AI może wspomóc inwentaryzację

Wracając do tematu błędów, to najczęstsze wiążą się z niewystarczającym zrozumieniem przez organizatorów i uczestników inwentaryzacji jej celów oraz niedostateczną wiedzą dotyczącą procedur. W przypadku spisu najczęstszy błąd to niesystematyczne przeprowadzanie spisu. Przykładowo zapasy nie są spisywane w kolejności występowania w magazynie, lecz w kolejności ujęcia na przygotowanym wcześniej wzorcowym arkuszu spisowym (wydruku), a to grozi pominięciem podczas spisu pozycji nieujętych w spisie lub nadwyżek dotyczących pozycji ujętych. Ponadto zdarza się niewstrzymywanie obrotu magazynowego na czas spisu, co wprowadza chaos i trudności z późniejszym porównaniem stanów spisanych ze stanami księgowymi. Kolejnym błędem jest przeprowadzanie spisu przez osoby materialnie odpowiedzialne za spisywane składniki majątkowe, bo podważa to obiektywizm spisu i umożliwia oszustwa.

Tu też można się spotkać z nieprawidłowościami. Na przykład będzie to poddawanie wartości niematerialnych i prawnych inwentaryzacji raz na cztery lata, podczas gdy możliwość ta dotyczy tylko środków trwałych i inwestycji, i to nie wszystkich, bo tych znajdujących się na terenie strzeżonym. Przepis ten nie ma więc zastosowania np. do samochodów. Spotkałem się też z nieobjęciem procedurami inwentaryzacji zobowiązań, tymczasem ustawa o rachunkowości przewiduje dla nich reżim inwentaryzacji w drodze weryfikacji z dokumentami.

Spisowi z natury podlegają obowiązkowo, zgodnie z ustawą o rachunkowości, aktywa pieniężne w postaci materialnej, aktywa finansowe w postaci materialnej i wszelkie rzeczowe składniki majątku trwałego i obrotowego. Ustawa zauważa jednak, że przeprowadzenie takiego spisu może być z uzasadnionych przyczyn niemożliwe lub – w przypadku środków trwałych – znacznie utrudnione i zezwala wówczas na przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze uzgodnienia z dokumentami w miejsce spisu z natury. Brak możliwości przeprowadzenia spisu powinien wynikać z okoliczności obiektywnych, np. warunków pogodowych, wojny czy wymogów procesu technologicznego uniemożliwiającego spis z natury. Możliwe jest też odstąpienie od inwentaryzacji na podstawie generalnej zasady istotności, tj. jeśli składniki majątkowe podlegające spisowi z natury są nieznaczące dla sprawozdania finansowego, nieprzeprowadzenie spisu nie powinno wiązać się z negatywnymi konsekwencjami.

Pamiętajmy także, że ustawa o rachunkowości, określając wymaganą częstotliwość spisu, wskazuje na możliwość rezygnacji z corocznej inwentaryzacji. I tak np. zapasy znajdujące się na „strzeżonych składowiskach” mogą być inwentaryzowane raz w ciągu dwóch lat, a środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym raz w ciągu czterech lat.

Nie ma przepisów karnych sankcjonujących bezpośrednio nieprzeprowadzenie wymaganej prawem inwentaryzacji. Można ewentualnie rozważać, czy jej brak nie skutkuje nierzetelnością sprawozdania finansowego, która jest już sankcjonowana karnie zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Może się jednak pojawić odpowiedzialność o innym charakterze – zastrzeżenia w opinii biegłego rewidenta lub wątpliwości co do poprawności rozliczeń podatkowych zgłaszanych przez organy skarbowe.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości kierownik jednostki zapewnia zawarcie umowy z audytorem na tyle wcześnie, aby umożliwić mu udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Wiąże się to z wytycznymi standardów badania wskazującymi, że biegłemu zwykle bardzo trudno jest zastosować procedury alternatywne względem udziału w spisie z natury, aby potwierdzić istnienie, kompletność, a czasem również wyceny spisywanych składników majątkowych. A to oznacza konieczność zamieszczenia zastrzeżenia w opinii biegłego rewidenta i obniżenie wiarygodności sprawozdania finansowego. Przepisy nie zawierają za to wytycznych odnośnie do terminu poinformowania biegłego rewidenta przed zamierzonym spisem z natury. Zwykle odpowiednie wymogi w tym zakresie zamieszcza się w umowie o badanie. W praktyce informacja powinna być na tyle wczesna, by umożliwić biegłemu zaplanowanie udziału w inwentaryzacji. Z moich doświadczeń wynika, że dwutygodniowe wyprzedzenie można uznać za wystarczające.

Uważam, że biegły rewident zawsze może uczestniczyć w spisie zdalnie, jeśli ocenia, że technika i przedmiot spisu z natury umożliwiają takie uczestnictwo i zebranie przez biegłego dostatecznych dowodów potwierdzających prawidłowość przeprowadzonego spisu. Wymaga to oczywiście zapewnienia odpowiednich narzędzi, kamer, transmisji danych, kanałów komunikacji.

Biegły rewident lub jego przedstawiciel podczas spisu może, ale nie musi komunikować swoich spostrzeżeń dotyczących prawidłowości jego przeprowadzenia. Osoby odpowiedzialne za prowadzenie spisu nie mają obowiązku uwzględniać uwag biegłego, muszą się jednak liczyć z tym, że biegły uzna spis za obarczony tak dużymi błędami, że nie można na nim polegać. A to może oznaczać konieczność jego powtórzenia lub zamieszczenia zastrzeżeń w opinii. Biegły rewident jest natomiast zobowiązany zakomunikować stwierdzone istotne słabości w systemie kontroli wewnętrznej (a za taką mogą być uznane nieprawidłowości w procedurach inwentaryzacyjnych) kierownictwu badanej jednostki i osobom sprawującym nadzór. Warto zwrócić uwagę na to, że udział biegłego rewidenta w spisie nie oznacza, że to on ten spis przeprowadza, zarządza nim czy udziela instrukcji odnośnie do jego przeprowadzenia. Udział biegłego może polegać na obserwacji, aby potwierdzić poprawność przebiegu czynności kontrolnej jaką jest spis i/lub powtórnego przeliczenia jako procedury badania wiarygodności przeprowadzonego spisu.

Zgodnie z kodeksem pracy pracownik jest zobowiązany wykonywać polecenia służbowe i co do zasady moim zdaniem nie może odmówić udziału w spisie. Inaczej jednak sytuacja wygląda, gdy inwentaryzacja prowadzona jest poza godzinami pracy czy w weekend. Wówczas konieczne jest spełnienie wymagań dotyczących nieprzekraczania dobowego maksymalnego czasu pracy i wypłata wynagrodzenia za nadgodziny. Ponadto pracownik może, a nawet powinien, odmówić udziału w inwentaryzacji, jeśli sposób jej przeprowadzenia zagrażałby jego bezpieczeństwu.

Przede wszystkim trzeba dobrze się do niej przygotować. Z odpowiednim wyprzedzeniem zaplanować terminarz, powołać i przeszkolić zespoły spisowe. Przeszkolić trzeba także osoby odpowiedzialne za magazyny w zakresie przygotowania pól spisowych. Należy również zadbać o odpowiednie oraz czytelne arkusze spisowe i niebudzące wątpliwości oznaczenia asortymentów. Warto też przygotować stosowne narzędzia, przyrządy pomiarowe oraz zapewnić bezpieczeństwo uczestnikom spisu. Jeśli o to wszystko zadbamy, wówczas w trakcie spisu będzie mniej problemów i powinien on być sprawniej przeprowadzony.

Nie wiem, czy można to nazwać uproszczeniem, bo zachowanie standardu gwarantującego rzetelność spisu jest konieczne, niemniej można wyznaczyć inwentaryzację w takim terminie, gdy zapasy są możliwie niskie – zredukuje to pracochłonność spisu. Ustawa o rachunkowości zakreśla ramy czasowe, kiedy spis powinien być przeprowadzony, i w tych ramach można wybrać najbardziej wygodny termin. Kolejna kwestia dotyczy techniki spisu – w przypadku asortymentów bardzo licznych możliwe jest zastosowanie technik polegających na przeważeniu spisywanego zapasu, ustaleniu liczby sztuk dla jednostki masy i, po kalkulacji, ustaleniu ilości, z uwzględnieniem dopuszczalnego błędu pomiaru.

Zgadza się, nowoczesne technologie, takie jak systemy ERP z modułami do zarządzania zapasami, czytniki kodów kreskowych i tagi RFID, mogą znacząco przyspieszyć i zautomatyzować proces inwentaryzacji, minimalizując błędy ludzkie i zwiększając dokładność wyników. Jeśli mówimy o bardziej zaawansowanej technologii, to warto wspomnieć o tagach RFID. Technologia RFID wykorzystuje fale radiowe do automatycznej identyfikacji obiektów. Każdy produkt ma przymocowany tag RFID, który zawiera unikalne informacje i może być odczytywany przez specjalne urządzenia. Co ważne, RFID pozwala na odczytywanie danych na odległość, więc nie trzeba bezpośrednio skanować każdego przedmiotu, co znacznie skraca czas inwentaryzacji. Co więcej, można jednocześnie odczytywać dane z wielu tagów, co jest szczególnie przydatne w dużych magazynach lub przy inwentaryzacji masowych zapasów.

Coraz popularniejsze stają się również aplikacje mobilne. Pracownicy mogą korzystać ze smartfonów lub tabletów, które są wyposażone w oprogramowanie do skanowania kodów kreskowych lub RFID. Dane z takich urządzeń są automatycznie synchronizowane z systemem centralnym, co ułatwia zarządzanie inwentaryzacją w czasie rzeczywistym i eliminuje konieczność ręcznego przesyłania informacji.

W mojej dotychczasowej praktyce nie spotkałem się ze stosowaniem sztucznej inteligencji do przeprowadzania spisu. Spodziewam się, że pewne specyficzne asortymenty będą mogły być spisywane (tj. potwierdzane co do występowania i ilości) przez algorytmy sztucznej inteligencji na podstawie zdjęć czy obrazów z kamer. Może to dotyczyć np. samochodów stojących na placu, ułożonych na polach odstawczych produktów, które da się zidentyfikować i policzyć na podstawie zdjęcia, czy pól uprawnych na podstawie zdjęć lotniczych/satelitarnych, statków itp. W zautomatyzowanych magazynach, w tym wysokiego składowania, można sobie wyobrazić przeprowadzanie spisu przez roboty, które przeliczą zapasy znajdujące się na polach odstawczych. Wreszcie możliwe jest konstruowanie magazynów, które na bieżąco będą dostarczać informacji o stanach znajdujących się w nich (tj. każde pole odstawcze na podstawie np. wagi, kamery czy innych czujników będzie na bieżącą podawać informację o ilości i rodzaju znajdujących się na nim asortymentów). W tej chwili ze względu na koszty może to mieć jednak zastosowanie tylko w wybranych branżach, w których konieczność zapewnienia ciągłej, pewnej informacji o stanach zapasów jest krytyczna. Takie systemy występują np. w silosach/zbiornikach wykorzystywanych w procesach produkcyjnych do przechowywana dozowanych substancji, gdzie konieczne jest zapewnienie bieżącej informacji o przechowywanych w nich ilościach.

Mogę sobie też wyobrazić, że sztuczna inteligencja może zautomatyzować sam proces inwentaryzacji, np. dzięki wykorzystaniu robotów i dronów do skanowania towarów, co przyspieszy i zwiększy jej dokładność. ©℗