Dodatkowa przeszkoda w delegowaniu pracowników

Nowe wymogi

Urzędy potwierdzają, że praktyka się zmieniła i powołują się na wytyczne, które otrzymały w tej sprawie z resortu pracy. Dotyczą stosowania ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium RP (Dz.U. z 2025 r. poz. 621), która reguluje wydawanie zezwoleń na pracę w związku z delegowaniem cudzoziemca przez podmiot zagraniczny, oraz aktów wykonawczych do niej. Mowa o rozporządzeniu MRPiPS z 20 listopada 2025 r. w sprawie dokumentów, które podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołącza do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (Dz.U. z 2025 r. poz. 1629), które weszło w życie 1 grudnia 2025 r.

– Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom wskazuje, że zezwolenia na pracę odmawia się, gdy podmiot powierzający pracę został prawomocnie skazany za przestępstwa lub wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z nią wszelkie dokumenty, wnoszone za pośrednictwem indywidualnego konta, muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym – wyjaśnia Marcin Bubicz, rzecznik prasowy wojewody lubelskiego. Każdy z tych podpisów ma formę cyfrową.

Karolina Długosz, kierownik w Biurze Wojewody Lubuskiego, dodaje z kolei, że oświadczenie o niekaralności ma charakter oświadczenia wiedzy i nie może go podpisać pełnomocnik. Wymagany jest więc podpis wnioskodawcy. Wymóg ten jest taki sam dla pracodawców polskich, jak i zagranicznych.

Eksperci przyznają, że taki wymóg jest naturalną konsekwencją cyfryzacji procedur imigracyjnych, które docelowo mają być szybsze i sprawniejsze niż postępowania prowadzone na papierze, ale też wynika z orzecznictwa sądów administracyjnych, np. wyroku WSA w Poznaniu z 18 września 2024 r., IV SAB/Po 114/24. Dlatego trudno kwestionować nowe wymogi, jednak powodują one liczne trudności.

Czas i koszty

Jak zauważa Karolina Schiffter, problem polega na tym, że dla zagranicznych firm wdrożenie takiego rozwiązania nie jest proste. W wielu krajach zarządy spółek nie korzystają na co dzień z kwalifikowanych podpisów zgodnych z eIDAS, a wyrobienie takiego podpisu, nawet zdalnie, oznacza dodatkowe formalności oraz konieczność opanowania nowych narzędzi.

Jak tłumaczą eksperci, należy wypełnić kwestionariusz, zweryfikować tożsamość, zainstalować certyfikat oraz aplikację, która pozwoli na składanie elektronicznych podpisów kwalifikowanych.

– To nie tylko wymaga czasu, ale też rodzi koszty. Żeby uzyskać podpis elektroniczny, trzeba skorzystać z usług certyfikowanego dostawcy usług zaufania, wpisanego do rejestru nadzorowanego przez ministra cyfryzacji – tłumaczy Michał Wysłocki, senior manager Zespołu Immigration EY Polska, ekspert Związku Liderów Sektora Usług Biznesowych ABSL. Ekspert zwraca uwagę na jeszcze jedną kwestię.

– Osoby reprezentujące zagraniczne podmioty mają obawy przed podpisywaniem oświadczeń o niekaralności. Pytają, skąd mają mieć wiedzę na temat tego, czy w przeszłości ktoś działający w imieniu ich firmy, która delegowała pracownika do Polski, nie został ukarany za nieprawidłowości związane z delegowaniem cudzoziemców do Polski. Reprezentanci zagranicznych spółek obawiają się ciążącej na nich odpowiedzialności karnej za oświadczenie nieprawdy, mimo że to tylko oświadczenie wiedzy – tłumaczy. Do tego, jak dodaje Michał Wysłocki, zarówno polscy, jak i zagraniczni pracodawcy muszą też od niedawna oświadczać, że zatrudniany w Polsce lub delegowany pracownik nie był skazany za niektóre przestępstwa. Powstaje pytanie, czy pracodawcy powinni weryfikować historię kryminalną pracowników oraz czy mają do tego narzędzia prawne.

To, że wymogi rodzą kłopoty, potwierdzają też urzędy wojewódzkie.

– Zdarza się, że przedstawiciele spółek kapitałowych zgłaszają problemy związane z tym, że osoby upoważnione do reprezentacji podmiotu nie mają podpisu elektronicznego, co uniemożliwia im skuteczne złożenie wniosku do czasu uzyskania takiego podpisu honorowanego na terenie Polski oraz Unii Europejskiej – potwierdza Tobiasz Puchalski, rzecznik prasowy wojewody łódzkiego.

Miesiąc opóźnienia

Brak podpisu to brak zgody na delegowanie pracownika do pracy w Polsce. Tymczasem zagraniczne podmioty często potrzebują pomocy już na etapie wstępnym, czyli sprawdzenia, czy ich lokalny podpis spełnia europejskie standardy, a jeśli nie – przeprowadzenia ich krok po kroku przez proces uzyskania podpisu akceptowanego w Polsce.

– Zdarza się, że podpis musi uzyskać i złożyć jeden z najwyższej rangi menedżerów, który, poza zarządzaniem globalnymi procesami, musi poświęcić dodatkowy czas na wyrobienie podpisu i późniejsze podpisywanie dokumentów. Wydaje się, że taki wymóg jest nadmiernym obciążeniem – zaznacza Karolina Schiffter.

Szczególnie że w innych krajach nie ma takich formalności. To wszystko przekłada się na spowolnienie procesów legalizacyjnych. W praktyce, jak słyszymy od ekspertów, przynajmniej o miesiąc. Najmocniej odczuwają to branże, w których pracownicy delegowani są kluczowi i stąd konieczne jest szybkie uzyskanie dla nich zezwoleń na pracę. ©℗