Te podatkowe zmiany przekładają się na ewidencję. Dodatkowo zaś nowe rozwiązania mogą wymagać aktualizacji w planie kont, które musi wprowadzić zarządzeniem kierownik jednostki.
Od 1 października wszedł w życie pakiet SLIM VAT 2 (ustawa z 11 sierpnia 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy ‒ Prawo bankowe; Dz.U. poz. 1626). Przepisy te są ważne z punktu widzenia rozliczeń nie tylko podatkowych, lecz także księgowych. Należy pamiętać o tych zmianach m.in. po to, aby prawidłowo rozliczać wydatki związane z leasingiem samochodów osobowych, które mają być użytkowane wyłącznie na cele związane z działalnością gospodarczą. Zmiany są ważne w przypadku przedpłat na poczet zakupu takich samochodów. O nowych obowiązkach muszą też pamiętać księgowi pracujący dla firm, które są w procesach restrukturyzacyjnych, lub firm, które są wierzycielami takich podmiotów. W niektórych przypadkach konieczne może być zaktualizowanie planu kont i wprowadzenie tym samym nowych rozwiązań w polityce rachunkowości.
Leasing
Zgodnie z nowym brzmieniem ust. 13 w art. 86a ustawy o VAT podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3. Termin ten został wydłużony, co ma szczególne znaczenie w przypadku ponoszenia zaliczek na poczet zawarcia umów leasingu czy najmu długoterminowego aut osobowych.
Zgodnie z art. 86a informacja VAT-26 zawiera m.in. dane pozwalające na identyfikację pojazdu samochodowego, w szczególności jego markę, model pojazdu i numer rejestracyjny, jak również datę poniesienia pierwszego wydatku związanego z danym pojazdem. Jeśli zaliczka była wpłacana przed zakupem pojazdu przez firmę leasingową, a to standardowa procedura, to nie było możliwości poznania numeru rejestracyjnego auta. Przepisy wymagały zaś złożenia tego dokumentu w terminie 7 dni od dnia, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z pojazdem. Teraz termin jest kilka tygodni dłuższy, zatem zmieni się diametralnie rozliczanie i księgowanie zaliczek na takie samochody. W księgowaniu zmiana polega na tym, że trzeba pilnować, aby zaewidencjonować wyższą kwotę na koncie „VAT naliczony” i nie ujmować kwoty VAT niepodlegającej odliczeniu. VAT będzie księgowany na koncie „VAT naliczony”, jeżeli samochód zostanie dostarczony, zarejestrowany i zgłoszony do urzędu skarbowego do 25. dnia następnego miesiąca. Jeśli jednostka miała ujęte rozliczanie zaliczek związanych z leasingiem samochodów osobowych według starych zasad VAT, to teraz powinna zmienić regulacje w swoim planie kont i dostosować je do nowych przepisów.
Przykład 1
Porównanie
Według starych zasad
Podatnik wpłacił 18 000 zł + 4140 zł VAT na poczet zawarcia umowy wstępnej dotyczącej samochodu osobowego, który ma być przeznaczany wyłącznie na potrzeby działalności.
W przypadku gdy nie uzyskał informacji o numerze rejestracyjnym auta, nie mógł złożyć zgłoszenia VAT-26 i wolno mu było odliczyć tylko 50 proc. podatku VAT. Ujęcie tej zaliczki byłoby wtedy następujące:
• Wn „VAT naliczony” 2070 zł,
• Wn „Rozliczenie zakupu” (VAT niepodlegający odliczeniu) 2070 zł,
• Wn „Rozliczenie zakupu” (kwota netto) 18 000 zł,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami” 22 140 zł.
W przypadku otrzymania informacji, że zaliczka jest zaliczona na poczet opłaty wstępnej (nie ma konieczności przy 100-proc. zaliczce wystawiania tzw. faktury końcowej), jednostka rozliczy tę wpłatę:
• Wn „Podatki i opłaty” 2070 zł,
• Wn „Usługi obce” 18 000 zł,
• Ma „Rozliczenie zakupu” (VAT niepodlegający odliczeniu) 2070 zł,
• Ma „Rozliczenie zakupu” (kwota netto) 18 000 zł.
Podatek VAT jest kosztem nawet wtedy, gdy podatnik już dysponuje informacją o numerze rejestracyjnym i złożył VAT-26, wydatek (zaliczka) został bowiem dokonany wcześniej niż 7 dni od dnia poniesienia pierwszego wydatku.
Od 1 października br.
Po zmianie przepisów sytuacja zmienia się zasadniczo, jeśli zgłoszenie VAT-26 zostanie złożone w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik poniesie pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami.
Jeśli spółka wpłaciła zaliczkę na poczet opłaty wstępnej 4 października 2021 r., to ma czas na złożenie VAT-26 aż do 25 listopada. Zakup i zarejestrowanie samochodu przez firmę leasingową jest wtedy realne, a to oznacza, że korzystający będzie mógł złożyć tę ważną informację.
Ujęcie w księgach zaliczki na kwotę 18 000 zł + 4140 zł VAT będzie przebiegało następująco:
• Wn „VAT naliczony” 4140 zł,
• Wn „Rozliczenie zakupu” 18 000 zł,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami” 22 140 zł.
Ujęcie kosztu w momencie uznania, że usługa przekazania objęta opłatą wstępną została wykonana:
• Wn „Usługi obce” 18 000 zł;
• Ma „Rozliczenie zakupu” 18 000 zł.
Podkreślić należy, że w przypadku zaliczek na poczet zakupu samochodu osobowego, który ma być przeznaczony wyłącznie na potrzeby działalności opodatkowanej VAT, zasady są takie same jak przy nowym rozliczaniu leasingu. Często tylko kwoty są wyższe.
Przykład 2
Wyższy VAT także przy zaliczkach na zakup samochodu
Spółka ADF 4 października 2021 r. wpłaciła zaliczkę na poczet zakupu samochodu osobowego, który ma być użytkowany wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej w kwocie 30 000 zł + 6900 zł VAT. Samochód został odebrany z salonu 5 listopada 2021 r. Spółka zdąży złożyć zgłoszenie VAT-26 przed upływem 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesie pierwszy wydatek związany z tym pojazdem. Spółka postanowiła, że VAT odliczy dopiero w listopadzie po złożeniu informacji VAT-26.
Zaliczka w października zostanie ujęta:
• Wn „VAT naliczony do rozliczenia w kolejnych okresach” 6900 zł,
• Wn „Rozliczenie zakupu” 30 000 zł,
• Ma „Pozostałe rozrachunki” 36 900 zł.
W listopadzie po otrzymaniu faktury końcowej VAT zostanie w 100 proc. odliczony:
• Wn „VAT naliczony” 6900 zł,
• Ma „VAT naliczony do rozliczenia w kolejnych okresach” 6900 zł.
Kwota netto zostanie przeksięgowana na poczet zakupu środka trwałego:
• Wn „Środki trwałe” 30 000 zł,
• Ma „Rozliczenie zakupu” 30 000 zł.
Dodać trzeba, że w przypadku niezłożenia w terminie informacji VAT-26 uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym podatnik złoży tę informację.
Zmiany w złych długach
Pakiet SLIM VAT 2 zmienił też zasady dokonywania korekty na złe długi. Oprócz możliwości korygowania VAT należnego w sytuacji, gdy dłużnik jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego w rozumieniu prawa restrukturyzacyjnego, postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji i wydłużenia czasu na dokonywanie tej korekty (jest ona obecnie możliwa do dokonania, jeśli od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie upłynęły trzy lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona), możliwe jest też dokonywanie tej korekty, jeśli dłużnik nie jest już czynnym podatnikiem VAT.
Trzeba tylko pamiętać, że w przypadku dostawy towaru lub świadczenia usług dokonanych na rzecz podmiotu innego niż podatnik, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, korekta, o której mowa, może zostać dokonana, jeżeli:
1) wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, lub
2) wierzytelność została wpisana do rejestru długów prowadzonego na poziomie krajowym, lub
3) wobec dłużnika ogłoszono upadłość konsumencką na podstawie odrębnych przepisów.
Księgowi w ramach dokonywanej korekty na podstawie art. 89a ustawy o VAT nie wyksięgowują należności z ksiąg. Powinni oczywiście, biorąc pod uwagę wysokie prawdopodobieństwo niemożności w ogóle odzyskania tej kwoty, objąć należność odpisem aktualizacyjnym:
- Wn „Pozostałe koszty operacyjne”,
- Ma „Rozrachunki z odbiorcami”.
Sama korekta w ramach ulgi na złe długi to przeniesienie podatku VAT należnego na konto „VAT należnego do rozliczenia w kolejnych okresach”. Pomniejszamy w dacie korekty VAT należny z deklaracji, ale musimy pamiętać, że jest to VAT zawieszony. Jeśli wpłynie zapłata, to ten VAT będzie ponownie musiał być wykazany jako VAT należny.
Co ważne, w wielu firmach takie konta dotychczas nie funkcjonowały w ramach zakładowego planu kont. Konieczna jest zatem aktualizacja polityki rachunkowości i wprowadzenie do niej zapisów wskazujących sposób postępowania w przypadku zarówno wierzyciela, który ma prawo dokonać omawianej korekty, jak i wierzyciela, na którym taki obowiązek spoczywa (o czym dalej).
Przykład 3
Sprzedawca
Jednostka B sprzedała Spółce A towary za 10 000 zł + 2300 zł VAT w czerwcu 2021 r. W październiku 2021 r. nabywca został postawiony w stan likwidacji i jednocześnie minęło 90 dni od upływu terminu płatności. Jednostka B ma prawo w deklaracji za październik 2021 r. pomniejszyć VAT należny i zaksięguje korektę wynikającą z deklaracji i JPK za X/2021 następująco:
• Wn „VAT należny” 2300 zł,
• Ma „VAT należny do rozliczenia w kolejnych okresach” 2300 zł.
Kwotę brutto w takiej sytuacji zgodnie z art. 25 ustawy o rachunkowości należy objąć odpisem aktualizacyjnym, ponieważ szanse na jej odzyskanie maleją ze względu na problemy finansowe dłużnika. Odpis zostanie ujęty:
• Wn „Pozostałe koszty operacyjne” 12 300 zł,
• Ma „Odpisy aktualizacyjne” 12 300 zł.
Podkreślić trzeba, że część należności (kwota netto, która kiedyś była przychodem) może być ujęta jako odpis aktualizacyjny zaliczany do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 26a i ust 2a ustawy o CIT.
Przypomnieć też warto, że dłużnicy, którzy są w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji, też mają obecnie obowiązek dokonania pomniejszenia VAT naliczonego. Wcześniej nakazu wynikającego z art. 89b ustawy o VAT nie stosowano w takich sytuacjach. Teraz nie ma to znaczenia i VAT ten księguje się też na konto przejściowe „VAT naliczony do rozliczenia w kolejnych okresach”, po dokonaniu zapłaty za przeterminowaną fakturę będzie bowiem możliwość podwyższenia podstawy opodatkowania.
Przykład 4
Nabywca
Spółka X nabyła w maju towary za 15 000 zł + VAT 3450 zł. VAT został odliczony w deklaracji za maj. Termin płatności za fakturę upłynął 5 lipca 2021 r. Spółka za nią nie zapłaciła, a we wrześniu sąd ogłosił jej upadłość. Ponieważ 90. dzień od upływu terminu płatności minął 3 października 2021 r., w deklaracji za październik spółka X musi pomniejszyć VAT naliczony. Księgowo ujmie ten VAT:
• Wn „VAT naliczony do rozliczenia w przyszłych okresach” 3450 zł,
• Ma „VAT naliczony” 3450 zł.
Podstawa prawna
art. 86a ust. 13, art. 89b, art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 685; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1626)
art. 25 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)
art. 16 ust. 1 pkt 26a i ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1800)