Kiedy trzeba przygotować sprawozdanie Rb-UZ

Od 1 czerwca zajmuję się księgowością w urzędzie miasta. Stwierdziłam, że biblioteka publiczna nie przekazuje do nas sprawozdań Rb-UZ. Czy doszło do naruszenia przepisów sprawozdawczych? Czy mam zrobić zaległe sprawozdania?

Z kontekstu zadanego pytania należy wnioskować, że chodzi o działalność biblioteki publicznej, czyli samorządowej instytucji kultury. Warto więc przypomnieć regulacje prawne związane z funkcjonowaniem tego typu jednostek, w szczególności ustawę o bibliotekach. W jej art. 8 postanowiono, że biblioteki są organizowane i prowadzone przez podmioty zwane „organizatorami”. Organizatorami bibliotek są m.in. jednostki samorządu terytorialnego. Natomiast z art. 18 ustawy o bibliotekach wynika, że biblioteki publiczne służą zaspokajaniu potrzeb oświatowych, kulturalnych i informacyjnych ogółu społeczeństwa oraz uczestniczą w upowszechnianiu wiedzy i kultury. Bibliotekami publicznymi są Biblioteka Narodowa oraz biblioteki jednostek samorządu terytorialnego. Źródłem finansowania tych jednostek jest system dotacyjny, co ma podstawy w ustawie o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. W jej art. 28 w szczególności podano, że instytucja kultury pokrywa koszty bieżącej działalności i zobowiązania z uzyskiwanych przychodów. Ponadto organizator przekazuje instytucji kultury środki finansowe w formie dotacji:

1) podmiotowej na dofinansowanie działalności bieżącej w zakresie realizowanych zadań statutowych, w tym na utrzymanie i remonty obiektów;

2) celowej na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji;

3) celowej na realizację wskazanych zadań i programów.

Z powyższego wynika więc specyficzny status instytucji kultury, w tym bibliotek. Ta specyfika ma także odzwierciedlenie w przepisach w zakresie sprawozdawczości budżetowej. Chodzi tu o rozporządzenia ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych. Warto przypomnieć, że wymienione w pytaniu sprawozdanie Rb-UZ ma oznaczenie: roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych. W Instrukcji sporządzania sprawozdań (załącznik nr 8 do wymienionego rozporządzenia) w par. 16 podano m.in., że w części A „Struktura walutowa tytułów dłużnych według wartości nominalnej” sprawozdania Rb-UZ należy wykazać wartość nominalną zobowiązań jednostki na koniec danego okresu sprawozdawczego z tytułu wyemitowanych papierów wartościowych, zaciągniętych kredytów i pożyczek, przyjętych depozytów oraz zobowiązań wymagalnych, o których mowa w par. 2 ust. 1, w podziale na waluty, w których zaciągnięto dane zobowiązania. Wymaga jednak podkreślenia, że nie w każdej sytuacji instytucja kultury będzie zobowiązana do wykazywania wspomnianych danych w ramach sprawozdania Rb-UZ. Należy bowiem mieć na uwadze ogólne zasady sporządzania sprawozdania określone w par. 6 ust. 3 ww. rozporządzenia, gdzie postanowiono, że jednostka nie sporządza sprawozdania Rb-UZ, w przypadku gdy nie posiada zobowiązań podlegających wykazaniu w tym sprawozdaniu.

Na kanwie ww. przepisów warto odnotować stanowisko zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku z 29 maja 2023 r. (znak RIOV.6001-2/23), w którym m.in. stwierdzono nieprawidłowość: „Biblioteka Publiczna w… (instytucja kultury) sporządziła i przekazała do Urzędu Gminy sprawozdanie Rb-UZ pomimo, że zgodnie z § 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych jednostka nie sporządza sprawozdania Rb-UZ, w przypadku gdy nie posiada zobowiązań podlegających wykazaniu w tym sprawozdaniu...”.

Reasumując, można stwierdzić, że nie zawsze istnieje powinność sporządzenia sprawozdania Rb-UZ przez samorządową instytucję kultury. W przypadku gdy jednostka ta nie posiada zobowiązań – nie sporządza się go. ©℗