Zaczął się sezon na wyjazdy zimowe. Nasza jednostka dopłaca do wypoczynku zimowego pracowników i ich dzieci. W jaki sposób zaewidencjonować operacje z tym związane?

Taka dopłata do wypoczynku może być realizowana zarówno ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS), jak i ze środków obrotowych. W pytaniu tego nie sprecyzowano, a to ma zasadnicze znaczenie.

Ze środków obrotowych

Dofinansowanie wypoczynku pracowników i członków ich rodzin ze środków obrotowych stanowi – co do zasady – dla pracowników przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT). Wyjątek stanowi dopłata do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18., która jest zwolniona z PIT – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2 tys. zł (art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. b ustawy o PIT). Przedmiotowe świadczenie podlega bez względu na kwotę oskładkowaniu ZUS.
W księgach rachunkowych dopłata do wypoczynku pracowników i ich rodzin pokryta ze środków obrotowych firmy będzie wymagała następujących zapisów:
  • przyznanie dopłaty do wypoczynku pracowników i ich rodzin: Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5; Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”;
  • pobór zaliczki na PIT z tytułu dopłaty do wypoczynku pracowników: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”; Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT);
  • wpłata zaliczki na podatek dochodowy do urzędu skarbowego: Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT); Ma konto 13 „Rachunki bankowe”;
  • pobór składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne w części pokrytej przez pracowników: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”; Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS);
  • wpłata składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych: Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS); Ma konto 13 „Rachunki bankowe”;
  • składki ZUS oraz pozostałe składki, m.in. na: Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych od wartości dopłaty do wypoczynku, pokrywane przez pracodawcę: Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5; Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS);
  • wypłata dopłaty do wypoczynku po pomniejszeniu o zaliczkę na PIT oraz składki ZUS finansowane przez pracowników: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”; Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.

Z funduszu socjalnego

Przypomnieć warto, że na gruncie podatku dochodowego wartość otrzymanych przez pracownika rzeczowych świadczeń oraz pieniężnych w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, podlega zwolnieniu od PIT łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1 tys. zł. Ponadto takiemu zwolnieniu podlegają również dopłaty z ZFŚS do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu dzieci i młodzieży do lat 18., niezależnie od ich wysokości (art. 21 ust. 1 pkt 67 i pkt 78 lit. a ustawy o PIT). Przy czym takie dopłaty do wypoczynku sfinansowane z funduszu socjalnego nie stanowią również podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
Jeśli chodzi o księgowania związane z dopłatą do wypoczynku pracowników i ich rodzin sfinansowaną z funduszu będą one przebiegały następująco:
  • przyznanie dopłaty do wypoczynku pracowników i ich rodzin: Wn konto 85 „Fundusze specjalne” (ZFŚS), Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”;
  • pobór ewentualnej zaliczki na PIT z tytułu dopłaty do wypoczynku pracowników: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”, Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT);
  • wpłata zaliczki na podatek dochodowy do urzędu skarbowego: Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (PIT); Ma konto 13 „Rachunki bankowe”;
  • wypłata dopłaty do wypoczynku po ewentualnym pomniejszeniu o zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych: Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”, Ma konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek ZFŚS).©℗
Podstawa prawna
ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 923; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2666)
art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 67 i pkt 78 lit. a i b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2687)
par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949)