Od początku tego roku obowiązują nowe standardy: „Krajowy Standard Kontroli Jakości 1 – Zarządzanie jakością dla firm wykonujących badania lub przeglądy sprawozdań finansowych lub zlecenia innych usług atestacyjnych lub pokrewnych” (dalej: KSKJ 1), a także „Krajowy Standard Kontroli Jakości 2 – Kontrole jakości wykonania zlecenia” (dalej: KSKJ 2).
Ponadto wprowadzono zmiany w „Krajowym Standardzie Badania 220 – Zarządzanie jakością dla badania sprawozdania finansowego” (dalej: KSB 220(Z)). W grudniu na łamach naszego dodatku w artykule „Audytorów czekają zmiany. Czasu jest mało, a okoliczności niesprzyjające” Polska Agencja Nadzoru Audytowego obiecywała, że w 2023 r. planuje przeprowadzić kontrole tematyczne, w których będzie sprawdzać, czy nowe systemy kontroli jakości firm audytorskich funkcjonują prawidłowo. Słowa dotrzymała i od stycznia do marca 2023 r. skontrolowała 40 firm audytorskich w tym zakresie. Jest to pierwsza tego typu kontrola na świecie po wdrożeniu nowych standardów, a PANA już planuje kolejne. Więcej na ten temat mówi w wywiadzie poniżej dr Agnieszka Baklarz, dyrektor departamentu kontroli PANA. Na temat kontroli przeprowadzanych przez PANA piszemy też na s. C2 „Najmniejsze firmy audytorskie nie do końca podołały wyzwaniu”.
Wzorce są do stosowania, a nie do odkładania na półkę
Dr Agnieszka Baklarz: Firma audytorska jest podmiotem świadczącym usługi uwiarygadniające sprawozdania finansowe, pełni funkcję podmiotu zaufania publicznego. A z budowaniem zaufania związane są z kolei liczne obowiązki nałożone na te wysoce wyspecjalizowane podmioty
/>
Miała kilka celów. Przede wszystkim chodziło o ocenę sposobu zaprojektowania systemu wewnętrznej kontroli jakości zgodnie z nowymi standardami. Ponadto zależało nam na wskazaniu istotnych problemów, które wystąpiły w trakcie procesu projektowania i wdrażania tego systemu zgodnie z wymogami nowych standardów. Wszystko po to, aby przygotować też zalecenia, które firma audytorska powinna rozważyć podczas projektowania swojego systemu wewnętrznej kontroli jakości. Chcieliśmy maksymalnie wesprzeć firmy w implementacji tych nowych standardów, szczególnie że widzieliśmy taką potrzebę, m.in. wynikającą z braku szkoleń dla biegłych rewidentów w tym zakresie.
Kontrola dotyczyła 40 firm różnej wielkości. Staraliśmy się, żeby był prezentowany szeroki przekrój firm – od największych do tych najmniejszych, jednoosobowych. Pierwotnie w podziale na grupy kierowaliśmy się wielkością przychodów osiąganych przez firmy, zakładając, że ma to decydujące znaczenie dla budowy systemu kontroli jakości. W efekcie kontroli jednak uznaliśmy za kluczowe nie tylko przychody, lecz także typy podmiotów, dla których firmy świadczą usługi, jak również to, czy dany podmiot w ogóle zatrudnia personel.
Chodzi tu o przypadki działalności gospodarczej prowadzonej przez biegłego rewidenta we własnym imieniu i na własny rachunek, a także o spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, w których jest jeden biegły rewident, będący jednocześnie właścicielem i kierownikiem jednostki. Zostały one wyodrębnione, bo brak personelu w firmie audytorskiej oznaczał znaczą redukcję w wymogach standardów KSKJ 1 i KSB 220(Z) ze względu na brak konieczności (po wcześniejszym rozważeniu przez firmę audytorską) ustalenia części celów jakości, ryzyk jakości oraz reakcji na te ryzyka jakości.
Obowiązek posiadania systemu wynika wprost z polskiej ustawy z 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1302; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2640) oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 537/2014 z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie szczegółowych wymogów dotyczących ustawowych badań sprawozdań finansowych jednostek interesu publicznego, uchylającego decyzję Komisji 2005/909/WE (Dz.Urz. UE z 2014 r. L 158, s. 77).
Firma audytorska jest podmiotem świadczącym usługi uwiarygadniające sprawozdania finansowe, pełni funkcję podmiotu zaufania publicznego. A z budowaniem zaufania związane są z kolei liczne obowiązki nałożone na te wysoce wyspecjalizowane podmioty. Wobec tego potrzebny jest system kontroli, który zapewni najwyższą jakość – m.in. poprzez uporządkowanie pracy oraz wymuszenie również na tym pojedynczym biegłym zderzenia jego opinii z opinią innego biegłego. Zdanie innego biegłego rewidenta (kontrolera jakości czy też osoby wykonującej inspekcje) może być pomocne w obiektywnym spojrzeniu na jakość usług świadczonych przez innego biegłego. Do tego, aby m.in. takich obowiązków nie omijać, konieczny jest właśnie system kontroli.
Wszystkie niemające personelu firmy audytorskie w analizowanej grupie oparły swój system wewnętrznej kontroli jakości na dokumentacji zaproponowanej przez PIBR. Większość z nich uczyniła to bez niezbędnego dostosowania tej dokumentacji do specyfiki swojej działalności i nie uzupełniła jej o stosowane u siebie formularze czy też własne, istniejące i w praktyce funkcjonujące procedury. Takie postępowanie doprowadzało często do nieprawidłowego zaprojektowania (oraz wdrożenia) systemu wewnętrznej kontroli jakości firmy audytorskiej, który nie był dostosowany do wielkości i rodzaju prowadzonej działalności.
Tak jak zapowiadaliśmy, w ramach kontroli planowych przeprowadzanych do końca czerwca br. w raportach z kontroli zamieszczamy tylko zalecenia dotyczące koniecznych korekt przygotowanych systemów. Wyjątkiem będzie tylko brak jakiegokolwiek systemu lub całkowity brak uzupełnienia go o nowe elementy – wówczas będzie nie tylko zalecenie, lecz także rekomendacja dotycząca nałożenia kary.
Ważne jest to, że nie jest to opracowanie do odłożenia na półkę, lecz do praktycznego stosowania. To jest system, którego podstawowym zadaniem jest takie ustawienie działań, procesów i procedur firmy audytorskiej, aby zapewnić, że usługi wykonywane przez nią będą najwyższej jakości, aby użytkownicy sprawozdań finansowych mogli na nich polegać. Przygotowując nasze opracowanie, staraliśmy się wskazać, jak w oparciu o najlepsze wzorce światowe zapisane w standardach zarządzania jakością powinien być taki system przygotowany i jakie błędy popełnili inni. Biegli rewidenci powinni więc zapoznać się z naszym sprawozdaniem, ponieważ jako PANA będziemy czuwać, aby te wzorce były przez firmy audytorskie stosowane. Pomoże to zapobiec potencjalnym problemom i nieprawidłowościom w usługach wykonywanych przez firmy audytorskie.
Zawód biegłego rewidenta polega na myśleniu systemowym i ciągłym kształceniu się i samodoskonaleniu. Pomocne w tym mogą być materiały zawarte na naszej stronie internetowej. W sprawozdaniu z kontroli tematycznych zawarliśmy bardzo szczegółowe opisy, co i dlaczego robią inni w zakresie systemu wewnętrznej kontroli jakości. Dobrym krokiem w kierunku zwiększania swoich kompetencji mogą być szkolenia warsztatowe w małych grupach. Poza tym warto sprawdzić, co z poprzedniego systemu kontroli jakości obowiązującego w firmie audytorskiej można przenieść do nowego.
Wstępnie rozważamy kontrole tematyczne dotyczące weryfikacji, jak firmy audytorskie monitorują prawidłowość działania swoich systemów wewnętrznej kontroli jakości. Wydaje mi się, że jest to obecnie największe wyzwanie stojące przed firmami audytorskimi. Kontrole miałyby dotyczyć zarówno monitoringu bieżącego, jak i monitoringu okresowego wraz ze sprawdzeniem prawidłowości przeprowadzenia inspekcji zamkniętych zleceń. Co do skali, to dokładne jej określenie jeszcze przed nami. Z pewnością musimy to skorelować z naszymi kontrolami planowymi i możliwościami agencji w tym zakresie. ©℗
