Kto może przechowywać starą dokumentację pracowniczą?

Zgodnie z art. 51a ust. 1 i 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania mogą prowadzić:

  • przedsiębiorcy wpisani do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych;
  • archiwa państwowe;
  • Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.

Ile wyniosą opłaty?

Podmioty te będą mogły pobierać opłaty za sporządzenie odpisu lub kopii przechowywanej dokumentacji w wysokości nie wyższej niż:

  • za sporządzenie kopii świadectwa pracy – 30 zł (zamiast 17 zł);
  • za sporządzenie kopii innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia – 7 zł (zamiast 4 zł);
  • za sporządzenie kopii każdej karty kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo strony listy płac – 7 zł (zamiast 4 zł);
  • za sporządzenie odpisu świadectwa pracy, za każdą rozpoczętą stronę – 61 zł (zamiast 35 zł);
  • za sporządzenie odpisu innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia, za każdą rozpoczętą stronę – 14 zł (zamiast 8 zł);
  • za sporządzenie odpisu skróconego wysokości zarobków na podstawie list płac, za każdą pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia za krótszy okres faktycznie przepracowany w ciągu roku) – 7 zł (zamiast 4 zł).

Ważne

Opłaty uwzględniają kwotę VAT.

Łączna opłata od jednorazowo złożonego zamówienia nie będzie mogła przekroczyć kwoty 350 zł (zamiast 200 zł).

Od kiedy podwyżka opłat?

Nowe stawki określiło rozporządzenie ministra kultury i dziedzictwa narodowego z 3 lutego 2026 r. w sprawie maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, które zastępuje rozporządzenie ministra kultury o takim samym tytule z 10 lutego 2005 r.

Uwaga! Nowe stawki opłat obowiązują od 21 lutego 2026 r., ale w przypadku odpisów i kopii dokumentacji zamówionych przed tym dniem pobierane będą opłaty w dotychczasowej wysokości. ©℗

Podstawa prawna

rozporządzenie ministra kultury i dziedzictwa narodowego z 3 lutego 2026 r. w sprawie maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz.U. poz. 138)

rozporządzenie ministra kultury z 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz.U. poz. 240)

art. 51a ust. 1 i 2 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1173)