Grupa kapitałowa może stworzyć jeden uniwersalny system do obsługi sygnalistów dla wszystkich podmiotów powiązanych.
Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów (art. 28 ust. 8) podmioty prywatne należące do grupy kapitałowej mogą ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą. Przez grupę kapitałową rozumiemy wszystkich przedsiębiorców, którzy są kontrolowani w sposób bezpośredni lub pośredni przez jednego, w tym przedsiębiorcę dominującego. Ustawa odwołuje się bowiem w tym zakresie do definicji grupy kapitałowej zawartej w ustawie o ochronie konkurencji i konsumentów.
Wytyczne z motywu
Wdrożenie przepisów dyrektywy 2019/1937 dotyczących grup kapitałowych w porządkach prawnych państw członkowskich Unii od samego początku budziło liczne kontrowersje. Przede wszystkim dlatego, że nie ma w części normatywnej żadnych regulacji na ten temat. Lakoniczne wytyczne znalazły się jedynie w motywie 55 dyrektywy, w myśl którego „wewnętrzne procedury dokonywania zgłoszeń powinny umożliwiać podmiotom prawnym w sektorze prywatnym przyjmowanie zgłoszeń od pracowników podmiotu i jego jednostek zależnych lub powiązanych (grupy), ale także, w miarę możliwości, od wszelkich przedstawicieli i dostawców grupy oraz osób, które uzyskują informacje w ramach swojej działalności zawodowej związanej z danym podmiotem i grupą, i badanie tych zgłoszeń z zachowaniem pełnej poufności”.
Jedna procedura, dwa kanały
Cytowany motyw dyrektywy pozwala zatem na traktowanie grupy kapitałowej pod względem organizacyjnym jak jednego podmiotu prawnego oraz na stworzenie przez nią jednej wspólnej procedury zgłoszeń wewnętrznych dla całej grupy, np. jednego centralnego kanału zgłoszeń i kanałów lokalnych w podległych jednostkach. Także w zakresie działań następczych wydaje się dopuszczalne ich podejmowanie przez jeden, centralny organ na poziomie grupy. W dodatku nie ma konieczności zawierania żadnej umowy regulującej wspólne działania w tym zakresie między podmiotami należącymi do grupy. Należy pamiętać, że zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej powinny istnieć co najmniej dwa kanały zgłoszeń w podmiotach wchodzących w skład grupy kapitałowej: jeden na poziomie centralnym i drugi na poziomie każdego podmiotu wchodzącego w jej skład. Ostatecznie wybór właściwego rozwiązania powinien należeć do grupy kapitałowej, która w zależności od swojej struktury ustali efektywny system zgłaszania naruszeń prawa. Wytyczne Komisji Europejskiej nie mają bowiem charakteru normatywnego.
Wspólne zasady
Na mocy art. 28 ust. 3 ustawy podmioty prywatne, na rzecz których wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50, lecz nie więcej niż 249 osób, mogą ustalić na podstawie umowy „wspólne zasady” dotyczące przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego. Wskazane podmioty mogą jedynie współdzielić określone zasoby, co w konkretnych przypadkach oznacza np. zakup i serwis wspólnego systemu teleinformatycznego do obsługi zgłoszeń wewnętrznych. Jest to jednak możliwość zdecydowanie węższa niż ustalenie wspólnej procedury zgłoszeń w ramach grupy kapitałowej, która polega m.in. na dzieleniu między podmiotami obsługi wszystkich elementów procedury zgłoszeń wewnętrznych. ©℗
