Jak przygotować sprawozdanie Rb-NDS? Jak klasyfikować dietę dla sołtysa? [PORADNIA]

Jak należy przygotować sprawozdanie Rb-NDS? Jaki paragraf zastosować przy wypłacie ryczałtów na pranie odzieży roboczej? W jaki sposób klasyfikować diety dla sołtysa? Na te pytania w Poradni prawnej odpowie radca prawny Marcin Nagórek.

Jaki paragraf przy wypłacie ryczałtów na pranie odzieży roboczej

Z kontekstu podanego zapytania należy wnioskować, że jednostka budżetowa ponosi wydatki na pewne świadczenia pracownicze należne pracownikom na podstawie ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.). W tym zakresie warto wstępnie wspomnieć o art. 2379 k.p., gdzie postanowiono, że pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Pracodawca jest zobowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze miały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zadbać – odpowiednio – o ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.

Przy czym, jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, ale pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. I choć nie wynika to z ww. przepisów, to w orzecznictwie sądowym akcentuje się, że ekwiwalent ten może mieć formę ryczałtową. I tak w wyroku Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 21 maja 2019 r. (sygn. akt III AUa 1002/18) czytamy, że: „w art. 2379 § 3 KP nie określono metody ustalania wartości ekwiwalentu za pranie ubrań ani nie wyłączono ryczałtowego sposobu dokonywania rozliczeń, pozostawiając tę kwestię stronom stosunku pracy. Nie jest więc wykluczona inna metoda dokonywania rozliczeń kosztów prania odzieży roboczej, to jest ustalenie stałej kwoty, która ma odpowiadać kosztom ponoszonym przez pracownika, czyli kwoty ryczałtowej.

Ryczałt jest ekwiwalentny, jeżeli wypłacona kwota jest odpowiednia do wysokości poniesionych kosztów, a więc wtedy, gdy jej wysokość została określona w stałej kwocie, jeżeli jej wyliczenie uwzględnia rzeczywistą częstotliwość ponoszenia wydatków i mieści się w niewielkiej rozpiętości cen rynkowych. Ustalone w taki sposób świadczenie również nie będzie podlegało włączeniu do podstawy wymiaru składki, która w konsekwencji nie posłuży do obliczenia wysokości świadczenia emerytalnego i rentowych”.

Jak wynika z podanego stanu faktycznego, wypłacane świadczenia mają pokryć koszty pracownika związane z praniem odzieży roboczej. W znaczeniu budżetowym są to więc wydatki budżetowe, a w konsekwencji niezbędne będzie odniesienie się do przepisów rozporządzenia ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. W kontekście tego aktu wykonawczego należy więc rozpatrzyć sugerowaną propozycję paragrafu 401 albo 302. Pierwszy z nich ma oznaczenie: „Wynagrodzenia osobowe pracowników”. Z jego opisu wynika, że nie obejmuje on wynagrodzeń osobowych nauczycieli, o których mowa w paragrafie 479. Z kolei podany paragraf 302 ma oznaczenie: „Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń”. Z jego opisu wynika zaś, że obejmuje on wypłaty pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze niezaliczonych do wynagrodzeń, w szczególności świadczenia rzeczowe wynikające z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy (w tym profilaktyczne posiłki i napoje) oraz ekwiwalenty za te świadczenia, a także:

• ekwiwalenty za pranie odzieży roboczej wykonywane przez pracowników,
• ekwiwalenty za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego,
• ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt stanowiące własność wykonawcy,
• zasiłki na zagospodarowanie i zasiłki osiedleniowe z wyłączeniem zasiłków na zagospodarowanie nauczycieli.

Zatem, jeśli ma się na uwadze powyższe argumenty prawne, istnieją podstawy do zastosowania paragrafu 302. Takie założenie pozostaje spójne ze stanowiskiem Regionalnej Izby Obrachunkowej w Zielonej Górze z 27 czerwca 2018 r. (sygn. akt RIO.II.071.3.2018), które nadal zachowuje aktualność. ©℗

Jak należy przygotować sprawozdanie Rb-NDS

Analizę zapytania należy zasadniczo przeprowadzić z uwzględnieniem odpowiednich przepisów rozporządzenia ministra finansów z 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Dla przypomnienia dodajmy jeszcze, że Rb-NDS to sprawozdanie o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego, którego wzór stanowi załącznik nr 20 do ww. aktu wykonawczego.

Dla oceny prawnej znaczenie mają m.in. przepisy zawarte w Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego (załącznik nr 37).

W par. 12 ww. instrukcji postanowiono m.in., że w sprawozdaniu o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego:

1) dochody:

a) w kolumnie „Plan (po zmianach)” – powinny być zgodne z danymi wykazanymi w kolumnie „Plan (po zmianach)” sprawozdania z wykonania planu dochodów budżetowych;

b) w kolumnie „Wykonanie” – powinny być zgodne z danymi wykazanymi w kolumnie „Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)” sprawozdania z wykonania planu dochodów budżetowych;

2) wydatki:

a) w kolumnie „Plan (po zmianach)” – powinny być zgodne z danymi wykazanymi w kolumnie „Plan (po zmianach)” sprawozdania z wykonania planu wydatków budżetowych;

b) w kolumnie „Wykonanie” – powinny być zgodne z danymi wykazanymi w kolumnie „Wydatki wykonane” sprawozdania z wykonania planu wydatków budżetowych.

3) wynik budżetu (nadwyżka+/deficyt-) – stanowi różnicę pomiędzy dochodami ogółem a wydatkami ogółem.

4) dane dotyczące przychodów i rozchodów jednostki samorządu terytorialnego po stronie planu powinny być zgodne z planem budżetu uchwalonym przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego na koniec okresu sprawozdawczego.

5) dane po stronie wykonania, dotyczące przychodów z tytułu:

a) kredytów, pożyczek, emisji papierów wartościowych (z wyłączeniem przeznaczonych na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego) – zawierają łączne kwoty dla poszczególnych tytułów i powinny być zgodne z danymi wynikającymi z urządzeń księgowych za dany okres sprawozdawczy;

b) spłat udzielonych pożyczek, prywatyzacji majątku – powinny być zgodne z wykonanymi przychodami wynikającymi z urządzeń księgowych za dany okres sprawozdawczy;

c) nadwyżki z lat ubiegłych – wykazuje się w wysokości niewykorzystanych środków pieniężnych pochodzących z nadwyżek budżetów lat ubiegłych, w tym również kwotę uruchomioną na pokrycie deficytu, pomniejszonych o środki określone w art. 217 ust. 2 pkt 8 ustawy o finansach publicznych.

Z punktu widzenia poruszonego zagadnienia kluczowe znaczenie ma też par. 9 ust. 2 ww. rozporządzenia, gdzie postanowiono, że kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

W kontekście podanego stanu faktycznego warto odnotować ustalenia zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi z 24 sierpnia 2023 r. (znak WK-602/31/2023). W ramach tego dokumentu stwierdzono m.in., że kwoty wykonanych dochodów budżetowych w sprawozdaniach budżetowych Rb-NDS za okres od początku roku do 31 marca 2021 r. oraz do 30 czerwca 2021 r. nie były tożsame z danymi ewidencji księgowej prowadzonej dla gminy. Organ stwierdził, że stanowiło to „naruszenie par. 9 ust. 2 rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z dnia 9 stycznia 2018 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (tekst jednolity Dz.U. z 2020 r., poz. 1564 ze zm.)”.

Reasumując, w podanym stanie faktycznym trzeba stwierdzić, że ustalenia kontrolne RIO są uzasadnione. Brak spójności danych – w zakresie m.in. dochodów wykonanych – z ewidencją księgową stanowi naruszenie przepisów sprawozdawczości budżetowej. ©℗

W jaki sposób klasyfikować diety dla sołtysa

Skoro w zapytaniu pojawił się wątek diet dla sołtysa, to warto wstępnie przypomnieć o podstawach materialno-prawnych tego wydatku budżetowego gminy. Otóż wynika on z ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. I tak z art. 36 tego aktu prawnego wynika, że organem uchwałodawczym w sołectwie jest zebranie wiejskie, a wykonawczym sołtys. Działalność sołtysa wspomaga rada sołecka. Z kolei w art. 37a ustawy postanowiono, że przewodniczący organu wykonawczego jednostki pomocniczej może uczestniczyć w pracach rady gminy na zasadach określonych w statucie gminy bez prawa udziału w głosowaniu.

Przewodniczący rady gminy jest każdorazowo zobowiązany do zawiadamiania przewodniczącego organu wykonawczego jednostki pomocniczej o sesji rady gminy, co powinno się odbywać na takich samych zasadach jak w przypadku radnych. Natomiast z art. 37b wynikają aspekty związane z dietami dla przewodniczących organów wykonawczych jednostki pomocniczej. Otóż zgodnie z tym przepisem rada gminy może ustanowić:

• zasady, na jakich przewodniczącemu organu wykonawczego jednostki pomocniczej będą przysługiwały dieta oraz zwrot kosztów podróży służbowej,
• zasady, na jakich członkom organu wykonawczego jednostki pomocniczej oraz członkom rady dzielnicy (osiedla), rady sołeckiej, będą przysługiwały dieta lub zwrot kosztów podróży służbowej.

Nie ma więc wątpliwości co do tego, że wydatki budżetowe przeznaczone na wspomniane diety spełniają kryterium legalności. Wtórną kwestią jest jednak ujmowanie tego rodzaju wydatków w budżecie w kontekście odpowiedniej klasyfikacji budżetowej, a więc zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. I tak wskazany przez czytelnika rozdział 75022 ma oznaczenie:

„Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu)”, natomiast paragraf 303 ma oznaczenie: „Różne wydatki na rzecz osób fizycznych”. Z opisu wynika, że obejmuje on wydatki osobowe oraz wydatki z tytułu świadczeń rzeczowych niezaliczone do paragrafów: 302, 304, 305, 307, 311, 321, 324 do 326, 401 do 410, 417 i 418 – chodzi tu m.in. o diety poselskie, senatorskie, członków Rady Statystyki i inne, diety dla radnych jednostek samorządu terytorialnego i członków komisji organów stanowiących jednostek samorządu terytorialnego, diety dla członków komisji działających przy organach administracji publicznej. Zatem przytoczony wyżej paragraf wydatkowy jest właściwym rozwiązaniem. Odrębnie należy ocenić aspekt rozdziału wydatkowego.

Niestety wskazany rozdział 75022 nie jest właściwy do ujmowania wspomnianych świadczeń. Podana kwestia była również przedmiotem kontroli w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Rzeszowie z 25 października 2022 r. (znak WK.610-30/4/2022). W ramach tego dokumentu stwierdzono nieprawidłowość polegającą na tym, że wypłaty diet dla przewodniczących organu wykonawczego jednostki pomocniczej (sołtysów) za udział w sesji rady gminy w 3 grudnia 2021 r. zostały źle zakwalifikowane, a mianowicie dla tego wydatku zastosowano rozdz.75022 „Rady Gminy”, paragraf 3030 „Różne wydatki na rzecz osób fizycznych”, tymczasem powinny one zostać ujęte w rozdz. 75095 „Pozostała działalność”, paragraf 3030 „Różne wydatki na rzecz osób fizycznych”.

Z powyższego więc wynika, że właściwym rozdziałem dla ww. diet jest rozdział 75095, a nie 75022. Ten ostatni rozdział nie ma związku z działalnością ww. sołtysów (a rady gminy).

Reasumując, w podanym stanie faktycznym należy zastosować podziałki klasyfikacji budżetowej – rozdział 75095 oraz paragraf 303. ©℗