Ochrona sygnalistów w praktyce: pięć najczęstszych problemów

1. Różne procedury i kanały zgłoszeń

W organizacjach funkcjonuje wiele procedur, które umożliwiają zgłaszanie nieprawidłowości. Na przykład oprócz procedury whistleblowingowej jest również antymobbingowa czy antykorupcyjna. Zdarza się, że kanały zgłoszeń przewidziane w tych procedurach i sposoby ich roz patrywania różnią się od siebie. Może to być problematyczne nie tylko dla pracowników i innych zgłaszających, którzy gubią się w gąszczu procedur i nie wiedzą, jakim kanałem zgłosić nieprawidłowość, lecz również dla osób je odbierających. Ci ostatni mogą mieć trudność z oceną, na podstawie jakiej procedury przyjąć sygnały o nieprawidłowościach i prowadzić postępowanie wyjaśniające.

Wyobraźmy sobie, że w spółce funkcjonują równolegle dwie procedury:

• umożliwiająca dokonywanie zgłoszenia naruszeń w określonym obszarze, np. mobbingu, i
• whistleblowingowa, która przewiduje zamknięty, ustawowy katalog zgłoszeń, a dodatkowo umożliwia dokonywanie zgłoszeń naruszenia regulacji wewnętrznych.

Do takiej spółki wpływa informacja o przypadku mobbingu. Problem pojawia się, gdy spółka otrzyma informację dotyczącą mobbingu za pomocą kanału wdrożonego w procedurze whistleblowingowej, która nie obejmuje możliwości przyjmowania takich zgłoszeń (bo w tej organizacji funkcjonuje polityka antymobbingowa umożliwiająca zgłaszanie nieprawidłowości dotyczących mobbingu za pomocą innych kanałów niż te przewidziane w procedurze sygnalistycznej). Oznacza to, że informacja od sygnalisty technicznie nie musi być rozpoznana w ramach tej procedury, ale z punktu widzenia zarządzania ryzykiem i odpowiedzialności pracodawcy (np. za mobbing) – nie powinna zostać zignorowana.

Rekomenduję, by w takich przypadkach wstępnie zweryfikować zgłoszenie na podstawie procedury whistleblowingowej i przekazać je do osoby odpowiedzialnej za rozpoznanie sygnału, zgodnie z odpowiednią procedurą (w tym przypadku – antymobbingową). Z pewnością będzie to korzystniejsze dla spółki z perspektywy możliwości zarządzenia potencjalnym kryzysem (w szczególności biorąc pod uwagę ciążący na pracodawcy obowiązek przeciwdziałania mobbingowi).

Ważne! Aby się nie zastanawiać, czy zgłoszenia wpłynęły za pomocą odpowiedniego kanału i na podstawie jakiej procedury należy je rozpoznać, warto rozważyć wprowadzenie odpowiednich zapisów w politykach.

Na jego podstawie przekazanie informacji o wszelkich nieprawidłowościach mogłoby być dokonane za pomocą kanałów zgłoszeń przewidzianych w procedurze whistleblowingowej i na jej podstawie rozpoznane (oczywiście możliwość wprowadzenia takiego zapisu zależy od wielu czynników i musi być każdorazowo zweryfikowana). Jeśli spółka z różnych względów nie zdecyduje się na takie rozwiązanie, warto w przystępny sposób (np. za pomocą ulotki) przekazać pracownikom, jakie nieprawidłowości mogą zgłaszać i w jaki sposób.

2. Moment objęcia sygnalisty ochroną i czas jej trwania

Często spotykam się ze stwierdzeniem, że status sygnalisty zależy od tego, czy postępowanie wyjaśniające potwierdziło, że zgłoszenie dotyczy nieprawidłowości. Jeśli nie, zdaniem moich klientów, osobie zgłaszającej nie przysługuje status sygnalisty. W mojej ocenie takie stanowisko jest sprzeczne z przepisami, które jasno wskazują, że sygnalista podlega ochronie już od chwili dokonania zgłoszenia, jeśli miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że informacja przekazywana w zgłoszeniu jest prawdziwa i stanowi informację o naruszeniu prawa. Ustawa o ochronie sygnalistów w żaden sposób nie wiąże statusu sygnalisty z potwierdzeniem, że zgłaszana nieprawidłowość stanowi naruszenie prawa.

Ustawa nie określa też momentu ustania ochrony sygnalisty. Przyjmuje się jednak, że trwa ona tak długo, jak długo mogą być podejmowane wobec niego działania odwetowe.

3. Zakończenie współpracy z sygnalistą

Od momentu wejścia w życie ustawy często słyszymy pytanie, czy można zakończyć współpracę z osobą, która jest sygnalistą. Wielu przedsiębiorców obawia się, że dokonanie zgłoszenia przez pracownika całkowicie uniemożliwi zakończenie z nim współpracy. Obawy nie są zasadne, jednak każdy przypadek powinien być oceniany indywidualnie.

Jeśli zakończenie współpracy z sygnalistą wynikałoby wyłącznie z faktu dokonania przez niego zgłoszenia, to nie ma wątpliwości, że jest to działanie bezprawne. Zgodnie bowiem z art. 11 ustawy o ochronie sygnalistów, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby ich zastosowania.

Jeśli jednak rozwiązanie umowy wynika z całkowicie niezależnych okoliczności, np. braku odpowiedniej efektywności pracownika, to nie może ono zostać uznane za działanie odwetowe. Co jednak istotne, to pracodawca musi udowodnić, że podjęte wobec sygnalisty działanie nie miało związku z dokonanym zgłoszeniem.

4. Osoba przyjmująca zgłoszenia - sygnalistą

Co w sytuacji, gdy osoba wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych sama chce zgłosić naruszenie prawa? Procedura powinna przewidywać, kto wówczas przejmie jej zadania.

Procedura whistleblowingowa powinna wskazywać, że zgłoszenie dotyczące osoby przyjmującej zgłoszenia lub od niej pochodzące jest rozpatrywane przez inną, wyznaczoną do tego osobę. Sprawa komplikuje się, jeśli w procedurze nie ma takiego zapisu albo osoba, która powinna w takim przypadku odebrać informację o nieprawidłowościach i przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, jest nieobecna.

W jednej ze spraw, którą prowadziłam, osoba wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń sama zgłosiła naruszenie dotyczące top managementu – kierowników działów oraz członka zarządu. Wysłała e-mail na adres zarządu, mimo że procedura zgłoszeń wewnętrznych wyznaczała w takim przypadku konkretną osobę ze spółki odpowiedzialną za odbiór zgłoszenia i przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego. Niestety ta przebywała na długotrwałym L4. Na gruncie tej sprawy pojawiły się dwa pytania:

• czy zgłoszenie zostało dokonane zgodnie z procedurą?
• kto powinien je rozpoznać i czy w ogóle należało to robić?

Choć informacja o nieprawidłowościach nie została przekazana zgodnie z procedurą, to jednak w tym przypadku, moim zdaniem – mimo formalnego uchybienia, zgłoszenie powinno zostać przyjęte. Obowiązkiem spółki jest zapewnienie działających kanałów zgłoszeń. W przypadku dłuższej nieobecności osoby, która została wyznaczona do przyjmowania informacji o naruszeniach, spółka powinna zadbać o wyznaczenie zastępcy. Jeśli tak się nie stało, zgłoszenie, bez względu na sposób jego dokonania, powinno zostać rozpoznane.

Odpowiadając, na drugie należy wyjaśnić, że jeśli zarząd jest wieloosobowy, wówczas rozpoznanie zgłoszenia i prowadzenie postępowania wyjaśniającego warto powierzyć pozostałym członkom zarządu, z pominięciem tego, którego sprawa dotyczy. Można też rozważyć zlecenie prowadzenia postępowania zewnętrznemu ekspertowi.

Bez wątpienia nie można przewidzieć w procedurze wszystkich zawirowań, jakie mogą wystąpić w związku z jej stosowaniem. Dlatego też, jeśli cokolwiek nie zostało uregulowane, warto do tego podchodzić elastycznie. Kategoryczna odmowa przyjęcia zgłoszenia może nieść za sobą zdecydowanie bardziej dotkliwe skutki niż rozpoznanie takiego sygnału w sposób nieprzewidziany w procedurze.

5. Zgłoszenie dotyczące naruszenia samej procedury whistleblowingowej

Zdarza się, że sygnalista po rozpoznaniu swojego zgłoszenia i otrzymaniu informacji zwrotnej, ponownie informuje o nieprawidłowościach – zarzuca, że jego pierwotny sygnał o złamaniu prawa został rozpoznany z naruszeniem procedury whistleblowingowej. Czy trzeba przyjąć takie zgłoszenie? Użyję typowej prawniczej odpowiedzi: to zależy.

Warto pamiętać, że w trakcie wdrażania procedury whistleblowingowej każda spółka podejmuje decyzję o tym, czy przyjąć katalog zgłoszeń wskazany w ustawie o ochronie sygnalistów, czy rozszerzyć go również na inne obszary m.in. regulacje wewnętrzne. Jeśli wdrożona procedura przewiduje wyłącznie możliwość zgłaszania nieprawidłowości w obszarach wskazanych w ustawowym katalogu, to spółka nie ma obowiązku rozpoznania zgłoszenia dotyczącego naruszenia procedury whistleblowingowej. Jeśli jednak procedura przewiduje możliwość informowania o naruszeniu procedur wewnętrznych, wówczas należy przyjąć zgłoszenie i przeprowadzić postępowanie wyjaśniające.

Ważne! Pojawiają się stanowiska ekspertów, zgodnie z którymi procedura sygnalistyczna powinna jasno określać, jakie naruszenia procedur wewnętrznych można zgłaszać za jej pomocą. W mojej opinii nie jest to takie oczywiste.

Jeśli bowiem spółka umożliwia dokonywanie zgłoszeń ewentualnych naruszeń wszystkich procedur wewnętrznych, to czy jest sens je wszystkie wymieniać? Dodatkowo wdrożenie nowej procedury wymagałoby każdorazowej zmiany procedury whistleblowingowej w tym zakresie.

To nie koniec wątpliwości. W przypadku zgłoszenia dotyczącego naruszenia procedury sygnalistycznej podczas rozpoznawania innego naruszenia, pojawia się problem, kto powinien je rozpoznać. Z pewnością nie osoba, która rozpoznała pierwotne – nie zapewniłaby wymaganej ustawą bezstronności. Zgłoszenie mogłoby być rozpoznane przez inną wyznaczoną osobę bądź np. przez zarząd spółki działający z pomocą zewnętrznego podmiotu, który będzie miał odpowiednią wiedzę i kwalifikacje, aby ocenić, czy pierwotne postępowanie wyjaśniające było prowadzone zgodnie z przepisami prawa i procedurą whistleblowingową wdrożoną w danym podmiocie prawnym. ©℗