Rozkład czasu pracy to określone przez pracodawcę ramy wykonywania obowiązków służbowych, które mogą mieć charakter:

  • względnie stały – gdy wynikają z układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy lub obwieszczenia o czasie pracy – albo
  • okresowy – gdy są ustalane w formie harmonogramu.

Obejmuje on zarówno wyznaczone godziny i dni pracy, jak i – w przypadku przerywanego systemu czasu pracy – przewidziane przerwy w świadczeniu pracy.

Dwa ujęcia pojęcia rozkład czasu pracy

Pojęcie rozkładu czasu pracy funkcjonuje w dwóch odrębnych znaczeniach:

  • po pierwsze, jako model organizacji pracy przyjęty w zakładzie pracy, o którym mowa w art. 150 kodeksu pracy (dalej: k.p.),
  • po drugie, jako konkretny rozkład (plan) czasu pracy przypisany do danego pracownika, czyli harmonogram lub grafik czasu pracy.

W pierwszym przypadku chodzi o rozkład ustalany przez pracodawcę w regulaminie pracy albo (w razie jego braku) – w obwieszczeniu dotyczącym czasu pracy. W tym ujęciu wyznaczane są ogólne ramy organizacji pracy, które następnie stanowią podstawę do dalszego planowania. Drugie znaczenie odnosi się już do szczegółowego harmonogramu wskazującego konkretne dni i godziny pracy pracownika, czyli szczegółowy harmonogram lub grafik, według którego powinien on wykonywać swoje obowiązki.

Dotychczasowe zasady organizacji pracy

Indywidualny rozkład czasu pracy stanowi odstępstwo od rozkładu obowiązującego pracownika – zazwyczaj ma on charakter stały, choć jego wprowadzenie może się również wiązać z określeniem ograniczeń w tworzeniu harmonogramów. Co istotne, do jego ustalenia wystarczy złożenie wniosku przez pracownika. Nie ma obowiązku, by w regulacjach wewnętrznych firmy, jak regulamin pracy czy obwieszczenie o czasie pracy, przewidywać możliwość jego złożenia, ponieważ podstawę jego wniesienia stanowi bezpośrednio art. 142 k.p. Nie jest również wymagane, aby uzgodniony z pracownikiem indywidualny rozkład został formalnie wprowadzony do tych regulacji. [przykład 1]

PRZYKŁAD 1

Elastyczność na wniosek

W regulaminie pracy obowiązującym w zakładzie pracy zapisano, że: „Pracownicy działu administracyjnego pracują od poniedziałku do piątku w godz. 9–17. Wszystkie soboty i niedziele oraz święta są dniami wolnymi od pracy”. Wskazanie wprost dni i godzin pracy oraz określenie, której grupy pracowników dotyczy rozkład, jasno wyznacza przedział czasowy realizacji obowiązków służbowych. Jednocześnie zaakcentowano, że weekendy i święta są wolne, co – przy braku innych postanowień – zamyka pracodawcy możliwość planowania pracy w inne dni czy godziny dla tej grupy. Taki stały rozkład wyklucza więc wprowadzanie zmian harmonogramowych bez zmiany regulaminu. Jednak jeśli pracownik złoży wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy, możliwe jest ustalenie dla niego innego rozkładu, zarówno w zakresie godzin, jak i dni pracy, bez potrzeby modyfikacji regulacji wewnętrznych, np. pracownik może wnioskować o pracę od poniedziałku do piątku w godz. 8–16 albo o rozkład obejmujący dni od wtorku do soboty.

Podanie pracownika

Zgodnie z art. 142 k.p. pracownik może złożyć pisemny wniosek o ustalenie dla niego indywidualnego rozkładu czasu pracy, przy czym musi to się mieścić w granicach systemu czasu pracy, którym jest objęty.

W wyroku SN podkreślono, że to pracodawca ustala indywidualny rozkład czasu pracy. Pracownik musi jedynie zainicjować jego wprowadzenie. Jednak w praktyce trudno przyjąć takie podejście – pracownik nie występuje z ogólną prośbą o zastosowanie rozkładu indywidualnego, lecz przedstawia konkretne oczekiwania co do godzin i dni pracy, które mają odpowiadać jego potrzebom życiowym i organizacyjnym. W zgłoszonym żądaniu są zazwyczaj zawarte sprecyzowane propozycje, choć ich ostateczny kształt może zostać zmodyfikowany w toku uzgodnień z pracodawcą, nawet w istotnym zakresie. [ramka]

Sąd Najwyższy o elastycznej organizacji pracy ©℗

Rozkłady czasu pracy ustala się co do zasady dla ogółu pracowników. Artykuł 142 k.p. wprowadza wyjątek od tej zasady i – na wniosek pracownika – pracodawca może ustalić dla niego indywidualny rozkład czasu pracy. Powinien on zostać sporządzony na piśmie i choć przepis nie określa treści takiego pisma, to nie ulega wątpliwości, że powinna z niego jasno wynikać wola pracownika co do objęcia indywidualnym rozkładem czasu pracy. Pracodawca nie jest związany takim wnioskiem i ma pełną swobodę decydowania o wprowadzeniu indywidualnego rozkładu czasu pracy bądź odmowie. Wniosek ten może (choć nie musi) zawierać także propozycje dotyczące organizacji czasu pracy dla wnioskującego pracownika. Dokument ten należy zawsze traktować jak zaproszenie do rokowań, w których strony mogą negocjować warunki i kształt takiego rozkładu czasu pracy. Jednak ostateczna wersja rozkładu powinna zawsze uwzględniać stanowisko pracownika. W innym przypadku składanie wniosku przez pracownika byłoby bezcelowe. Podstawę wprowadzenia indywidualnego rozkładu czasu pracy stanowi decyzja pracodawcy podjęta na podstawie wniosku pracownika (i po ewentualnych negocjacjach). W tym przypadku zatem nie trzeba stosować wypowiedzenia zmieniającego. Strony jednak mogą wprowadzić taki rozkład do umowy o pracę, ewentualnie potraktować porozumienie o ustaleniu indywidualnego rozkładu jako modyfikację istotnych elementów stosunku pracy. Wówczas do zmiany rozkładu trzeba będzie zastosować wypowiedzenie zmieniające. Trudno się jednak doszukać interesu pracodawcy we wprowadzaniu takiego rozkładu do umowy lub traktowaniu go jako istotnego elementu stosunku pracy.

Wyrok Sądu Najwyższego z 12 października 2022 r., sygn. akt III PSKP 77/21

Przepisy wymagają, aby pracownik przedstawił swoje żądanie w formie pisemnej, jednak nie precyzują, jakie elementy powinna zawierać taka inicjatywa. Należy przyjąć, że powinien:

  • dookreślać proponowany rozkład,
  • wskazywać datę, od której pracownik wnioskuje o tę zmianę, lub okres, na jaki chciałby mieć indywidualny rozkład czasu pracy,
  • zawierać uzasadnienie – umożliwi to dokonanie oceny sytuacji przez pracodawcę.

Wniosek musi dotyczyć skonkretyzowanego rozkładu czasu pracy – wskazywać na godziny pracy, ewentualnie również na dni (jeżeli zmiana miałaby dotyczyć tego elementu). Pracodawca nie jest nim związany i może go całkowicie swobodnie odrzucić (pewne ograniczenia w tym zakresie wynikają z art. 1421 i 1881 k.p., o czym poniżej). Decyzja o akceptacji wniosku musi zostać poprzedzona analizą wpływu proponowanego rozkładu na realizację obowiązków pracowniczych, możliwość prawidłowej współpracy w ramach zespołu, wpływu zmiany na dodatkowe koszty pracodawcy (np. konieczność oświetlenia w przedziałach czasowych, w których firma całkowicie nie działała), względy techniczne, bhp (np. prace wykonywane przez co najmniej dwie osoby) itp., przy czym należy pamiętać, że ustaleniem dokonanym w oparciu o wniosek pracodawca będzie związany.

Opieka nad dzieckiem

Indywidualny rozkład czasu pracy może być także wnioskowany przez pracownika w następujących przypadkach:

  • w ramach elastycznej organizacji pracy, o którą może wystąpić pracownik sprawujący opiekę nad dzieckiem do ukończenia przez nie 8. roku życia,
  • na podstawie uprawnienia przysługującego rodzicom znajdującym się w szczególnych sytuacjach określonych w art. 142¹ k.p., takich jak np. wychowywanie dziecka z niepełnosprawnością lub ciąża przebiegająca z powikłaniami.

W obu przypadkach pracodawca powinien co do zasady przychylić się do zgłoszonego wniosku, choć przepisy dopuszczają możliwość odmowy. W odniesieniu do elastycznej organizacji pracy decyzja powinna uwzględniać zarówno potrzeby pracownika (w tym przyczynę i termin konieczności zmiany organizacji pracy), jak i potrzeby oraz możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia ciągłości funkcjonowania zakładu pracy. Natomiast w sytuacjach określonych w art. 1421 k.p. odmowa jest dopuszczalna, jeśli uwzględnienie żądania nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanych przez pracownika obowiązków. [przykład 2]

Przykład 2

Brak obowiązku dostosowywania organizacji pracy

Pracownicy sklepu działającego od poniedziałku do piątku w godz. 10–18 wykonują pracę według dwóch wariantów: w godz. 9–15 lub 10.30–18.30. Jeden z pracowników (ma siedmioletnie dziecko) zwrócił się o ustalenie dla niego indywidualnego rozkładu pracy obejmującego wtorek–sobotę w godz. 6–14. Takie żądanie może zostać odrzucone, ponieważ zaproponowane dni i godziny nie odpowiadają funkcjonowaniu sklepu, a pracodawca nie ma obowiązku dostosowywania organizacji pracy do indywidualnych potrzeb wnioskodawcy.

Przepisy k.p. nie zostały dotąd ujednolicone w zakresie formy, w jakiej pracownik może wystąpić o indywidualny rozkład czasu pracy. Żądania składane wyłącznie w oparciu o art. 142 k.p. wymagają formy pisemnej.

Natomiast w przypadku ubiegania się o rozkład indywidualny w ramach elastycznej organizacji pracy albo na podstawie art. 1421 k.p. dopuszczalne jest zarówno złożenie żądania w formie papierowej, jak i elektronicznej. W obu sytuacjach przedmiotem zgłoszenia jest w istocie to samo, inny jest jedynie status osoby występującej o takie rozwiązanie. Ta niespójność świadczy jednak o konsekwencji i racjonalności ustawodawcy.

Zakres możliwych zmian

To pracodawca ocenia, czy jest możliwa realizacja pracy w godzinach zaproponowanych przez pracownika. Trzeba jednak zwrócić uwagę na pewne ograniczenia z tym związane. Z art. 142 k.p. wynika wyraźnie, że wniosek nie może dotyczyć ustalenia rozkładu czasu pracy charakterystycznego dla systemu innego niż ten, którym pracownik jest objęty. [przykład 3, s. C3]

PRZYKŁAD 3

Gdy potrzebna jest zmiana obowiązującego grafiku

Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku w godz. 7–15 zgłosił propozycję indywidualnego rozkładu w poniedziałek w god. 7–16 i piątek w godz. 7–14. W pozostałych dniach nie chciał dokonywać zmian. Taki rozkład byłby możliwy jedynie w przypadku objęcia pracownika systemem równoważnego czasu pracy. Wprowadzenie tego systemu wymaga uprzedniego ustalenia go w regulaminie pracy lub – jeśli firma nie posiada regulaminu – w obwieszczeniu o czasie pracy zgodnie z art. 150 k.p. Samo zgłoszenie przez pracownika nie może stanowić podstawy do zastosowania wobec niego innego systemu czasu pracy niż ten obowiązujący na mocy wewnętrznych aktów zakładowych. Można ewentualnie wprowadzić w umowie o pracę indywidualny system równoważny, jednak jest to kwestia odrębnych ustaleń. Bez zmiany obowiązującego systemu czasu pracy proponowany rozkład nie może zostać zaakceptowany.

Przy wprowadzaniu indywidualnych rozkładów czasu pracy trzeba pamiętać o podstawowych zasadach. Zgodnie z nimi:

  • proponowany rozkład musi odpowiadać systemowi czasu pracy, jakim objęty jest pracownik,
  • podstawą zastosowania indywidualnego rozkładu jest sama regulacja kodeksowa (art. 142 k.p.) – nie trzeba zapisywać możliwości dokonywania takich zmian w regulaminie pracy (lub w obwieszczeniu dotyczącym czasu pracy w mniejszych firmach),
  • rozkład po zmianie wnioskowanej przez pracownika musi być zgodny ze wszystkimi przepisami dotyczącymi czasu pracy.

Proponowany rozkład nie może naruszać przepisów o czasie pracy, przede wszystkim dotyczących:

  • wymiarów czasu pracy w okresie rozliczeniowym,
  • odpoczynków minimalnych dobowych i tygodniowych,
  • pracy w niedziele i święta (dopuszczalność tej pracy, zasada niedzieli wolnej co najmniej raz w każdym okresie 4 tygodni),
  • ograniczenia w pracy w porze nocnej. [przykład 4]

PRZYKŁAD 4

Zakaz uwzględnienia wniosku

Pracownik z orzeczoną niepełnosprawnością zgłosił propozycję indywidualnego rozkładu czasu pracy obejmującego częściową pracę w porze nocnej. Akceptacja takiego rozwiązania jest niedopuszczalna, ponieważ odrębne przepisy dotyczące czasu pracy osób niepełnosprawnych zabraniają pracy w porze nocnej, z wyjątkiem sytuacji, gdy pracownik jest zatrudniony przy pilnowaniu mienia lub gdy zgodzi się na to lekarz. Sama chęć na pracę w godzinach nocnych wyrażona przez osobę niepełnosprawną, zawarta w zgłoszeniu, nie stanowi podstawy do dopuszczenia takiego rozwiązania.

Ograniczenie w planowaniu pracy

Najczęściej rozkład indywidualny odnosi się do modyfikacji rozkładu stałego obowiązującego pracownika. Możliwe jest jednak również wnioskowanie przez pracownika o ustalenie stałego rozkładu dla osoby objętej harmonogramami czasu pracy (czyli mającej różne godziny i często dni pracy) albo ustalenie pewnych ograniczeń w zakresach czasowych wprowadzanych dla niej w grafikach. [przykład 5]

PRZYKŁAD 5

Żądanie zatrudnionego

Pracownik zatrudniony na podstawie harmonogramów pracy, które przewidują czas realizacji obowiązków od poniedziałku do niedzieli w godz. 7–19, wystąpił z wnioskiem dotyczącym elastycznej organizacji czasu pracy. Swoje zadania chciałby wykonywać wyłącznie w dniach od poniedziałku do soboty, przy czym zakończenie pracy miałoby nastąpić nie później niż o godz. 16.00. Tak chciałby działać przez okres jednego roku. Żądanie to należy zakwalifikować jako prośbę o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy, który nie wyznacza stałego harmonogramu, lecz wprowadza ograniczenia w zakresie planowania pracy w ramach obowiązujących grafików. ©℗

Podstawa prawna

art. 142, art. 1421, art. 1881 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277, ost. zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1871)