E-Deklaracja. Będzie unijny portal do delegowania pracowników

System e-Deklaracji, nad którym pracuje Komisja Europejska, może ułatwić wysyłanie pracowników delegowanych za granicę. A elektroniczny dowód zabezpieczenia społecznego wyeliminuje błędy dotyczące zaświadczeń A1 i ułatwi kontrole.

Komisja Europejska chce stworzenia jednolitego cyfrowego portalu zgłoszeń, z którego firmy będą korzystać przy wysyłaniu pracowników za granicę. Chodzi o tych pracodawców, którzy delegują podwładnych w celu realizowania usług w innych państwach członkowskich UE (w ramach swobody świadczenia usług w Unii). KE zaproponowała w związku z tym uchwalenie nowego unijnego rozporządzenia w sprawie publicznego interfejsu połączonego z systemem wymiany informacji na rynku wewnętrznym w odniesieniu do zgłaszania delegowania pracowników, zmieniającego rozporządzenie nr 1024/2012.

Nowa platforma cyfrowa, nazywana w skrócie e-Deklaracją, ma ograniczyć formalności, z jakimi zmagają się przedsiębiorcy delegujący pracowników. Obecnie bowiem delegująca firma ma obowiązek zgłoszenia pracownika do odpowiedniej instytucji w państwie przyjmującym, by ułatwić ewentualną kontrolę prawidłowości delegowania. Takie zgłoszenie ma charakter notyfikacji (kraj przyjmujący nie może odmówić jego przyjęcia ani zablokować delegowania).

– Państwa członkowskie mają różne instytucje odpowiedzialne za kontrolowanie prawidłowości delegowania i tym samym różne portale, które służą do zgłaszania pracowników delegowanych. To np. Limosa w Belgii czy SIPSI we Francji – wyjaśnia dr Marek Benio, wiceprezes Europejskiego Instytutu Mobilności Pracy (European Labour Mobility Institute, ELMI). Jak dodaje, systemy zgłaszania pracowników delegowanych w poszczególnych krajach nie są podobne – jedne państwa żądają podania większej liczby danych, inne mniejszej. – Propozycja Komisji Europejskiej to ukłon w stronę pracodawców, którzy delegują do wielu państw członkowskich. Być może dzięki tej inicjatywie w przyszłości np. dane dotyczące danego przedsiębiorstwa nie będą musiały być wprowadzane setki razy przy każdym delegowaniu pojedynczego pracownika – wskazuje dr Benio.

E-Deklaracja to mniej biurokracji dla firm

Idea jest więc taka, aby e-portal zgłoszeń ograniczył formalności związane z delegowaniem pracowników. Zamiast 27 różnych formularzy krajowych firmy miałyby korzystać z jednego, który będzie dostępny we wszystkich językach UE. Nowe elektroniczne narzędzie ma przyczynić się do ograniczenia przypadków naruszania prawa, zwiększyć przejrzystość działań przedsiębiorców i ułatwić krajom UE przeprowadzanie kontroli. Takie są założenia KE.

– Wprowadzenie e-Deklaracji może potencjalnie uprościć procedury delegowania pracowników. Niewątpliwie jeden wspólny format i ten sam zakres informacji do zgłoszenia pracownika delegowanego zwiększy przejrzystość i przewidywalność tego procesu. Dodatkowo, zamiast podawania 300 informacji z niemal tuzinem różnych typów numerów rejestracyjnych i podatkowych do identyfikacji usługodawcy, pracodawca będzie korzystał z jednego formularza zawierającego ok. 30 informacji. To zdecydowanie powinno pomóc pracodawcom odnaleźć się w gąszczu wymagań legislacyjnych – stwierdza Emilia Piechota, dyrektor zarządzająca w Vialto Partners Poland.

Zwraca jednak uwagę, że sama platforma nie rozwiąże jednego z kluczowych problemów, jakim pozostaje kłopot z terminowym zgłaszaniem delegowań. – Firmy często skarżą się na niejasne regulacje i wskazują na nadmierne obciążenia administracyjne. W tej kwestii kluczowe będzie całościowe uproszczenie dostępu do informacji i zapewnienie klarowności przepisów – zaznacza.

Komisja planuje, że korzystanie z portalu będzie dobrowolne. Podkreśla, że kraje UE, które się na to zdecydują, odczują znaczne obniżenie kosztów administracyjnych związanych z delegowaniem. Dobrowolność może być największym mankamentem tej inicjatywy.

– Kraje takie jak Belgia czy Francja pewnie nie zrezygnują ze swoich systemów, ale jest szansa, że system UE będzie działać równolegle do nich. Być może podstawowy zestaw danych będzie podawany w nowym systemie, a ewentualnie dodatkowe dane trzeba będzie dopisać w systemie krajowym – wskazuje dr Marek Benio.

Jednocześnie dobrowolność e-Deklaracji może nie być aż takim problemem.

– Zmuszenie państw członkowskich do jego stosowania spotkałoby się prawdopodobnie z tak silnym sprzeciwem, że projekt rozszedłby się po kościach. Jeśli jednak to narzędzie cyfrowe będzie tak atrakcyjne i tak skuteczne, że usprawni państwom członkowskim kontrolę, to państwa same będą chciały je u siebie zainstalować – stwierdza dr Benio.

Z kolei Emilia Piechota ostrzega, że wdrożenie e-Deklaracji obok systemów krajowych może prowadzić do równoległego funkcjonowania różnych procedur, zamiast ich uproszczenia. W związku z tym że większość państw członkowskich ma już własne, krajowe rozwiązania zgłoszeniowe, wdrożenie nowego systemu może rodzić dodatkowe wyzwania dla firm. – Będą one musiały dostosować się zarówno do nowych unijnych wymogów, jak i utrzymujących się przepisów krajowych – zauważa. Poza tym, jej zdaniem, rynek pracy zmienia się tak dynamicznie, że wspólna platforma może nie być na tyle elastyczna, by odpowiadać szybko na te wyzwania.

Efektywność e-Deklaracji może zależeć także od innych czynników. – Przede wszystkim brak integracji na poziomie API (interfejsu programowania aplikacji) może utrudnić automatyczne przesyłanie danych, a ręczne zgłoszenia nadal będą czasochłonne. Poza tym system musi uwzględniać pracowników spoza UE – dotychczasowe krajowe rozwiązania często utrudniają im dostęp do odpowiednich identyfikatorów, co może powodować opóźnienia przy zgłaszaniu delegowań – wskazuje Emilia Piechota.

ESSPASS, czyli kod QR zamiast papierowego świstka

Równolegle KE pracuje też nad tzw. Europejskim Dowodem Zabezpieczenia Społecznego – ESSPASS (European Social Security Pass). Prace te nie zaowocowały jeszcze wnioskiem ustawodawczym Komisji. W założeniu ESSPASS będzie elektronicznym portfelem danych, dostępnym jako aplikacja w smartfonie, który np. za pomocą kodu QR poda służbom kontrolnym informację o ubezpieczeniu pracownika delegowanego. Innymi słowy – znajdzie się w nim elektroniczne zaświadczenie A1 (patrz: opinia). W ten sposób dostępna byłaby także np. europejska karta ubezpieczenia zdrowotnego (EKUZ). Projekt ten miałby objąć nie tylko uzyskiwanie dokumentów uprawniających do świadczeń w formie cyfrowej, lecz także cyfryzację procesu ubiegania się o nie. ℗

ESSPASS powinien przyspieszyć proces delegowania

Wdrożenie ESSPASS oznacza, że pracownik i pracodawca będą mieli natychmiastowy dostęp do informacji o ubezpieczeniu społecznym, bez konieczności długiego oczekiwania na dokumenty, takie jak formularz A1. To powinno przyspieszyć proces delegowania, co jest kluczowe dla firm, które, dostosowując się do wymagań współczesnej gospodarki, muszą działać w bardzo szybkim tempie. Zaoszczędzi to też wszystkim czasu, gdyż odpowiednie informacje będzie można uzyskać online. ESSPASS zmniejszy również ryzyko przypadkowych błędów przy delegacjach (np. brak ważnego A1).

Z drugiej strony dzięki temu, że zwiększy się przejrzystość procesu delegowania, również organy kontrolne będą mogły łatwo sprawdzić status ubezpieczenia pracownika. Kontrole będą mogły być prowadzone w sposób zautomatyzowany, co z pewnością wpłynie na ich skuteczność i skrócenie przebiegu oraz może zwiększyć ryzyko wykrycia nieprawidłowości.

W celu przygotowania się do wdrożenia ESSPASS już dziś warto rozważyć dodanie odpowiednich zapisów w politykach delegowania. Warto też przygotować materiały informacyjne dla pracowników i wyjaśnić, jak zatrudniony może sprawdzić swoje dane. Wydaje się też, że działy HR będą musiały się przygotować na to, by każdorazowo weryfikować, czy pracownik ma aktywny ESSPASS, przed rozpoczęciem delegacji i zapewnić, że dane o zatrudnieniu, wynagrodzeniu i ubezpieczeniu są aktualne i gotowe do przesłania do systemu ESSPASS. Każda zmiana dotycząca warunków zatrudnienia, miejsca pracy czy okresu delegacji będzie wymagała aktualizacji w tym systemie. ©℗