Wystarczy jeden kanał dostępu dla sygnalisty. W jaki sposób będzie można zgłaszać naruszenia?

Pracodawca powinien umożliwić pracownikowi przekazywanie zgłoszeń o naruszeniu prawa drogą ustną lub pisemną.

W procedurze zgłoszeń wewnętrznych podmiot prawny ma obowiązek określić m.in. sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych o naruszeniach prawa przez sygnalistę wraz z jego adresem do kontaktu: albo korespondencyjnym, albo poczty elektronicznej (art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów; Dz.U. poz. 928; dalej: ustawa). Wskazane sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych powinny przybrać formę ustną, np. osobiste spotkanie, przez platformę internetową, telefonicznie, lub pisemną, np. wysłanie listu poleconego pocztą, wrzucenie zalakowanego listu do skrzynki umieszczonej w siedzibie pracodawcy (art. 26 ust. 1 ustawy).

Na tle cytowanych przepisów powstały wątpliwości, czy podmiot zatrudniający musi określić tylko jeden kanał dostępu dla sygnalisty (albo ustny, albo pisemny), czy co najmniej dwa sposoby, w tym co najmniej jeden ustny i co najmniej jeden pisemny. Redakcja DGP zapytała o to ekspertów Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. „W procedurze można określić tylko jeden kanał zgłoszeń. Podmiot prawny ma możliwość wyboru między ustnym lub pisemnym przyjmowaniem zgłoszeń. Podanie danych korespondencyjnych jest również możliwe w przypadku ustnego przyjmowania zgłoszeń. Podanie danych służy dalszemu kontaktowi z sygnalistą, np. przekazaniu informacji zwrotnej” – czytamy w informacji z resortu.

Jednak w grę wchodzą dwa wyjątki od tej zasady. Po pierwsze: nawet jeśli obowiązująca w firmie procedura zgłoszeń wewnętrznych przewiduje jeden kanał dostępu – pisemny – na wniosek sygnalisty należy przygotować bezpośrednie przekazanie osobiste w ciągu 14 dni od otrzymania wniosku. Zgłoszenie dokumentuje się wówczas za zgodą sygnalisty nagraniem rozmowy umożliwiającym jej wyszukanie lub w protokole spotkania odtwarzającym dokładnie jej przebieg, sporządzonym przez osobę, jednostkę lub podmiot przyjmujący zgłoszenia wewnętrzne (art. 26 ust. 6 ustawy).

Po drugie: jeśli podmiot prawny zdecydował się przyjmować anonimowe zgłoszenia naruszeń prawa, to ma obowiązek zorganizowania co najmniej jednego kanału dostępu gwarantującego całkowitą anonimowość. Robi to w formie jednego obligatoryjnego kanału dostępu, a jeśli ten nie spełnia podanego warunku – trzeba przyjąć jeszcze jeden, zapewniający stuprocentową poufność, np. przez specjalną aplikację (art. 25 ust. 1 pkt 4 ustawy). ©℗