Jeśli płatnik opłacał składki od premii za polecenie kandydata do pracy, to może ubiegać się o ich zwrot

W naszej firmie wprowadziliśmy premię za polecenie kandydata do pracy, który następnie przepracuje trzy miesiące. Dotychczas myśleliśmy, że taka premia powinna być opodatkowana i oskładkowana. Jednak ostatnio dowiedzieliśmy się, że ZUS nie wymaga składek od takiej premii. Czy to prawda?

Zgodnie z ogólnymi zasadami ustalania podstawy wymiaru składek określonymi w art. 18 ust. 1‒2 oraz art. 20 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) podstawę tę tworzy przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Od tej zasady są wyjątki. Podstawy wymiaru składek nie stanowią:

• przychody wymienione w par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłki z ubezpieczeń społecznych.

Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zatem, aby stwierdzić, czy dana korzyść będzie stanowić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, kluczowe znaczenie ma to, czy dla celów podatkowych zostanie ona zakwalifikowana jako przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Jeśli nie jest przychodem ze stosunku pracy, to nie jest oskładkowana. Można zatem przyjąć, że w przypadkach wątpliwych decydujący głos może należeć do organów skarbowych. Jeśli one stwierdzą, że korzyść nie spełnia warunków do uznania ją za przychód ze stosunku pracy, to ZUS nie musi już badać, czy spełnia ona warunki do objęcia jej zwolnieniem ze składek. Prowadzi to do wniosku, że gdy organy skarbowe będą stały na stanowisku, że premia nie jest przychodem ze stosunku pracy, płatnik powinien automatycznie przestać naliczać i odprowadzać składki, jeśli dotychczas to robił.

Zdaniem ZUS

Takie stanowisko potwierdził ZUS w interpretacji z 7 sierpnia 2024 r., znak DI/100000/43/679/2024. Wnioskodawca zwrócił się z pytaniem, czy należy przestać odprowadzać składki od premii za polecenie, ponieważ Krajowa Informacja Skarbowa stwierdziła, że premia nie jest przychodem pracowniczym. U tego płatnika pracownikowi przysługiwała jednorazowa premia w wysokości uzależnionej od stanowiska, na które polecił kandydata do pracy. Warunkiem otrzymania premii było nawiązanie z osobą polecaną stosunku pracy bądź współpracy (w ramach umowy zlecenia lub innej umowy cywilnoprawnej) oraz kontynuacja umowy po upływie trzech miesięcy, na podstawie umowy na czas nieokreślony lub określony, nie krótszy niż trzy miesiące. Co istotne, także osoba polecająca musiała w tym czasie pozostawać w stosunku pracy lub innego rodzaju współpracy z firmą. Zasady działania programu rekomendacji pracowniczych określone zostały w regulaminie spółki i podane do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w firmie.

Wnioskodawca poinformował, że dotychczas odprowadzał od premii zarówno podatek dochodowy, jak i składki. Jednak ostatnio otrzymał interpretację indywidualną z KIS, z której wynika, że premia pieniężna, o której mowa we wniosku, nie jest przychodem ze stosunku pracy, lecz stanowi przychód z innych źródeł (art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy o PIT). Zdaniem płatnika oznacza to, że premia za polecenie nie powinna być już oskładkowana.

ZUS uznał takie stanowisko za prawidłowe, gdyż nie można uwzględniać w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników należności, które są przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Na marginesie wskazał, że określenie w art. 83d ustawy systemowej zakresu wniosków o wydanie interpretacji indywidualnej uniemożliwia ZUS wydanie interpretacji w sprawach dotyczących m.in. rozstrzygnięcia, czy dane świadczenia stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy. ZUS wydaje interpretacje indywidualne dotyczące:

• obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym,
• zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz
• podstawy wymiaru tych składek.

Dlatego też ZUS, wydając interpretację w sprawie składek, poprzestaje na informacji przekazanej przez wnioskodawcę, że premia pieniężna zgodnie z interpretacją indywidualną wydaną przez KIS nie stanowi przychodu ze stosunku pracy. Stanowi to oświadczenie wnioskodawcy, które nie podlega weryfikacji.

Warto tu jeszcze przywołać szeroko komentowaną interpretację ZUS z 13 maja 2024 r. (znak DI/100000/43/314/2024), w której zakład zajął podobne stanowisko. Stwierdził, że nagroda za polecenie (premia) nie wchodzi do kategorii przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym, osiągniętego przez pracowników z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, lecz do kategorii „inne źródła”, ponieważ nie jest wynagrodzeniem za świadczoną pracę. A skoro tak, to nie można jej oskładkować.

Nienależne składki

W opisywanej w pytaniu sytuacji warto wystąpić do KIS z wnioskiem o wydanie interpretacji. Dzięki temu płatnik będzie miał pewność co do charakteru premii w kontekście podatkowym. Można się spodziewać, że KIS nie uzna premii za przychód ze stosunku pracy, lecz za przychód z innych źródeł. Automatycznie oznaczać to będzie brak obowiązku opłacania składek od premii.

Powstaje natomiast pytanie, co należy zrobić ze składkami, które dotychczas opłacał płatnik. Skoro premia nie jest przychodem pracowniczym, to oznacza, że były opłacane niepotrzebnie. Mogą więc być uznane za składki opłacone nienależnie. Zgodnie z art. 24 ust. 6c ustawy systemowej po stwierdzeniu, że składki zostały nienależnie opłacone, płatnik może złożyć wniosek o ich zwrot. Jak zaś wynika z art. 24 ust. 6d, ZUS zwraca nienależnie opłacone składki w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku. Zwrot następuje w formie bezgotówkowej na rachunek bankowy płatnika składek. W przypadku braku płatnika składek nienależnie opłacone składki są zwracane następcy prawnemu w terminie i na zasadach określonych dla płatnika składek. ©℗