Subskrybuj nas na Youtube
Zapisz się na newsletter
Z jednej strony oczekiwanych modyfikacji można się spodziewać w regulacjach o pracy zdalnej i kontrolach trzeźwości (ustawa jest już po poprawkach Senatu i czeka na ich rozpatrzenie przez Sejm). Z drugiej zaś – w nowelizacji wprowadzającej zmiany w zawieraniu umów o pracę i uprawnieniach rodzicielskich, nad którą wciąż jeszcze pracuje rząd. Ta ostatnia stanowi wdrożenie dwóch dyrektyw: w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w UE oraz w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów.
Zdalny uprzywilejowany
Brak możliwości zdalnego załatwiania wielu spraw na linii pracownik–pracodawca stanowi istotny mankament naszego prawa, co było widoczne zwłaszcza w okresie pandemii COVID-19, kiedy to na odległość pracowały również działy HR. – Nasz kodeks pracy nie nadąża za rozwojem sytuacji na rynku pracy. Pracodawcy już od dłuższego czasu wnioskowali, by w szerszym zakresie uwzględnić digitalizację procesów i czynności związanych ze stosunkiem pracy – mówi Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan. Wskazuje też, że już przed pandemią apelowały o to duże sieci handlowe, które mają sklepy w całej Polsce, a działy kadrowe w jednej lokalizacji. Obecne przepisy stanowią dla nich duże utrudnienie.
W wielu przypadkach kodeks pracy wymaga bowiem formy pisemnej (de facto – własnoręcznego podpisu). Mamy wprawdzie możliwość stosowania formy elektronicznej, ale ta wymaga używania kwalifikowanego podpisu elektronicznego z odpowiednim certyfikatem, a to roczny koszt w wysokości kilkuset złotych. Tymczasem potrzeby są takie, aby więcej czynności z zakresu prawa pracy móc dokonywać po prostu z wykorzystaniem wymiany e-maili. Wkrótce będzie to możliwe. Przepisy, które niebawem wejdą w życie, zamiast o formie czynności prawnych mówią bowiem o ich postaci – a to istotna różnica. Mianowicie pozwalają one na załatwianie spraw w postaci papierowej lub elektronicznej. – W przypadku tej drugiej można wykorzystać zwykły e-mail, przede wszystkim służbową pocztę elektroniczną. Warto sięgać również po rozwiązania intranetowe, gdzie dostęp do dokumentów jest zabezpieczony w ramach indywidualnego konta pracownika – zauważa Robert Lisicki.
Stosunkowo szerokie uregulowanie w tym zakresie zawierają nowe przepisy o pracy zdalnej. Artykuł 6732 k.p. przewiduje bowiem, że w przypadku wykonywania pracy w tej formule wnioski pracownika, dla których przepisy kodeksu, innych ustaw lub aktów wykonawczych wymagają formy pisemnej, mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej. – W ten sposób będą więc mogły być złożone m.in. wnioski dotyczące uprawnień rodzicielskich, np. o opiekę nad dzieckiem do lat 14 czy o obniżony wymiar czasu pracy dla pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego – wskazuje dr Magdalena Zwolińska, adwokat, partner w kancelarii NGL Wiater. Dzięki tej regulacji pracownik zdalny z pozycji biurka we własnym domu złoży też podanie o urlop bezpłatny, a także wnioski dotyczące czasu pracy (np. o ustalenie indywidualnego rozkładu).
Problematyczna umowa
Nowe regulacje przewidują też, że w postaci papierowej lub elektronicznej pracownik będzie mógł złożyć również wniosek o uzgodnienie pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia. Co więcej, wyraźnie wynika z nich, że nie stosuje się tu przepisu, wedle którego zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. – To oznacza, że samo uzgodnienie pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia będzie wystarczające do zmiany miejsca wykonywania pracy w związku z wprowadzeniem tego trybu. Forma pisemna nadal jednak będzie wymagana w przypadku uzgodnienia pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę – mówi Paweł Wyrębek, adwokat, senior associate w SSW Pragmatic Solutions. Zwraca jednocześnie uwagę, że postać papierowa lub elektroniczna dotyczy w tym przypadku samego wniosku, natomiast uzgodnienie może być dokonane w dowolnej formie. – Aby uniknąć wątpliwości co do tego, co konkretnie zostało ustalone, warto jednak, by treść uzgodnienia została spisana, przy czym wystarczy tu samo wymienienie się skanami podpisanych dokumentów, np. e-mailowo – dodaje.
Należy przy tym pamiętać, że forma pisemna dla umowy o pracę jest zastrzeżona dla celów dowodowych, a wobec tego jej brak nie powoduje nieważności umowy. Niektóre firmy korzystają z tego już dziś i zawierają umowy z wykorzystaniem zwykłych e-maili. – Braku pisemnej umowy o pracę nie wyklucza zresztą sam kodeks, który przewiduje, że jeżeli nie została zawarta w tej formie, to przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca potwierdza na piśmie ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju oraz warunków – zauważa Paweł Wyrębek. I dodaje, że to brak tego ostatniego pisma, a nie umowy w odpowiedniej formie, stanowi wykroczenie w myśl k.p. Ekspert zaznacza jednak, że umowy mimo wszystko warto zawierać na piśmie. I nawet po zmianach będą sytuacje, gdzie z formy pisemnej nie wolno rezygnować z uwagi na rygor nieważności. Tak będzie w przypadku przeniesienia majątkowych praw autorskich (ważne m.in. w przypadku branży IT), zawarcia umowy o zakazie konkurencji, a także w sytuacji zatrudnienia cudzoziemca (pisemna umowa jest tu bowiem elementem legalności pracy).
Work-life balance
Nowelizacja k.p., która wprowadza m.in. dyrektywę work-life balance, również przewiduje elektronizację niektórych czynności z zakresu prawa pracy. Zakładając, że wejdzie ona w życie w obecnym kształcie, pracodawca będzie mógł w postaci papierowej lub elektronicznej wypełnić swój obowiązek informacyjny wynikający z art. 29 k.p. Chodzi o informacje przekazywane pracownikowi na początku zatrudnienia, m.in. o normie czasu pracy czy wymiarze urlopu, a po zmianach – także np. o przerwach w pracy czy zasadach rozwiązania umowy. Ponadto postać papierową lub elektroniczną ma mieć m.in. wniosek o zmianę rodzaju umowy na bezterminową lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy. Na papierze lub elektronicznie będzie można też złożyć podanie o nowy urlop opiekuńczy, a także o urlopy: rodzicielski, ojcowski i wychowawczy. W tych dwóch postaciach będzie również dopuszczalne złożenie wniosku o zastosowanie elastycznej organizacji pracy do pracownika wychowującego dziecko do 8. roku życia.
To wciąż za mało
W ocenie ekspertów nadchodzące zmiany są zbyt fragmentaryczne i nie realizują w pełni potrzeb rynkowych. – Jeśli zatrudniony nie pracuje zdalnie ani nie jest rodzicem, to w wielu przypadkach nadal będzie musiał składać dokumenty na piśmie – zauważa Robert Lisicki. Podkreśla, że brakuje wyjścia naprzeciw postulatom pracodawców, jeśli chodzi o elektronizację w obszarze czasu pracy. Przykładowo wnioski o czas wolny z późniejszym jego odpracowaniem, a także o udzielenie czasu wolnego za pracę w nadgodzinach nadal będą musiały być składane na piśmie. – W Radzie Dialogu Społecznego dyskutowaliśmy również o możliwości zdalnego wypowiadania umów o pracę, ale na razie związki zawodowe na taką zmianę nie dały zielonego światła – mówi Robert Lisicki.
– Warto dopuścić też zawieranie umów o pracę z podpisem zaufanym, skoro uznaje się go w relacjach państwo–obywatel – przekonuje Paweł Wyrębek. ©℗
