Uczeń w firmie. Jak zgodnie z prawem zorganizować staże i praktyki?

Choć termin „staż” czy „praktyki” bywa używany zamiennie, w rzeczywistości obejmuje różnorodne formy aktywności zawodowej i opiera się na innych przepisach prawa. Poniżej przedstawiam najważniejsze z nich.

Praktyki studenckie

Są najczęściej realizowane w ramach programu studiów i mają charakter edukacyjny. Ich podstawą prawną jest ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z 2018 r. Z reguły są nieodpłatne, a ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków zapewnia uczelnia.

Praktyki te trwają zazwyczaj od kilku tygodni do maksymalnie trzech miesięcy. Firma przyjmująca studenta ma obowiązek wyznaczyć opiekuna praktyk oraz zapewnić warunki zgodne z programem nauczania. Wiele firm traktuje tę formę jako wstęp do późniejszego zatrudnienia – praktyki studenckie często przeradzają się w ofertę pracy.

Staż absolwencki

Organizowany przez urząd pracy jest regulowany przez ustawę o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy z 2004 r. Staż ten jest odpłatny – uczestnik otrzymuje stypendium stażowe finansowane ze środków publicznych. Ubezpieczenie zapewnia urząd pracy. Staż może trwać od 3 do 6 miesięcy, z możliwością wydłużenia do 12 miesięcy.

Firma ma obowiązek zapewnienia szkolenia na stanowisku pracy, opieki mentorskiej oraz wystawienia opinii na zakończenie stażu. Taka forma zatrudnienia jest często elementem polityki rynku pracy i może prowadzić do dalszego zatrudnienia w firmie.

Praktyka zawodowa ucznia szkoły średniej lub branżowej

Jest określona w ustawie Prawo oświatowe z 2016 r. Odbywa się w ramach obowiązkowego programu nauczania i najczęściej jest nieodpłatna, choć w pewnych przypadkach możliwe jest przyznanie wynagrodzenia. Ubezpieczenie zapewnia szkoła. Czas trwania praktyki zależy od wymagań programowych, a firma musi umożliwić uczniowi realizację konkretnych zadań zawodowych pod opieką wyznaczonego mentora. Choć taka forma nie zawsze kończy się zatrudnieniem, dla niektórych uczniów stanowi pierwszy krok w kierunku wejścia na rynek pracy.

Umowy cywilnoprawne

To najbardziej elastyczna forma odbywania praktyk, oparta na przepisach Kodeksu cywilnego. Czas trwania i wynagrodzenie są dowolne – zależą od ustaleń między stronami. Ubezpieczenie społeczne i zdrowotne zależy od rodzaju umowy i tego, czy zleceniobiorca podlega obowiązkowym składkom – często musi zadbać o to samodzielnie.

Zakres obowiązków i sposób nadzoru również określa sama umowa. Tego rodzaju praktyka czy staż bywa często nieformalnym okresem próbnym przed ewentualnym zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę.

Przyjmując praktykanta lub stażystę, firma ma obowiązek zapewnić warunki zgodne z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP), w tym także w przypadku pracy zdalnej. Powinna również wyznaczyć opiekuna stażu lub praktyki, który będzie czuwał nad realizacją zadań oraz wspierał osobę odbywającą staż. Do obowiązków należy także zapewnienie programu lub zakresu praktyki oraz umożliwienie nabycia kompetencji zawodowych zgodnie z celem praktyki lub stażu. Stażysta lub praktykant objęty jest również ochroną prawną, przede wszystkim w zakresie zdrowia i życia – czyli obowiązek przestrzegania przepisów BHP spoczywa na firmie także względem tych osób.

Kluczową kwestią jest ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków. W przypadku praktyk studenckich odpowiedzialność za ubezpieczenie spoczywa na uczelni, przy stażach z urzędu pracy – na urzędzie, natomiast w przypadku umów cywilnoprawnych z reguły sam stażysta powinien zadbać o ubezpieczenie.

Do obowiązków informacyjnych i dokumentacyjnych firmy należy m.in. ewentualne zgłoszenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jeżeli staż odbywa się na podstawie umowy zlecenia. Firma powinna również przechowywać dokumentację związaną z odbytym stażem lub praktyką, taką jak dziennik praktyk, opinia końcowa, zaświadczenie o odbyciu praktyki czy potwierdzenie zrealizowanych godzin. Wymagane jest także zawarcie odpowiednich umów – w zależności od rodzaju praktyki – z uczelnią, szkołą lub bezpośrednio ze stażystą.

Odpłatność za staże i praktyki

Jednym z kluczowych aspektów odróżniających poszczególne formy staży i praktyk, jest kwestia wynagrodzenia:

• praktyki uczelniane i zawodowe – są z reguły nieodpłatne;
• staże z urzędu pracy – stypendium wypłacane jest z urzędu;
• umowy cywilnoprawne – wynagrodzenie zależne od ustaleń stron.

W umowie zlecenia można przewidzieć brak wynagrodzenia, o ile zleceniobiorca dobrowolnie i świadomie zgadza się na nieodpłatne wykonanie zlecenia. W praktyce dotyczy to często sytuacji, takich jak staże, praktyki czy wolontariat w firmach prywatnych.

Warto zwrócić uwagę, że nieodpłatne zlecenie nie może być pozorne – nie powinno dotyczyć obowiązków, które mają wartość rynkową i są regularnie opłacane u innych pracowników. Poza tym należy zadbać o dobrowolność i świadomość zleceniobiorcy – najlepiej pisemne oświadczenie. Powinno się również podkreślić w umowie cel edukacyjny lub rozwojowy współpracy – np. w ramach praktyki lub stażu.

Poufność w relacjach ze stażystami i praktykantami

W dobie cyfrowej transformacji i rosnącej rotacji pracowników tymczasowych zagadnienie ochrony informacji poufnych oraz danych osobowych nabiera kluczowego znaczenia – także w przypadku współpracy z osobami odbywającymi praktyki lub staże. Choć relacja ta nie ma zwykle charakteru stosunku pracy, niesie za sobą poważne ryzyka prawne i reputacyjne, których działy HR nie powinny bagatelizować.

Współczesny stażysta nie tylko „robi kawę” – coraz częściej uczestniczy w realnych projektach, ma dostęp do narzędzi w chmurze, wewnętrznych systemów, a niekiedy również do danych klientów czy dokumentów strategicznych. Bez względu na to, czy działa na własnym laptopie, czy na sprzęcie firmowym, jego dostęp do zasobów może stanowić poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa informacji. Z tego powodu każdy stażysta czy praktykant – niezależnie od formy zatrudnienia – powinien zostać objęty odpowiednią klauzulą poufności. Najlepiej, jeśli zostanie ona podpisana jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. Klauzula poufności stanowi realne narzędzie ochrony firmy przed ujawnieniem lub niewłaściwym wykorzystaniem informacji biznesowych, technologicznych i organizacyjnych.

Treść umowy o poufności dla stażysty powinna jasno definiować, czym są informacje poufne – a więc nie tylko tajemnice handlowe, ale również wszelkie dane techniczne, know-how, plany rozwojowe, dane osobowe, loginy, hasła czy procedury wewnętrzne. Istotne jest wskazanie, że zakaz ujawniania i wykorzystywania takich danych obowiązuje nie tylko w trakcie trwania stażu, lecz także przez określony czas po jego zakończeniu (np. 3 lata).

W umowie warto również zawrzeć postanowienia dotyczące zakazu udostępniania danych osobom trzecim, obowiązku korzystania z danych tylko w celu realizacji zadań powierzonych przez firmę, konieczności niezwłocznego zwrotu sprzętu i usunięcia wszelkich danych po zakończeniu stażu. Ponadto dobrze skonstruowana umowa o poufności może regulować kwestie ewentualnej odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przez nieuprawnione ujawnienie informacji.

Sprzęt, dostęp, konta – zasady minimalizacji ryzyka

W przypadku gdy firma przekazuje stażyście sprzęt (np. laptop, telefon), warto sporządzić protokół przekazania. Równie istotne jest wdrożenie zasady ograniczonego dostępu – przyznanie jedynie takich uprawnień, jakie są niezbędne do wykonania powierzonych zadań (zasada need to know).

Konta dostępowe powinny być spersonalizowane (login imienny), zabezpieczone hasłem oraz automatycznie wygaszane po zakończeniu współpracy. Praktyką godną polecenia jest także okresowe monitorowanie aktywności na kontach stażystów oraz wyraźne oddzielenie środowisk testowych od produkcyjnych.

RODO obowiązuje również przy praktykach

Praktykanci, podobnie jak etatowi pracownicy, mogą mieć kontakt z danymi osobowymi – zarówno klientów, kontrahentów, jak i innych pracowników. Przed dopuszczeniem ich do takich danych konieczne jest:

• przeprowadzenie szkolenia z zasad ochrony danych osobowych (w formie dokumentowanej) oraz podpisanie przez nich klauzuli RODO,
• wprowadzenie technicznych zabezpieczeń zapobiegających kopiowaniu lub eksportowi danych.

Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować odpowiedzialnością po stronie administratora danych – czyli firmy.

A jeśli stażysta nie wróci?

Choć takie sytuacje nie są regułą, zdarza się, że stażysta porzuca praktykę z dnia na dzień – bez informacji, bez formalnego zakończenia. Dlatego warto, aby każda forma współpracy była uregulowana pisemnie i zawierała postanowienia dotyczące wcześniejszego zakończenia współpracy, np. z zachowaniem krótkiego okresu wypowiedzenia (nawet 3 dni). Taki zapis zabezpiecza interesy firmy w zakresie sprzętu, danych oraz obowiązku zwrotu dokumentów.

Współczesny stażysta to nie tylko „pomoc biurowa”, ale – jeśli zostanie dobrze wdrożony i potraktowany profesjonalnie – może stać się świetnym ambasadorem marki pracodawcy. Profesjonalne podejście do kwestii poufności i ochrony danych świadczy nie tylko o dojrzałości organizacji, lecz także o jej odpowiedzialności i rzetelności – cechach szczególnie cenionych na rynku pracy przez pokolenia Z oraz Alfa.