisu wynika m.in., że „obejmuje wydatki na podróże służbowe krajowe pracowników, w zakresie określonym rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167) ‒ ponoszone przez pracodawcę i pracownika”. Paragraf ten stosujemy również do innych wydatków zaliczonych na podstawie odrębnych przepisów do wydatków na podróże służbowe krajowe, np. do zwrotu kosztów za używanie przez pracowników własnych pojazdów do celów służbowych w granicach administracyjnych miasta lub gminy, przejazdów miejscowych pracowników, wyrównania wydatków ponoszonych przez pracowników w związku z wykonywaniem pracy poza stałym miejscem pracy lub poza stałym miejscem zamieszkania oraz przeniesieniem do pracy w innej miejscowości.

Podany paragraf nie będzie jednak prawidłowy w przedstawionej sytuacji. Do takiego wniosku skłania ustalenie zawarte w ramach wystąpienia pokontrolnego Regionalnej Izby Obrachunkowej w Rzeszowie z 24 października 2023 r. (znak wK.610–34/4/2023): „Nieprawidłowe klasyfikowanie wydatków z tytułu zakupu paliwa do samochodów służbowych do § 4410 «Podróże służbowe krajowe» zamiast do § 4210 «Zakup materiałów i wyposażenia».

Dlatego zakup paliwa do pojazdów służbowych należy ujmować w paragrafie 421 „Zakup materiałów i wyposażenia”. ©℗