Polska Agencja Nadzoru Audytowego nie spyta już firmy audytorskiej, czy może sprawdzić jej działalność online. Taka weryfikacja stanie się standardem i tylko wyjątkowo będzie można od niej odstąpić.
Takie zmiany przewiduje nowelizacja z 14 października 2021 r. ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2106). Wejdzie w życie 9 grudnia, tj. po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia ustawy.
Obecne zasady
Przypomnijmy, że PANA rozpoczęła działalność z początkiem 2020 r., czyli niedługo przed wybuchem pandemii w Polsce. Jako nowy organ nadzoru publicznego przejęła od dwóch organów: Komisji Nadzoru Audytowego (która funkcjonowała przy ministrze finansów) i Krajowej Komisji Nadzoru (działającej w ramach Polskiej Izby Biegłych Rewidentów) m.in. zadanie kontroli w firmach audytorskich. Jednak poza weryfikowaniem ustawowych badań sprawozdań finansowych zajmuje się ona także sprawdzaniem innych usług atestacyjnych audytorów.
W związku z pandemią PANA nie ruszyła jednak z przeprowadzaniem kontroli od razu ‒ pierwsza została wszczęta dopiero w maju 2020 r. i była tak samo jak kolejne od razu przeprowadzana zdalnie. Taką możliwość dała wcześniejsza nowelizacja ustawy z 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 737; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1192), ale stawiając warunek, że potrzebna jest na nią zgoda kontrolowanego. W przeciwnym razie pozostaje tryb tradycyjny, czyli w siedzibie danego podmiotu, co jest znacznie bardziej kosztowne i czasochłonne.
Nowe reguły
Obecnie obowiązujące przepisy tarczy antykryzysowej umożliwiają prowadzenie czynności kontrolnych online tylko w czasie pandemii. Aby było to możliwe również później, należało znowelizować przepisy. I tak właśnie się stało, ale na tym nowelizacja nie poprzestaje. Po jej wejściu w życie będzie też można prowadzić zdalne kontrole doraźne i tematyczne, czego obecnie przepisy w ogóle nie przewidują.
‒ Zdalne działania staną się standardem - mówi Agnieszka Baklarz, dyrektor departamentu kontroli PANA. Wyjaśnia, że już teraz ten sposób jest bardzo popularny, bo zgadza się na niego 97 proc. firm audytorskich, które cenią sobie taką formę kontroli. Po zmianach podmioty nie będą już jednak proszone o zgodę na nią ani na komunikację elektroniczną.
‒ Teraz podstawowym trybem będzie kontrola zdalna przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, np. wideokonferencji oraz elektronicznej wymiany dokumentów i informacji. Dopiero gdy PANA z różnych powodów dojdzie do wniosku, że bardziej skuteczne będą działania w siedzibie firmy audytorskiej, to będzie mogła zmienić tryb ‒ mówi Agnieszka Baklarz. Tak samo firmy audytorskie w uzasadnionych przypadkach będą mogły poprosić o zmianę trybu na stacjonarny. Jednak PANA musi się na to zgodzić.
‒ Co do zasady poza formą (domyślnie zdalną) same kontrole nie ulegną większym zmianom - zwraca uwagę ekspertka.
Adres i podpis
Należy pamiętać, że również komunikacja będzie elektroniczna. PANA wyśle zawiadomienie o zamiarze rozpoczęcia kontroli na adres podany przy rejestracji podmiotu, który widnieje na liście firm audytorskich. ‒ Dlatego też tak ważne jest, aby sprawdzić, czy jest on aktualny - podkreśla Agnieszka Baklarz. Wyjaśnia, że to będzie podstawowy adres do doręczeń dla PANA. Dyrektor departamentu kontroli podkreśla jednak, że firma będzie mogła poprosić Agencję o przesyłanie dokumentów na inny adres.
Natomiast w przypadku wymiany korespondencji będzie miał zastosowanie nie tylko podpis kwalifikowany, jak dotychczas, lecz także zaufany bądź osobisty (przy użyciu dowodu osobistego z taką funkcją). Ponadto, jeżeli z jakiegoś powodu kontrolujący nie będą mogli przeprowadzić kontroli zdalnie, np. będą musieli stawić się w firmie, żeby osobiście dokonać oględzin ‒ czas ten nie będzie wliczany do czasu trwania kontroli. Przerwa ta jednak nie będzie mogła trwać dłużej niż pięć dni. Kontrolujący nie będą już się legitymować dowodem osobistym, ale legitymacją.
Wpis na listę firm
Nowelizacja nie tylko zmieni zasady kontroli, lecz także na nowo ureguluje zasady wpisu podmiotów na listę firm audytorskich prowadzoną przez PANA.
Agnieszka Baklarz wyjaśnia, że składanie wniosku o wpis, zmianę danych oraz skreślenie firmy audytorskiej wraz dołączonymi do nich dokumentami i oświadczeniami odbywać się będzie wyłącznie w postaci elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego STREFA. Usprawniony ma też zostać sam proces rejestracji. Chodzi o to, że nie trzeba wysyłać określonych dokumentów potwierdzających informacje dotyczące:
- adresu właścicieli, wspólników (w tym komplementariuszy), udziałowców (akcjonariuszy), członków zarządu oraz członków organów nadzorczych,
- nazwisk, imion i numerów w rejestrze wszystkich biegłych rewidentów zatrudnionych w firmie audytorskiej lub z nią powiązanych jako wspólnicy lub w inny sposób,
- członkostwa w sieci oraz wykazu nazw i adresów firm audytorskich należących do sieci, oraz podmiotów powiązanych z firmą audytorską lub też wskazania miejsca, w którym informacje te są publicznie dostępne,
- adresu strony internetowej firmy audytorskiej,
- danych kontaktowych obejmujących numer telefonu i adres poczty elektronicznej oraz
imię i nazwisko osoby wyznaczonej do kontaktów.
Wystarczające będzie oświadczenie o zgodności tych danych ze stanem faktycznym i prawnym. Będzie ono musiało być jednak podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji wnioskodawcy lub przez jego pełnomocnika i złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywego oświadczenia. Również w przypadku składania wniosku o wpis, zmianę danych oraz skreślenie firmy audytorskiej zastosowanie będzie miał nie tylko podpis kwalifikowany, jak było to dotychczas, lecz także podpis zaufany bądź osobisty. ©℗
Procedura po zmianach
Krok 1. Przygotowania
PANA wyśle (tak jak dotychczas) dokument papierowy na adres pocztowy siedziby firmy audytorskiej z prośbą o przygotowanie określonych dokumentów (na ich podstawie Agencja przygotowuje się do kontroli). Będzie to jedyny dokument wysyłany w formie papierowej, pozostałe będą już wysyłane elektronicznie - na adres podany przy wpisie na listę firm audytorskich.
Krok 2. Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli
Pismo wysyłane będzie elektronicznie. PANA nie będzie jednak już pytać o zgodę na przeprowadzenie czynności zdalnie. Firma audytorska w uzasadnionych przypadkach będzie mogła poprosić o zmianę trybu (ostateczna decyzja będzie zależeć od Agencji). Będzie też mogła wskazać inny adres e-mailowy, na który powinna być wysyłana korespondencja.
Od wysłania tego pisma PANA będzie miała (jak obecnie) od 7 do 30 dni na wszczęcie kontroli. W tym czasie będzie kontaktować się z firmą, aby umówić termin kontroli. Przygotuje też upoważnienia dla osób kontrolujących z podaniem ich imion i nazwisk (dokument elektroniczny).
Krok 3. Rozpoczęcie
W pierwszej kolejności wysłane zostanie upoważnienie do kontroli na ustalony adres e-mailowy, które firma audytorska będzie musiała odesłać elektronicznie po podpisaniu przez właściwą osobę, np. uprawnioną do reprezentacji (można będzie użyć podpisu kwalifikowanego, zaufanego bądź osobistego). W czasie pierwszego spotkania online z użyciem kamer (tak jak to jest już obecnie) jego uczestnicy legitymują się, aby obie strony wiedziały, że kontaktują sie z właściwymi osobami. Zazwyczaj, za zgodą obu stron, takie spotkanie jest nagrywane. Następnie nastąpi seria spotkań, podczas których nastąpi wymiana dokumentów.
Krok 4. Zakończenie
PANA wyśle zawiadomienie o zakończeniu kontroli w formie elektronicznej, które kontrolowana spółka będzie musiała odesłać po podpisaniu go elektronicznie.
Krok 5. Przygotowanie protokołu przez kontrolerów
Pismo będzie wysyłane elektronicznie (obecnie może być też przygotowane papierowo - jeżeli chce tego firma kontrolująca, po zmianie nie będzie takiej opcji). Jeżeli firma audytorska będzie miała jakieś zastrzeżenia, to, tak jak obecnie, w ciągu 20 dni będzie mogła je złożyć do protokołu. PANA (nie kontrolerzy) rozpatrzy je, tak jak obecnie, w ciągu 14 dni roboczych.
Krok 6. Przedstawienie raportu
O wynikach kontroli, po uwzględnieniu zastrzeżeń, spółka audytorska będzie informowana - otrzyma e-mailowo plik z raportem.