PIP skontroluje e-umowy bez wiedzy pracodawcy

Na celowniku inspekcji

Pierwotna wersja projektu ustawy nie dawała Państwowej Inspekcji Pracy żadnych uprawnień kontrolnych w systemie e-umów. To właśnie PIP – podczas opiniowania projektu – zażądała ich wprowadzenia, argumentując, że bez bezpośredniego wglądu w dane z systemu nie będzie w stanie skutecznie wypełniać swojej ustawowej roli.

Główny inspektor pracy, Marcin Stanecki przypomniał, że „zgodnie z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy to pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Z uwagi na możliwość prowadzenia i przechowywania w systemie dokumentacji pracowniczej kwestią niezwykle istotną z punktu widzenia Państwowej Inspekcji Pracy jest zapewnienie możliwości prowadzenia sprawnych i skutecznych kontroli w tym zakresie”.

Marcin Stanecki zwrócił też uwagę na to, że obecne przepisy (art. 23 ustawy o PIP) pozwalają żądać od pracodawcy akt osobowych i dokumentów związanych z zatrudnieniem, ale w przypadku dokumentacji cyfrowej przechowywanej w systemie e-umów nie miałaby do nich bezpośredniego dostępu.

„Oczywiście inspektor pracy może zażądać od podmiotu kontrolowanego wykonania odpisów lub wyciągów z dokumentów, do których ma dostęp pracodawca, jednak bez bezpośredniego dostępu do dokumentów związanych ze stosunkiem pracy nie zawsze będzie możliwe ustalenie, czy pracodawca przestrzega przepisów prawa pracy” – stwierdził.

Na poparcie swojej tezy wskazał przykład praktyczny: „Zawarcie umowy obsługiwanej za pośrednictwem systemu następuje z chwilą opatrzenia jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo zaufanym. Dopiero mając dostęp do tej informacji inspektor pracy będzie mógł ustalić, czy umowa została zawarta przed dopuszczeniem pracownika do pracy”.

Postulat inspekcji został uwzględniony, a jego efektem jest propozycja dodania do projektu ustawy nowego art. 11a.

Na jego mocy minister pracy będzie mógł – na wniosek PIP – udostępnić dane o umowach: imię, nazwisko i PESEL pracownika, dane pracodawcy (adres, NIP, KRS/CEIDG), rodzaj umowy, daty zawarcia i rozwiązania, warunki pracy i płacy z art. 29 par. 1 kodeksu pracy, a także cel zatrudnienia przy umowach na czas określony.

Udostępnianie danych ma odbywać się za pośrednictwem zabezpieczonych systemów teleinformatycznych PIP, które będą rejestrować, kto, kiedy i w jakim celu pobrał dane. Inspekcja ma też obowiązek usuwać dane po zakończeniu postępowania kontrolnego.

W praktyce oznacza to, że inspektor – nawet bez wejścia do firmy – będzie w stanie zweryfikować, czy pracownik został zatrudniony legalnie, na jakich warunkach i kiedy.

Kontrola dziś i w przyszłości

Obecny model nadzoru nad zatrudnieniem opiera się na reakcji, a nie prewencji.

PIP działa głównie na podstawie skarg pracowników (anonimowych lub imiennych), planowych kontroli branżowych czy sygnałów z innych instytucji.

Inspektorzy pojawiają się w zakładzie pracy, żądają wglądu do dokumentacji, analizują akta osobowe i ewidencję czasu pracy. W praktyce PIP dowiaduje się o zawartych umowach dopiero po fakcie.

Zawarcie umowy w systemie e-umów zmieni więc sytuację diametralnie. ZUS otrzyma dane automatycznie w chwili podpisania umowy, a PIP – na wniosek – zyska natychmiastowy wgląd w te informacje. Kontrola „po fakcie” zostanie zastąpiona nadzorem w czasie rzeczywistym.

To całkowicie zmienia filozofię działania PIP. Obecnie inspektorzy działają „na wezwanie” – reagują na skargi i przypadki naruszeń. W przypadku umów zawartych w systemie e-umów będą działać na podstawie danych.

Na przykład system pozwoli im automatycznie wychwytywać nieprawidłowości, takie jak:

• rozpoczęcie pracy przed podpisaniem umowy,
• nadużywanie umów terminowych,
• zawieranie cywilnoprawnych umów z cechami etatu,
• brak ciągłości zgłoszeń do ZUS,
• niespójności między wynagrodzeniem a stanowiskiem i wymiarem czasu pracy.

To, co dotąd wymagało tygodni analiz i przeglądania papierowych teczek, stanie się kwestią sekund.

Eksperci przyznają, że e-umowy to długo oczekiwany krok w kierunku cyfrowej administracji, ale przestrzegają przed drugim dnem tej reformy.

– Rozszerzenie możliwości zawierania umów o pracę i umów cywilnoprawnych poprzez system teleinformatyczny e-umów jest co do zasady dobrym pomysłem. Obecnie umowa może zostać zawarta na odległość jedynie poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny. Jest to duże ułatwienie w przypadku pozyskiwania pracowników z odległych części kraju czy też cudzoziemców – mówi radca prawny Szymon Witkowski, główny legislator, pełnomocnik zarządu ds. dialogu społecznego Pracodawców RP.

Dodaje, że wprowadzenie możliwości przekazywania danych z umów Państwowej Inspekcji Pracy w celu realizacji uprawnień kontrolnych tej instytucji może uprościć i przyspieszyć kontrole.

– Pod tym względem proponowana zmiana wydaje się zasadna. Niepokojące są natomiast szersze zmiany w zakresie uprawnień PIP dotyczące przekwalifikowania umów cywilnoprawnych w umowy o pracę. W takim kontekście możliwość łatwego pozyskiwania danych z systemu teleinformatycznego może być dla PIP dodatkowym narzędziem walki z umowami cywilnoprawnymi – przestrzega Witkowski.

Z kolei radca prawny Sławomir Paruch, partner w kancelarii PCS, zauważa, że e-umowy mogą nie przyjąć się wśród pracodawców.

– Udostępnianie danych o zawartych w systemie umowach do PIP z pewnością wpłynie na obniżenie atrakcyjności systemu – przynajmniej w samym jego postrzeganiu przez pracodawców. Mogą oni obawiać się korzystać z systemu ze względu na potencjalne stanie się priorytetowym celem kontroli PIP. Choć samo w sobie korzystanie z systemu jest okolicznością raczej mitygującą ryzyka związane z potencjalną kontrolą, obawa pozostaje. Widzę tutaj rolę PIP, która powinna te obawy rozwiać odpowiednią deklaracją – dodaje.

Jednocześnie zwraca uwagę na praktyczne ograniczenia samego systemu.

– Choć system stwarza wiele ułatwień (gotowe wzorce, brak konieczności używania podpisu kwalifikowanego), to zawiera też ograniczenia. Brakuje w nim podstawowych umów, np. o zakazie konkurencji. Zasób ma być stopniowo rozszerzany. W mojej ocenie system nie będzie powszechny. Przynajmniej do czasu uzupełnienia bazy – mówi. ©℗

To początek cyfrowego nadzoru nad firmami

System e-umów, prezentowany jako narzędzie ułatwiające życie przedsiębiorcom, w rzeczywistości wprowadza nową formę cyfrowego nadzoru nad rynkiem pracy. Dane o każdej umowie o pracę czy zleceniu będą automatycznie trafiały do ZUS, a Państwowa Inspekcja Pracy uzyska bezpośredni wgląd w treść kontraktów – bez udziału pracodawcy. To rozwiązanie, które znacząco rozszerza kontrolę państwa nad firmami i osłabia zaufanie do instytucji publicznych.

Z prawnego punktu widzenia projekt ingeruje w zasadę swobody umów – państwo wkracza w sam proces zawierania i rozwiązywania umowy, nadając czynnościom technicznym (np. kliknięciu w systemie) moc prawną. Pracodawcy będą też zobowiązani do przeniesienia całej dokumentacji kadrowej do systemu i jej autoryzacji podpisem elektronicznym, co oznacza realne koszty, ryzyko błędów i utratę kontroli nad danymi.

Jako pracodawca nie zdecydowałabym się powierzyć temu systemowi danych moich pracowników. To nie jest reforma ograniczająca biurokrację, lecz początek pełnego, cyfrowego nadzoru nad przedsiębiorcami, który w dłuższej perspektywie może zniszczyć elementarne poczucie autonomii i bezpieczeństwa. ©℗