Procedura powinna jasno wskazywać wewnętrzną jednostkę organizacyjną, osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, który jest upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń powinna określać:

1. Podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń:

  • Procedura powinna jasno wskazywać wewnętrzną jednostkę organizacyjną, osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, który jest upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

2. Dostępne sposoby przekazywania zgłoszeń:

  • Procedura musi określać sposoby, w jakie sygnalista może przekazać zgłoszenie wewnętrzne.
  • Należy podać adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej, zwane dalej „adresem do kontaktu”, za pomocą których można dokonać zgłoszenia.

3. Podmiot odpowiedzialny za działania następcze:

  • Konieczne jest wskazanie bezstronnej wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby, która jest upoważniona do podejmowania działań następczych po otrzymaniu zgłoszenia.
  • Ta jednostka lub osoba będzie odpowiedzialna za weryfikację zgłoszenia, dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.
  • Funkcję tę może pełnić ta sama jednostka lub osoba, która jest odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń, pod warunkiem zapewnienia bezstronności.

4. Tryb postępowania z zgłoszeniami anonimowymi:

  • Procedura powinna określać w jaki sposób będą traktowane informacje o naruszeniach prawa, które zostały zgłoszone anonimowo.

5. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia:

  • Istnieje obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.
  • Obowiązek ten nie obowiązuje, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu.

6. Termin na informację zwrotną:

  • Procedura powinna określać maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej.
  • Termin ten nie może przekraczać 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.
  • W przypadku braku potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, termin 3 miesięcy biegnie od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

7. Informacje o zgłoszeniach zewnętrznych:

  • Procedura powinna zawierać zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat możliwości dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organów publicznych.
  • W stosownych przypadkach, należy również poinformować o możliwości zgłoszenia do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Dodatkowe elementy:

Oprócz powyższych, ustawa dopuszcza również możliwość uwzględnienia w procedurze dodatkowych elementów, takich jak:

  • Wskazanie rodzajów naruszeń, które mogą być zgłaszane.
  • Wskazanie czynników ryzyka, które sprzyjają występowaniu naruszeń.
  • Informacja o możliwości zgłoszenia bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego, z pominięciem procedury wewnętrznej.

Forma zgłoszenia:

  • Ustawa stanowi, że zgłoszenia wewnętrzne można dokonywać ustnie lub pisemnie.
  • Szczegółowe informacje na temat form zgłoszeń ustnych i pisemnych są opisane w art. 26 ustawy.

Gwarancja ochrony danych osobowych:

  • Podmiot prawny ma obowiązek zagwarantować, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz przetwarzanie danych osobowych związanych z przyjmowaniem zgłoszeń zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty i innych osób, których dane dotyczą.
  • Dostęp do informacji objętych zgłoszeniem powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione.