Postępowanie wyjaśniające w sprawie mobbingu. Odpowiadamy na najczęstsze pytania

W I połowie 2022 r. do Państwowej Inspekcji Pracy wpłynęły 1003 skargi dotyczące mobbingu, II połowa 2022 r. według nieoficjalnych informacji wygląda podobnie. Z danych PIP wynika, że liczba kontroli następczych przeprowadzonych na skutek skargi dotyczącej mobbingu rośnie. Autorka jest radcą prawnym, starszym prawnikiem – opiekunem klienta w kancelarii Raczkowski sp.k.

Te liczby dotyczą tylko zgłaszanych i kontrolowanych przez PIP zarzutów dotyczących mobbingu, a przecież prócz mobbingu są też inne nieprawidłowe zachowania: molestowanie, molestowanie seksualne, dyskryminacja i nierówne traktowanie, a w tle naruszenie dóbr osobistych pracownika.

Obowiązek przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji w zatrudnieniu wynika wprost z przepisów kodeksu pracy (odpowiednio art. 943 par. 1 i art. 94 par. 2b), ale każdy pracodawca chcąc prowadzić biznes w sposób transparentny, zgodny z prawem, najnowszymi trendami i budując zdrowe, inkluzywne środowisko pracy, powinien przeciwdziałać nieprawidłowym zachowaniom i wyjaśniać wszelkie zgłaszane nieprawidłowości nie tylko z powodu istnienia tych przepisów.

Wśród działań, jakie należy podejmować, by minimalizować ryzyko wystąpienia nieprawidłowości, wymienia się przede wszystkim regularne szkolenia dla menedżerów i pozostałych pracowników oraz przeprowadzenia cyklicznych anonimowych ankiet. Rekomendowane jest, by pracodawca utworzył tzw. kanał dotarcia, gdzie pracownik mógłby zgłaszać potencjalne nieprawidłowości, np. infolinię albo adres e-mail przeznaczone do zgłaszania przypadków mobbingu. Ważne jest wdrożenie polityki przeciwdziałania nieprawidłowościom.

Dlaczego to tak ważne, aby działania te zawczasu podjąć? W każdej organizacji prawdopodobnie nadejdzie dzień, gdy pojawi się zgłoszenie nr 1 z zarzutem np. mobbingu albo dyskryminacji w tle. Wówczas często następuje nerwowe klikanie, szukanie lub weryfikacja istniejących procedur albo poszukiwanie prawnika – eksperta prawa pracy. Spółka często staje przed podstawowym problemem, co zrobić ze złożoną skargą? Odpowiedź jest jedna: należy podjąć działania, by ją wyjaśnić, przeprowadzając wewnętrzne postępowanie wyjaśniające. Odpowiadamy na najczęstsze pytania dotyczące tego, jakie trudności mogą się pojawić podczas tego procesu i na co zwrócić uwagę.

• Kto może zgłosić skargę/zarzut?

Prawo do zgłoszenia skargi, zarzutu, poinformowania o potencjalnych nieprawidłowościach ma każdy pracownik. Bez względu na stanowisko, wymiar etatu lub rodzaj umowy o pracę. To, w jakiej formie można dokonać zgłoszenia, powinno wynikać z wewnętrznych przepisów w danej firmie.

• Czy pracodawca ma obowiązek odpowiedzieć na skargę/zgłoszenie pracownika?

Tak, pracodawca powinien odnieść się do każdej skargi, zgłoszenia, zapytania. W uzasadnionych przypadkach powinien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, powołując komisję wyjaśniającą zgłoszone nieprawidłowości.

• Czy należy zawsze przeprowadzić wewnętrzne postępowanie wyjaśniające?

Takie postępowanie jest rekomendowane w każdym przypadku, gdy sprawa nie jest oczywiście bezzasadna.

• Czy to, jak przeprowadzać postępowanie wyjaśniające, wynika z konkretnych przepisów?

Nie, przepisy nie precyzują, kto, kiedy i w jakiej formie powinien postępowanie wyjaśniające prowadzić. Ustalenie i opisanie tych kwestii należy do praco dawcy.

• Czy w firmie powinna być stworzona procedura wyjaśniania nieprawidłowości i/lub dotycząca prowadzenia postępowań wyjaśniających?

Taki obowiązek nie wynika z przepisów prawa, ale z HR-owego i biznesowego punktu widzenia jest to rekomendowane. Procedura po pierwsze pozwoli ustrukturyzować działania, uspokaja sytuację, przewiduje, jakie działania ma podjąć pracodawca, a także jakie działania ma podjąć zgłaszający nieprawidłowości lub świadek.

• Jakie są wymogi formalne pisma z odpowiedzią?

Odpowiedź dla zgłaszającego nie musi być na piśmie, ale rekomendujemy takie działanie. W piśmie pracodawca nie musi powoływać się na artykuły i paragrafy, ale pismo powinno być konkretne, zwięzłe, z powołaniem się na fakty, nie na zasłyszane, np. korytarzowe plotki. Pracodawca powinien odnieść się do każdego ze zgłoszonych zarzutów, tak aby zgłaszający miał jasną informację, że pracodawca przeanalizował rzetelnie sprawę.

• Czy pracodawca musi odnosić się do anonimowych zgłoszeń?

Nie, o ile takiej zasady nie wprowadził w swojej procedurze (rekomendujemy weryfikację swoich procedur) lub nie da się w łatwy sposób ustalić, w jakim zespole i jakich osób sprawa dotyczy, lub też zgłoszenie nie dotyczy sprawy „w oczywisty sposób wiadomej”. W pozostałych przypadkach rekomendowana jest wzmożona czujność i obserwowanie sytuacji w potencjalnych konfliktogennych obszarach.

• Jaki powinien być skład komisji wyjaśniającej skargę?

Decyzja o składzie komisji należy do pracodawcy, z praktycznego punktu widzenia rekomendowane jest, aby w komisji zasiadał specjalista, prawnik z zewnątrz. Gwarantuje on obiektywność, tzw. chłodny osąd sytuacji, ponadto jego obowiązkiem będzie ustrukturyzowanie procesu wyjaśniania zgłoszenia i procesowanie zgodnie z przepisami prawa pracy.

W praktyce w komisji zasiada często prawnik wewnętrzny (in house lawyer) lub przedstawiciel zespołu HR. Niektóre firmy decydują się również na udział w pracach takiego zespołu przedstawiciela pracowników. Decydując się na takie rozwiązanie, koniecznie należy przygotować dla takiej osoby dokumenty dotyczące przetwarzania danych osobowych, a także stosowne zobowiązanie do zachowania poufności. Niezbędne jest również wstępne ustalenie, czy skarga nie dotyczy tego przedstawiciela. W przypadku pozostałych osób należy zweryfikować, w jakim zakresie są uprawnione do przetwarzania danych osobowych.

• Jakie działania podjąć, gdy skarga nie przestawia jasnego obrazu sytuacji?

Gdy pojawia się skarga, rekomendowane jest dalsze wyjaśnienie zarzutów, usystematyzowanie lub uzupełnienie ich podczas spotkania ze zgłaszającym. W praktyce ta pierwsza skarga często jest niepełna lub pojawiają się pewne wątpliwości, dlatego spotkanie ze zgłaszającym jest rekomendowane.

• Czy każdy pracownik musi się stawić przed komisją?

Tak, każdy pracownik ma obowiązek wykonywać polecenia pracodawcy, o ile nie są niezgodne z prawem. W tym przypadku o żadnej niezgodności z prawem nie ma mowy.

• Czy komisja może zaprosić na spotkanie pracownika, który przebywa na zwolnieniu lekarskim?

Tak, w naszej ocenie może taką osobę zaprosić. Udział w posiedzeniu nie jest stricte wykonywaniem pracy, nie powinien więc wpłynąć na wydłużenie czasu rekonwalescencji lub jej utrudnienie. Nie mówimy tu o sytuacji choroby obłożnej, związanej z ciążą czy zakaźnej. Oczywiście pracownik może odmówić, powołując się na chorobę.

• Czy można zakończyć postępowanie wyjaśniające, nie rozmawiając z „potencjalnym naruszycielem”?

Tak, w praktyce takie sytuacje zdarzają się często. Rekomendujemy jednak dołożyć wszelkich starań, by osobę, w stosunku do której kierowane są zarzuty, wysłuchać, pozwolić przedstawić jej swoje stanowisko.

• Czy istotne jest to, w jakiej kolejności komisja spotyka się ze świadkami

Nie, natomiast logiczne jest, że spotkania powinny nastąpić najpierw z osobami wprost powołanymi w skardze/zgłoszeniu, a następnie z osobami, które zostaną „wywołane do tablicy” w trakcie postępowania wyjaśniającego.

To, kiedy powinna być wysłuchana osoba obarczona zarzutami, zależy od przyjętej przez komisję procedury. W tej sytuacji bardzo istotne jest doświadczenie prawnika biorącego udział w posiedzeniu komisji, a także struktura firmy zespołu, w którym ta osoba pracuje. Nie można pozwolić na mataczenie i wpływanie na świadków, ale jednocześnie osobie wskazanej w skardze należy zapewnić realne prawo do obrony, odniesienia się do zarzutów.

• Czy można prowadzić postępowania wyjaśniające zdalnie? Na co zwrócić uwagę, przeprowadzając je w tej formie?

Postępowania wyjaśniające mogą być zdalne, dopuszczalne są przecież rozprawy zdalne. Tę kwestie warto uregulować wcześniej, spisując zasady takiego spotkania. Główny nacisk należy położyć na zachowanie poufności. Można, a wręcz jest rekomendowane, by zobowiązać osoby biorące udział w spotkaniu z komisją do używania słuchawek, włączenia kamery i wyłączenia tła, a także okazania przed rozpoczęciem rozmowy całego pomieszczenia, w którym znajduje się świadek, zgłaszający lub też osoba, w stosunku do której kierowane są zarzuty.

• Co zyskuje pracodawca, przeprowadzając takie postępowania wyjaśniające?

Po pierwsze, możliwość zgłaszania naruszeń (o ile występują) i następczo realne działania podejmowane przez pracodawców (powołanie komisji wyjaśniającej) mogą być jednym z elementów polityki przeciwdziałania nieprawidłowościom. Po drugie, powołując komisję – w szczególności z udziałem zewnętrznego, profesjonalnego eksperta – pracodawca wykazuje należytą staranność i pokazuje, że prawidłowe kształtowanie atmosfery w środowisku pracy jest dla niego priorytetem. Po trzecie, jest to rozwiązanie, które pozwala firmie oszczędzić koszty związane z prowadzeniem potencjalnego sporu sądowego i nie utracić budowanego wizerunku. Często się zdarza, że niewyjaśnione prawidłowo lub zignorowane zarzuty finalnie „lądują” w sądzie. To, czy zarzut jest zasadny, jest już inną kwestią. ©℗