Kwoty wolne stanowią odsetek minimalnego wynagrodzenia netto (po odjęciu składek społecznych, zdrowotnej, zaliczki na PIT i ew. wpłat do PPK) właściwego dla pracownika dłużnika, tj. przy potrącaniu:
■ świadczeń niealimentacyjnych, np. zaległych kredytów, pożyczek, składek czy podatków – 100 proc. wskazanej podstawy wymiaru;
■ zaliczek pieniężnych – 75 proc. podstawy;
■ kar pieniężnych – 90 proc. podstawy.
Są proporcjonalne do wymiaru czasu pracy (art. 87 kodeksu pracy).
Kwoty wolne od dobrowolnych potrąceń z pensji to przy potrącaniu należności:
■ na rzecz pracodawcy – 100 proc. podstawy;
■ dla osób lub podmiotów trzecich, np. pożyczki socjalnej czy składek dla kasy zapomogowo-pożyczkowej lub na samorząd zawodowy – 80 proc. podstawy.
Nie są proporcjonalne do wymiaru czasu pracy (art. 91 kodeksu pracy). Do zatrudnionego na jedną trzecią lub jedną ósmą etatu stosujemy zatem pełną kwotę wolną, tzn. identyczną jak dla całego etatu.
Porządek musi być
Obliczając kwoty wolne od potrąceń z płacy, pracodawca musi się trzymać kilku zasad. Po pierwsze: nowe kwoty wolne stosujemy od 1 stycznia 2025 r. – nawet w potrąceniach ze składników wypracowanych i należnych za grudzień. Po drugie: wynagrodzenie chorobowe finansowane przez zakład pracy podlega takim samym potrąceniom jak wynagrodzenie za pracę. Po trzecie: gdy w którymś z miesięcy 2025 r. podwładny przepracuje kilka dni, a za jego resztę uzyska zasiłek chorobowy, przysługuje pełna kwota wolna, jak za cały miesiąc. I po czwarte: pracownik, który w którymś z miesięcy 2025 r. dostanie cztery różne świadczenia, jak np. pensję za pracę, ekwiwalent za urlop, nagrodę jubileuszową i odprawę emerytalną, korzysta z jednej kwoty wolnej.
Jakie to sumy
Minimalne wynagrodzenia netto pracowników dla czterech najpopularniejszych wersji wynoszą dla korzystającego:
■ z kosztów 250 zł i niekorzystającego z ulgi miesięcznej – 3210,92 zł,
■ z kosztów 250 zł i ulgi miesięcznej 300 zł – 3510,92 zł,
■ z kosztów 300 zł i niekorzystającego z ulgi miesięcznej – 3216,92 zł,
■ z kosztów 300 zł i ulgi miesięcznej 300 zł – 3516,92 zł.
Na niepełnym etacie
Kwotę wolną od obowiązkowych potrąceń z pensji osoby pracującej w niepełnym wymiarze czasu pracy ustalamy proporcjonalnie do wymiaru zatrudnienia. Najpierw obliczamy podstawę wymiaru kwot wolnych, którą jest minimalne wynagrodzenie netto dla cząstki etatu, na której jest zatrudniony, a następnie mnożymy ją przez stopę procentową kategorii potrącenia (100 proc., 75 proc. lub 90 proc.). Kwoty wolne od dobrowolnych potrąceń z pensji pracownika na niepełnym etacie nie są proporcjonalne do wymiaru czasu pracy. Wynoszą tyle, ile dla pełnego etatu.
Przykład 1
Ustalamy dla 2025 r. podstawę kwot wolnych i same kwoty wolne (tabela 2) od obowiązkowych potrąceń z pensji zatrudnionego na ¾ etatu, któremu przysługują koszty 250 zł i ulga miesięczna 300 zł oraz który nie korzysta z ulg PIT-0 i nie uczestniczy w PPK:
■ przychód brutto (podstawa składek społecznych):
4666 x ¾ etatu = 3499,50
■ składki społeczne finansowane przez pracownika: emerytalna 341,55, rentowe 52,49, chorobowa 85,74; łącznie 479,78
■ podstawa wymiaru składki zdrowotnej: 3019,72
■ składka zdrowotna: 271,77
■ podstawa opodatkowania: 3499,50 – 479,78 – 250 ≈ 2770
■ zaliczka na PIT: 2770 x 12 proc. - 300 ≈ 32
■ podstawa kwoty wolnej: 3499,50 – 479,78 – 271,77 – 32 = 2715,95.
Patrz tabela 2.
Uczestnik PPK
Pracownik członek pracowniczych planów kapitałowych pokrywa wpłatę podstawową do PPK – 2 proc. wynagrodzenia. W 2025 r. będzie mógł ją obniżyć, maks. do 0,5 proc. podstawy, jeśli jego wynagrodzenie osiągnięte z różnych źródeł nie przekroczy 1,2 minimalnej płacy miesięcznie, tj. 5599,20 zł. Ponadto ma prawo zadeklarować wpłatę dodatkową – maks. 2 proc. podstawy (art. 27 ust. 1, 3 i 9 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych, t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 427; dalej: ustawa o PPK).
Pracodawca finansuje wpłatę podstawową na PPK – 1,5 proc. podstawy i może zadeklarować wpłatę dodatkową – do 2,5 proc. podstawy (art. 26 ust. 1 i 2 ustawy o PPK). Obciążające firmę wpłaty doliczamy do podstawy opodatkowania pracownika w miesiącu, w którym zostały faktycznie przekazane do instytucji finansowej. Nie wchodzą one do podstawy składek społecznych i zdrowotnej.
Podstawę wymiaru kwot wolnych od potrąceń z pensji pracownika należącego do programu stanowi minimalne wynagrodzenie po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, składki zdrowotnej, zaliczki na PIT oraz wpłat do PPK. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów z 16 grudnia 2019 r. chodzi tu o wpłaty do PPK naliczone od minimalnego wynagrodzenia z zastosowaniem faktycznie obowiązującej danego pracownika stawki procentowe wpłat (zarówno w części obowiązkowej, jak i dobrowolnej).
Przykład 2
Obliczamy dla 2025 r. podstawę wymiaru kwot wolnych i same kwoty wolne (tabela 3) od obowiązkowych potrąceń dla pracownika uczestnika PPK, zatrudnionego na pełny etat, który korzysta z kosztów 250 zł i ulgi miesięcznej 300 zł oraz nie korzysta z ulgi PIT-0. Zakładamy, że on i pracodawca finansują jedynie wpłaty podstawowe do PPK.
■ przychód brutto (podstawa składek społecznych): 4666
■ wpłata do PPK finansowana przez pracodawcę: 69,99
■ wpłata do PPK finansowana przez pracownika: 93,32
■ składki społeczne finansowane przez pracownika: emerytalna 455,40 / rentowe 69,99 / chorobowe 114,32 / łącznie 639,71
■ podstawa składki zdrowotnej: 4026,29
■ składka zdrowotna: 362,37
■ podstawa opodatkowania: 4666 – 639,71 – 250 + 69,99 = 3846
■ zaliczka na PIT: 3846 x 12% - 300 = 162
■ podstawa kwot wolnych: 4666 – 639,71 – 362,37 – 162 – 93,32 = 3408,60.
Patrz tabela 3.
Minimum dla dłużnika na zlecenie
Pełnej egzekucji podlegają jednorazowe zlecenia. Z wynagrodzenia wypłacanego zleceniobiorcy periodycznie dokonujemy potrąceń egzekucyjnych na mocy zajęcia innych wierzytelności – na wzór potrąceń z art. 87 kodeksu pracy, stosując kwotę wolną 100 proc. minimalnej płacy. Aby obliczyć w 2025 r. kwotę wolną od potrąceń ze zlecenia, ustalamy obowiązujący w danym miesiącu wymiar czynności wykonawcy, dzieląc liczbę godzin przepracowanych przez niego w tym miesiącu przez nominał czasu pracy. Następnie wymiar czynności mnożymy przez minimalną płacę brutto dla 2025 r., a z uzyskanej sumy ustalamy kwotę netto.
Przykład 3
W październiku 2024 r. spółka dostała tytułem zaległego kredytu zajęcie wierzytelności z umowy zlecenia, za którą wynagrodzenia wypłaca periodycznie. W styczniu 2025 r. zleceniobiorca przepracuje na potrzeby minimalnej stawki godzinowej 150 godz., a nominał czasu pracy wyniesie 168 godz. Przysługują mu 20-proc. koszty, 12-proc. zaliczka na PIT, nie jest on uczestnikiem PPK, nie korzysta z ulgi PIT-0, złożył wniosek o stosowanie ulgi miesięcznej 300 zł i przystąpił do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.
■ wymiar czynności zleceniobiorcy w styczniu 2025 r.: 150 godz. : 168 godz. = 0,89
■ podstawa wymiaru kwoty wolnej brutto: 4666 x 0,89 = 4152,74
■ podstawa składek społecznych: 4152,74
■ składki społeczne finansowane przez zleceniobiorcę: emerytalna 405,31, rentowe 62,29 i chorobowa 101,74; łącznie 569,34
■ podstawa składki zdrowotnej: 3583,40
■ składka zdrowotna: 322,51
■ koszty uzyskania przychodów: (4152,74 – 569,34) x 20 proc. = 716,68
■ podstawa opodatkowania: 4152,74 – 569,34 – 716,68 ≈ 2867
■ zaliczka na PIT: 2867 x 12 proc. - 300 ≈ 44
■ kwota wolna od potrąceń:
4152,74 – 569,34 – 322,51 – 44 = 3216,89 ©℗
Tabela 1. Kwoty wolne w 2025 r. od potrąceń z pensji pracownika na pełnym etacie, niekorzystającego z ulgi PIT-0 i nieuczestniczącego w PPK (w zł)
| Kategoriapotrącenia | KUP 250Bez UM* | KUP 250UM* 300 | KUP 300Bez UM* | KUP 300UM* 300 |
| Potrącenia obowiązkowe | ||||
| ŚWIADCZENIANIEALIMENTACYJNE(100 PROC.) | 3210,92 | 3510,92 | 3216,92 | 3516,92 |
| ZALICZKI PIENIĘŻNE (75 PROC.) | 2408,19 | 2633,19 | 2412,69 | 2637,69 |
| KARY PIENIĘŻNE(90 PROC.) | 2889,83 | 3159,83 | 2895,23 | 3165,23 |
| Potrącenia dobrowolne | ||||
| NA RZECZ PRACODAWCY (100 PROC.) | 3210,92 | 3510,92 | 3216,92 | 3516,92 |
| DLA OSOBY LUB PODMIOTU TRZECIEGO (80 PROC.) | 2568,74 | 2808,74 | 2573,54 | 2813,54 |
*UM – ulga miesięczna
Tabela 2. Kwoty wolne w 2025 r. od potrąceń z pensji zatrudnionego na ¾ etatu określonego w przykładzie 1 (zł)
| Kategoria potrącenia | Wysokość kwoty wolnej |
| Potrącenia obowiązkowe | |
| świadczenie niealimentacyjne(100 proc.) | 2715,95 |
| zaliczki pieniężne (75 proc.) | 2036,96 |
| kary pieniężne (90 proc.) | 2444,36 |
| Potrącenia dobrowolne | |
| na rzecz pracodawcy (100 proc.) | 3510,92 |
| dla osoby lub podmiotu trzeciego (80 proc.) | 2808,74 |
Tabela 3. Kwoty wolne w 2025 r. od potrąceń z pensji pracownika na pełnym etacie, uczestnika PPK z przykładu 2 (zł)
| Kategoria potrącenia | Wysokość kwoty wolnej |
| Potrącenia obowiązkowe | |
| świadczenie niealimentacyjne(100 proc.) | 3408,60 |
| zaliczki pieniężne (75 proc.) | 2556,45 |
| kary pieniężne (90 proc.) | 3067,74 |
| Potrącenia dobrowolne | |
| na rzecz pracodawcy (100 proc.) | 3408,60 |
| dla osoby lub podmiotu trzeciego (80 proc.) | 2726,88 |
