W polskim systemie prawnym egzekucja administracyjna odgrywa istotną rolę w dochodzeniu należności publicznoprawnych, umożliwiając organom administracji skuteczne ściąganie zaległości od zobowiązanych. Zasady postępowania egzekucyjnego są regulowane przede wszystkim przez ustawę z 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2505; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 859; dalej: u.p.e.a.). W ramach tego procesu pojawia się często pytanie o dostępność informacji na temat przebiegu postępowania egzekucyjnego, szczególnie w kontekście pytań kierowanych do organu egzekucyjnego przez wierzycieli lub inne podmioty zainteresowane.

Wierzyciel, który zgłasza należność do egzekucji, ma prawo do uzyskania informacji o stanie prowadzonego postępowania. Jest to nie tylko kwestia praktycznej potrzeby monitorowania działań podejmowanych przez organ egzekucyjny, lecz także kwestia prawna wynikająca z obowiązujących przepisów. W przypadku gdy organ egzekucyjny wymaga wskazania podstawy prawnej dla udzielenia takich informacji, istotne jest odwołanie się do konkretnych regulacji, które nakładają obowiązek współpracy pomiędzy organami oraz uprawnienie wierzyciela do uzyskiwania danych dotyczących postępowania.

Podstawą prawną, na którą można się powołać, są przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, które wskazują, że wierzyciel ma prawo do informacji o stanie postępowania egzekucyjnego. Jest to uprawnienie, które ma na celu zapewnienie transparentności działań podejmowanych przez organ egzekucyjny oraz umożliwienie wierzycielowi odpowiedniego reagowania na przebieg egzekucji.

Równocześnie warto zwrócić uwagę na przepisy ustawy z 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 615; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 879; dalej: ustawa o KAS), które obligują organy administracji rządowej i samorządowej do współdziałania z organami KAS, w tym do nieodpłatnego udostępniania informacji w sprawach indywidualnych. W kontekście postępowania egzekucyjnego oznacza to, że organy są zobowiązane do udzielania niezbędnych informacji organom KAS, co ma na celu skuteczniejsze realizowanie zadań egzekucyjnych.

W praktyce, jeśli wierzyciel lub inny uprawniony podmiot zwraca się do organu egzekucyjnego o udzielenie informacji na temat stanu postępowania, to organ ten jest zobowiązany do udzielenia odpowiedzi na podstawie ww. przepisów. Brak udzielenia informacji na tym etapie stanowi naruszenie obowiązku współdziałania i transparentności, które są fundamentami postępowania egzekucyjnego.

Zarówno wierzyciele, jak i organy egzekucyjne mają określone prawa i obowiązki, aby egzekucja należności przebiegała sprawnie.

O co pytają na szkoleniach

PROBLEM Czy jeżeli należność jest zgłoszona do organu egzekucyjnego, to czy możemy otrzymać informację, na jakim etapie jest postępowanie? Nakazano nam wskazać podstawę prawną do udzielenia odpowiedzi, bo inaczej jej nie uzyskamy. Jaka jest właściwa podstawa prawna?

ODPOWIEDŹ W świetle art. 7a u.p.e.a. wierzyciel, organ egzekucyjny i dłużnik zajętej wierzytelności współpracują w postępowaniu egzekucyjnym w sposób prowadzący do prawidłowego wykonania obowiązku podlegającego egzekucji administracyjnej, w tym przekazują informacje dotyczące czynności egzekucyjnych i innych czynności podejmowanych przez te podmioty, a także zdarzeń mających wpływ na egzekwowany obowiązek zapłaty należności pieniężnej, odsetek z tytułu jej niezapłacenia w terminie, kosztów upomnienia i kosztów egzekucyjnych.

Organy administracji rządowej i samorządowej, państwowe osoby prawne oraz państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne są obowiązane na podstawie art. 46 ust. 1 ustawy o KAS współdziałać z organami KAS, nieodpłatnie udostępniać organom KAS informacje w sprawach indywidualnych oraz udzielać im pomocy, w tym pomocy technicznej, przy wykonywaniu ich zadań.

W świetle art. 7b ustawy z 14 czerwca 1960 r. ‒ Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 803) w toku postępowania organy administracji publicznej współdziałają ze sobą w zakresie niezbędnym do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego i prawnego sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli oraz sprawność postępowania, za pomocą środków adekwatnych do charakteru, okoliczności i stopnia złożoności sprawy.

PROBLEM Mamy decyzję administracyjną nakładającą obowiązek zapłaty należności za styczeń do końca lutego, za luty do końca marca itd. Wystawiono tytuł wykonawczy na pierwszą należność (styczeń). Czy po upływie terminu płatności należności za luty trzeba wystawić kolejny tytuł wykonawczy? Czy tak należy robić co miesiąc?

ODPOWIEDŹ W sytuacji, gdy decyzja administracyjna nakłada obowiązek uiszczania należności za każdy miesiąc oddzielnie, a terminy płatności są ustalone na koniec kolejnego miesiąca, konieczne jest wystawianie odrębnych tytułów wykonawczych dla każdej z tych należności, jeśli dłużnik nie reguluje zobowiązań w terminie.

Tytuł wykonawczy jest dokumentem, który uprawnia do wszczęcia egzekucji administracyjnej. Zgodnie z przepisami po upływie terminu płatności za dany miesiąc, jeśli należność nie została uregulowana, wierzyciel ma obowiązek wystawić nowy tytuł wykonawczy. Oznacza to, że po upływie terminu płatności za luty, jeśli należność nie została zapłacona, należy wystawić tytuł wykonawczy dla tej należności. Konieczność wystawienia tytułu będzie również związana z bezskutecznością tzw. windykacji miękkiej należności.

Podstawą prawną jest art. 26 ust. 1 u.p.e.a. ‒ postępowanie egzekucyjne wszczyna się na wniosek wierzyciela o wszczęcie egzekucji administracyjnej i na podstawie wystawionego przez niego tytułu wykonawczego, sporządzonego według ustalonego wzoru. Wierzyciel będący jednocześnie organem egzekucyjnym wszczyna postępowanie egzekucyjne z urzędu poprzez podpisanie albo opatrzenie pieczęcią wystawionego przez siebie tytułu wykonawczego.

W praktyce oznacza to, że jeśli płatności są naliczane miesięcznie, a dłużnik nie uiszcza ich terminowo, to organ egzekucyjny powinien co miesiąc wystawiać nowy tytuł wykonawczy dla każdej nieuregulowanej należności. Wystawienie jednego tytułu na pierwszą należność (styczeń) nie dotyczy automatycznie późniejszych zaległości (luty, marzec itd.).

Każda nowa zaległość, po upływie jej terminu płatności, powinna być zatem egzekwowana na podstawie odrębnego tytułu wykonawczego.

PROBLEM Jaka jest różnica między kolejnym tytułem wykonawczym, zmienionym, a dalszym tytułem?

ODPOWIEDŹ W świetle art. 26ca u.p.e.a. wierzyciel wystawia kolejny tytuł wykonawczy w razie potrzeby:

  • zabezpieczenia na nieruchomości lub egzekucji z nieruchomości wchodzącej w skład majątku wspólnego – w przypadku gdy odpowiedzialność zobowiązanego za należność pieniężną i odsetki z tytułu niezapłacenia jej w terminie obejmuje majątek osobisty zobowiązanego i majątek wspólny,
  • egzekucji z przedmiotu hipoteki przymusowej – w przypadku przeniesienia tego przedmiotu na podmiot inny niż zobowiązany, egzekucji z nieruchomości podmiotu, który uzyskał korzyść majątkową.

Wzór TW-3 zawiera dane dotyczące wcześniejszych tytułów wykonawczych oraz szczegóły dotyczące nowej należności. Wypełnienie tytułu wykonawczego powinno obejmować wszystkie wymagane informacje, takie jak: wysokość należności, dane dłużnika i podstawa prawna do wystawiania tytułu.

W przypadku przekazania kolejnych dokumentów w sprawie, jeżeli pierwszy dokument został przekazany za pośrednictwem systemu, w poz. 8 wskazuje się̨ nazwę pierwszego dokumentu w sprawie (np. tytuł wykonawczy, dalszy tytuł wykonawczy) i jego numer referencyjny nadany przez system.

Wierzyciel wydaje dalszy tytuł wykonawczy na mocy art. 26c par. 1 u.p.e.a. w przypadku:

  • prowadzenia egzekucji przez więcej niż jeden organ egzekucyjny,
  • nieposiadania przez organ egzekucyjny właściwy do ponownego wszczęcia egzekucji administracyjnej dotychczasowego tytułu wykonawczego,
  • zabezpieczenia należności pieniężnej hipoteką przymusową, w tym hipoteką morską przymusową.

Zgodnie z art. 28b u.p.e.a., jeżeli w trakcie postępowania egzekucyjnego zostanie wydana decyzja, postanowienie lub inne orzeczenie określające lub ustalające inną wysokość należności pieniężnej niż objęta tytułem wykonawczym albo zostanie złożona korekta dokumentu, powodująca zwiększenie wysokości należności pieniężnej, to wierzyciel niezwłocznie sporządza zmieniony tytuł wykonawczy.

Zmieniony tytuł wykonawczy jest wydawany w sytuacji, gdy istnieje potrzeba korekty pierwotnego tytułu wykonawczego, np. w wyniku złożenia korekty deklaracji podatkowej, co powoduje zwiększenie wysokości należności. Może to również dotyczyć sytuacji, w której dane dotyczące zobowiązanego lub wierzyciela się zmieniają, co wymaga aktualizacji tytułu wykonawczego.

Dalszy tytuł wykonawczy wystawia wierzyciel w sytuacji, gdy jest prowadzona egzekucja przez więcej niż jeden organ egzekucyjny. W takim przypadku dalszy tytuł wykonawczy pozwala na kontynuację egzekucji przez odpowiedni organ.

PROBLEM Czy jeżeli zobowiązany płaci należność główną, a po otrzymaniu upomnienia dopłaca koszty upomnienia, to należy mu je zwrócić, czy też nie ma takiego obowiązku?

ODPOWIEDŹ W sytuacji gdy zobowiązany uiszcza należność główną, a następnie, po otrzymaniu upomnienia, dokonuje dodatkowej wpłaty na pokrycie kosztów upomnienia, nie ma obowiązku zwrotu tych kosztów.

Zgodnie z art. 15 par. 1 u.p.e.a. upomnienie jest czynnością zmierzającą do przypomnienia zobowiązanemu o konieczności uregulowania zaległości. Koszty upomnienia są naliczane na mocy prawa w momencie, gdy upomnienie zostało skutecznie doręczone zobowiązanemu, a należność główna nie została zapłacona w terminie. W związku z tym koszty te stają się należne, a zobowiązany musi je pokryć.

Jeśli zobowiązany opłaca koszty upomnienia, które zostały prawidłowo naliczone i doręczone, oznacza to, że dobrowolnie reguluje swoje zobowiązanie wynikające z doręczonego upomnienia. W takim przypadku organ nie ma obowiązku zwrotu wpłaconych kosztów, ponieważ są one zgodne z przepisami prawa i wynikają z podjętej przez organ egzekucyjny czynności.

Zatem koszty upomnienia są należne i nie podlegają zwrotowi, gdy zostały uiszczone przez zobowiązanego po doręczeniu upomnienia.

Wyjątkiem będzie sytuacja, w której należność główna zostanie opłacona przed odebraniem upomnienia. Przypis kosztów upomnienia następuje pod datą jego doręczenia, zapis na podstawie dokumentu upomnienia oraz zwrotnego dowodu doręczenia. ©℗

O czym warto pamiętać
!Wierzyciel ma prawo do informacji o stanie postępowania egzekucyjnego, ale musi wskazać odpowiednią podstawę prawną, np. art. 27 par. 1 u.p.e.a.
!W przypadku cyklicznych należności, jak miesięczne opłaty, konieczne jest wystawianie osobnych tytułów wykonawczych na każdą niezapłaconą należność. Jeden tytuł nie obejmuje automatycznie przyszłych zaległości.
!Koszty upomnienia stają się należne po doręczeniu upomnienia i ich wpłata przez zobowiązanego nie podlega zwrotowi.