1 czerwca weszła w życiu ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: ustawa). Podobnie jak dotychczas pracodawcy, ale także np. zleceniodawcy, mogą zatrudniać niektórych cudzoziemców bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę. Wystarczy, że złożą odpowiednie oświadczenie do starosty, a starosta dokona wpisu do ewidencji oświadczeń.

Nie zwalnia to jednak to jednak pracodawców z innych obowiązków przewidzianych w nowych przepisach

W jakich przypadkach oświadczenie nie może być podstawą do zatrudnienia cudzoziemca?

Powierzenie pracy na podstawie oświadczenia nie będzie jednak możliwe, gdy:

  • cudzoziemiec będzie wykonywał pracę sezonową;
  • powierzenie pracy cudzoziemcowi będzie dotyczyło przypadków, o których mowa w art. 2 pkt 9 lit. c-e (cudzoziemiec m.in. będzie członkiem organu zarządzającego spółki, prokurentem);
  • okres wykonywania pracy określony w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi będzie dłuższy niż 24 miesiące;
  • dzień rozpoczęcia pracy wskazany w złożonym oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nastąpi później niż 6 miesięcy od dnia złożenia tego oświadczenia.

Jakie są obowiązki pracodawcy po wpisie oświadczenia do ewidencji?

Jeśli pracodawca chce zatrudnić obywatela Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Ukrainy, składa oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Oświadczenie to przekazuje staroście, który dokonuje wpisu do rejestru. Oświadczenie podlega opłacie.

Po wpisaniu oświadczenia do rejestru oświadczeń pracodawca ma obowiązek:

  • uwzględnić w umowie z cudzoziemcem warunki określone w oświadczeniu o powierzeniu pracy lub zmianę warunków, która nie wymaga nowego oświadczenia;
  • przekazać staroście kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi – docelowo pracodawcy będą musieli składać tę kopię w formie elektronicznej, ale dopóki system nie jest gotowy, kopię składa się w formie papierowej;
  • dostosować wysokość wynagrodzenia cudzoziemca do kwoty nie niższej niż aktualna wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę lub kwota określona według minimalnej stawki godzinowej;
  • podwyższyć wynagrodzenie cudzoziemca proporcjonalnie do zwiększenia wymiaru czasu pracy cudzoziemca zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy lub liczby godzin, w których cudzoziemiec wykonuje pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej;
  • przekazać cudzoziemcowi oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisane do ewidencji oświadczeń.

Podmiot powierzający pracę ma również obowiązek udostępniać dokumenty potwierdzające spełnienie powyższych obowiązków sporządzone w języku polskim lub przetłumaczone na język polskim wymienionym w umowie organom na ich wniosek.

Dokumenty te muszą być udostępnione:

  • staroście,
  • wojewodzie,
  • ZUS, KRUS, PIP, KAS,
  • konsulowi,
  • ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych,
  • Straży Granicznej
  • Policji.

Ponadto przepisy przewidują dla pracodawcy ogólny obowiązek zachowywania staranności w sprawie wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń.

W jakich przypadkach nowe oświadczenie nie jest wymagane?

Wpis nowego oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń nie jest wymagany, jeżeli:

  • nastąpiła zmiana siedziby, miejsca stałego pobytu, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nazwy lub formy prawnej polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi lub pracodawcy użytkownika;
  • nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
  • zwiększono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określone w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nie więcej niż do pełnego wymiaru czasu pracy;
  • nastąpiła zmiana nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca.

O czym pracodawca musi zawiadomić starostę?

Pracodawca, którego oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi zostało wpisane do ewidencji oświadczeń, powiadamia starostę, który dokonał wpisu, o:

  • podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy;
  • niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń.

W tej ostatniej sytuacji oświadczenie ulga unieważnieniu.

Tym, że cudzoziemiec nie podejmie pracy lub zakończył pracę przed dniem zakończenia pracy określonym w tym oświadczeniu.

Powiadomienia te składa się elektronicznie w systemie. Jeśli system działał nieprawidłowo, co uniemożliwiło pracodawcy terminowe powiadomienie starosty, pracodawca ma obowiązek dokonać powiadomień najpóźniej pierwszego dnia roboczego następującego po dniu usunięcia nieprawidłowości.

Jakie dodatkowe obowiązki ma pracodawca?

Przed złożeniem oświadczenia pracodawca musi pozyskać od cudzoziemca jego dane osobowe, w tym podstawę prawną pobytu na terytorium Polski oraz pozyskać kopie dokumentów zawierających te dane.

Zatrudnienie cudzoziemca wymaga zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy. Przepisy przewidują obowiązki związane z tłumaczeniem umowy. Jeżeli umowa będzie sporządzona w języku polskim, ale cudzoziemiec się nim nie posługuje, pracodawca musi przedstawić cudzoziemcowi przetłumaczoną treść tej umowy. Pracodawca musi przechowywać tę umowę przez cały okres zatrudnienia i 2 lat po jej zakończeniu.

Jeśli umowa jest sporządzona w języku obcym, pracodawca musi ją przetłumaczyć na język polski przez tłumacza przysięgłego i przechowywać to tłumaczenie przez okres zatrudnienia i 2 lat po jej zakończeniu.

Ponadto pracodawca musi poinformować cudzoziemca o prawie wstępowania do związków zawodowych. Ta informacja również musi być przedstawiona cudzoziemcowi w jego języku, jeśli nie posługuje się on językiem polskim, albo przetłumaczona na polski przez tłumacza przysięgłego. Informacje tę pracodawca przechowuje przez okres zatrudnienia oraz 2 lata po jego zakończeniu.

ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. poz. 621)