Układy pracy po zmianach – jak je zawierać, wdrażać i aktualizować

To centralny rejestr takich układów prowadzony przez ministra właściwego do spraw pracy. Ma on zostać utworzony nie później niż w ciągu dwóch lat od dnia wejścia w życie nowej ustawy. Jego uruchomienie będzie się wiązało z nowymi obowiązkami dla pracodawców. Po zawarciu układu bowiem konieczne będzie przejście określonej ścieżki formalnej: dokument powinien zostać zgłoszony do ewidencji i poddany weryfikacji pod kątem spełniania wymogów rejestracyjnych. Pracodawca będzie musiał więc dopilnować, aby po podpisaniu układu niezwłocznie uruchomić procedurę zgłoszeniową wraz z wymaganymi dokumentami. W praktyce warto traktować rejestrację jako element wdrożenia układu, a nie wyłącznie jako formalność. Już na etapie negocjacji dobrze jest wyznaczyć osobę odpowiedzialną za kompletowanie dokumentów i kontrolę terminów, ponieważ późniejsze uzupełnianie braków zwykle wydłuża procedurę i może rodzić spory co do momentu faktycznego obowiązywania układu.

Audyt przed podpisaniem układu pozwala uniknąć sporów i korekt

2. Kto może domagać się sądowej kontroli legalności układu zbiorowego i jakie są jej skutki?

Jeśli układ narusza prawo, został zawarty z naruszeniem wymaganych procedur albo zawiera postanowienia niedopuszczalne, może zostać zakwestionowany.

W takim przypadku pierwszym krokiem jest skierowanie do sądu wniosku o ustalenie tych kwestii. Przepisy ustawy przewidują, że może wystąpić z nim pracownik, inna osoba wykonująca pracę zarobkową, emeryt, rencista, organizacja związkowa lub pracodawca. Jednak mogą to zrobić tylko wtedy, gdy są objęci postanowieniami układu zbiorowego pracy.

Uprawnienie to przysługuje również inspektorowi pracy lub prokuratorowi.

W praktyce inicjowanie kontroli najczęściej wynika z interesu prawnego uczestników stosunków pracy oraz roli organów lub instytucji, które w systemie mają dbać o legalność źródeł prawa pracy.

Skutek dla pracodawcy może być bardzo poważny. Sąd może wyeliminować wadliwe postanowienia i zarządzić konieczność uporządkowania systemu wynagradzania lub świadczeń, nierzadko pod presją czasu.

Dlatego dobrą praktyką jest przeprowadzenie przed podpisaniem projektu jego audytu prawnego, testu zgodności z prawem oraz spójności z obowiązującą dokumentacją wewnętrzną. Usunięcie wad na etapie projektu jest zazwyczaj mniej kosztowne niż ich późniejsza obrona w sądowym postępowaniu kontrolnym.

Brak zgłoszenia pozbawia porozumienie mocy prawnej

3. Jakie są konsekwencje niewpisania układu zbiorowego do rejestru?

Brak wpisu w przewidzianym trybie spowoduje, że układ nie wywoła skutków prawnych. Oznacza to, że rejestracja jest bezwzględnym warunkiem jego obowiązywania. W praktyce w firmie może to szybko przerodzić się w problem operacyjny, w którym dział HR będzie chciał wdrażać postanowienia, strona społeczna będzie oczekiwać stosowania uzgodnień, a jednocześnie formalnie porozumienie nie będzie działać, ponieważ nie zostało poprawnie zarejestrowane. Najprościej temu zapobiec przez podejście projektowe. Po podpisaniu układu warto przyjąć w firmie harmonogram wdrożenia obejmujący kontrolę rejestracji oraz kompletności dokumentów.

Dialog jest konieczny, lecz nie zawsze prowadzi do zgody

4. Czy pracodawca może odmówić udziału w negocjacjach układowych? Jakie sankcje za to grożą?

Jeśli organizacja związkowa inicjuje proces rokowań zgodnie z przepisami, pracodawca ma bezwzględny obowiązek wziąć w nich udział. Ustawodawca przewidział przy tym sankcje za odmowę przystąpienia do rokowań – może to być grzywna, a nawet kara ograniczenia wolności. Obowiązek uczestnictwa nie oznacza jednak konieczności akceptowania przez przedsiębiorcę wszystkich żądań strony społecznej. Celem regulacji jest wzmocnienie rokowań i prowadzenie realnego dialogu. Pracodawca ma więc prawo m.in. przedstawiać własne stanowisko i oczekiwać, że zostanie wysłuchane, kwestionować przedstawiane postulaty jako nierealne lub nieproporcjonalne, a także badać prawidłowość reprezentacji związkowej. Spór powinien być jednak prowadzony w ramach dialogu przy stole negocjacyjnym.

Brak obowiązku mediacji nie wyklucza jej przydatności

5. Czy mediacja jest obowiązkowa przed zawarciem układu zbiorowego?

W praktyce trzeba wyraźnie oddzielić negocjacje od sytuacji impasu. Rokowania nad układem mogą przebiegać bez mediatora, jednak gdy nie widać postępu, mediacja bywa skuteczniejszym narzędziem, ponieważ pozwala przejść przez najbardziej konfliktowe postanowienia bez przerzucania się oświadczeniami i bez wchodzenia w spór zbiorowy.

Choć nie jest formalnym warunkiem ważności układu, często okazuje się elementem, który pozwala uporządkować sporne kwestie i ograniczyć eskalację konfliktu, a tym samym doprowadzić układ do finału.

Z punktu widzenia pracodawcy ma także dodatkową wartość dowodową i wizerunkową. Mediacja ułatwia bowiem później wykazanie dobrej woli i racjonalności działań, w ramach których dialog był prowadzony w sposób uporządkowany, z wykorzystaniem narzędzi deeskalacyjnych.

Porozumienie kształtuje warunki zatrudnienia i wynagradzania

6. Jakie zagadnienia mogą być uregulowane w układzie zbiorowym pracy?

Układ reguluje warunki pracy i płacy, inne świadczenia związane z pracą oraz zobowiązania stron. Daje to szerokie pole do porządkowania zasad wynagradzania, dodatków, premii, świadczeń socjalnych, czasu pracy czy trybów uzgodnień ze stroną społeczną.

Granicę wyznaczają przepisy bezwzględnie obowiązujące i zakres dopuszczalnej regulacji układowej. Z punktu widzenia firmy kluczowe jest projektowanie układu tak, aby jego treść była zarządzalna i aktualna w dłuższej perspektywie.

Nie warto nadmiernie uszczegóławiać rozwiązań operacyjnych, które szybko się dezaktualizują.

Lepiej przewidzieć mechanizmy przeglądu, renegocjacji i aktualizacji, które ograniczają ryzyko tego, że nieaktualne zapisy zablokują potrzebne zmiany w przyszłości. Na marginesie warto dodać, że nowa ustawa nie wprowadziła „nowych” postulatów, które mogłyby się pojawić w układzie zbiorowym – katalog możliwych regulacji już wcześniej miał charakter otwarty, a to czego będzie on dotyczył, pozostawało w gestii stron układu.

Niedopuszczalne jest wypowiedzenie

7. Czy możliwe jest wypowiedzenie tylko części układu zbiorowego?

To jedno z najważniejszych pytań o znaczeniu praktycznym, ponieważ układ obejmuje wiele obszarów, a w praktyce problem często dotyczy tylko jednego segmentu, np. dodatków lub zasad premiowania.

Ustawa stanowi wprost, że częściowe wypowiedzenie lub wystąpienie z układu zbiorowego pracy jest niedopuszczalne.

Obecny model opiera się więc na zasadzie „wszystko albo nic”, co oznacza, że nie jest możliwe m.in. wypowiedzenie wyłącznie wybranych postanowień układu.

Zapisy o bezterminowym obowiązywaniu mogą budzić wątpliwości

8. Jak nowe przepisy traktują klauzule wiecznego obowiązywania w układach zbiorowych?

Sama ustawa nie rozstrzyga tego problemu. Niewątpliwie będzie on wielokrotnie przedmiotem oceny polskich sądów, a dopiero praktyka orzecznicza pokaże, jak należy podchodzić do tego rodzaju postanowień, które w rzeczywistości funkcjonowały już wcześniej.

Klauzule, które mają utrzymać układ bezterminowo, a zarazem w praktyce ograniczać możliwość wystąpienia z niego lub dokonania realnych zmian, nadal mogą być źródłem napięć, ponieważ warunki gospodarcze i organizacja pracy ulegają zmianom.

Kierunek reform wskazuje raczej na potrzebę łączenia stabilności układów z przewidywalnymi mechanizmami ich korekty i zakończenia obowiązywania.

Dla pracodawcy wniosek praktyczny jest następujący: nie opłaca się akceptować rozwiązań, które zamykają drogę do racjonalnej aktualizacji postanowień. Zamiast tego lepiej stosować okresowe przeglądy, klauzule renegocjacyjne i uporządkowane procedury rozwiązywania sporów o zmiany.

Rozmowy bez przygotowania do nich szybko tracą tempo

9. Jak pracodawca powinien się przygotować do rokowań nad układem zbiorowym, żeby uniknąć chaosu organizacyjnego?

Najważniejsze jest właściwe ustawienie procesu. Należy wskazać osoby odpowiedzialne za:

• negocjacje,
• podejmowanie decyzji,
• przygotowanie dokumentów.

Potrzebne są też harmonogram spotkań oraz zasady protokołowania ustaleń. W przeciwnym razie bardzo szybko pojawią się spory o to, co faktycznie zostało uzgodnione.

Równolegle warto przygotować dane i kalkulacje, w szczególności dotyczące kosztów kluczowych postulatów, wpływu na system wynagradzania oraz skutków dla organizacji pracy. Jeżeli pracodawca na każdym etapie musi wracać do wyliczeń, rokowania tracą tempo i rośnie ryzyko eskalacji podczas nich napięcia. I oczywiście trzeba zadbać o wykonalność uzgodnień. Projekt układu powinien pozostać spójny z regulaminami i procedurami obowiązującymi w firmie oraz sformułowany w taki sposób, aby możliwe było jego wdrożenie i późniejsza aktualizacja.

Państwo dopiero zapowiada zachęty

10. Czy pojawią się zachęty ekonomiczne do zawierania układów zbiorowych?

Celem reformy jest zwiększenie znaczenia układów zbiorowych w polityce rynku pracy.

Dlatego ustawodawca zapowiada wprowadzenie zachęt, które mogłyby pokonywać bariery kosztowe i organizacyjne. Takie bodźce mogą mieć charakter bezpośredni albo pośredni, np. być powiązane z określonymi programami wsparcia, systemami preferencji albo oceną praktyk pracodawcy.

Jednak na obecnym etapie rozwiązania te pozostają w fazie planowania – rozważane są m.in. ulgi podatkowe czy organizacja szkoleń dla pracodawców. Oznacza to, że nie można jeszcze przesądzać, jak takie zachęty będą wyglądały w praktyce. Mają one być wdrażane stopniowo w kolejnych latach. ©℗