Pracodawca jako płatnik: Jakie obowiązki nakłada na niego prawo?

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych narzuca na pracodawców szereg obowiązków, w tym wyliczenie i odprowadzenie do urzędu skarbowego należnych zaliczek z tytułu podatku dochodowego za zatrudnianych podwładnych. Wynika to z faktu, iż są oni rozumiani jako płatnicy podatku. Danina uiszczana jest przez nich do urzędu skarbowego właściwego dla pracodawcy, a nie dla poszczególnych pracowników.

Podstawa prawna

Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu (art. 8 Ordynacji podatkowej).

Dwa kluczowe terminy w 2026 roku – nie pomyl ich

Zgodnie z przepisami pracodawca musi przygotować deklaracje PIT-11 – dla podwładnego i fiskusa oraz jeden dla siebie. Przepisy wskazują konkretne terminy, do których właściciel firmy musi dopełnić formalności.

Zgodnie z prawem do 31 stycznia następującego po roku podatkowym, pracodawca musi dostarczyć deklarację do urzędu skarbowego – co ważne – właściwego dla pracownika. Z kolei do końca lutego, należy wręczyć PIT-11 podwładnym. Nie ma przy tym znaczenia, czy byli oni w minionym roku zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, czy umowy zlecenie lub o dzieło. Pracodawca może przekazać podwładnemu PIT-11 osobiście, listownie lub drogą elektroniczną.

Przykład

Pracodawca musi dostarczyć do 31 stycznia 2026 roku drogą elektroniczną PIT-11 do urzędu skarbowego. Z kolei do 28 lutego 2026 roku (dowolną drogą) musi przekazać deklarację pracownikowi.