Przedsiębiorca, któremu prowadzę księgi rachunkowe, z powodu kłopotów finansowych chce wnioskować o rozłożenie na raty zaległych składek ZUS. To mój pierwszy klient z ewidencją na pełnych księgach. Jakie operacje powinny być w nich ujęte?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych może ze względów gospodarczych – na wniosek dłużnika – rozłożyć należności z tytułu składek na raty, uwzględniając możliwości płatnicze dłużnika oraz stan finansów ubezpieczeń społecznych. Warunkiem rozłożenia na raty zaległych składek ZUS jest konieczność opłacania bieżących składek ZUS po dniu złożenia wniosku. Rozłożenie należności na raty następuje w formie umowy cywilnoprawnej, ustalającej warunki i harmonogram ich spłat (tzw. układu ratalnego). Pamiętać należy, że ww. umowa ulega rozwiązaniu m.in. w przypadku:
  • nieopłacenia w wyznaczonym terminie niedopłat powstałych w związku z brakiem zapłaty albo zapłatą rat lub składek bieżących w częściowej wysokości, względnie po terminie,
  • braku zapłaty należności objętych umową w terminie płatności ostatniej raty, wynikającym z harmonogramu spłaty.
Od składek, które rozłożono na raty, nie nalicza się odsetek za zwłokę, począwszy od następnego dnia po dniu wpływu do ZUS wniosku o udzielenie tej ulgi. Jeżeli dłużnik nie spłaci w ustalonym terminie rat, pozostała kwota staje się natychmiast wymagalna wraz z odsetkami za zwłokę naliczonymi na zasadach określonych w ordynacji podatkowej. Ponadto w przypadku rozłożenia składek ZUS na raty organ rentowy – co do zasady – ustala opłatę prolongacyjną na zasadach i w wysokości przewidzianej w ordynacji podatkowej dla podatków stanowiących dochód budżetu państwa (art. 29 w zw. z art. 32 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Wyjątek dotyczący braku naliczania ww. opłaty prolongacyjnej ma zastosowanie tylko do wniosków o odroczenie terminu płatności lub rozłożenie na raty należności z tytułu składek złożonych w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, albo w okresie 30 dni następujących po ich odwołaniu. Wtedy opłata prolongacyjna nie zostanie naliczona od należności za okres od 1 stycznia 2020 r.
Operacje gospodarcze dotyczące spłaty rozłożonych na raty składek ZUS będą wymagały następującego ujęcia w księgach rachunkowych:
1. Odsetki za zwłokę w zapłacie składek ZUS naliczone do dnia wpływu do ZUS wniosku o udzielenie ulgi w zakresie ratalnej spłaty zadłużenia
  • Wn konto 75-1 „Koszty finansowe”;
  • Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS);
  • Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS);
2. Spłata rat zaległych składek ZUS wraz z odsetkami za zwłokę i ew. opłatą prolongacyjną
  • Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (ZUS);
  • Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.
W normalnych warunkach (bez stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, albo w okresie 30 dni następujących po ich odwołaniu) oprócz ww. operacji trzeba też będzie ujmować opłatę prolongacyjną związaną z rozłożeniem przez ZUS zaległych należności z tytułu składek ubezpieczeniowych na raty:
  • Wn konto 75-1 „Koszty finansowe” (opłata dotycząca bieżącego okresu rozliczeniowego);
  • Wn konto 65 „Pozostałe rozliczenia międzyokresowe” (opłata dotycząca przyszłych okresów rozliczeniowych).
Warto zwrócić uwagę na zmianę wprowadzoną od 16 grudnia 2022 r. dla przedsiębiorców, którzy korzystają z ulg w opłacaniu składek. Wcześniej nie mogli oni otrzymywać świadczeń w razie choroby lub macierzyństwa, a także z ubezpieczenia wypadkowego, jeśli ich zobowiązanie wobec ZUS przekraczało 1 proc. minimalnego wynagrodzenia. Teraz są oni traktowani jak osoby niemające zadłużenia składkowego wobec ZUS i mają prawo do świadczeń chorobowych. Przy czym muszą spełnić łącznie jeszcze dwa warunki:
  • opłacać należności z tytułu składek w terminach i w wysokości ustalonych w umowie, oraz
  • nie mieć zadłużenia z tytułu składek nieobjętych ww. umową.
Podstawa prawna:
ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2707)
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488)