Kto odpowiada za brak spisu? Czy może być rozbieżność między księgami a sprawozdaniem Rb-27S? Gdzie w Rb-PDP wykazać umorzenie długów podatkowych? Jak inwentaryzuje się licencje?
Jestem osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług księgowych. Mam umowę z dużą firmą na prowadzenie księgowości, m.in. prowadzę środki trwałe. Moje zgłoszenia, że inwentaryzacja powinna być przeprowadzona co cztery lata, niestety są przez firmę ignorowane. Kto w takiej sytuacji odpowiada za nieprzeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych? Co w przypadku niedopełnienia tych czynności?
Za przeprowadzenie inwentaryzacji zawsze odpowiada kierownik jednostki. W przypadku inwentaryzacji drogą spisu z natury nie może on scedować ani odpowiedzialności za nadzór nad spisem, ani niektórych obowiązków z nim związanych. Na przykład tylko kierownik jednostki może wydać zarządzenie do przeprowadzenia spisu z natury, w którym wskazuje składniki objęte spisem i terminy przeprowadzania tych czynności.
Zatem jeśli mimo podejmowania prób przypomnienia kierownikowi jednostki o jego obowiązkach nie zostały podjęte czynności w tym zakresie, to księgowy nie ma wyjścia i tylko weryfikuje wartość i zmiany środków trwałych na podstawie dokumentacji. Odpowiedzialność za brak spisu ponosi kierownik. Sugerowałabym jednak, aby księgowy zabezpieczył pisemną korespondencję, z której jednoznacznie wynika, że były podejmowane kroki zwracające kierownikowi uwagę na potrzebę przeprowadzenia inwentaryzacji. ©℗
Podstawa prawna:
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488)
Czy może zachodzić niezgodność pomiędzy danymi w sprawozdaniu Rb-27S (700/70005/0750) urzędu gminy w kolumnie „saldo końcowe – należności pozostałe do zapłaty – zaległości netto” a danymi z ewidencji księgowej o 1500 zł? Czy RIO może wykazać błąd?
W pytaniu chodzi o wykazywanie danych w konkretnych podziałkach klasyfikacji budżetowej, czyli w dziale 700, rozdziale 70005 oraz w paragrafie 075. Wskazany dział 700 oznaczono jako: „Gospodarka mieszkaniowa”, rozdział 70005 oznaczono jako: „Gospodarka gruntami i nieruchomościami”, natomiast paragraf 075 posiada oznaczenie „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze”. Zatem w pytaniu jest mowa o dochodach pochodzących m.in. z mienia jednostki samorządu terytorialnego. Warto przypomnieć, że art. 13 ust. 1 ustawy z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami legalizuje gospodarowanie mieniem samorządowym, a w konsekwencji i uzyskiwanie wspomnianych dochodów. W podanym przepisie bowiem postanowiono, że z zastrzeżeniem wyjątków wynikających z ustaw nieruchomości mogą być przedmiotem obrotu. W szczególności mogą one być przedmiotem sprzedaży, zamiany i zrzeczenia się, oddania w użytkowanie wieczyste, najem lub dzierżawę, użyczenia, oddania w trwały zarząd, a także mogą być obciążane ograniczonymi prawami rzeczowymi, wnoszone jako wkłady niepieniężne (aporty) do spółek, przekazywane jako wyposażenie tworzonych przedsiębiorstw państwowych oraz jako majątek tworzonych fundacji.
Jak podano w zapytaniu, w podanej wyżej klasyfikacji budżetowej są wykazywane dane w sprawozdaniu Rb-27S urzędu gminy. Skoro mowa o tym sprawozdaniu, to na uwagę zasługuje rozporządzenie ministra finansów z 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Zgodnie z tym aktem wykonawczym jest to sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego. Dane w zakresie ww. dochodów budżetowych są prezentowane w odpowiedniej pozycji sprawozdania, tj. „Saldo końcowe (…) zaległości netto”. Jak podano w par. 3 ust. 1 pkt 6 „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego” (stanowiącej załącznik nr 37 do ww. rozporządzenia), w odpowiednich kolumnach „Saldo końcowe” wykazuje się należności pozostałe do zapłaty, w tym zaległości netto (należności pozostałe do zapłaty, których termin zapłaty minął i mogą być egzekwowane) oraz nadpłaty (kwoty nadpłacone) ustalone na podstawie danych analitycznych kont podatkowych. W kolumnie „zaległości netto” nie należy wykazywać:
- zaległości płatnych w ratach – jeżeli termin spłaty raty nie minął;
- odroczonych – w przypadku gdy odroczony termin płatności nie minął;
- kwot objętych wstrzymaniem wykonania decyzji na mocy postanowienia organu podatkowego, sądu administracyjnego lub odrębnych przepisów oraz
- zaległości objętych postępowaniem ugodowym, układowym lub restrukturyzacyjnym.
W konstrukcji sprawozdania Rb-27S wspomniane dane są ujmowane w kolumnie 9, czyli „Saldo końcowe – należności do zapłaty – zaległości netto”.
W podanych uwarunkowaniach faktycznych nie może jednak zachodzić rozbieżność pomiędzy danymi ewidencji księgowej a ww. danymi sprawozdawczymi. Doszłoby bowiem do naruszenia par. 6 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia, z którego wynika, że sprawozdania jednostkowe są sporządzane przez kierowników jednostek organizacyjnych, kierowników jednostek obsługujących i naczelników urzędów skarbowych na podstawie ewidencji księgowej. Przepis ten ma moc bezwzględnie obowiązującą i nakłada na jednostki obowiązek dostosowania danych sprawozdawczych do danych wynikających z ewidencji księgowej.
Dlatego kwota zaległości wynikająca z ewidencji księgowej powinna być zbieżna z kwotą prezentowaną w sprawozdaniu Rb-27S urzędu gminy. W przeciwnym razie z dużym prawdopodobieństwem zostanie wykazana nieprawidłowość przez regionalną izbę obrachunkową. ©℗
Podstawa prawna
rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 513; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1571)
ustawa z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1899; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2185)
rozporządzenie ministra finansów z 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2022 r. poz. 144)
Pod koniec roku będziemy w gminie umarzać z urzędu różne niewielkie długi podatkowe, na co pozwala ordynacja podatkowa. Mamy jednak problem, gdzie należy je wykazać w sprawozdaniach Rb-PDP?
Punktem wyjścia w analizie podanego zapytania jest ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja podatkowa). Skoro zaś mowa o stosowaniu ulg z urzędu, to na szczególną uwagę zasługuje jej art. 67d. Z norm tam zawartych wynika m.in., że organ podatkowy może z urzędu udzielać ulg w spłacie zobowiązań podatkowych, o których mowa w art. 67a par. 1 pkt 3, jeżeli:
1) zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwoty przewyższającej wydatki egzekucyjne;
2) kwota zaległości podatkowej nie przekracza pięciokrotnej wartości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym;
3) kwota zaległości podatkowej nie została zaspokojona w zakończonym lub umorzonym postępowaniu likwidacyjnym lub upadłościowym albo sąd oddalił wniosek o ogłoszenie upadłości;
4) podatnik zmarł, nie pozostawiając żadnego majątku lub pozostawił ruchomości niepodlegające egzekucji na podstawie odrębnych przepisów albo pozostawił przedmioty codziennego użytku domowego, których łączna wartość nie przekracza kwoty 5000 zł, i jednocześnie brak jest spadkobierców innych niż Skarb Państwa lub jednostka samorządu terytorialnego oraz nie ma możliwości orzeczenia odpowiedzialności podatkowej osoby trzeciej.
W przypadkach, o których mowa w par. 1 pkt 3 i 4, decyzję umarzającą zaległość podatkową pozostawia się w aktach sprawy. W orzecznictwie sądowym na kanwie ww. regulacji prawnych akcentowano m.in., że art. 67d par. 1 pkt 1 ordynacji podatkowej wprowadził możliwość umarzania zaległości podatkowych oraz opłat prolongacyjnych z urzędu z uwagi na duże trudności i brak uzasadnienia ekonomicznego w realizacji należności o niewielkich kwotach, a przy tym mało realnych szansach na ich wyegzekwowanie. Chodzi tu o zaległości, które figurowały w dokumentacji organów podatkowych przez wiele lat, „czekając” na upływ okresu przedawnienia. Chcąc uniknąć trudności z pobieraniem nieściągalnych zobowiązań, ustawodawca zdecydował się na umarzanie tych zaległości bez wniosku podatnika, na mocy decyzji organu podatkowego. Co więcej, umorzenie zaległości podatkowej z urzędu w trybie ww. przepisu może nastąpić nawet przed wszczęciem postępowania egzekucyjnego, jednak pod warunkiem, że oszacowanie pozwoliło uznać, iż w ewentualnym postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwoty przewyższającej wydatki egzekucyjne (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z/s we Wrocławiu z 2 kwietnia 2009 r., sygn. akt III SA/Wr 571/08).
Co wymaga podkreślenia, również w kontekście sprawozdawczości budżetowej, prezentowanie danych w podanym zakresie przedmiotowym jest specyficzne. Na uwagę w tym zakresie zasługują zapisy zawarte w „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”. I tak w par. 3 ust. 1 postanowiono m.in., że w kolumnie „Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy – Ordynacja podatkowa, obliczone za okres sprawozdawczy” w zakresie umorzeń zaległości podatkowych – wykazuje się kwoty dotyczące skutków udzielonych przez organ podatkowy gminy lub miasta na prawach powiatu za okres sprawozdawczy umorzeń w całości lub w części zaległości podatkowych, odsetek za zwłokę lub opłaty prolongacyjnej w podatkach i opłatach, stanowiących dochód budżetu gminy lub miasta na prawach powiatu. Wykazane w tej kolumnie skutki powinny wynikać z decyzji wydanych przez właściwe organy gminy lub miasta na prawach powiatu, w zakresie zarówno bieżących, jak i zaległych należności. W kolumnie tej nie wykazuje się kwot wynikających z decyzji wydanych na podstawie art. 67d par. 1 ordynacji podatkowej.
Na kanwie podanych przepisów warto jeszcze wspomnieć o stanowisku zawartym w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie z 14 czerwca 2022 r. (znak RIO.II.600.14.2022). W dokumencie tym wykazano bowiem nieprawidłowość polegającą na zawyżeniu w sprawozdaniu Rb-PDP skutków decyzji w sprawie umorzeń zaległości podatkowych, co było następstwem wykazania kwot zaległości umorzonych z urzędu przez organ podatkowy. Nakazano dokonać stosownych korekt zarówno w Rb-PDP, jak i w Rb-27S z uwagi na par. 7 ust. 3 ww. instrukcji, gdzie postanowiono, że kwoty dotyczące skutków obniżenia górnych stawek podatków, skutków udzielonych ulg i zwolnień oraz skutków decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy – Ordynacja podatkowa, obliczonych za okres sprawozdawczy, wykazane w odpowiednich kolumnach sprawozdania powinny być zgodne z odpowiadającymi tym kwotom skutkami wykazanymi w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów samorządowych jednostek budżetowych i jednostek samorządu terytorialnego, odpowiednio do przepisów rozporządzenia. ©℗
Podstawa prawna
ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1540; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1933)
rozporządzenie ministra finansów z 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2022 r. poz. 144)
W naszej jednostce funkcjonują wartości niematerialne i prawne. W jaki sposób powinniśmy przeprowadzić inwentaryzację licencji na koniec 2022 r.?
Inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych (dalej: WNiP) przeprowadzana jest na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Odbywa się ona drogą weryfikacji, tj. drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników aktywów. W praktyce polega ona na:
a) przeanalizowaniu dokumentów, które stanowiły podstawę ujęcia WNiP na koncie „Wartości niematerialne i prawne”;
b) sprawdzeniu, czy odpisy amortyzacyjne w danym roku obrotowym ujęte na koncie „Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych” były prawidłowo dokonywane;
c) ustaleniu realnej wartości tych składników, tj. zbadaniu, czy nie nastąpiła trwała utrata ich wartości.
Jako potwierdzenie przeprowadzenia inwentaryzacji sporządza się protokół weryfikacji, który zatwierdza kierownik jednostki. W protokole tym można podać m.in. numery kont, które podlegały weryfikacji, salda wynikające z ksiąg rachunkowych przed i po weryfikacji kwoty, które zostały odpisane w związku z trwałą utratą wartości. ©℗
Podstawa prawna:
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488)
Zapraszamy do zadawania pytań