Urząd sam zdecyduje, czy przyjmuje zgłoszenia anonimowe [WYWIAD]

Po 25 grudnia 2024 r. system ochrony sygnalistów będzie się składał ze zgłoszeń zewnętrznych i wewnętrznych. Czyli od tej daty system będzie kompleksowy i zupełny.

Zanim przejdziemy do zgłoszeń zewnętrznych, przypomnijmy, że system zgłoszeń wewnętrznych polega na możliwości dokonania powiadomienia do podmiotu, na rzecz którego sygnalista wykonuje pracę lub prowadzi współpracę. Przy czym sygnalista nie musi być pracownikiem. Ważne jest jednak, aby informacje o naruszeniu prawa uzyskał w kontekście związanym z pracą. Definicja kontekstu związanego z pracą jest szeroka. Obejmuje ona przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych. Przy czym mówiąc o pracy, mamy tu na myśli wykonywanie jej na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub pełnienia funkcji bądź służbę.

Natomiast zgłoszenie zewnętrzne może zostać dokonane do organu publicznego i sygnalista nie musi świadczyć pracy na rzecz takiego organu. Co do zasady zgłoszenie zewnętrzne powinno zostać dokonane do organu publicznego właściwego dla danej tematyki zgłoszeń, a w sytuacji gdy sygnalista nie potrafi go ustalić – do rzecznika praw obywatelskich.

Zgłoszenia zewnętrzne i wewnętrzne podlegają takim samym zasadom. Każde zgłoszenie powinno bowiem zawierać uzyskaną w kontekście związanym z pracą informację o naruszeniu prawa – koniecznie z dziedzin określonych w ustawie o ochronie sygnalistów. Czyli mogą to być zgłoszenia dotyczące korupcji czy zamówień publicznych, a także usług, produktów i rynków finansowych albo przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. I tak dalej – ten katalog jest bowiem dużo szerszy.

Tematyka zgłoszenia wewnętrznego może być jednak szersza, jeżeli w danym podmiocie zdecydowano się rozszerzyć zakres procedury zgłoszeń wewnętrznych i objąć nią obowiązujące w danym podmiocie prawnym regulacje wewnętrzne lub standardy etyczne, o których mowa w ustawie o ochronie sygnalistów. Należy jednak pamiętać, że nie można dokonać zgłoszenia zewnętrznego z rozszerzonego zakresu procedury wewnętrznej.

Taka konstrukcja systemu ochrony sygnalistów ma na celu zapewnienie jak najszerszej możliwości zgłaszania naruszeń prawa, co samo w sobie będzie zachętą do dokonywania zgłoszeń. Należy przy tym pamiętać, że nie ma obowiązku dokonania powiadomienia. Sygnalista powinien więc świadomie podjąć decyzję o zgłoszeniu.

Tak, w systemie ochrony sygnalistów nie ma prymatu zgłoszeń zewnętrznych czy wewnętrznych. Sygnalista powinien wybrać najlepszy kanał zgłoszeń w zależności od danego naruszenia prawa. Preferowanym rozwiązaniem jest dokonanie zgłoszenia wewnętrznego przed zewnętrznym. Wydaje się bowiem, że w większości przypadków najbardziej odpowiednie i najszybsze działania następcze można podjąć w ramach podmiotu prawnego.

Ustawa o ochronie sygnalistów nie różnicuje powiadomień w zależności od wyboru kanału zgłoszeń. Niezależnie od tego, który z nich wybierze sygnalista, zgłoszenie powinno zawierać dostatecznie dużo informacji, aby można było podjąć działania następcze. Sygnalista powinien też każdorazowo zweryfikować np., czy zgłoszenie nie powinno zostać dokonane na określonym formularzu internetowym. Ustawa tego nie zakazuje, a w praktyce część organów publicznych i podmiotów prywatnych określa takie formularze.

Nie ma możliwości połączenia procedur zewnętrznych i wewnętrznych w jedną ogólną procedurę. Kanały zewnętrzne i wewnętrzne również powinny być jasno rozdzielone. Sygnalista powinien mieć świadomość, jakiego zgłoszenia dokonuje, a przyjmujący zgłoszenie powinni wiedzieć, jakie zgłoszenie mają zamiar przyjąć.

Połączenie obu procedur dodatkowo utrudniłoby prowadzenie rejestru zgłoszeń. Ustawa przewiduje bowiem, że na podstawie procedur wewnętrznej i zewnętrznej tworzy się osobne rejestry zgłoszeń. Nie mamy zatem możliwości połączenia tych rejestrów.

Ponadto tylko zgłoszenia zewnętrzne są umieszczane w sprawozdaniu wysyłanym do rzecznika praw obywatelskich. Połączenie obu procedur znacznie utrudniłoby obowiązek raportowy, bo prowadziłoby do umieszczania zgłoszeń wewnętrznych w sprawozdaniu.

Brak możliwości połączenia procedur nie oznacza jednak, że zgłoszenia zewnętrzne i wewnętrzne nie mogą być przyjmowane przez tych samych pracowników. Wydaje się, że jest to dopuszczalne rozwiązanie, jeżeli tacy pracownicy będą wiedzieć, jakie zgłoszenie przyjęli.

Forma zgłoszenia jest uzależniona od rodzaju kanału komunikacji, jaki wybierze organ publiczny. Przy czym ustawa przewiduje kanały zgłoszeń ustne lub pisemne. Zgłoszenie ustne może zostać dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Zgłoszenie dokonane za pomocą linii telefonicznej lub innego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane, za zgodą sygnalisty, w formie nagrania rozmowy umożliwiającego jego wyszukanie lub kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy. Poza tym zgłoszenie może zostać dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego na wniosek sygnalisty w terminie 14 dni od otrzymania wniosku. Takie spotkanie jest dokumentowane za zgodą sygnalisty w formie nagrania rozmowy lub protokołu spotkania.

Co ważne, powyższe zasady mają zastosowanie do zgłoszeń zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych.

Przyjmowanie zgłoszeń anonimowych jest własną decyzją każdego organu publicznego i podmiotu prawnego. Ustawa przewiduje, że w przypadku przyjmowania zgłoszeń anonimowych część obowiązków dotyczących kontaktu z sygnalistą przestaje obowiązywać. Sygnalista dokonujący zgłoszenia anonimowego nie otrzyma potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, informacji o przekazaniu zgłoszenia lub odstąpieniu od jego rozpatrzenia, zaświadczenia o podleganiu ochronie ani informacji zwrotnej.

Wybór odpowiedniego kanału powinien zatem zostać poprzedzony zapoznaniem się z informacjami o systemie ochrony sygnalistów, aby taka decyzja była w pełni świadoma.

Organy publiczne powinny pamiętać o właściwym poinformowaniu potencjalnych sygnalistów o procedurze zgłoszeń zewnętrznych. Zaowocuje to tym, że zgłoszenie wpłynie właściwym kanałem i będzie zawierać odpowiednie informacje. Zakres informacji podawanej przez organy publiczne jest określony w ustawie. Zgodnie z nią organ publiczny na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji oraz w sposób zrozumiały dla sygnalisty umieszcza m.in. informacje o kanale zgłoszeń, warunkach objęcia sygnalisty ochroną, zasadach poufności mających zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych czy terminie przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaju i zawartości takiej informacji. Ta wiadomość powinna obejmować także zasady przetwarzania danych osobowych i dane kontaktowe rzecznika praw obywatelskich. Ponadto należy w niej poinformować o charakterze działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym oraz o tym, jaka jest zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, w sytuacji gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Jeżeli organ przyjmujący zgłoszenie po przeprowadzeniu weryfikacji stwierdzi, że zgłoszenie nie jest w jego właściwości, powinien ustalić właściwy organ i przesłać zgłoszenie do tego organu.

Najlepszym rozwiązaniem będzie wysłanie powiadomienia do właściwego organu za pośrednictwem kanału zgłoszeń zewnętrznych. Zagwarantuje to zachowanie tożsamości sygnalisty w poufności. Należy pamiętać, że ochrona tożsamości to naczelna zasada systemu ochrony sygnalistów.

Kwestia przekazywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów jest szczególnie doniosła dla rzecznika praw obywatelskich, czyli organu, do którego sygnalista niemający pewności co do właściwej instytucji może domyślnie wysłać powiadomienie. RPO ustali wtedy właściwy organ i przekaże zgłoszenie. Oprócz kompetencji w zakresie przekazywania zgłoszeń RPO jest też organem wsparcia dla potencjalnych sygnalistów w drodze zapewniania informacji na temat ochrony sygnalistów i udzielania porad sygnalistom, osobom z nimi powiązanym, które im pomagają oraz których dotyczy zgłoszenie. Ciekawym zadaniem RPO jest również udzielanie im wsparcia w kontaktach z organami publicznymi. Może to polegać np. na poinformowaniu właściwych organów o dostrzeżonej konieczności objęcia sygnalisty ochroną.

Przekazywanie zgłoszeń dokonanych ustnie będzie się odbywać przez wysyłanie nagrania lub kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy. ©℗